Selon un sondage de Workforce réalisé en 2019, près de 60 % des entreprises n’ont pas de stratégie à long terme en matière de communication interne. Mettre en place une collaboration efficace constitue un avantage pour vous différencier, ce qui est essentiel dans un environnement commercial fortement concurrentiel. Pour ces raisons, la collaboration asynchrone doit faire partie de votre stratégie de communication.
Pourquoi est-il essentiel d’adopter et de permettre la collaboration asynchrone ?
Contrairement à la collaboration synchrone où la communication est « synchronisée », la collaboration asynchrone ne se fait pas en temps réel. Vous partagez les informations quand vous les obtenez, et les destinataires les examinent et y répondent quand ils sont prêts.
Adopter et permettre la collaboration asynchrone est plus important que jamais dans une société où le télétravail augmente. Le cabinet de sondage Gallup a récemment mis à jour son analyse des grandes tendances du monde professionnel. Ainsi, 45 % des salariés américains à temps plein travaillaient à distance en septembre 2021, que ce soit tout le temps (25 %), ou à temps partiel (20 %). La moitié de la main-d’œuvre américaine est donc en télétravail à plein temps ou partiel. Les entreprises ont par conséquent besoin de garder leurs équipes connectées, sans pour autant augmenter l’épuisement lié à la pression d’être constamment en ligne.
La collaboration asynchrone est un moyen efficace d’y parvenir.
Les réunions asynchrones sont idéales pour les équipes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires, car elles permettent de communiquer sans avoir à coordonner des emplois du temps chargés et des horaires de travail variés. Par ailleurs, en réduisant le nombre de réunions en direct, les salariés peuvent se consacrer à leur travail et à l’innovation pour faire progresser l’entreprise.
La communication asynchrone simplifie et rationalise la documentation. Vous pouvez lancer des vidéos et utiliser des plateformes de chat et de partage de fichiers pour créer des archives consultables de documents, de mises à jour du statut, d’exposés de projet, etc. C’est beaucoup plus facile que de charger un membre de l’équipe de prendre des notes, puis d’attendre qu’il télécharge, distribue et concentre les commentaires pour le groupe en plus de ses autres tâches professionnelles.
5 façons de favoriser le travail asynchrone
1. Mettez en place des outils de communication adaptés
La collaboration asynchrone peut se faire à l’aide de la messagerie instantanée, d’e-mails et de contenu audio/vidéo. En rassemblant toutes ces plateformes dans un même outil, vous permettez à vos collaborateurs de travailler réellement ensemble, plutôt que de passer leur temps à changer d’onglet et d’application. Slack est un outil tout-en-un de collaboration et de communication. Il permet aux salariés d’interagir en utilisant la messagerie directe, les canaux, les appels d’équipe et plus encore.
2. Adoptez la vidéo
Tout le monde se souvient des premiers mois de la crise sanitaire, où l’on passait des journées entières de travail en visioconférence. La communication vidéo asynchrone tend à réduire la fatigue liée à Zoom car les membres d’équipe ont la possibilité de regarder le contenu vidéo enregistré à leur propre rythme. Cela rend la réflexion et la collaboration moins épuisantes et plus productives. Les fonctionnalités de collaboration de Slack relatives aux enregistrements vocaux, vidéo et d’écran peuvent être partagées directement dans les canaux.
3. Développez une culture d’entreprise
Si vos collaborateurs ne travaillent pas tous au bureau, utilisez les canaux asynchrones pour établir des relations en temps réel qui compléteront les conversations en face à face. Les salariés peuvent envoyer une mise à jour rapide de leur statut via Slack, partager une vidéo récapitulant leur dernière proposition ou envoyer un clip audio contenant leurs commentaires plutôt que de devoir taper de longues notes. Vous pouvez également créer des canaux sociaux pour le travail, ainsi que pour partager des centres d’intérêt communs afin de créer des liens, comme #photosd’animaux ou #fandefoot.
4. Ne négligez pas la cybersécurité
Avoir tous vos salariés en télétravail ou en mode hybride peut fragiliser votre cybersécurité. Il est donc essentiel de vous assurer que vos collaborateurs envoient des enregistrements audio/vidéo ou des fichiers en toute sécurité. C’est pourquoi Slack chiffre le trafic et le stockage des données, dispose d’une sécurité du réseau et d’un renforcement des serveurs, d’un contrôle d’accès administratif, d’une surveillance du système et d’alertes automatiques.
5. Exploitez la collaboration asynchrone comme outil d’intégration.
Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint l’équipe, il peut, au début, hésiter à prendre la parole lors d’une réunion ou à lancer une idée lors d’une session de réflexion. Il aura probablement aussi besoin de temps pour examiner des documents ou chercher dans les conversations e-mails afin de se renseigner sur vos processus et sur l’avancement des projets. L’un des principaux avantages de la collaboration asynchrone est qu’elle crée une archive des conversations que les nouveaux collaborateurs peuvent utiliser pour se mettre à jour plus efficacement. Avec Slack, vous pouvez rechercher des conversations par mots-clés ou épingler des fichiers importants dans un canal, ce qui permet aux nouveaux collaborateurs (et à tout le monde, d’ailleurs) de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.
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