Robert's Rules of Order: Mit diesen Regeln gelingt Teamarbeit

Die mittlerweile 12. Auflage von Robert’s Rules of Order (auf deutsch etwa „Roberts Geschäftsordnung“) ist ein Leitfaden für parlamentarische Verfahren, der ursprünglich 1876 von dem Armeeoffizier Henry Martyn Robert verfasst wurde. Heute gilt das Buch als Standardwerk für die Durchführung von Meetings und wird von Organisationen und Regierungen bis hin zu Berufsverbänden verwendet.

Im Zuge der Pandemie sind Remote- und Hybrid-Arbeit vielerorts zur neuen Arbeitsrealität geworden. Laut einer PwC-Umfrage aus dem Jahr 2021 planen 32 % der Arbeitgeber, in Zukunft mehr Remote-Arbeit anzubieten, und 13 % planen, ganz auf Remote-Arbeit umzustellen. Nur 17 % wollen so schnell wie möglich wieder vollständig ins Büro zurückkehren.

Doch Remote-Meetings können durchaus eine Herausforderung sein, wie viele von uns in den letzten Jahren erfahren haben. Wem ist es noch nicht passiert, dass das eigene Kind während eines Meetings auf dem Bildschirm auftaucht, dass die Verbindung kurz vor einem wichtigen Thema abbricht oder dass man die Entscheidung bereut, eine Jogginghose zu tragen, weil „das ja sowieso nicht zu sehen ist“? Bei so viel Trubel kann es sich wie ein Ding der Unmöglichkeit anfühlen, für Ordnung zu sorgen, die Diskussion in Gang zu halten und produktiv zu sein. Glücklicherweise kann die Verwendung der Robert’s Rules of Order für Meetings die Produktivität auf eine neue Stufe heben.

Was sind die Robert’s Rules of Order?

Das Buch enthält spezifische Regeln für jeden Schritt des Ablaufs von Meetings, Klassifizierungen von verschiedenen Ansätzen, Diskussionsprinzipien und sogar Definitionen verschiedener Arten von Ausschüssen. Wenn du gerade keine Regierung zu führen hast, brauchst du diese ganzen Informationen wahrscheinlich nicht. Glücklicherweise hat die Cornell University einen vereinfachten Leitfaden mit den wichtigsten Punkten veröffentlicht.

Im Wesentlichen lassen sich die Robert’s Rules of Order auf drei Leitprinzipien reduzieren:

1. Alle sollten einmal das Wort ergreifen dürfen, bevor wieder eine andere Person spricht.
2. Alle haben das Recht, zu wissen, was geschieht, und die Vortragenden sollten nur in dringenden Situationen unterbrochen werden.
3. Es wird jeweils nur ein „Antrag“ behandelt.

Ein „Antrag“ ist ein Diskussionspunkt. Eine Person stellt den Antrag („Ich beantrage, dass wir jetzt eine Mittagspause machen“). Eine andere Person muss dem Antrag zustimmen oder ihn unterstützen, damit er in Betracht gezogen wird. Die Gruppe diskutiert dann über den Antrag und entscheidet schließlich über ihn, bevor sie zum nächsten übergeht. Anträge können auf verschiedene Weise bearbeitet bzw. „erledigt“ werden:

• Abgestimmt und angenommen
• Abgestimmt und abgelehnt
• Vertagt zur weiteren Prüfung
• Verwiesen an einen Ausschuss

Anträge sind das wichtigste Mittel zur Abwicklung von Geschäftsvorgängen in Meetings, und alle Teilnehmenden können einen Antrag stellen. Beispiele für Anträge sind:

• Antrag auf Änderung: Hiermit kannst du einen bestehenden Antrag ergänzen, streichen oder beides tun. Eine einfache Mehrheit ist erforderlich, damit die Änderung angenommen wird.
• Antrag auf Verschiebung: Damit wird der Antrag auf das nächste Meeting verschoben, wo er erneut eingebracht werden muss, sonst gilt er als erledigt. Eine einfache Mehrheit muss der Vertagung des Antrags zustimmen. Mit einer Zweidrittelmehrheit kann der Antrag auch abgelehnt werden.
• Antrag auf Vertagung: Während ein Antrag auf Verschiebung nur auf die nächste Sitzung verschoben wird, wird er durch einen Antrag auf Vertagung auf ein bestimmtes zukünftiges Datum gelegt. Eine einfache Mehrheit muss zustimmen.
• Antrag auf erneute Abstimmung: Wenn du bei einer früheren Abstimmung für die Seite abgestimmt hast, die die Abstimmung gewonnen hat, aber jetzt deine Meinung ändern möchtest, kannst du einen Antrag auf erneute Abstimmung stellen. Dafür ist eine einfache Mehrheit erforderlich.
• Antrag auf Eingrenzung der Debatte: Dies kann sinnvoll sein, wenn die Diskussion immer weiter ausufert. Du kannst beantragen, die Debatte auf eine bestimmte Anzahl von Redner:innen oder einen bestimmten Zeitrahmen zu beschränken. Hierfür ist eine Zweidrittelmehrheit erforderlich.
• Antrag auf Beendigung der Debatte: Wenn du der Meinung bist, dass es keine weiteren relevanten Argumente mehr gibt, kannst du den Antrag stellen, die Diskussion zu beenden (oder die Abstimmung über den Antrag zu beenden) und direkt darüber abstimmen lassen. Hierfür ist eine Zweidrittelmehrheit erforderlich.
• Einstimmige Zustimmung: Hierbei handelt es sich streng genommen nicht um einen Antrag, aber es funktioniert im Wesentlichen genauso. Du kannst um einstimmige Zustimmung bitten, wenn ein Antrag voraussichtlich ohne Einwände angenommen wird. Die Person, die den Vorsitz hat (oder die die Sitzung leitet) wiederholt den Antrag und wartet dann ab. Wenn es keine Einwände gibt, wird der Antrag ohne förmliche Abstimmung angenommen.

Es gibt auch spezielle Richtlinien dafür, wann Redner:innen unterbrochen werden können:

• Zur Ordnung rufen: Wenn du einen Verstoß gegen die Regeln feststellst
• Parlamentarische Prüfung: Um mehr Informationen über die Regeln einzuholen
• Anfrage auf Auskunft: Um mehr Informationen über den Antrag einzuholen
• Privileganfrage: Wenn du nichts sehen oder hören kannst, oder Bedenken in Bezug auf Sicherheit oder Wohlbefinden hast
• Revision: Wenn du mit einer Entscheidung nicht einverstanden bist
• Einspruch: Wenn du einem Antrag auf einstimmige Zustimmung nicht zustimmst

Warum werden diese Regeln verwendet und inwiefern sind sie hilfreich?

Die Robert’s Rules of Order können für jedes Meeting, ob persönlich oder virtuell, äußerst hilfreich sein. Bei virtuellen Meetings ist es jedoch besonders schwierig, den Überblick zu behalten. Die Robert’s Rules of Order bieten eine Roadmap, an die sich alle halten können. Sie geben dem Meeting eine Struktur und sorgen dafür, dass es nicht so schnell in Chaos und Verwirrung ausartet.

Diese Regeln sorgen auch für mehr Gerechtigkeit. Alle kommen zu Wort, ohne dass sie unterbrochen werden, was diejenigen, die sich selbst gerne reden hören, auf diplomatische Weise etwas ausbremst. Und diejenigen, die mit der Leitung des Meetings betraut sind, können sich aktiver beteiligen, da sich der Teil „Leitung“ weitgehend von selbst erledigt. Dies gilt auch für das Protokollieren, da Anträge es leichter machen, alles korrekt zu erfassen.

Natürlich sind die Robert’s Rules of Order nicht perfekt. Sie sind unter Umständen nicht flexibel genug, und es erfordert eine Person, die sich mit den Regeln besonders gut auskennt, um sicherzustellen, dass sie richtig ausgelegt werden. Du kannst aber auch eine vereinfachte Version dieser Regeln anwenden. Natürlich musst du auch darauf achten, dass deine Meeting-Regeln nicht mit der Satzung deiner Organisation oder sogar mit staatlichen oder örtlichen Gesetzen in Widerspruch stehen.

Wie lassen sich die Regeln heute nutzen?

Die Robert’s Rules of Order dienen dazu, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und gleichzeitig Fairness und Gleichberechtigung zu fördern. Aber in der heutigen Arbeitswelt kann die exakte Befolgung dieser Regeln zu Überforderung führen. Wenn du nicht gerade eine Regierung leitest, kannst du auch vereinfachte Regeln festlegen.

Eines der besten Dinge an den Regeln ist, dass sie Höflichkeit, Professionalität und Etikette fördern. Deine Teammitglieder fühlen sich gehört, wahrgenommen, respektiert und als Teil des Teams, unabhängig davon, wo sie sich physisch befinden. In einer Zeit, in der viele Unternehmen damit zu kämpfen haben, eine starke Kultur bei der Arbeit in neu gebildeten oder gemischten Gruppen zu fördern, kann dies ein großer Vorteil sein.

Die Regeln können auch die Produktivität steigern. Jede Minute, die Mitarbeitende in einem Meeting verbringen, ist eine Minute, in der sie nicht aktiv an einem Projekt arbeiten. Wenn du Meetings gezielt gestaltest, werden sie kürzer und führen seltener zu Ungerechtigkeiten oder verletzten Gefühlen.

Slack kann dazu beitragen, dass die Robert’s Rules wirksamer angewendet werden

Bei der Anpassung dieser Regeln an moderne Remote- und Hybrid-Teams solltest du darauf achten, dass technische Probleme die Teilnehmenden nicht daran hindern, sich zu äußern. Der Einsatz einer Plattform wie Slack für deine Meetings kann dabei helfen. Du kannst ein schriftliches Meeting in einem dafür vorgesehenen Slack-Channel abhalten oder die verschiedenen Tools der Plattform nutzen, um im Vorfeld einen konkreten Plan für die Zusammenarbeit und die Bildschirmfreigabe in Echtzeit während des Meetings zu erstellen.