6 tipos de reuniones de equipo que necesitas (y 3 que no)

Las reuniones son una parte fundamental de un negocio. Sin embargo, con tantos tipos de reuniones (ya sea de incorporación, de lluvia de ideas o de actualizaciones de estado), averiguar cuáles son productivas y cuáles no puede ser todo un reto.

Hemos preguntado a dos expertos (David Chaudron, psicólogo organizativo y socio director de la empresa consultora Organized Change, y Erin Baker, psicóloga, coach de liderazgo y exlíder corporativa de marcas como Facebook) para que nos expliquen qué reuniones de equipo son las más eficientes y cómo asegurar que el tiempo invertido en ellas aumenta la productividad (y no al contrario).

Aquí tienes seis tipos de reuniones necesarias para maximizar la productividad de los empleados y llevar a cabo más tareas, así como tres tipos que no te convienen en absoluto.

Tipos de reuniones de equipo necesarias

Empecemos con las reuniones que mejor rendimiento proporcionarán a tu empresa: los tipos de reuniones realmente necesarias para hacer el trabajo.

Reuniones de incorporación

Al contratar a una persona nueva, esta tiene mucho que aprender si quiere formar parte realmente de tu equipo y las reuniones de incorporación constituyen una manera consolidada de facilitar esa formación.

“Cuando un empleado se incorpora a nuestra empresa, tiene mucho que aprender sobre la organización y su función”, señala Baker. “Las reuniones de incorporación pueden ser excelentes para ayudar a la gente a entender cómo es la estructura de la organización, qué proyectos están por venir y cómo encajarán su función y su trabajo en el panorama general, así como para establecer expectativas anticipadas sobre lo que la persona debe hacer en sus primeras semanas y meses”.

Las reuniones de incorporación no solo ayudan a los nuevos miembros del equipo a saber cómo se adaptarán al panorama, sino que también ayudan a que la relación con sus superiores y con la empresa en general empiece con buen pie.

“[Las reuniones de incorporación] hacen ver a los nuevos empleados que la empresa se preocupa por ellos y se asegura de que se adapten correctamente al lugar de trabajo”, sostiene Baker. “Además, sirven para que los superiores expliquen cómo hacer que su relación sea eficiente a largo plazo”.

Aceleración del proceso de incorporación: las reuniones que importan

La incorporación de nuevos empleados es imprescindible, pero es bastante probable que vayas a necesitar más de una reunión para ello. Estas son algunas reuniones de equipo que debes planificar para los nuevos miembros de tu equipo a fin de asegurar que tienen todo lo necesario para que les vaya bien en su nuevo puesto:

• Sesiones individuales: el primer día del recién contratado, planifica reuniones individualizadas con cualquier miembro clave del equipo con quien vaya a trabajar, como superiores directos, líderes de equipo o expertos internos en la materia.
• Conocer al equipo: los primeros días, también es importante planificar una reunión para los nuevos contratados conozcan y saluden a su nuevo equipo. Si bien puede valer cualquier formato, es posible que los nuevos miembros se sientan más bienvenidos en un entorno más informal, como un almuerzo en equipo.
• Formación de herramientas: planifica una formación sobre cualquier herramienta, sistema o software que los nuevos miembros vayan a necesitar para su nuevo trabajo.
• RR. HH., operaciones e instalaciones: es importante poner al día a los nuevos empleados sobre los aspectos logísticos de la empresa lo antes posible, como los recursos humanos, las operaciones y las instalaciones.

Reuniones de lluvia de ideas

Las empresas funcionan con nuevas ideas. Si no quieres que estas se acaben, es imprescindible organizar reuniones de lluvia de ideas.

“Las reuniones de lluvia de ideas están diseñadas para generar muchas ideas en un corto periodo y son vitales si estás tratando de resolver un problema o quieres lograr un objetivo”, sostiene Chaudron.

¿La clave para unas reuniones eficaces de lluvia de ideas? Centrarse en las ideas, no en los resultados.

Chaudron señala que este tipo de reuniones debe dar la bienvenida a ideas “sin tener que juzgarlas en ese momento. Tras la lluvia de ideas, hay que averiguar qué funciona y qué no. Es importante tener una [reunión] aparte solo para la lluvia de ideas en sí”.

Reuniones de lanzamiento

Si vas a lanzar un nuevo proyecto o iniciativa, tu equipo tendrá que enterarse. Una reunión de lanzamiento es una buena forma de poner al equipo al día.

Según Chaudron, este tipo de reuniones es eficaz por varios motivos. “Los miembros del equipo deben saber cuáles van a ser los objetivos a largo plazo del [proyecto] para poder coordinarse adecuadamente. Ellos deben saber cuál es su función [y] tú necesitas que ellos participen. Su implicación resulta especialmente importante para favorecer su entusiasmo por lo que esté ocurriendo”.

Reuniones retrospectivas y de sugerencias

Es importante tener una reunión de lanzamiento al iniciar un proyecto nuevo pero, si quieres que tu equipo aprenda de verdad de su experiencia, es igual de importante (o incluso más) tener una reunión retrospectiva cuando dicho proyecto llegue a su fin.

“No existe el desarrollo perfecto de un proyecto”, señala Baker. “Las reuniones retrospectivas suponen una gran oportunidad para que los miembros del equipo se junten para hablar sobre lo que ha ido bien, lo que no ha ido tan bien y los cambios que habrá para el próximo proyecto”.

Reuniones financieras y presupuestarias

El tema del dinero puede acarrear bastantes problemas de comunicación, por lo que es importante hacer de las reuniones financieras una parte periódica de tu rotación.

“[Las finanzas] suelen ser el asunto que más tensión genera”, sostiene Chaudron. “Ya has acordado lo que hay que hacer; ahora hay que averiguar quién lo va a pagar y cuándo”.

Para garantizar unas reuniones financieras y presupuestarias eficientes, es importante que todo el mundo tenga claro:

• Cuánto dinero se va a invertir.
• En qué se va a invertir el dinero.
• Qué tipo de retorno se espera de la inversión.

Si todo el mundo está de acuerdo en términos financieros, el conflicto será menor en el futuro, se tendrá un control sobre los gastos y no habrá muchas sorpresas.

Tipos de reuniones que tu equipo no necesita en absoluto

Vale, ahora que sabes qué reuniones son las que generan resultados, veamos cuáles son las que pueden ser todo lo contrario y tenerte dando vueltas sin llegar a ninguna parte.

Reuniones de actualizaciones de estado

Para que los equipos triunfen, es importante que todo el mundo esté al tanto de lo que hacen los demás (y el equipo en sí). Pero, gracias a la tecnología, no hay motivos para reunirse en la misma sala al mismo tiempo y hablar de ello.

Según Baker, las reuniones de equipo sobre actualizaciones de estado no son eficientes. “Se puede saber en qué está trabajando la gente mediante una ronda de mensajes por correo electrónico o una herramienta de colaboración”.

Dado que las actualizaciones de estado pueden proporcionar información clave sobre la situación de los proyectos, hacia dónde se dirigen y qué posibles problemas deben abordarse, constituyen una parte importante del flujo de trabajo de cualquier equipo. Sin embargo, en lugar de dedicar tiempo y energía reuniendo a todo el mundo para compartir actualizaciones en persona, es mucho más eficaz configurar un canal digital para realizar comprobaciones periódicas.

Reuniones sin orden del día

“A veces, hay personas que planifican reuniones, pero no dejan claro qué pretenden con ellas”, señala Baker. Planificar una reunión sin unas expectativas ni un orden del día claros supone una pérdida segura de tu tiempo y del de los demás.

Si quieres tener una reunión de equipo eficiente, debes saber exactamente de qué se va a hablar durante la sesión y qué conclusiones quieres sacar una vez acabada. Lo ideal es que los resultados de la reunión sean tangibles y cuantificables; por ejemplo, si el orden del día es hablar sobre posibles ideas para el lanzamiento de un nuevo producto, los resultados (o, en otras palabras, las conclusiones que se quieren sacar de la reunión) podrían ser los siguientes:

• Una lista de las 10 principales posibles ideas para productos.
• Una lista de tareas de investigación para cada una de esas ideas de productos (y qué miembro del equipo es responsable de cada una de ellas).
• Plazos de entrega de las tareas de investigación.

Y esto es válido para todas las reuniones. Dejar claro cuáles son el orden del día y las expectativas es igual de importante cuando tienes una sesión de lluvia de ideas con 50 personas o una reunión individualizada con tu superior o el director general.

Reuniones en persona como norma

Cuando la mayoría de las personas piensan en las reuniones de equipo, se imaginan a un montón de gente sentada alrededor de una mesa en una sala de conferencias. Si bien las reuniones en persona siguen teniendo su lugar en una rotación de reuniones productiva, lo cierto es que muchas de ellas no tienen por qué ser necesariamente en persona.

En lugar de recurrir por defecto a las reuniones en persona, busca oportunidades para hacerlas virtuales. Las reuniones virtuales suelen conllevar menos tiempo y energía a la hora de configurarlas. Y no solo eso: también son más accesibles e inclusivas para aquellos miembros del equipo que no pueden estar allí físicamente, como los trabajadores remotos o los miembros del equipo que trabajan desde otras oficinas.

La virtualización también permite grabar toda la reunión, lo que puede resultar útil en numerosas situaciones, como cuando un miembro clave del equipo no puede asistir en tiempo real o cuando la reunión incluye formación que quieres compartir con nuevos miembros en el futuro.

Los tipos adecuados de reuniones ahorran tiempo

Las reuniones de equipo pueden ser una pérdida de tiempo pero, siempre y cuando te ciñas a aquellas que de verdad necesitas, puedes aprovechar correctamente el tiempo disponible y aprender más. Para asegurar la productividad de la reunión, lo mejor es:

• Establecer un orden del día claro y asegurar que todo el mundo participa. ¿Cuáles son los temas clave de conversación? ¿Sobre qué tienes pensado hablar? ¿Hay algún trabajo de preparación que deba hacer el equipo de antemano? Al saber con antelación los temas que vas a abarcar en la reunión, los asistentes pueden ir preparados y puedes organizarte bien el tiempo para no irte por las ramas.
• Saber cuál es el resultado que buscas. ¿Buscas recopilar ideas? ¿Necesitas aprobación para un presupuesto? ¿Tienes que asignar proyectos para todo un mes a miembros clave del equipo? Deja claro qué conclusiones quieres sacar de la reunión y procura haberlo hecho antes de que esta acabe.
• Encontrar el medio adecuado para tu reunión. Determina si la reunión debe ser en persona o si puedes gestionar toda la reunión (o la mayor parte de ella) de forma virtual.
• Define claramente los próximos pasos y los propietarios. Poco después de la reunión, haz circular un resumen en el que se describan claramente cuáles son los próximos pasos y quién es responsable de ellos, explicando qué tiene que hacer, para cuándo tiene que hacerlo y de qué manera contribuye al proyecto en general.

Que estos consejos te ayuden a reunirte con más determinación e inspiren más productividad para tu trabajo diario.