Ilustración de una persona sentada entre las citas de un calendario.
Productividad

Cuatro maneras de deshacerse de las reuniones y mejorar el trabajo en equipo

No dejes que las reuniones consuman tu tiempo y tu dinero

Autor: Lauren Johnson3 de febrero de 2023Ilustración de Robert Samuel Hanson

En tiempos de incertidumbre económica, las organizaciones globales deben estar preparadas para actuar. Si bien los directivos tienen que sacar un mayor partido a los recursos de los que disponen, las reducciones pueden suponer una ventaja inesperada. Es en este momento cuando tienen la oportunidad de revaluar el uso que hacen de su recurso más importante: el tiempo.

En el espacio de trabajo actual, los equipos pierden una gran cantidad de tiempo y energía en reuniones, con cifras de aproximadamente 12,9 % por empleado. De hecho, un estudio de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte demostró que el 70 % de las reuniones suponen un obstáculo para completar las tareas, y eso fue antes de la pandemia de la COVID-19. Todo el tiempo que se pierde también implica pérdidas de dinero y de oportunidades. Según un estudio reciente de Otter.ai, las empresas podrían ahorrar hasta 100 millones de dólares al año eliminando las reuniones innecesarias.

Slack reduce la necesidad de convocar reuniones porque mejora drásticamente la colaboración en el día a día. Esto se consigue porque se trata de un espacio virtual donde conectar a tus compañeros, clientes, socios y herramientas para trabajar de manera más rápida y flexible. A continuación ofrecemos cuatro maneras sencillas de reducir las reuniones para ahorrar tiempo notar la diferencia en el balance final.

Valora otras opciones antes de convocar una reunión

Las reuniones son la forma de colaboración que más dinero cuesta a tu organización. Por eso, conviene pararse a pensar si de verdad es necesario enviar esa invitación de calendario.

Como parte de la investigación Future Forum de Slack, hablamos con Melanie Collins, directora de Personal en Dropbox. Collins explica que, a la hora de programar reuniones, su equipo se centra en la regla de las “tres D”: dialogar, debatir y decidir.

Si vas a hacer una valoración del rendimiento, tratar los detalles específicos de un tema o tomar una decisión donde el contexto es relevante, probablemente necesites convocar una reunión. Es importante tener en cuenta que cada asistente tiene que cumplir una función específica durante la reunión porque, de lo contrario, no sería necesario invitarles.

Por otro lado, si lo que pretendes es compartir información que no requiera dialogar, debatir o decidir, podrías ahorrar tiempo comunicándolo directamente por Slack. De esta manera, tu equipo dispone de flexibilidad para conectarse cuando su horario se lo permita sin tener que coordinar los calendarios, algo especialmente complicado cuando se trata de equipos internacionales.

La clave es no convocar reuniones por defecto sin valorar otras opciones que podrían favorecer tanto el rendimiento como la eficiencia del equipo. La mayor parte de la colaboración de tu empresa se puede llevar a cabo de manera asíncrona para ahorrar tiempo y mejorar los resultados.

Fotografía de Melanie Collins, directora de Personal en Dropbox

“Siempre decimos a todos que se centren en la regla de las tres D: dialogar, debatir y decidir. Si no necesitas hacer ninguna de las tres, entonces no necesitas convocar una reunión”.

Melanie CollinsDirectora de Personal, Dropbox

Optimiza la colaboración en los canales

Slack aumenta la productividad optimizando la colaboración en toda la organización. En lugar de crear un montón de cadenas de correos electrónicos, toda tu comunicación se organiza en canales fáciles de crear, a los que es sencillo unirse y en los que se pueden hacer búsquedas cómodamente.

Los canales permiten a los equipos híbridos sustituir las reuniones presenciales sin perder la sintonía en las decisiones importantes de la empresa. El lugar de reunirse en una sala a la misma hora todas las semanas, cada miembro puede compartir novedades o estrategias en los canales, estén donde estén. Los canales ofrecen al equipo un espacio donde compartir actualizaciones, organizar sesiones de lluvia de ideas y llevar un seguimiento de las conversaciones en hilos que se pueden consultar más tarde.

Los hilos en Slack te permiten crear conversaciones organizadas sobre mensajes específicos. ¿Necesitas aportar alguna sugerencia sobre un archivo? ¿Quieres añadir algo de información al comentario de otra persona? Son ocasiones perfectas para crear hilos de la conversación.

Por otro lado, si crees que necesitas iniciar una reunión improvisada para resolver un asunto importante o reunir ideas para un resumen creativo, en su lugar puedes iniciar una junta en cualquier canal o mensaje directo y mantener una conversación en directo. Es como si te pasaras por la mesa de tu compañero para resolver una duda rápida. Las juntas ofrecen un espacio donde hablar rápidamente sobre vuestras tareas, y todo el mundo en ese canal o mensaje directo puede unirse o abandonar la conversación cuando quiera.

Proporciona información importante de manera asíncrona con los clips

Renunciar por completo a la comunicación cara a cara no es lo ideal, teniendo en cuenta que el 93 % de la comunicación se basa en el lenguaje no verbal. Por eso, Slack te permite compartir información en un abrir y cerrar de ojos gracias a los clips.

Los clips son grabaciones breves de audio y vídeo que puedes compartir con tus compañeros para que las escuchen, o incluso las lean a través de las transcripciones automáticas, cuando tengan tiempo. Por ejemplo, puedes hacer una grabación de pantalla para mostrar el último producto y enviárselo a los miembros de tu equipo para que lo revisen y te den su opinión.

Los clips también ofrecen la posibilidad a los equipos que trabajan a distancia de comunicarse cara a cara sin tener que coordinar sus horarios.

Reserva tiempo para concentrarte

Hoy en día, sacar tiempo para concentrarse en las tareas más complejas es una de las principales prioridades de los trabajadores. Ayuda a tu equipo a reservar tiempo de su calendario específicamente para trabajar, garantizando que estos horarios se respeten. Los “bloques de tiempo” permiten a los empleados aumentar su productividad al máximo sin preocuparse por posibles interrupciones.

En Slack hemos logrado establecer una norma para no celebrar reuniones en los viernes de concentración y las semanas de trabajo. Los viernes de concentración sirven para que los equipos cancelen todas las reuniones internas e incluso desactiven sus notificaciones para poder trabajar sin interrupciones. Durante las semanas de trabajo, se cancelan todas las reuniones habituales de los equipos. Algunos sustituyen las reuniones por comprobaciones de estado asíncronas para los proyectos en curso, y otros prefieren cancelarlas por completo durante la semana. Si bien es posible que algunos equipos aún tengan que acudir a reuniones externas con clientes, estos descansos internos ofrecen a los empleados más tiempo para concentrarse en su trabajo.

Las semanas de trabajo son una oportunidad para centrarse en proyectos más complejos, como planear el lanzamiento de un producto o una presentación para un cliente, o para centrarse exclusivamente en el trabajo de desarrollo, las ventas, los objetivos del equipo o las estrategias, entre otros. Se trata de dar a los empleados tiempo suficiente para poder avanzar significativamente en sus tareas y hacer progresar a la empresa.

Crear una cultura de conciencia de cara a las reuniones requiere trabajo en equipo

Todos desempeñamos un papel importante a la hora de proteger nuestro valioso tiempo. Procura que la dirección esté al tanto de los progresos de productividad que se consigan al sustituir las reuniones por métodos de colaboración asíncrona. Para ello, puedes compartir con ellos el rendimiento de los empleados, datos reales y estrategias de apoyo. Esto promueve una cultura de empresa abierta a recibir nuevas ideas para aumentar la eficiencia y la flexibilidad. A medida que los equipos pongan en práctica estas alternativas a las reuniones, toda la organización se beneficiará de ello.

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