Onboarding digital: la recepción de tus nuevos empleados

Según la consultora estadounidense Gallup, tan sólo el 12% de los nuevos empleados afirman haber sido recibidos adecuadamente al llegar a las empresas. La explicación a esto reside, probablemente, en la dejadez y el desconocimiento con respecto a las estrategias utilizadas para ello. El onboarding digital es el proceso más adecuado en la actualidad para dar respuesta satisfactoriamente a este problema.

Entender qué es el onboarding digital, diferenciarlo de otros conceptos similares y saber cómo aplicarlo en cada empresa, permite a los directivos de las organizaciones facilitar el comienzo de sus nuevos empleados y su integración en el equipo. En las siguientes líneas profundizamos en un proceso altamente recomendable para cualquier negocio con más de un empleado.

En qué consiste el onboarding digital

Para entender este concepto sajón, basta con fijarnos en la traducción de su raíz: onboard significa “a bordo”, y al proceso de incorporación o integración a un nuevo lugar, se le suele denominar onboarding process. De este modo, podemos definir el onboarding digital como la recepción o la integración de nuevos miembros en un entorno digital.

La relevancia de lo digital es fundamental en este concepto, ya que se trata de un proceso eminentemente digital. Es decir, hablamos de un proceso tecnológico que se da en un entorno tecnológico, por lo que dejamos atrás cualquier elemento físico en la recepción de nuevos miembros al equipo, que por lo general suelen ser empleados o clientes, como veremos más adelante.

Onboarding, offboarding e inboarding, ¿qué diferencia hay?

El onboarding digital convive con términos similares que provienen de la misma raíz y que pueden generar confusión, por lo que conviene distinguirlos entre sí. Hablamos del inboarding, que consiste en la integración de empleados que ya se encuentran en plantilla -en un ascenso o cambio de rol, por ejemplo- y del temido y necesario outboarding, que permite desarrollar adecuadamente un proceso de despido.

El onboarding digital, presencial y mixto

Tanto los conceptos indicados anteriormente como el propio onboarding, pueden darse de forma presencial, mixta o digital. Si bien a partir de este punto nos centraremos exclusivamente en la última opción, cabe mostrar la existencia de otras alternativas que, en este caso, se explican perfectamente por su denominación, que requiere siempre de un entorno físico en el que el proceso de integración se desarrolla de modo total o parcial.

Tipos de onboarding digital

Podemos identificar dos tipologías de onboarding digital, las cuales dependen únicamente del destinatario de la integración en la empresa. Como es obvio, no podemos tratar del mismo modo la recepción de nuevos clientes con la de nuevos empleados. En este sentido, podemos encontrar diferencias sustanciales como los canales de comunicación, el contexto o los propios mensajes, entre otras.

Onboarding para nuevos empleados

Pese a lo que pueda parecer, la integración de nuevos empleados a la organización, así como en su puesto y el equipo del que formará parte, no es tan sencilla como parece. En esta modalidad de onboarding digital tienen un peso importante el área de recursos humanos y los responsables de cada departamento concreto, aunque la digitalización del proceso facilita considerablemente la bienvenida.

Onboarding para nuevos usuarios o clientes

Por otra parte, el onboarding para nuevos usuarios o clientes es una cuestión que engloba a más departamentos -en ocasiones, incluso a personal externo-, ya que depende de ámbitos como el marketing, las ventas o el diseño web, por ejemplo. En este caso hablamos de un entorno tecnológico donde se moverá el usuario, más que de la propia empresa que acogerá al cliente.

Cómo llevar a cabo un proceso de onboarding digital

Más allá de conocer el concepto, lo esencial en el onboarding digital reside en su aplicación. Llevarlo a cabo parece más complejo que entender en qué consiste, sobre todo en el caso de la integración de trabajadores recién llegados a la empresa. En este caso nos vamos a centrar en este tipo de onboarding, dejando para otra ocasión la recepción de nuevos clientes o usuarios.

Diseña un plan de bienvenida adecuado a la empresa

La planificación es el inicio más habitual en cualquier tipo de acción empresarial. El onboarding digital no es menos relevante, por lo que debe comenzar con una estandarización del proceso aplicable para cualquier nueva entrada de trabajadores. Si es necesario realizar distintas integraciones para cada departamento, conviene desarrollar varios documentos con las instrucciones para cada caso.

Envía al nuevo trabajador todo lo que necesita

Si bien es cierto que hablamos de una recepción digital, el empleado debe recibir todo lo que pueda precisar para el desarrollo de sus funciones en la empresa. En este sentido, si todos los documentos y herramientas necesarios para ello son digitales mantendremos esta línea; en cambio, si se requieren elementos físicos, también habrá que hacérselos llegar de un modo u otro.

Inclúyelo en los canales de comunicación que correspondan

Uno de los factores que presenta mayor incidencia en la recepción de un nuevo empleado es su integración en los equipos de trabajo. Y a su vez, una de las cuestiones fundamentales para que esto se dé adecuadamente reside en su introducción en los diversos canales de comunicación internos de la empresa.

Es de vital importancia que éste sea uno de los primeros pasos y que se lleve a cabo de modo correcto, incluyendo presentaciones, funciones de cada uno de estos canales y miembros que los componen, así como posibles normas implícitas y explícitas del mismo.

Reúnete con el nuevo empleado

En sus primeros días, sobre todo cuando hablamos de un trabajo en remoto, el nuevo empleado debe pasar por un gran número de reuniones. Es importante diferenciar este punto de la entrevista previa a su contratación, ya que en muchos casos puede inducir a confusión.

El contratante debe reunirse con trabajadores recién llegados, del mismo modo que deben hacerlo los responsables de las áreas en las que éste trabajará. Estos encuentros servirán para desarrollar todo tipo de explicaciones con respecto a su rol en la organización y las funciones que le corresponden, entre otras muchas cuestiones.

Preséntale a sus superiores y al resto del equipo

Como es lógico, las reuniones anteriores deben ir precedidas de una presentación sucesiva. En primera instancia será quien se encargue de desarrollar el onboarding digital quien se vea con el empleado, presentándole a sus superiores antes de cualquier reunión previa. Acto seguido, serán estos últimos quienes deben hacer lo propio con el resto de miembros del equipo, de forma que el proceso sea integrador.

Dale las instrucciones necesarias para su desempeño

Éste paso dependerá del modo de funcionar en cada organización, de ahí la importancia de la planificación previa en este tipo de acciones. Las instrucciones para el desempeño del nuevo empleado son esenciales en el onboarding digital, pero pueden partir del área de recursos humanos, de la coordinación de su departamento o, incluso, de cualquier persona que forme parte del equipo y conozca sus funciones -incluso la persona a la que vaya a reemplazar en el puesto-.

Prepara un proceso de adaptación adecuado

Por último, no podemos olvidar la importancia del proceso de adaptación. Se recomienda que tras todas las reuniones, presentaciones e instrucciones desarrolladas en el onboarding digital, la incorporación del empleado sea paulatina. En este sentido, deben introducirse poco a poco las rutinas diarias y dar un plazo considerable para que el trabajador las asuma.

Beneficios de aplicar el onboarding digital en tu empresa

La acogida de trabajadores a través del onboarding digital aúna los beneficios propios del proceso presencial -aumento de la productividad, la imagen interna, el ahorro en contrataciones y la retención del talento– con las evidentes ventajas que supone su aplicación desde una perspectiva tecnológica, como pueden ser las siguientes:

• El nuevo empleado se siente integrado en la empresa a su propio ritmo.
• Las acciones de onboarding forman parte de un proceso semiautomatizado, mucho más fácil de modificar, transferir o actualizar.
• El proceso de onboarding digital es exactamente igual para todos los trabajadores entrantes.
• Las gestiones administrativas en torno a la contratación disminuyen considerablemente.
• Al implementar un proceso automático y repetitivo se reduce la probabilidad de olvidos y errores.
• Los canales de comunicación digitales facilitan la incorporación del empleado en sus equipos.
• Es mucho más sencillo monitorizar su integración en la empresa desde el primer minuto.

¿Por qué conviene utilizar el onboarding con nuevos empleados?

Como vemos, una vez que se ha creado por primera vez, el onboarding digital -y lo mismo ocurre en el caso del onboarding presencial o el mixto- se convierte en un proceso que se puede aplicar de manera muy sencilla. Las ventajas indicadas dejan patente que su aplicación merece la pena en cualquier tipo de organización, pero, ¿por qué es tan recomendable desarrollarlo?

Los inicios no resultan sencillos para nadie, y cuando el recibimiento en una empresa se da de este modo, el nuevo empleado suele comenzar más motivado e integrado en el entorno que le corresponde. Si la comunicación interna ha de ser uno de los pilares del negocio, el onboarding digital es el mejor impulso para incluir a los recién llegados en todas las conversaciones, proyectos y flujos de trabajo.