Qué es la gestión del cambio y cómo aplicarla adecuadamente

En un momento en el que el 40% de las organizaciones españolas no ha afrontado su transformación digital y que hablamos de un proceso prácticamente imprescindible, conviene aprender cómo llevarlo a cabo. La gestión del cambio es una de las claves para que, tanto esta evolución como cualquier otra, culminen con éxito e impulsen el crecimiento de las empresas.

De hecho, sin una gestión del cambio adecuada, probablemente los resultados no sean los esperados, pese a la aplicación de las últimas tecnologías y herramientas digitales del mercado. Y es que todo proceso implica una adaptación, más todavía cuando hablamos de introducir novedades en el día a día de un grupo de personas heterogéneo. Ahora bien, ¿en qué consiste y cómo se lleva a cabo esta tarea?

¿A qué llamamos gestión del cambio?

Como veníamos comentando, la gestión del cambio está enfocada en el aspecto más personal de la transformación y la evolución profesional. De hecho, podemos afirmar que se trata de hacer menos traumático el proceso para los empleados e individuos que deberán lidiar con él. Se trata, en resumidas cuentas, de brindarles el apoyo necesario para asumir, aceptar y facilitar un cambio que no siempre resulta sencillo.

Momentos más habituales en los que aplicar la gestión del cambio

Ahora que ya tenemos claro el concepto y su principal objetivo, es posible que surja la duda acerca del momento de aplicación. Si bien es cierto que hablamos de una acción aplicable en diversos procesos, existen cuatro momentos principales en los que una correcta gestión del cambio será determinante en los resultados. Veamos cuáles son y cómo afrontarlos.

Transformación digital

Por la etapa en la que nos encontramos, la transformación digital se está convirtiendo en uno de los procesos más habituales en infinidad de organizaciones. Esto conlleva la integración de nuevas tecnologías y herramientas a las cuales la mayoría de empleados no están acostumbrados. En algunos casos podemos encontrar resistencia o, incluso, obstaculización al cambio, por eso la gestión del cambio juega un papel tan importante en estos casos.

Cambios de personal

Los cambios de personal son especialmente complejos en el seno de una organización. Por lo general, no se trata de una simple modificación profesional, ya que el factor emocional presenta un peso considerable ante una situación así. Que el proceso resulte lo menos traumático posible dependerá de aspectos como el modo y el momento de comunicarlo, así como del resultado y las razones del cambio.

Modificaciones estructurales

Las modificaciones estructurales son, probablemente, las evoluciones en las que la gestión del cambio cobra mayor relevancia. En este caso hablamos de una situación que implica a la práctica totalidad de la empresa, tanto a nivel de personal, como de herramientas, tecnologías y liderazgo. En este contexto se hace imposible ejecutar la transformación sin una gestión precisa del proceso.

Evolución de procesos

Pese a que podríamos incluir este momento en la transformación digital, la evolución de procesos merece mención aparte, ya que puede implicar cambios más allá de la propia tecnología. Hablamos de instalaciones, ubicaciones y empleados, ya que incluso podemos hablar de externalización o internalización de procesos, por lo que es imposible no abordar esta situación a conciencia.

Principales modelos de gestión del cambio

Cómo llevar a cabo la gestión del cambio es algo que depende de cada organización, si bien podemos encontrar hasta 5 modelos de referencia a los que podemos recurrir a la hora de aplicarla. Aunque no son las únicas opciones, las siguientes son las técnicas más recurrentes en este sentido; toma nota y escoge la que mejor se adapte a tu empresa -o combina algunas de ellas-.

El modelo ADKAR, 5 pasos para una gestión del cambio más orgánica

Los 5 pasos en los que se divide la gestión del cambio en el modelo ADKAR son la conciencia, el deseo, el conocimiento, la habilidad y el reforzamiento. En cada uno de ellos la empresa debe prestar atención a la opinión y las necesidades de sus empleados, de modo que el proceso se convierta en algo natural y completamente adaptado a sus protagonistas.

El modelo Kotter y sus 8 fases válidas para cualquier transformación

Jhon Kotter es un reputado especialista en liderazgo, por lo que llevar a cabo la gestión del cambio desde el punto de vista de sus 8 fases puede resultar muy interesante: creación de urgencia de la transformación, unión de los protagonistas del cambio, visión estratégica, comunicación clara y transparente, aceptación del proceso, eliminación de obstáculos, diseño de objetivos y logros, y materialización del aprovechamiento de la evolución.

McKinsey y las 7 S de la gestión del cambio

Las 7 S de McKinsey es una estrategia basada en 7 elementos, que empiezan por S en inglés, influyen en la transformación y se encuentran presentes en toda organización. Hablamos de la estrategia, las habilidades, el personal, los valores compartidos, la estructura, el estilo y los sistemas –strategy, skills, staff, shared values, structure, style y systems-.

Kim Scott, 7 recomendaciones para tratar con los actores del cambio

Por su parte, el modelo de Kim Scott apuesta por un proceso natural en el que la organización se ponga a disposición de los empleados siguiendo un proceso de 7 fases, como son la escucha, la aclaración, el debate, la decisión, la persuasión, la ejecución y el aprendizaje. Un modelo de gestión del cambio menos conocido, pero cada vez más presente en la transformación de muchos negocios.

Lewin y su modelo de tres etapas básicas para la transformación

Descongelar, Modificar, volver a congelar. Suena extraño, pero ésta es la técnica que propone el psicólogo alemán Kurt Lewin a la hora de aplicar la gestión del cambio. ¿En qué consiste? En la identificación de necesidades, la planificación del cambio facilitando el proceso a los implicados y, por último, su mantenimiento cuando es aceptado por todos los empleados. Es una de las más utilizadas por su sencillez y porque brinda la posibilidad de combinarse con otras durante su segunda fase.

Cómo llevar a cabo la gestión del cambio en la organización

Independientemente de si escogemos o no alguno de los anteriores modelos para abordar una transformación en la empresa, hay diversas etapas ineludibles en todo proceso de cambio. Para lograr que la evolución sea lo menos traumática posible, lo recomendable es transitar todas y cada una de las siguientes fases.

Qué, cómo y por qué cambiar, o cómo marcar objetivos

La gestión del cambio no contempla el desarrollo del proceso sin un análisis previo en el que se establezcan las necesidades de la organización, las razones por las que abordar una transformación y cómo se debe llevar a cabo. A partir de este punto, también se establecerán los objetivos que se pretende lograr con esta evolución.

Quién es quién en el proceso de transformación

Los roles juegan un papel indispensable en todo proceso transformador, sobre todo entre quienes ejercen un papel de liderazgo en la empresa. No obstante, en este punto también cabe tener en cuenta a cada uno de los miembros que va a percibir cambios en su día a día profesional, a quienes hay que escuchar y tener en cuenta.

Planificación de las fases evolutivas

En base a las necesidades y objetivos señalados en el primer punto, y el feedback obtenido en la conversación con los implicados, es conveniente diseñar una planificación del proceso de cambio. Es más, no se trata de una planificación genérica, sino de un proyecto en el que se abordan con detenimiento cada una de las fases.

Aprobación del proceso de cambio

Como hemos mencionado anteriormente, la gestión del cambio no es un proceso sencillo, pues se trata de facilitar y mejorar una transición que de por sí puede resultar traumática. En este sentido, es conveniente tratar de obtener la aprobación de los implicados -aquí es esencial la persuasión- antes de cada una de las modificaciones.

La comunicación detallada, fundamental en la gestión del cambio

La comunicación es uno de los pilares básicos en el buen funcionamiento de cualquier organización, más todavía en el momento en que nos encontramos. Si hablamos, además, de un proceso de evolución, podemos entender que se trata de algo imprescindible, ya que, de lo contrario, la aceptación del cambio se antoja traumática y compleja.

Implementación de las modificaciones al ritmo adecuado

Una de las cuestiones más relevantes en la planificación del cambio reside en los ritmos de implementación. Aunque esto es aplicable a cualquier modificación, cobra especial sentido cuando se trata de integrar nuevas tecnologías, cuya aplicación definitiva deberá adaptarse a las necesidades de aprendizaje de sus usuarios.

Monitorización constante de los cambios

Por último, y como sucede con todos y cada uno de los procesos que tienen lugar en cualquier negocio, la gestión del cambio también necesita un seguimiento. Monitorizar cada modificación -independientemente de si es personal o tecnológica- nos ayudará a garantizar que la evolución ha resultado positiva para la empresa.

Beneficios de una gestión del cambio adecuada

Por último, conviene resaltar las principales ventajas de un desarrollo adecuado en la gestión del cambio. Muchas de ellas se intuyen fácilmente al entender en qué consiste este proceso y cómo aplicarlo, aunque siempre es posible extraer beneficios en los que no pensamos a priori:

• Al facilitar la transformación, también facilitamos la adaptación de la empresa al mercado y, por consiguiente, su competitividad.
• Teniendo en cuenta a los empleados en este tipo de procesos se incrementa la retención del talento, ya que el trabajador se siente comprometido con la organización.
• La gestión del cambio también puede traducirse en eficiencia, gracias a la reducción de tiempo y costes que implica aplicar correctamente una transición.
• Por supuesto, la aceptación del cambio es mucho mayor, lo que permite aplicarlo más rápido y con mejores resultados.
• El hecho de escuchar al empleado en este proceso, propicia que la comunicación sea más fluida en el resto de acciones de la empresa.
• El estrés de los trabajadores se reduce considerablemente a la hora de afrontar cualquier tipo de modificación.

La importancia de la gestión del cambio en las empresas

Como ves, existen diferentes técnicas para la gestión del cambio en las empresas y todas ellas son válidas. Lo importante es entender el proceso y llevarlo a cabo adecuadamente escogiendo la estrategia que más y mejor se adapte a las necesidades de cada organización. Eso sí, si hay algo imprescindible en este proceso es la comunicación, que debe ser clara y fluida entre todos los actores del cambio.

Para abordar una interacción adecuada conviene recurrir a una herramienta que permita reunir las conversaciones con todos los miembros que forman parte de la gestión del cambio. Slack es, además de esto, un lugar en que desarrollar proyectos a partir de la conexión de diversas herramientas. Y es que, ya que hablamos de transformación digital, ¿por qué no comenzar la integración desde los primeros pasos del proceso?