Búsqueda empresarial: cuando los conocimientos se te aparecen

De media un trabajador de oficina dedica un tercio de su jornada al “trabajo de oficina”, es decir, a tareas de escaso valor como buscar información, responder a correos electrónicos y mensajes repetitivos, o revisar papeleo. Es el tipo de actividades mundanas que agotan nuestra productividad y función cognitiva.

Aquí es donde la búsqueda empresarial entra en juego y, junto con las capacidades de los agentes, está a punto de volverse más potente que nunca. Veamos en qué consiste la búsqueda empresarial y cómo Slack la está haciendo evolucionar de una simple recuperación de conocimientos a una era de entrega de conocimientos.

¿Qué es la búsqueda empresarial?

Piensa en la búsqueda empresarial como un bibliotecario digital para todos los datos y conocimientos de tu empresa. Te ayuda a encontrar información de diferentes fuentes en una misma pantalla y, para ello, utiliza uno de estos dos métodos: la consulta de tus fuentes en tiempo real o la indexación de datos de diferentes fuentes en un único sistema unificado.

La búsqueda empresarial permite a los empleados encontrar lo que necesitan sin tener que abrir y buscar en múltiples aplicaciones o preguntar a sus compañeros/as de trabajo. Esto no solo ayuda a eliminar barreras de información y agilizar la productividad, sino que también simplifica y acelera el acceso al conocimiento.

¿Por qué es importante la búsqueda empresarial?

Cuando la información está dispersa en sistemas desconectados, los empleados pierden un tiempo valioso buscando lo que necesitan y dedican menos tiempo a hacer su verdadero trabajo. Esta ineficacia retrasa la toma de decisiones, reduce la confianza de los trabajadores y disminuye la productividad, lo que repercute en los resultados finales.

La búsqueda empresarial es cada vez más importante a medida que aumenta el número de aplicaciones utilizadas en los lugares de trabajo. Agilizar el intercambio de conocimientos y fomentar la productividad son ventajas clave de la búsqueda empresarial.

Cómo la búsqueda empresarial mejora la colaboración y la innovación

Además de simplificar el intercambio de conocimientos y aumentar la productividad, la búsqueda empresarial también tiene el potencial de transformar la colaboración. La búsqueda tradicional suele ser una actividad solitaria, pero el trabajo no se realiza de forma aislada. La búsqueda empresarial dentro de un sistema operativo de trabajo colaborativo como Slack permite a los equipos encontrar información juntos, compartir al instante descubrimientos entre equipos y departamentos, y aprovechar el conocimiento colectivo para establecer un sistema eficaz de gestión del conocimiento. Esto puede generar un ciclo en el que las ideas evolucionen más rápidamente y la innovación se acelere.

¿Cómo funciona la búsqueda empresarial?

Los sistemas de búsqueda empresarial funcionan recopilando, indexando y recuperando datos de diversas fuentes. A continuación, se indica cómo:

Componentes y funciones de un sistema de búsqueda empresarial

Un sistema de búsqueda empresarial se basa en varios componentes clave que trabajan juntos para recopilar, procesar y entregar información de manera eficiente a los usuarios:

• Conocimiento del contenido. Un sistema de búsqueda empresarial se conecta a fuentes de datos de toda la organización. Esto podría incluir plataformas de colaboración y almacenamiento de archivos en la nube, servidores de correo electrónico, administración de relaciones con los clientes (CRM), repositorios de código, aplicaciones empresariales especializadas, etc.
• Procesamiento de contenidos. Una vez conectado, el sistema analiza el contenido extrayendo información significativa y metadatos. Esto puede incluir la extracción de texto para crear relaciones entre las fuentes de información y la detección del idioma o del hablante, por ejemplo, a partir de la transcripción de una reunión.
• Indexación. La información procesada se organiza en índices de búsqueda para permitir una rápida recuperación. La indexación moderna va más allá de la simple coincidencia de palabras clave para establecer, en algunos casos, el significado del contenido.
• Procesamiento de consultas. Cuando alguien realiza una búsqueda, el sistema analiza su consulta para entender exactamente lo que está buscando. Los sistemas avanzados utilizan el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para interpretar las preguntas de la conversación en lugar de basarse únicamente en la concordancia de palabras clave, lo que suele hacer que los resultados sean más precisos.
• Comparación y clasificación. Por último, el sistema identifica el contenido relevante y clasifica los resultados en función de factores como la relevancia, la actualidad, los permisos de usuario e incluso la personalización basada en el cargo o el historial de búsqueda del usuario.

Por ejemplo, si utilizas Slack como tu sistema operativo de trabajo, puedes utilizar la búsqueda empresarial para encontrar respuestas en tiempo real buscando en tus sistemas empresariales, conversaciones, archivos subidos y contenido compartido en canales, hilos de conversaciones y canvas. Esto te permite acceder al conocimiento de la organización al instante y mantener tu flujo sin salir de tu espacio de trabajo.

Diferentes tipos de búsqueda empresarial

Comprender las variaciones asociadas con la búsqueda empresarial ayuda a las organizaciones a elegir el enfoque adecuado para sus necesidades. Veamos algunos tipos:

• Búsqueda interna. Esta forma básica se centra en la búsqueda dentro de una única aplicación o sistema. Aunque su alcance es limitado, funciona bien para usos especializados en los que la profundidad importa más que la amplitud.
• Búsqueda federada. En lugar de crear un índice central, la búsqueda federada envía simultáneamente consultas a varios sistemas y reúne los resultados. Este enfoque ofrece acceso a la información en tiempo real, pero puede ser más lento que las soluciones preindexadas.
• Búsqueda con IA. Esta reciente evolución utiliza la IA para interpretar el contexto, predecir las necesidades del usuario y ofrecer resultados más relevantes. Por ejemplo, la herramienta de búsqueda con IA de Slack puede entender preguntas en lenguaje natural, aprender del comportamiento del usuario e incluso crear resúmenes de los resultados de búsqueda.
• Búsqueda basada en la nube. Estas soluciones se alojan en la nube en lugar de en los servidores de la empresa, lo que ofrece escalabilidad, menor mantenimiento y una integración más sencilla con otros servicios en la nube.
• Búsqueda indexada. Este método consiste en crear un índice de todo el contenido en un determinado conjunto de datos o repositorio. La indexación permite a los usuarios encontrar rápida y fácilmente la información relevante en función de su consulta.
• Búsqueda aislada. Aunque no es lo ideal, muchas organizaciones siguen utilizando herramientas de búsqueda independientes para diferentes sistemas. Este enfoque requiere que los usuarios sepan qué herramienta utilizar para cada información. Esto puede plantear problemas a la hora de hacer aflorar el conocimiento.

 

Cómo la IA está transformando la búsqueda empresarial

La IA ha cambiado fundamentalmente lo que es posible en la búsqueda empresarial, ayudando a encontrar conexiones a través de la información que pueden ser difíciles de descubrir de forma manual.

La búsqueda tradicional requería que los usuarios supieran exactamente qué buscar y dónde encontrarlo. Incluso con las palabras clave adecuadas, los resultados a menudo necesitaban un cuidadoso filtrado para encontrar información realmente relevante. A menudo, también tenían que repetir este proceso en distintas plataformas y reunir la información por sí mismos.

La búsqueda empresarial con IA transforma esta experiencia de varias maneras:

• NLP. En lugar de requerir palabras clave precisas, la búsqueda con IA entiende preguntas conversacionales. Puedes preguntar: “¿Cuál es el estado de la revisión trimestral del presupuesto?” en lugar de adivinar qué palabras clave podrían aparecer en los documentos relevantes.
• Reconocimiento de intenciones. La IA puede identificar lo que estás intentando conseguir, más allá de las palabras que has utilizado para hacer la búsqueda. Por lo general, puede distinguir entre alguien que investiga un tema y alguien que busca un archivo específico, incluso si utilizan términos similares.
• Conocimiento contextual. El aprendizaje automático permite a la IA personalizar los resultados de las búsquedas. Con el tiempo, puede tener en cuenta tu cargo, un trabajo reciente y tus necesidades relevantes en los resultados de búsqueda, lo que mejora drásticamente su calidad y precisión.
• Síntesis y resumen. Quizá lo más importante sea que la IA puede combinar información de múltiples fuentes en respuestas sencillas y coherentes. En lugar de proporcionar una lista de documentos para leer, puede extraer, combinar y resumir los puntos destacados para responder directamente a tu pregunta.

Por ejemplo, cuando preguntas por el estado de un proyecto en Slack, la búsqueda con IA puede extraer información de mensajes recientes del canal, de documentos compartidos y de notificaciones rastreadas en una aplicación de terceros para proporcionar una actualización completa, todo ello sin necesidad de que visites cada sistema por separado.

Además, los nuevos avances en IA (como los agentes de IA autónomos) están impulsando innovadores casos de uso de la IA en el lugar de trabajo que van más allá de la simple recuperación de información para apoyar activamente la toma de decisiones, la resolución de problemas y la ejecución de tareas.

Prácticas recomendadas para implementar la búsqueda empresarial

Implementar una búsqueda empresarial eficaz requiere una planificación meditada y una optimización continua. A continuación, se incluyen un par de prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta:

Evaluar las necesidades empresariales para una solución personalizada

Para comprender los desafíos y objetivos específicos de búsqueda de tu organización, debes:

• Identificar los principales casos de uso. Determina las áreas más importantes en las que una búsqueda mejorada aportaría valor. Céntrate en las búsquedas de alta frecuencia o en aquellas con un impacto empresarial significativo. Por ejemplo, un usuario de ventas podría preguntar “¿Qué ha pasado con la cuenta de Ficciones?” o un gestor de proyectos podría preguntar “¿Qué pull requests se enviaron la semana pasada?”.
• Auditar las fuentes de información existentes. Crea un mapa de conocimiento organizativo para priorizar las integraciones en función de su importancia, relevancia y frecuencia de uso.
• Comprender el comportamiento de los usuarios. Aprende cómo los diferentes equipos buscan información. Los equipos de ventas pueden necesitar acceder con frecuencia a datos centrados en el cliente, mientras que los equipos de ingeniería pueden dar prioridad a los repositorios de código y la documentación.
• Definir las métricas de éxito. Establece unos indicadores de rendimiento clave claros que se basen en los casos de uso específicos de tu organización. Realiza un seguimiento de métricas como las tasas de éxito de la búsqueda (comparando usuarios con búsqueda empresarial y sin ella), las tasas de clics en los resultados de búsqueda y las sesiones de búsqueda satisfactorias. En los casos de búsqueda con IA, supervisa también los indicadores de competencia del usuario, como el número y la calidad de las preguntas que estos introducen en la barra de búsqueda y cómo evoluciona el comportamiento de búsqueda con el tiempo.

Optimizar para el éxito a largo plazo

Se necesitan mejoras continuas para mantener la eficacia de la búsqueda empresarial. A continuación, se incluyen algunas formas de garantizar que tu sistema conserve su valor a lo largo del tiempo:

• Analizar los registros de búsqueda. Revisa con frecuencia las búsquedas de los usuarios y si encuentran resultados relevantes. Busca patrones en las búsquedas fallidas para identificar lagunas de conocimiento.
• Mejorar la relevancia. Ajusta la clasificación de los resultados en función de los comentarios y el comportamiento de los usuarios. Ten en cuenta factores como la frecuencia, el cargo del usuario y las interacciones anteriores.
• Ampliar los conectores. A medida que tu empresa evoluciona, integra nuevas fuentes de datos en función de las necesidades de los usuarios y las prioridades de la organización.
• Proporcionar formación a los usuarios. Ayuda al personal a desarrollar habilidades de búsqueda efectivas y a comprender cómo formular consultas que produzcan mejores resultados.
• Establecer las expectativas adecuadas. El liderazgo puede impulsar la adopción alentando a los equipos a utilizar la búsqueda empresarial como su primer recurso antes de preguntar a sus compañeros/as. Este cambio cultural puede ayudar a maximizar el valor de tu inversión.

Una gobernanza adecuada y los protocolos de seguridad son fundamentales, sobre todo con la IA. Las organizaciones necesitan políticas claras sobre qué información se debe poder descubrir y quién debe tener acceso a ella. Sin estos límites, incluso los sistemas de búsqueda más sofisticados pueden crear inadvertidamente riesgos para la seguridad o el cumplimiento normativo.

Hacer que el conocimiento organizativo trabaje para ti

La búsqueda empresarial ha pasado de ser una simple comodidad a convertirse en una función imprescindible. A medida que aumenta el volumen de información que los trabajadores deben procesar a diario y se amplía el número de aplicaciones utilizadas, la capacidad de encontrar y utilizar rápidamente los conocimientos de la organización afecta de forma directa a la productividad y la innovación.

Los avances en la búsqueda con IA están haciendo que grandes cantidades de conocimiento organizativo sean accesibles, contextuales y procesables. Al utilizar un sistema operativo de trabajo colaborativo como Slack con búsqueda empresarial integrada, no hay que esperar a obtener respuestas, ellas vienen a ti.

La búsqueda empresarial está disponible para todos los clientes con licencias IA de Slack en el plan Enterprise Grid. Para obtener una licencia, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

Preguntas frecuentes sobre la búsqueda empresarial

¿En qué se diferencia la búsqueda empresarial de la búsqueda en la web?

Aunque tanto la búsqueda empresarial como la búsqueda en la web ayudan a los usuarios a encontrar información, la búsqueda empresarial tiene varias características únicas:

• Alcance. La búsqueda en la web rastrea el contenido público de Internet, mientras que la búsqueda empresarial se centra en los datos privados de la organización.
• Seguridad. La búsqueda empresarial debe seguir complejas estructuras de permisos y requisitos de cumplimiento que no se aplican al contenido web público.
• Personalización. La búsqueda empresarial puede adaptarse a las necesidades específicas de la organización, a los cargos y a los flujos de trabajo de formas que la búsqueda en la web general no puede.
• Tipos de contenido. La búsqueda empresarial a menudo maneja formatos de documentos especializados, registros de bases de datos e información exclusiva que la búsqueda en la web no aborda.

¿Cuál es la diferencia entre la búsqueda empresarial y la búsqueda en sitios web?

La búsqueda en sitios web se limita a encontrar contenido dentro de un sitio web o aplicación específica, mientras que la búsqueda empresarial abarca múltiples sistemas de toda una organización. La búsqueda en sitios web suele ayudar a los usuarios externos (como clientes) a navegar por contenidos públicos, mientras que la búsqueda empresarial sirve a los trabajadores internos del conocimiento para acceder a información privada de la organización.

¿Cómo optimizarías la búsqueda empresarial?

Las implementaciones de búsqueda empresarial más eficaces combinan una tecnología potente con un diseño de la experiencia del usuario bien pensado y la gestión del cambio organizativo. La optimización debe centrarse tanto en los factores técnicos como en los humanos:

Optimización técnica:

• Garantizar la indexación completa de todas las fuentes de contenido relevantes.
• Perfeccionar los algoritmos de relevancia basándose en el comportamiento y los comentarios de los usuarios.
• Implementar filtros de seguridad y gestión de permisos adecuados.
• Integrar el NLP para mejorar la comprensión de las consultas.

Optimización centrada en el usuario:

• Proporcionar interfaces de búsqueda claras e intuitivas.
• Formar a los usuarios en técnicas de búsqueda eficaces.
• Establecer una gobernanza para mantener la calidad de los contenidos.
• Analizar regularmente los patrones de búsqueda para identificar oportunidades de mejora.