Pesquisa empresarial: quando o conhecimento vai até você

Em média, um trabalhador de escritório gasta um terço do seu dia em “atividades rotineiras”, ou seja, tarefas de baixo valor, como procurar informações, responder e-mails e mensagens repetitivas, e organizar papéis. Esses tipos de atividades cotidianas esgotam nossa produtividade e função cognitiva.

É aí que a pesquisa empresarial entra em jogo e, combinada com recursos de agente, está prestes a se tornar mais poderosa do que nunca. Vamos nos aprofundar no que é a pesquisa empresarial e como o Slack está desenvolvendo essa ferramenta, que sai da condição de uma simples recuperação de conhecimento para se tornar uma era de entrega de conhecimento.

O que é a pesquisa empresarial?

Pense na pesquisa empresarial como um bibliotecário digital para todos os dados e conhecimentos de uma empresa. É um recurso que ajuda você a encontrar informações de diferentes fontes em uma única interface e usa um de dois métodos: consulta às suas fontes em tempo real ou indexação de dados de diferentes fontes em um sistema único e unificado.

A pesquisa empresarial permite que funcionários encontrem o que precisam sem ter que abrir e pesquisar em vários apps ou perguntar a colegas de trabalho. Isso não apenas ajuda a quebrar as barreiras à informação e otimizar a produtividade, mas também torna mais simples e rápido o acesso ao conhecimento.

Por que a pesquisa empresarial é importante?

Quando a informação está espalhada por sistemas desconectados, os funcionários perdem um tempo valioso procurando o que precisam e dedicam menos tempo a realizar o trabalho. Essa ineficiência leva a atraso em decisões, menor confiança dos trabalhadores e produtividade diminuída, impactando o resultado final.

À medida que o número de apps usados nos locais de trabalho aumenta, a pesquisa empresarial se torna cada vez mais essencial. Simplificar o compartilhamento de conhecimento e apoiar a produtividade são benefícios importantes da pesquisa empresarial.

Como a pesquisa empresarial melhora a colaboração e a inovação

Além de simplificar o compartilhamento de conhecimento e aumentar a produtividade, a pesquisa empresarial também tem o potencial de transformar a colaboração. A pesquisa tradicional é muitas vezes uma atividade solitária, mas o trabalho não acontece isoladamente. A pesquisa empresarial em um sistema operacional de trabalho colaborativo como o Slack permite que as equipes encontrem informações juntas, compartilhem descobertas instantaneamente entre equipes e departamentos, e construam sobre o conhecimento coletivo para estabelecer um sistema eficaz de gestão do conhecimento. Isso pode criar um ciclo onde as ideias evoluem mais rápido e a inovação é mais acelerada.

Como funciona a pesquisa empresarial?

Os sistemas de pesquisa empresarial funcionam coletando, indexando e recuperando dados de várias fontes. Veja como:

Componentes e recursos do sistema de pesquisa empresarial

O sistema de pesquisa empresarial depende de vários componentes-chave trabalhando em conjunto para coletar, processar e entregar informações de forma eficiente aos usuários:

• Reconhecimento de conteúdo. O sistema de pesquisa empresarial se conecta a fontes de dados em toda a sua organização. Isso pode incluir plataformas de colaboração e armazenamento de arquivos baseadas em nuvem, servidores de e-mail, gestão de relacionamento com o cliente (CRM), repositórios de código, apps de negócios especializados e muito mais.
• Processamento de conteúdo. Uma vez conectado, o sistema analisa o conteúdo, extraindo informações e metadados importantes. Isso pode incluir a extração de texto para criar relacionamentos entre fontes de informação e detecção de idioma ou falante, como em uma transcrição de reunião.
• Indexação. A informação processada é então organizada em índices pesquisáveis para permitir uma recuperação rápida. A indexação moderna vai além da simples correspondência de palavras-chave para estabelecer o significado do conteúdo em alguns casos.
• Processamento de consulta. Quando alguém faz uma pesquisa, o sistema analisa a consulta para entender exatamente o que a pessoa está procurando. Sistemas avançados usam processamento de linguagem natural (PLN) para interpretar perguntas conversacionais em vez de apenas depender da correspondência de palavras-chave, o que geralmente torna os resultados mais precisos.
• Correspondência e classificação. Por fim, o sistema identifica o conteúdo relevante e classifica os resultados com base em fatores como relevância, recenticidade, permissões do usuário e até mesmo personalização com base na função ou histórico de pesquisa da pessoa.

Por exemplo, se você usa o Slack como sistema operacional de trabalho, pode usar a pesquisa empresarial para encontrar respostas em tempo real, procurando em seus sistemas de negócios, conversas, arquivos carregados e conteúdo compartilhado em canais, conversas e canvas. Isso permite que você acesse o conhecimento organizacional instantaneamente e mantenha seu fluxo sem sair do workspace.

Diferentes tipos de pesquisa empresarial

Compreender as variações associadas à pesquisa empresarial ajuda as organizações a escolher a abordagem certa para suas necessidades. Vamos examinar alguns tipos:

• Pesquisa interna. Esta forma básica foca na pesquisa dentro de um único app ou sistema. Embora limitada em escopo, funciona bem para usos especializados onde a profundidade é mais importante que a abrangência.
• Pesquisa federada. Em vez de criar um índice central, a pesquisa federada envia consultas simultaneamente para diversos sistemas e reúne os resultados. Essa abordagem oferece acesso à informação em tempo real, mas pode ser mais lenta do que soluções pré-indexadas.
• Pesquisa com IA. Essa evolução recente usa IA para interpretar o contexto, prever as necessidades do usuário e retornar resultados mais relevantes. Por exemplo, a ferramenta de pesquisa com IA do Slack pode entender perguntas em linguagem natural, aprender com o comportamento do usuário e até mesmo criar resumos dos resultados da pesquisa.
• Pesquisa em nuvem. Essas soluções são hospedadas na nuvem, em vez de em servidores da empresa, oferecendo escalabilidade, manutenção reduzida e integração mais fácil com outros serviços em nuvem.
• Pesquisa indexada. Esse método envolve a criação de um índice de todo o conteúdo em um determinado conjunto de dados ou repositório. A indexação torna rápido e fácil para os usuários encontrarem informações relevantes com base na consulta.
• Pesquisa fragmentada. Embora não seja o ideal, ferramentas de pesquisa separadas para diferentes sistemas ainda são usadas por muitas organizações. Essa abordagem exige que os usuários saibam qual ferramenta usar para qual informação. Isso pode dificultar o processo de encontrar o conhecimento.

 

Como a IA está transformando a pesquisa empresarial

A IA mudou fundamentalmente o que é possível na pesquisa empresarial, ajudando você a encontrar conexões entre informações que seriam difíceis de descobrir de modo manual.

A pesquisa tradicional exigia que os usuários soubessem exatamente o que procurar e onde encontrar. Mesmo com as palavras-chave certas, os resultados muitas vezes precisavam de uma filtragem cuidadosa para encontrar informações verdadeiramente relevantes. Os usuários com frequência tinham que repetir esse processo em várias plataformas e reunir as informações por conta própria.

A pesquisa empresarial com IA transforma essa experiência de várias maneiras:

• PLN. Em vez de exigir palavras-chave precisas, a pesquisa com IA entende perguntas conversacionais. Você pode perguntar: “Qual é o status da análise do orçamento trimestral?” em vez de adivinhar quais palavras-chave podem aparecer em documentos relevantes.
• Reconhecimento de intenção. A IA consegue identificar o que você está tentando fazer, além das palavras que você usou na pesquisa. Geralmente, a tecnologia distingue entre alguém que está pesquisando um tópico e alguém que está procurando um arquivo específico, mesmo que estejam usando termos semelhantes.
• Reconhecimento do contexto. O aprendizado de máquina permite que a IA personalize os resultados da pesquisa. Com o tempo, a tecnologia pode levar em consideração sua função, o trabalho recente e as necessidades relevantes nos resultados da pesquisa, melhorando drasticamente sua qualidade e precisão.
• Síntese e resumo. Talvez o mais importante, a IA pode combinar informações de várias fontes em respostas simples e coerentes. Em vez de fornecer uma lista de documentos para ler, ela pode extrair, combinar e resumir pontos relevantes para responder diretamente à sua pergunta.

Por exemplo, quando você pergunta sobre o status de um projeto no Slack, a pesquisa com IA pode extrair informações de mensagens recentes do canal, documentos compartilhados e notificações rastreadas em um app de terceiros para fazer uma atualização abrangente, tudo isso sem exigir que você acesse cada sistema separadamente.

Além disso, novos avanços em IA, como agentes autônomos de IA, estão impulsionando casos de uso inovadores de IA no ambiente de trabalho que vão além da simples recuperação de informações para apoiar ativamente a tomada de decisões, a solução de problemas e a execução de tarefas.

Práticas recomendadas para implementar a pesquisa empresarial

Implementar uma pesquisa empresarial eficaz exige planejamento cuidadoso e otimização contínua. Confira algumas das práticas recomendadas a serem consideradas:

Avalie as necessidades da empresa por uma solução personalizada

Para entender os desafios e objetivos específicos da pesquisa na sua empresa:

• Identifique os principais casos de uso. Determine as áreas mais importantes onde uma pesquisa aprimorada agregaria valor. Concentre-se nas pesquisas mais frequentes ou naquelas com impacto significativo nos negócios. Por exemplo, um usuário de vendas pode perguntar “O que aconteceu com a conta da Empresa?”, ou um gerente de projetos pode perguntar “Quais solicitações pull foram enviadas na semana passada?”.
• Audite as fontes de informação existentes. Crie um mapa de conhecimento organizacional para priorizar as integrações com base na importância, relevância e frequência de uso.
• Entenda o comportamento do usuário. Descubra como diferentes equipes pesquisam informações. Equipes de vendas podem precisar acessar dados de cliente com frequência, enquanto equipes de engenharia podem priorizar repositórios de código e documentação.
• Defina métricas de sucesso. Estabeleça KPIs claros com base nos casos de uso específicos da empresa. Acompanhe métricas como taxas de sucesso de pesquisa (comparando usuários com e sem pesquisa empresarial), taxas de cliques nos resultados da pesquisa e sessões de pesquisa bem-sucedidas. No caso da pesquisa com IA, monitore também indicadores de proficiência do usuário, como o número e a qualidade das perguntas inseridas na barra de pesquisa e como o comportamento de pesquisa evolui ao longo do tempo.

Otimize para o sucesso em longo prazo

São necessárias melhorias contínuas para manter a pesquisa empresarial eficaz. Confira algumas maneiras de garantir que seu sistema mantenha o valor ao longo do tempo:

• Analise os logs de pesquisa. Revise regularmente o que os usuários estão pesquisando e se estão encontrando resultados relevantes. Procure por padrões em pesquisas falhas para identificar lacunas de conhecimento.
• Refine a relevância. Ajuste como os resultados são classificados com base no feedback e comportamento do usuário. Considere fatores como recenticidade, função do usuário e interações anteriores.
• Expanda os conectores. À medida que seus negócios evoluem, integre novas fontes de dados com base nas necessidades dos usuários e nas prioridades organizacionais.
• Treine os usuários. Ajude os funcionários a desenvolver habilidades de pesquisa eficazes e a entender como formular consultas que gerem melhores resultados.
• Defina as expectativas certas. A liderança pode impulsionar a adesão incentivando as equipes a usar a pesquisa empresarial como primeiro recurso antes de perguntar aos colegas. Essa mudança cultural pode ajudar a maximizar o valor do seu investimento.

Uma governança adequada e protocolos de segurança são cruciais, sobretudo com a IA. As organizações precisam de políticas claras sobre quais informações podem ser descobertas e quem deve ter acesso a elas. Sem essas proteções, mesmo os sistemas de busca mais sofisticados podem, inadvertidamente, criar riscos de segurança ou conformidade.

Faça o conhecimento organizacional trabalhar para você

A pesquisa empresarial evoluiu de uma simples conveniência para uma função essencial. À medida que o volume de informações que os trabalhadores precisam processar todos os dias continua a crescer e o número de apps usados aumenta, a capacidade de encontrar e usar com rapidez o conhecimento organizacional afeta diretamente a produtividade e a inovação.

Avanços na pesquisa com IA estão tornando grandes volumes de conhecimento organizacional acessíveis, contextuais e acionáveis. Ao usar um sistema operacional de trabalho colaborativo como o Slack com pesquisa empresarial integrada, você não precisa esperar por respostas, pois as respostas vão até você.

A pesquisa empresarial está disponível para todos os clientes com licenças da IA do Slack no plano Enterprise Grid. Para obter uma licença, entre em contato com nossa equipe de vendas.

Perguntas frequentes sobre a pesquisa empresarial

Qual é a diferença entre a pesquisa empresarial e na web?

Embora tanto a pesquisa empresarial quanto a pesquisa na web ajudem as pessoas a encontrar informações, a pesquisa empresarial tem várias características únicas:

• Escopo. A pesquisa na web rastreia o conteúdo público da internet, enquanto a pesquisa empresarial foca em dados organizacionais privados.
• Segurança. A pesquisa empresarial deve seguir estruturas de permissão complexas e requisitos de conformidade que não se aplicam ao conteúdo público da web.
• Personalização. A pesquisa empresarial pode ser adaptada às necessidades organizacionais, funções e fluxos de trabalho específicos de maneiras que a pesquisa na web em geral não pode.
• Tipos de conteúdo. A pesquisa empresarial muitas vezes lida com formatos de documentos especializados, registros de banco de dados e informações proprietárias que a pesquisa na web não abrange.

Qual é a diferença entre a pesquisa empresarial e a pesquisa em site?

A pesquisa em site é limitada a encontrar conteúdo em um site ou app específico, enquanto a pesquisa empresarial inclui diversos sistemas em toda a organização. Em geral, a pesquisa em site ajuda usuários externos (como clientes) a navegar por conteúdo público, enquanto a pesquisa empresarial serve trabalhadores do conhecimento internos que acessam informações organizacionais privadas.

Como otimizar a pesquisa empresarial?

As implementações mais eficazes de pesquisa empresarial combinam tecnologia poderosa com um design de experiência do usuário bem pensado e gestão de mudança organizacional. A otimização deve focar tanto em fatores técnicos quanto humanos:

Otimização técnica:

• Garanta a indexação abrangente de todas as fontes de conteúdo relevantes.
• Faça um ajuste fino dos algoritmos de relevância com base no comportamento e feedback do usuário.
• Implemente filtros de segurança e tratamento de permissões adequados.
• Integre PLN para uma melhor compreensão das consultas.

Otimização centrada no usuário:

• Ofereça interfaces de pesquisa claras e intuitivas.
• Treine os usuários em técnicas de pesquisa eficazes.
• Estabeleça governança para manter a qualidade do conteúdo.
• Analise regularmente os padrões de pesquisa para identificar oportunidades de melhoria.