Las claves de la comunicación interna en la empresa

¿Sabías que el 86% de los empleados y directivos señalan que una interacción ineficaz es la principal causa de fracaso de un proyecto? Este dato de un informe de la consultora Project Management Institute pone de manifiesto cómo la comunicación interna en la empresa es esencial para garantizar el correcto funcionamiento y el éxito de la organización.

Y es que, en la actualidad, la comunicación interna en la empresa es más importante que nunca. Ante el actual contexto de globalización, transformación digital y de auge del trabajo remoto, es imprescindible implementar estrategias de comunicación interna efectivas para mejorar la eficiencia en el trabajo y fomentar un ambiente laboral saludable y colaborativo.

Qué es la comunicación interna en la empresa

La comunicación interna se trata de un aspecto esencial de la gestión organizacional. Esta se refiere a todas las formas de interacción e intercambio de información que tienen lugar entre las personas que conforman una empresa, ya sea de manera formal o informal. 

Su objetivo está en establecer canales efectivos de comunicación que permitan la fluidez y claridad en la transmisión de mensajes. De esta forma, se facilita la comprensión, la colaboración, la toma de decisiones y el logro de los objetivos organizacionales. 

Tipos de comunicación interna

Según la dirección en la que se produce la comunicación dentro de la empresa, el canal por el que se lleva a cabo y el tono del mensaje, podemos establecer diferentes tipos de comunicación interna en la empresa.

Según la direccionalidad del mensaje

• Comunicación descendente: como indica el nombre, se trata de la comunicación que se produce desde la cúpula de la empresa, esto es, desde los gerentes y directivos, hacia el resto de los empleados. 

Este tipo de comunicación puede ser útil para informar a los empleados sobre los objetivos de la empresa, los cambios en las políticas y los procedimientos y otros temas importantes.

• Comunicación ascendente: al contrario de la comunicación ascendente, es la comunicación que surge en la parte más baja de la escala jerárquica, pero está destinada a la cúpula o a los altos mandos de una empresa. 

Este tipo de comunicación interna puede ser útil para proporcionar retroalimentación sobre los procesos de trabajo, las políticas de la empresa y las necesidades de capacitación.

• Comunicación horizontal: es la comunicación que se produce entre empleados del mismo nivel jerárquico. Esta es la que se utiliza para compartir conocimientos, colaborar en proyectos y solucionar problemas en equipo.

Según el canal de comunicación

• Comunicación electrónica: se realiza a través de herramientas digitales, como el correo electrónico, las redes sociales internas, las aplicaciones de mensajería instantánea y otras plataformas en línea.
• Comunicación verbal: es la comunicación que se lleva a cabo en persona, ya sea en reuniones de equipo, presentaciones o conversaciones en un plano más individual.

Según el tono del mensaje

• Comunicación formal: este tipo de comunicación sigue un conjunto específico de reglas y protocolos establecidos por la empresa. Puede incluir informes escritos, políticas y procedimientos, así como otras formas de documentación.
• Comunicación informal: no sigue reglas o protocolos específicos y puede ser más casual y no estructurada. Este tipo de comunicación puede incluir conversaciones informales e interacciones en las redes sociales internas o en otros medios de comunicación más relajados.

Es importante que las empresas utilicen la combinación adecuada de estos tipos de comunicación para garantizar que se transmita la información de manera efectiva y se fomente la colaboración y el trabajo en equipo.

La importancia de la comunicación interna en la empresa

Un estudio de la consultora McKinsey señala que las empresas con una comunicación interna efectiva tienen un retorno de inversión (ROI) un 47% más alto que las empresas con una comunicación ineficaz. Esto demuestra que la comunicación interna tiene un impacto significativo en la empresa. 

De hecho, una comunicación interna eficiente en la empresa presenta las siguientes ventajas: 

• Mejora la eficiencia: una comunicación interna efectiva puede mejorar la eficiencia de la empresa, ya que los empleados estarán mejor informados, se sentirán más comprometidos con su trabajo y, en consecuencia, serán más productivos.
• Fortalece la cultura de la empresa: puede ayudar a fortalecer la cultura de la empresa y fomentar el compromiso de los empleados con la visión, misión y valores de la organización.
• Mejora la satisfacción de los empleados: contribuye a mejorar la satisfacción de los empleados, ya que se sentirán valorados y escuchados en el lugar de trabajo.
• Reduce el conflicto: reduce el conflicto en el lugar de trabajo, dado que los empleados tendrán una mejor comprensión de los objetivos y políticas de la empresa.
• Mejora la toma de decisiones: una comunicación interna efectiva puede mejorar la toma de decisiones, ya que los empleados tendrán acceso a la información necesaria para tomar decisiones informadas. 

Las claves para una buena comunicación interna

Una comunicación interna ineficaz puede desmotivar a los empleados, crear confusión y afectar de forma negativa a la imagen corporativa, porque estos se pueden sentir desconectados de la empresa y poco valorados y, en consecuencia, puede llevar a una disminución en la productividad.

Sin embargo, ¿cuáles son las claves para una comunicación interna en la empresa efectiva? 

• Establecer un canal de comunicación claro: es importante que los empleados tengan un canal claro y fácil de usar para comunicarse entre sí y con la gerencia. Puede ser una plataforma en línea, un sistema de correo electrónico o una aplicación de mensajería instantánea.
• Fomentar la comunicación bidireccional: la comunicación no debe ser solo de arriba hacia abajo. Los empleados también deben tener la oportunidad de dar retroalimentación, hacer preguntas y compartir sus ideas.
• Capacitar a los empleados en habilidades de comunicación: proporcionar capacitación en habilidades de comunicación puede ayudar a los trabajadores a comunicarse de manera más efectiva y resolver conflictos de manera constructiva.
• Promover la transparencia: la transparencia en la comunicación puede ayudar a establecer confianza y fomentar la motivación de la plantilla. En este sentido, la empresa debe ser abierta sobre sus objetivos, políticas y decisiones.
• Fomentar la colaboración: la buena comunicación entre los empleados puede mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. La empresa debe fomentar la colaboración a través de proyectos en equipo, reuniones y actividades de team building.
• Proporcionar retroalimentación constructiva: esto puede ayudarlos a mejorar su desempeño y a sentirse valorados en el lugar de trabajo.
• Utilizar herramientas tecnológicas: las herramientas tecnológicas, como las aplicaciones de mensajería instantánea, las redes sociales internas y las plataformas de colaboración en línea, pueden mejorar la comunicación y la colaboración entre los empleados.

La tecnología: una herramienta clave para una buena comunicación interna en la empresa

La comunicación interna se ha tenido que adaptar a la realidad remota y la tecnología. Sin ir más lejos, un estudio de Gartner señala que, en el 2024, el 30% de las reuniones virtuales incluirán un componente de realidad aumentada o virtual.

Al mismo tiempo, la tecnología se ha posicionado como una herramienta de colaboración clave para una buena comunicación interna. De hecho, ha transformado la forma en la que se lleva a cabo, permitiendo una comunicación remota y en tiempo real con base en las necesidades de cada empresa. En este sentido, el 76% de los gerentes dice que el trabajo remoto ha mejorado la comunicación dentro de sus equipos, tal como explica un estudio de HR Daily Advisor.

Y es que, a día de hoy, existen varias plataformas de videoconferencia, aplicaciones de mensajería instantánea y herramientas de gestión de proyectos para mantener a los empleados conectados. Por ejemplo, Slack es una plataforma muy fácil de usar y está diseñada para mejorar la eficiencia y productividad de los equipos. 

Los miembros del equipo pueden comunicarse internamente de manera más rápida y efectiva y colaborar en tiempo real. Esto permite reducir el tiempo de respuesta y aumentar la capacidad de resolver problemas en equipo. Asimismo, facilita la organización y gestión de proyectos y tareas.

Con Slack, la comunicación interna en la empresa es fácil, rápida y efectiva.