Mejora tu flujo de trabajo con una plataforma de gestión de documentos

Un estudio de la Asociación para la Gestión de la Información y los Documentos (AIIM) explica que el 74% de las empresas tiene dificultades para compartir documentos de manera efectiva y, el 62%, para encontrar documentos importantes.

Sin embargo, la tecnología ha permitido evolucionar los procesos de trabajo, de manera que, en la actualidad, con una plataforma de gestión de documentos, se puede mejorar la administración y organizar la creación, el almacenamiento, la recuperación, el acceso y la eliminación de los mismos.

Se trata de unas plataformas que permiten garantizar la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones. Y es que una gestión eficaz de los documentos puede mejorar de forma significativa la eficiencia operativa y la productividad en una organización, así como puede ayudar a reducir el riesgo y mejorar el cumplimiento normativo.

Ventajas de tener una plataforma gestión documentos

El 59% de las empresas ha experimentado una pérdida de productividad debido a la falta de acceso a la información correcta en el momento adecuado, según un nuevo estudio de AIIM. Teniendo este dato en cuenta, reflotan aún más las ventajas de disponer de una plataforma de gestión de documentos eficiente y que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa.

En este sentido, algunas de las ventajas de contar con una plataforma de gestión de documentos adecuada son las siguientes:

• Ahorro de tiempo y aumento de la productividad: los documentos se pueden encontrar de forma rápida y compartir de manera efectiva, lo que reduce el tiempo necesario para buscar y gestionar documentos. Esto permite que los empleados dediquen su tiempo a otras responsabilidades lo que, a la vez, aumenta la productividad general de la organización.
• Reducción de errores y mejora de la precisión: las plataformas de gestión de documentos pueden automatizar procesos y flujos de trabajo, lo que reduce la posibilidad de errores humanos y aumenta la precisión de los datos. Esto puede ser especialmente útil en algunas áreas de la industria, como en la facturación y el seguimiento de inventarios.
• Mejora de la seguridad: pueden gestionar un control de acceso seguro a los documentos, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o mal uso de la información sensible. Además, muchas plataformas ofrecen funciones de cumplimiento normativo para garantizar que se siguen las directrices de regulaciones como la Ley de Protección de Datos.
• Reducción del uso de papel: al almacenar y gestionar documentos de manera digital, las empresas reducen significativamente el uso de papel y mejoran su impacto ambiental. Además, esto contribuye a reducir los costes asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos en papel.

Como puedes ver, una buena plataforma de gestión de documentos puede ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia y seguridad, reducir errores, garantizar el cumplimiento normativo y ahorrar tiempo y dinero.

Ejemplos de plataformas de gestión de documentos

Hay muchas plataformas de gestión de documentos disponibles en el mercado. Sin embargo, entre las más populares, podemos destacar las siguientes:

• SharePoint: una plataforma de colaboración de Microsoft que permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir documentos y otros contenidos.
• Google Drive: una herramienta de almacenamiento y colaboración en línea que permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
• Dropbox: un servicio de almacenamiento en línea que permite a los usuarios almacenar y compartir archivos de forma segura en la nube.
• Box: otra plataforma de almacenamiento y colaboración en línea que se enfoca en la seguridad y el cumplimiento normativo.
• OneDrive: un servicio de almacenamiento y colaboración en línea de Microsoft que se integra con otras aplicaciones de Office 365.
• Asana: plataforma de gestión de proyectos y tareas que ayuda a equipos de trabajo a organizar, hacer un seguimiento y colaborar en proyectos de manera más efectiva.
• Trello: plataforma de gestión de proyectos y tareas basada en tableros visuales. Cada tablero representa un proyecto, y las tarjetas en el tablero se corresponden con las tareas que deben realizarse para completar el proyecto.

Todas estas herramientas las puedes integrar en una sola plataforma de trabajo: Slack.

Gestiona tus documentos con Slack

Slack es una plataforma de comunicación empresarial que, aunque su diseño principal y específico no está pensado para la gestión de documentos, puede ser muy útil para mejorar la colaboración y el acceso a documentos dentro de una organización, fundamentalmente, por la integración de herramientas. Además, Slack entrega un entorno único para trabajar, sin importar la ocupación del usuario o de la empresa, y funciona para todo tipo de equipos.

Como plataforma de comunicación empresarial, es una gran herramienta para mantener una comunicación organizada y una gestión eficiente de los documentos, así como para mejorar la colaboración dentro de una organización.
En ese sentido, algunas de las funciones que posee y que pueden ayudar en la gestión de documentos son las siguientes:

• Compartir documentos: Slack permite a los usuarios compartir documentos de manera fácil y rápida, ya sea mediante la carga directa de archivos o mediante la integración de servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox.
• Búsqueda de documentos: cuenta con una función de búsqueda que permite a los usuarios buscar mensajes, incluso aquellos que contienen documentos adjuntos, lo que facilita encontrar documentos relevantes.
• Comentarios y discusión: al compartir documentos en Slack, los usuarios pueden comentar y discutir sobre ellos, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones.
• Integraciones de aplicaciones: la plataforma cuenta con una amplia variedad de integraciones con otras aplicaciones de gestión de documentos, como Google Drive, Asana y Trello, etc. Esto permite a los usuarios acceder a documentos y trabajar en ellos directamente desde Slack.
• Automatización de flujos de trabajo: cuenta con una función de automatización de flujos de trabajo llamada “Slack Workflow Builder”, que permite a los usuarios automatizar procesos relacionados con la gestión de documentos, como la aprobación de documentos y la creación de tareas basadas en documentos.

Con las integraciones de Slack, puedes sacar el máximo partido a tus herramientas, de manera que tus equipos tienen la flexibilidad que necesitan. Slack es el lugar para encontrar todas las herramientas que necesitas y mantener la productividad de tu compañía al máximo.