¿Puede el videochat centralizar la comunicación corporativa?

Según la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, desarrollada por el INE, el 34,2% de las organizaciones que superan los 10 empleados y el 78% de las que alcanzan los 250 permiten el teletrabajo. En ellas, cerca del 20% de los trabajadores desempeñan sus funciones habitualmente en remoto, lo que evidencia la importancia del videochat como herramienta empresarial.

Ahora bien, ¿estamos hablando de una herramienta que resulta útil exclusivamente a nivel interno? Definitivamente no; el videochat es una alternativa a las reuniones presenciales con empleados, socios, colaboradores, clientes o proveedores. Una solución eficiente que nos permite ahorrar tiempo en desplazamientos y formalidades, más allá de romper las barreras espacio temporales que suponen los cara a cara tradicionales.

¿Qué es exactamente una herramienta de videochat?

Una herramienta de videochat es aquella que permite la comunicación entre dos personas a través de un canal audiovisual. Es decir, el software, aplicación o página web que utilizas para hacer una videollamada, tanto en el ámbito profesional como en tu vida personal. Ahora bien, conviene distinguir entre las herramientas destinadas en exclusiva para ello y las que ofrecen funciones complementarias.

¿Por qué es importante valorar lo que ofrece una herramienta de videochat en este sentido? Si nos centramos principalmente en su uso empresarial, la implementación de aplicaciones multiherramienta tienen grandes beneficios, pese a que su integración sea más compleja; eso sí, es fundamental escoger el software adecuado para responder a las necesidades de cada negocio.

Diferencias entre videochat y videoconferencia

Aunque son conceptos muy similares y es habitual utilizarlos indistintamente, desde un punto de vista técnico podemos diferenciar los términos videochat y videoconferencia: y es que mientras éste último puede definir una reunión de varias personas o un webinar, entre otros ejemplos, el videochat es una charla audiovisual entre dos personas.

El uso del videochat, tanto a nivel interno como externo

Más allá del número de personas que utilicen esta tecnología, resulta interesante la bidireccionalidad del videochat en los negocios. Se trata de una herramienta muy útil en la comunicación interna de la empresa, incrementando los niveles de eficiencia productiva, pero también es frecuente emplearla a la hora de conversar con clientes o colaboradores externos como un canal en el que crece la confianza mutua.

La implementación del videochat en una organización

Como sucede a la hora de escoger cualquier otra herramienta digital para implementarla en una organización, la elección del videochat adecuado puede resultar compleja. El mercado tecnológico está plagado de alternativas a estos efectos y no todas se antojan igual de útiles en la resolución de problemas concretos: la que es útil en un negocio, puede ser contraproducente para otro.

Por eso, aunque pueda parecer un asunto menor, es recomendable seleccionar la herramienta de videochat mediante el proceso habitual que seguimos al adquirir cualquier otra tecnología. Un paso a paso que ha de comenzar en el análisis previo de la situación y concluir con el seguimiento de la aplicación para garantizar que funciona como se espera de ella.

Analiza las necesidades de la empresa

Cuando se trata de implementar un nuevo software, el planteamiento inicial siempre debe ser el mismo: ¿qué necesidades de la organización debe resolver la herramienta? Una vez están perfectamente definidas las soluciones esperadas el margen de error se reduce considerablemente y, por tanto, aumentan las posibilidades de hacer una inversión rentable.

Busca la herramienta más adecuada

Sin perder de vista la información obtenida en el paso anterior es momento de peinar el mercado con el fin de encontrar la mejor solución a estas necesidades. ¿Merece la pena invertir en herramientas que ofrecen más de lo que necesitas? Depende de la escalabilidad del negocio y de la propia oferta del proveedor. En cualquier caso, conviene no dejar al margen de esta elección las necesidades futuras de la empresa.

Capacita a tus empleados

Al implantar cualquier software en una organización es necesario implicar a los empleados que le darán uso y capacitarlos para hacerlo. Por sencilla que parezca una herramienta de videochat, es importante que quienes la utilicen conozcan todas sus posibilidades para extraerle el máximo partido. De lo contrario se estaría desaprovechando el potencial de la tecnología.

Implementa el software

Cuando elegimos la aplicación adecuada y capacitamos a los empleados para utilizarla de forma eficiente, es momento de implementarla por completo. El uso diario de una herramienta no siempre coincide con las percepciones iniciales en las pruebas y formaciones para los usuarios, así que los periodos de adaptación son una gran idea a tener en cuenta.

Monitoriza su rendimiento

Por último, las tareas de mejora continua son algo imprescindible en la digitalización de los negocios. Independientemente del software escogido para el desarrollo de videochats, es fundamental monitorizar su rendimiento y el de los empleados que trabajan con él. De este modo se incrementan las posibilidades de crecimiento y mejora en torno a la herramienta, nuevamente con la intención de aprovecharla al máximo.

Ventajas del uso del videochat en empresas

Por lo general la mayoría de organizaciones recurre a este tipo de aplicaciones en mayor o menor medida. Sin embargo, no es tan habitual hacerlo de forma organizada, utilizando siempre la misma herramienta de videochat y convirtiéndola en el canal de comunicación habitual a la hora de tratar determinados aspectos.

Es aquí donde reside la importancia de seleccionar el software adecuado: se trata de implantar un proceso uniforme a la hora de entablar conversaciones internas para gestionar los diversos proyectos que componen un negocio. De este modo, los beneficios del uso del videochat en una organización son innumerables; a continuación te mostramos los más destacables.

Reuniones más eficientes

Cuando se establece un procedimiento único a la hora de llevar a cabo reuniones -independientemente de si son internas o externas-, el proceso es mucho más eficiente. Y es que si hay un problema común en torno a las reuniones son los tiempos perdidos, además de un rechazo general -en ocasiones, merecido- como consecuencia de esa ineficiencia.

Incremento del compromiso de los empleados

Por otra parte, teniendo en cuenta la frecuencia del trabajo en remoto en la época actual, siempre es conveniente reducir la sensación de soledad y la frialdad del correo electrónico. Los equipos están conformados por personas y la conexión entre sus miembros -y, sobre todo, con sus superiores- puede ayudar a incrementar su compromiso con la organización.

Ahorro de costes

Uno de los principales escollos a la hora de entablar reuniones presenciales reside en los costes de desplazamiento, ahora que en muchos casos los empleados no siempre acuden a las instalaciones de la empresa. En este sentido, la apuesta por el videochat supone una ventaja evidente, además del ahorro en los materiales e inmuebles necesarios para esa presencialidad.

Mayor cercanía con el cliente

En el caso de la comunicación externa de la organización, principalmente con el cliente, aunque también sucede con proveedores y colaboradores, el videochat permite crear una relación de cercanía. Esta relación es mucho más personal que la entablada a través del email o de la comunicación telefónica, lo que refuerza mucho la confianza mutua.

Agilidad en la solución de problemas

Por último, y nuevamente en detrimento del correo electrónico, el videochat es una herramienta excelente para generar conversaciones rápidas en torno a asuntos de cierta urgencia. En un momento en el que la productividad y la eficiencia son esenciales, la solución de problemas debe ser lo más ágil posible y esto es algo que se consigue eliminando las esperas en las respuestas.

¿Por qué implementar el videochat como herramienta en una empresa?

La elección del software adecuado al contexto y las necesidades de cada negocio es fundamental para su rendimiento. En el caso del videochat ocurre exactamente lo mismo: escogiendo la opción correcta las ventajas están aseguradas, tanto si hablamos de la comunicación interna como cuando se trata de acercarnos a nuestros clientes. Para lograrlo, cuanto más completa y adaptable sea la herramienta mejor.

Slack es una solución que puede ajustarse perfectamente a las demandas de cualquier organización, precisamente porque aglutina diversas herramientas y aplicaciones, entre las que se encuentra el videochat, para revolucionar la comunicación corporativa en todos los sentidos. Si el objetivo es la eficiencia productiva, Slack es el camino más corto para alcanzarla.