Eficiencia operativa: qué es, beneficios y cómo mejorarla

Conseguir más y mejores resultados sin invertir más recursos ni aumentar el tiempo de trabajo. Este es probablemente uno de los mayores objetivos de cualquier organización. Sin embargo, alcanzar la eficiencia operativa y aumentar la rentabilidad no es tan sencillo. De hecho, el 90 % de las empresas creadas en España no llega a los tres años de vida, siendo este uno de los motivos principales.

Encontrar la forma más eficiente de hacer una tarea es como tallar una escultura en mármol: difícil pero no imposible. En este artículo vamos a repasar cuáles son los puntos clave para lograr la eficiencia operativa, así como qué ventajas podemos obtener por el camino y cómo medirla, entre otros puntos interesantes.

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa se define como la capacidad de realizar una determinada tarea empleando el mínimo de tiempo posible, con el menor coste posible, sin necesidad de aumentar el gasto. Además, se debe seguir un proceso óptimo para lograr la calidad deseada y minimizar los errores.

Como podrás imaginar, lograr la eficiencia operativa no es nada sencillo. De hecho, es la clave del éxito. Las compañías aspiran a acercarse a este concepto con el objetivo de aumentar su rentabilidad y ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes y sean competitivos en el mercado.

Diferencia con productividad operativa y ejemplo

Por otro lado, es importante diferenciar este concepto con el de productividad operativa. Este hace referencia a la capacidad de generar mayores resultados con la misma cantidad de recursos. Es decir, mientras que en el primero se busca reducir costes y obtener la misma calidad, en el segundo se pretende generar más utilizando los mismos recursos.

Imagina que un equipo de atención al cliente tiene la capacidad de atender 200 llamadas cada hora. Si se busca la eficiencia operativa, se deberá buscar la forma de atender las mismas llamadas, optimizando el proceso y reduciendo recursos.

Si, por lo contrario, deseamos lograr la eficiencia operativa, el objetivo será poder aumentar el número de llamadas atendidas hasta las 250/h, optimizando el proceso para no tener que invertir más recursos.

Beneficios de lograr la eficiencia operativa

Las organizaciones saben muy bien cuáles son los beneficios que ofrece alcanzar la eficiencia operativa, aunque en realidad, este es un camino que nunca termina. Siempre hay algún punto de la cadena donde es posible mejorar un poquito más, o de repente, aparece una nueva herramienta que te permite ahorrar mucho tiempo. No obstante, mientras te acercas al objetivo, las ventajas van apareciendo.

• Menos costes: muchos procesos incluyen pequeñas tareas que van aumentando los costes. Cuando logramos reducir o automatizar estos puntos, estos costes desaparecen, y, por lo tanto, el gasto total se reduce.
• Rentabilidad: como consecuencia directa del anterior punto, las empresas pueden obtener una mayor rentabilidad de sus ventas. Si el coste baja y el precio de venta se mantiene o crece, el ROI aumenta.
• Calidad: la eficiencia operativa consiste en mantener al menos la misma calidad. No obstante, la revisión constante de un proceso permite encontrar puntos de mejora en la calidad del servicio.
• Velocidad de respuesta: el ahorro de recursos y el conocimiento del proceso que ofrece la eficiencia operativa también permite aumentar la velocidad de respuesta en caso de imprevisto.
• Reducir el error: los errores humanos pueden llegar a ser muy perjudiciales para las organizaciones. La automatización y estandarización de procesos ayuda a reducir los errores a su mínima expresión.
• Experiencia del cliente: el último beneficiado de la eficiencia operativa es el cliente, puesto que recibe un producto de gran calidad, un precio más competitivo y una experiencia de compra completa.
• Mejora continua: la búsqueda de la eficiencia operativa es un proceso iterativo que busca constantemente la forma de optimizar. Pequeños cambios acumulados acaban por ofrecer una gran mejora.
• Aumento de la competitividad: cuanto más eficiente es una empresa, mejores condiciones puede ofrecer a sus clientes. Esto incrementa el valor de una marca y la coloca en un lugar competitivo en el mercado.

Cómo lograr la eficiencia operativa: 10 aspectos básicos para tratar de alcanzarla

No importa si fabricas teléfonos móviles u ofreces un servicio de marketing digital. Alcanzar la eficiencia operativa es una tarea de máxima prioridad, pero también de gran dificultad. Cada caso es único, y por desgracia, no existe ninguna fórmula secreta y mágica para lograrla. La única manera es tratar de alcanzarla sin descanso, analizando, probando y midiendo resultados.

A pesar de ello, existen ciertos aspectos comunes en los que cualquier organización debe trabajar constantemente si desea mejorar los resultados obtenidos.

1. Establecer un punto de partida

El primer paso será identificar en qué punto de la partida nos encontramos, qué procesos podemos optimizar o qué objetivos queremos alcanzar. Haz un análisis previo general y busca cuáles son los puntos por mejorar. Revisa los principales KPI y anota el valor inicial y marca el valor deseado.

2. Analizar procesos

El segundo paso será analizar qué procesos se deben reajustar y mejorar para lograr la eficiencia operativa. El objetivo es identificar tareas repetitivas, duplicadas, cuellos de botella, errores o cualquier otro punto de ineficiencia. No es necesario ser muy ambicioso, puedes empezar por algo pequeño, así como utilizar metodologías de análisis tipo DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

3. Estandarizar

Identificados los procesos que tienen margen de mejora, será momento de analizar en profundidad e identificar cada uno de los pasos, desde el más pequeño al más grande.

El objetivo aquí es estandarizar el proceso de tal forma que siempre pueda hacerse de la misma forma, sin importar quién que lo haga. Si el proceso está estandarizado, entonces la meta será encontrar puntos de mejora, tratando de optimizar subtareas.

4. Automatizar

Una de las mejores formas de alcanzar la eficiencia operativa es mediante la automatización de procesos. La automatización de procesos permite ahorrar tiempo y recursos, así como reducir los errores humanos. Además, al automatizar un proceso, ya sea parcial o completamente, liberamos recursos que podemos invertir en otras tareas.

5. Formación

Otra forma de alcanzar la eficiencia operativa es mediante la adquisición de nuevos conocimientos y habilidades. Es posible que no veamos la forma de alcanzar la eficiencia operativa por una cuestión de perspectiva, pues si no poseemos los conocimientos adecuados, es imposible llegar a ciertas conclusiones. La formación permite expandir las posibilidades y formas de afrontar la optimización de un proceso.

6. Probar, optimizar y adaptar

Una vez hemos identificado qué puntos se pueden mejorar y encontrado la mejor solución, es momento de probar y medir. Será necesario elegir KPI’s que nos ayuden a comparar resultados. Realizadas las pruebas podremos determinar si el proceso se ha vuelto más eficiente.

Ten en cuenta que en ocasiones los cambios necesitan de un tiempo de adaptación, así que haz las pruebas con calma y paciencia.

7. Innovar

Otro punto clave a la hora de alcanzar la eficiencia operativa está centrado en la innovación. Emplear metodologías, tecnologías o herramientas innovadoras es sin duda una buena forma de optimizar procesos. Incluso algunas empresas deberán invertir en I+D para crear nuevas soluciones que se adapten a sus necesidades.

8. Comunicación interna

La comunicación interna es probablemente uno de los aspectos más subestimados en cualquier proceso. Comunicarse de una forma eficiente, rápida y segura es clave en ciertas tareas, sobre todo en cuestiones de tiempo, comprensión y malentendidos. Lo ideal es emplear una herramienta como Slack, ya que facilita el trabajo en equipo, la colaboración, reuniones y flujos de trabajo.

9. Monitorización

Una vez introducidos los cambios, será necesario seguir validándolos con el paso del tiempo. Sin una monitorización exhaustiva y detallada, no podremos asegurarnos de que los cambios están teniendo el efecto deseado, o si estos realmente son el causante de obtener mejores o peores resultados. El ROI, NPS, FCO o OEE son los indicadores más populares para monitorizar la eficiencia operativa.

10. Repetir

Si consideras que ya has alcanzado la eficiencia operativa, tarde o temprano tu competencia te adelantará. La eficiencia total no se alcanza ni a la primera, ni la segunda, ni a la tercera. Es más, es probable que nunca puedas alcanzarla. Sin embargo, no por ello debemos insistir una y otra vez en tratar de conseguirla, pues esta es la actitud que realmente nos impulsa a obtener (aunque sea levemente) mejores resultados.

Proyectar, analizar, probar y repetir. La eficiencia operativa es uno de los mayores desafíos para las empresas, y a pesar de ser plenamente alcanzable, puede llegar a convertirse en el motor del éxito. Un camino emocionante que todas las organizaciones deben emprender si desean seguir siendo competitivas.

Si uno de tus puntos débiles está localizado en la falta de comunicación interna, no dudes en echar un vistazo a Slack. Esta herramienta, disponible para todos los dispositivos, permite optimizar el trabajo en equipo y la productividad de las personas, gracias a la automatización, IA, flexibilidad y su extenso conjunto de funcionalidades.