La digitalización de empresas como proceso imprescindible

Según un estudio llevado a cabo por el medio tecnológico IT User, hasta un 94% de las pymes reconoce que la digitalización de las empresas es fundamental para su supervivencia en el mercado, y alrededor de un 77% de ellas ha comenzado ya con el desarrollo de este proceso. Se trata de una evolución que no siempre resulta sencilla, pero que en cualquier caso es necesario afrontar por parte de las organizaciones.

En este contexto, cabe señalar que la digitalización de documentos es uno de los aspectos imprescindibles en la digitalización de empresas. Ahora bien, ¿cómo se debe aplicar una transformación de tal magnitud en un negocio? ¿Qué beneficios puede aportar con respecto a la competitividad de la empresa? En este artículo te contamos todo lo que debes saber al respecto.

En qué consiste la digitalización de las empresas

La digitalización de empresas es el proceso mediante el cual las organizaciones transforman sus procesos apoyándose en la incorporación de tecnologías. Con esta evolución, en la que la digitalización de documentos juega un papel esencial como veremos a continuación, los negocios buscan sobrevivir y crecer en un mercado cada vez más competitivo.

En este sentido, hablamos de un cambio centrado en la eficiencia, la productividad, la reducción de gastos y consumo de recursos y la sostenibilidad, entre otros factores. El papel del empleado también presenta una gran relevancia en la digitalización de empresas: por un lado debe formar parte de esta transformación y, por otro, ésta debe facilitar el trabajo a todos los miembros y áreas de la organización.

Cómo afrontar el proceso de digitalización de las empresas

Afrontar este proceso no resulta sencillo para muchas organizaciones. Se trata de incorporar una serie de cambios que suponen cierta inversión, buscar en un mercado de herramientas tecnológicas cada vez más saturado e implementarlas al día a día del negocio de la forma más natural posible. Así pues, como cualquier evolución, la digitalización de empresa conlleva algunas dificultades.

Para hacer frente a los obstáculos de esta transición, lo más recomendable es vivirlo como un proceso real, con un principio y un fin, además de planificarlo minuciosamente y a conciencia para obtener el resultado esperado. Para la digitalización de documentos en la empresa, así como para cualquier otro cambio de la mano de la tecnología, conviene seguir los siguientes pasos.

Análisis de la organización

El primer paso en la digitalización de empresas, ineludible para cualquier organización que comienza con este proceso, reside en el autoanálisis. Estudiar las necesidades del negocio es fundamental para entender a qué herramientas recurrir y cuáles deben ser sus prestaciones. Estableciendo unos objetivos que marquen el camino a seguir, la transición va a resultar mucho más sencilla y acertada.

Investigación de mercados

Una vez se arroja luz sobre las necesidades digitales de la organización, es el momento de llevar a cabo una profunda investigación del mercado. En este paso es de vital importancia no perder de vista dichas necesidades bajo ningún concepto, de modo que las tecnologías adquiridas ofrezcan la mejor respuesta posible a la hora de resolverlas.

Selección de canales de comunicación

Por otra parte, al mismo tiempo que se escogen las herramientas, conviene comunicar cada cambio a todos los actores a los que pueda afectar en mayor o menor medida. Es decir, si la digitalización de documentos afecta a clientes, empleados o proveedores -o a todos ellos-, deben estar informados detalladamente de esta transición.

Digitalización de documentos

Como decimos, la digitalización de documentos es uno de los puntos más importantes en la digitalización de empresas, que deben dejar atrás los soportes físicos de información y unificar el uso de dispositivos tecnológicos. El almacenamiento, la gestión y la protección de datos ha de convertirse en un momento fundamental de este proceso evolutivo para cualquier organización.

Estrategias de marketing

Al mismo tiempo que se digitaliza un negocio deben actualizarse sus estrategias de marketing, las cuales, una vez más, deben ver modificados por completo sus soportes y canales. Este ámbito merece mención aparte en el proceso de cambio por su importancia a nivel interno y externo a la hora de entender esta evolución y mostrarla al mercado, así como a los clientes reales y potenciales.

Integración de herramientas

Tras haber identificado las necesidades del negocio y las herramientas que pueden resolverlas, sólo queda implementarlas en el día a día de la organización. Éste punto es, quizá, el más complejo de la, ya de por sí difícil, digitalización de las empresas: actualización de sistemas, adquisición de equipos e integración con los procesos ya existentes son algunos de los movimientos que forman parte de este paso.

Formación de empleados y contratación de talento

Y si hay un aspecto relevante en el paso anterior, que cabe destacar sobre el resto, es la formación de los empleados. Aquí la complicación también reside en la adaptación de los trabajadores, que en muchos casos depende de su voluntad por aprender y modificar sus asignaciones. De ahí la importancia de la comunicación con los empleados en todo el proceso.

Seguimiento constante de las novedades

Por último, es aconsejable entender que este proceso ha de ser constante y cíclico, de modo que no termina aquí. La monitorización de las herramientas implementadas, sus pertinentes actualizaciones y un mantenimiento adecuado deben ir acompañados de un seguimiento del mercado, puesto que siempre puede aparecer una novedad que mejore lo presente.

La relevancia de la digitalización de las empresas

Teniendo en cuenta el peso que tiene la implantación de tecnologías en la competitividad de las empresas de cara a un mercado cada vez más exigente, no aceptar la necesidad de implantarlas parece una actitud inconsciente.

La digitalización de empresas dejó de ser futuro para convertirse en un presente que promete seguir fluctuando constantemente, por lo que conviene adaptarse y entrar en la rueda cuanto antes.

La digitalización de documentos como factor esencial

Y tan imprescindible como la digitalización de empresas es la digitalización de documentos, que está llamada a convertirse en el centro, el primer paso y el hilo conductor de esta transformación en las organizaciones. ¿Acaso sería posible implantar tecnologías en los procesos productivos de un negocio sin haber digitalizado previamente toda la información necesaria para ello?

Beneficios de la digitalización de empresas

Aunque muchas de las ventajas de la digitalización de empresas se pueden intuir fácilmente al entender el concepto, repasar los principales beneficios de este proceso para una organización puede resultar muy útil. Y es que, si se te había escapado alguno, puede que te convenzas del todo al descubrir todo lo que aportará esta transición a tu negocio:

• Reducción de costes gracias a la automatización de procesos que anteriormente consumían más recursos.
• Eficiencia productiva, ya que se requiere menos tiempo y recursos que antes para incrementar la producción.
• Mayor adaptabilidad de la empresa a los posibles cambios del mercado, sobre todo cuando se trata de novedades tecnológicas.
• Gestión del conocimiento gracias al procesado inteligente de grandes cantidades de datos, lo que permite mejorar considerablemente la toma de decisiones estratégicas en todas las áreas del negocio.
• Incremento de la competitividad de la empresa en el mercado como consecuencia de todas las ventajas anteriores.

Cómo afrontar la digitalización de empresas de forma eficiente

Como hemos podido ver a lo largo de este artículo, la digitalización de empresas es un proceso que conlleva infinidad de tareas y aglutina a un gran número de profesionales. La gestión del cambio es compleja, por lo que requiere de una comunicación clara y constante entre todos los participantes en la transformación, que al mismo tiempo se desarrolla a través de diversas herramientas.

Slack es una herramienta que, no sólo resulta útil a la hora de afrontar de manera interna la digitalización de empresas, sino que además suele permanecer en las organizaciones como vía de comunicación principal. Se trata de un software que permite manejar gran parte de las aplicaciones externas necesarias para la digitalización de documentos, entre otras muchas tareas.