Outils de visioconférence : les meilleurs outils à utiliser en 2024

La visioconférence basique au cours de laquelle deux participants se regardent à travers un écran flou est dépassée. Face au développement du travail hybride et à distance, les outils de visioconférence ont évolué pour embrasser l’essence même de la collaboration en présentiel. La plupart des outils de réunion en ligne sur le marché présentent des fonctionnalités supplémentaires aux réunions en présentiel, comme le partage d’écran, la prise de notes, les fonctions de transcription, les réactions émoji, etc.

Dans ce guide, nous vous présentons les aspects à prendre en compte pour bien choisir un outil de visioconférence, ainsi que les meilleures solutions en fonction des différents cas d’utilisation et de la taille de l’entreprise.

Comment choisir le meilleur logiciel de visioconférence pour votre équipe

Le meilleur logiciel de réunion virtuelle répond aux besoins spécifiques de votre équipe. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte :

• Les fonctionnalités et caractéristiques. Vérifiez la qualité vidéo et audio, le partage d’écran, l’enregistrement, les outils de collaboration tels que le partage de documents et la discussion en ligne, ainsi que les fonctionnalités de sécurité telles que les contrôles d’accès aux réunions.
• L’accessibilité. Veillez à ce que le système de visioconférence fonctionne pour différents types d’utilisateurs, y compris ceux en situation de handicap.
• ​La satisfaction de l’utilisateur. Limitez les étapes d’apprentissage pour les utilisateurs. Donnez la priorité à une interface utilisateur intuitive avec des fonctionnalités qui leur permettent d’exprimer leur personnalité.
• L’intégration avec d’autres outils. Assurez-vous que le logiciel fonctionne de façon satisfaisante avec les outils que vous utilisez déjà, tels que les applications de gestion de projet et les calendriers.
• La capacité et l’évolutivité. Choisissez une plateforme de réunions virtuelles conçue pour être évolutive et pouvant accueillir de nombreuses sessions en ligne.
• La fiabilité. Les interruptions sont coûteuses sur le plan financier, mais aussi en termes de temps et de concentration. Choisissez un outil de réunion en ligne ayant fait ses preuves en matière de temps de fonctionnement.
• L’assistance. L’assistance à la clientèle est-elle généralement réactive ? Est-ce que le logiciel de visioconférence offre une assistance 24 h/24 et 7 j/7 ?

Les meilleurs outils de visioconférence pour les grands groupes

Tous les outils de réunion à distance ne peuvent pas accueillir un grand nombre de personnes. Si vous devez organiser des réunions pour 100 à 1 000 personnes, voici quelques options :

Zoom

Le forfait Entreprise de Zoom peut prendre en charge jusqu’à 1 000 participants par réunion, et ces dernières peuvent durer jusqu’à 30 heures. Les principales fonctionnalités sont le tableau blanc, le stockage illimité sur le cloud, l’authentification unique (SSO) et une API REST permettant d’intégrer les réunions vidéo dans vos différents outils et applications web.

Google Meet

L’édition Enterprise de Google Meet est accompagnée d’un abonnement à Google Workspace Enterprise. Elle peut accueillir jusqu’à 1 000 personnes et héberger un nombre illimité de fichiers. Elle s’intègre à toutes les applications Google Workspace et prend en charge la retransmission en direct dans le domaine, ce qui vous permet de diffuser des réunions vidéo ou audio productives en direct au sein du domaine ou du réseau privé de votre entreprise.

GoTo Meeting

Les forfaits Business et Enterprise de GoTo Meeting permettent de rassembler jusqu’à 250 participants par réunion. Le forfait Professional, quant à lui, permet d’en accueillir jusqu’à 150. Les temps de réunion et l’enregistrement sur le cloud sont illimités pour les deux forfaits Business et Enterprise.

Les meilleurs outils de visioconférence pour les entreprises

Les entreprises sont soumises à des exigences et à des politiques spécifiques en matière d’utilisation et d’acquisition de logiciels. Voici quelques-uns des outils de réunion en ligne les plus utilisés en entreprise :

Webinaires Webex

Les webinaires Webex peuvent accueillir jusqu’à 100 000 participants. Webex prend en charge la diffusion en direct, la diffusion simulée en direct et la diffusion à la demande, et s’intègre facilement à des outils tels que Salesforce et Eloqua.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est livré avec tous les logiciels Microsoft 365, de sorte que les équipes d’entreprise peuvent collaborer sur des fichiers et des documents stockés dans OneDrive Entreprise, SharePoint et les applications Microsoft 365 directement au sein de l’interface Teams. Plusieurs abonnements sont proposés, ainsi que des options permettant d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que Teams Phone et Salles Teams, afin de personnaliser l’expérience des réunions à distance.

Les meilleurs outils de visioconférence pour les petites entreprises

Les meilleurs outils de réunion à distance peuvent s’adapter à la croissance de votre entreprise. En voici quelques exemples :

Zoom

Zoom propose des fonctionnalités performantes pour les hôtes et les participants (activer/désactiver le micro, partager l’écran, créer des sondages), un compte gratuit qui répond à la plupart des besoins fondamentaux en matière de réunions virtuelles, ainsi que des forfaits à des prix compétitifs.

Réunions Webex

Les réunions virtuelles avec Webex présentent plusieurs options d’abonnement répondant à des besoins différents. Son forfait gratuit permet d’accueillir jusqu’à 100 participants. Les forfaits Starter et Business peuvent quant à eux accueillir respectivement 150 et 200 participants.

Les meilleurs outils de réunion virtuelle pour les équipes hybrides et à distance

Les outils de visioconférence pour les équipes à distance sont dotés de fonctionnalités spécialement conçues pour le télétravail, la collaboration et la productivité. En voici quelques-uns parmi les plus remarquables :

Slack

Si vous travaillez avec Slack, vous pouvez utiliser les appels d’équipe Slack pour tenir des conversations audio ou vidéo au sein d’un canal ou d’un message direct. Les appels d’équipe permettent le partage d’écran, le dessin et l’utilisation de balise, ainsi que la possibilité de recourir de façon amusante aux émojis tout au long d’une réunion virtuelle. Les utilisateurs peuvent aussi partager des liens, des documents et des messages qui sont automatiquement enregistrés à la fin de la visioconférence.

Switchboard

Switchboard fusionne des outils et des équipes dans un espace de coworking sur le cloud. Les équipes ont accès à la réunion virtuelle tout en travaillant avec de nombreuses applications web telles que Google Docs et Trello.

Les meilleures applications mobiles de visioconférence

Les applications mobiles de réunion virtuelle sont d’une aide précieuse pour les réunions et les présentations qui ont lieu lorsque les utilisateurs sont en déplacement. En voici quelques exemples :

Zoom

Vous pouvez télécharger l’application mobile Zoom via l’App Store et Google Play. Elle combine plusieurs fonctionnalités de communication, telles que le chat, l’envoi de messages texte et la participation à des réunions d’un simple geste. Cette application tire parti des fonctions mobiles natives, telles que les commandes vocales « Hey Google » et les raccourcis Siri personnalisés, rendant ainsi la participation plus pratique.

Skype

Vous pouvez télécharger l’application mobile Skype sur les téléphones sous Android, Windows 10 et sur iPhone. Si vous utilisez une tablette, elle est disponible sous Android, Windows et pour les iPads et les Kindle Fire HD.

Les meilleurs outils de visioconférence pour la diversité et l’accessibilité

Soyez attentif aux fonctionnalités d’accessibilité et de diversité telles que le sous-titrage et la transcription, la compatibilité avec les lecteurs d’écran, la navigation au clavier et le mode à contraste élevé. Ces plateformes rendent les réunions virtuelles accessibles à une multitude de personnes.

Si la plupart des outils de réunion en ligne ont fait de grands progrès pour s’adapter aux différents types d’utilisateurs, ces derniers valent particulièrement la peine d’être découverts :

Google Meet

Les fonctionnalités d’accessibilité de Google Meet comprennent des sous-titres instantanés, des transcriptions, des lecteurs d’écran et des loupes, des raccourcis clavier, des commentaires vocaux à l’aide du matériel Google Meet et des vignettes associées pour les utilisateurs d’ordinateurs de bureau.

Zoom

Zoom propose des sous-titres générés automatiquement ou manuellement, des sous-titres pour des tiers grâce à son API REST Closed Captioning, des paramètres d’affichage personnalisables, des raccourcis clavier pour faciliter la navigation et la prise en charge des lecteurs d’écran.

Slack

Les fonctionnalités d’accessibilité de Slack incluent des raccourcis clavier, la prise en charge des lecteurs d’écran, des émojis personnalisés et des animations, le mode sombre pour rendre le travail moins fatigant pour les yeux au sein de Slack, et des préférences personnalisées en matière de niveau de zoom.

Les meilleurs outils de visioconférence gratuits

Si vous avez un budget limité ou si vous n’avez pas besoin d’options plus poussées telles que la transcription optimisée par intelligence artificielle ou la personnalisation en fonction de la marque, ces plateformes en ligne sont mises à la disposition des équipes indéfiniment et gratuitement :

Zoom

La version gratuite de Zoom permet d’accueillir jusqu’à 100 participants et d’organiser des réunions de 40 minutes, tout en offrant des fonctionnalités comme les tableaux blancs et les notes modifiables que vous pouvez partager au sein de l’application ou des clients Zoom Mail et Zoom Calendar.

Skype

Skype propose à un maximum de 100 personnes de se réunir gratuitement. Les réunions peuvent durer jusqu’à 24 heures, sans inscription ni téléchargement.

Google Meet

Accueillez jusqu’à 100 personnes avec le forfait gratuit proposé par Google Meet. Les réunions peuvent durer jusqu’à une heure, il s’agit de la durée maximale gratuite la plus longue à ce jour.

Améliorer l’engagement et la productivité avec l’outil de visioconférence adéquate

Les réunions à distance ont redéfini notre façon de travailler. Les outils de réunion à distance ne sont plus de simples gadgets, ils sont devenus des outils indispensables à une collaboration efficace au sein d’équipes diverses et dispersées. Optez pour l’outil de visioconférence adéquat afin de renforcer la puissance de réflexion collective de votre équipe.