La videochat può centralizzare la comunicazione aziendale?

Secondo l’indagine sull’uso dell’ITC e del commercio elettronico nelle aziende, redatto dall’INE (l’istituto nazionale di statistica spagnolo), il 34,2% delle organizzazioni con più di 10 dipendenti e il 78% di quelle con più di 250 dipendenti permettono ai propri impiegati di lavorare da casa. In queste aziende, quasi il 20% dei lavoratori svolge regolarmente le proprie funzioni da remoto, il che dimostra l’importanza della videochat come strumento di lavoro.

Stiamo però parlando di uno strumento utile solo a livello interno? Sicuramente no; la videochat è un’alternativa alle riunioni tenute di persona con dipendenti, soci, collaboratori, clienti o fornitori. È una soluzione efficiente che ci permette di risparmiare tempo in termini di spostamenti e formalità, oltre ad abbattere le barriere temporali e di spazio delle tradizionali riunioni tenute di persona.

Che cos’è esattamente uno strumento di videochat?

Una videochat è uno strumento che permette a due persone di comunicare tramite un canale audiovisivo. In altre parole, il software, l’applicazione o il sito web che si utilizza per effettuare una videochiamata, sia a livello professionale che nella vita privata. Tuttavia, è importante distinguere tra gli strumenti progettati esclusivamente per questo scopo e quelli che offrono funzioni complementari.

Perché, in tal senso, è importante capire cosa offre uno strumento di videochat? Se ci concentriamo principalmente sull’uso aziendale, l’implementazione di applicazioni multistrumento presenta grandi vantaggi, anche se la loro integrazione è più complessa; tuttavia, è essenziale scegliere il software giusto per soddisfare le esigenze di ogni azienda.

Differenze tra videochat e videoconferenza

Sebbene siano concetti molto simili e siamo soliti utilizzarli in modo indistintamente, da un punto di vista tecnico è possibile fare una differenza tra i termini “videochat” e “videoconferenza”: mentre quest’ultima può definire una riunione di più persone o un webinar, tra gli altri esempi, la videochat è una chat audiovisiva tra due persone.

L’uso della videochat, sia a livello interno che esterno

Al di là del numero di persone che utilizzano questa tecnologia, è interessante la bidirezionalità della videochat negli affari. È uno strumento molto utile per la comunicazione all’interno dell’azienda, che aumenta i livelli di efficienza produttiva, ma viene anche frequentemente utilizzata per parlare con clienti o collaboratori esterni, come canale per aumentare la fiducia reciproca.

Implementazione della videochat all’interno di un’organizzazione

Come per la scelta di qualsiasi altro strumento digitale da implementare all’interno di un’organizzazione, anche la scelta della videochat adeguata può essere complessa. Il mercato tecnologico è pieno di alternative da usare per questo scopo e non tutte sono ugualmente utili per risolvere problemi specifici: ciò che risulta adatto per un’azienda può essere controproducente per un’altra.

Pertanto, anche se può sembrare un problema di poco conto, è consigliabile scegliere lo strumento di videochat attraverso il solito processo che seguiamo quando acquistiamo qualsiasi altra tecnologia. Un processo graduale che inizia con un’analisi preliminare della situazione e si conclude con il monitoraggio dell’applicazione per assicurarsi che funzioni nel modo previsto.

Analisi delle esigenze dell’azienda

Quando si tratta di implementare un nuovo software, l’approccio iniziale dovrebbe essere sempre lo stesso: quali esigenze dell’organizzazione deve soddisfare lo strumento? Una volta definite perfettamente le soluzioni previste, il margine di errore si riduce notevolmente e, di conseguenza, aumentano le possibilità di effettuare un investimento redditizio.

Ricerca del giusto strumento

Senza perdere di vista le informazioni ottenute nella fase precedente, è il momento di cercare nel mercato la soluzione migliore a queste esigenze. Vale la pena investire in strumenti che offrono più di quanto sia necessario? Dipende dalla scalabilità dell’azienda e dall’offerta del fornitore. In ogni caso, in questa scelta, non devono essere tralasciate le esigenze future dell’azienda.

Formazione dei dipendenti

Quando si implementa un software in un’organizzazione, è necessario coinvolgere e formare i dipendenti che lo utilizzeranno. Per quanto semplice possa sembrare uno strumento di videochat, è importante che coloro che lo utilizzano siano consapevoli di tutte le sue possibilità per poterne beneficiare il più possibile. Altrimenti il potenziale di questa tecnologia andrà sprecato.

Implementazione del software

Una volta scelta l’applicazione adatta e una volta formati i dipendenti in modo che possano utilizzarla in modo efficiente, è il momento di implementarla completamente. L’uso quotidiano di uno strumento non sempre corrisponde alle percezioni iniziali dei test e della formazione per gli utenti, quindi è ottimale considerare i periodi di adattamento.

Monitoraggio delle loro prestazioni

Infine, le attività di miglioramento continuo sono un must nella digitalizzazione degli affari. Indipendentemente dal software scelto per lo sviluppo della videochat, è essenziale monitorare le sue prestazioni e quelle dei dipendenti che lo utilizzano. In questo modo aumentano le possibilità di crescita e di miglioramento legate allo strumento, puntando sempre a trarre tutti i benefici possibili da questa soluzione.

Vantaggi dell’uso della videochat nelle aziende

In generale, la maggior parte delle organizzazioni utilizza questo tipo di applicazione in misura maggiore o minore. Tuttavia, non è così comune farlo in modo organizzato, utilizzando sempre lo stesso strumento di videochat e facendone il canale di comunicazione abituale quando si affrontano determinate questioni.

È qui che sta l’importanza di scegliere il software giusto: si tratta di implementare un processo uniforme per le riunioni interne relative alla gestione dei vari progetti che formano parte degli affari. I vantaggi dell’utilizzo della videochat in un’organizzazione sono quindi innumerevoli. Di seguito elenchiamo i più importanti.

Riunioni più efficienti

Al momento di stabilire un’unica procedura per le riunioni, indipendentemente dal fatto che siano interne o esterne, il processo è molto più efficiente. Come conseguenza di tale inefficienza, se c’è un problema comune con le riunioni, è il tempo sprecato, oltre a un rifiuto generale (a volte meritato).

Aumento del coinvolgimento dei dipendenti

D’altra parte, al giorno d’oggi data la frequenza del lavoro da remoto, è sempre bene ridurre la sensazione di solitudine e freddezza della posta elettronica. I team sono composti da persone e il fatto di essere connessi tra di loro, e soprattutto di interagire con i superiori, può contribuire ad aumentare il loro impegno verso l’organizzazione.

Risparmio sui costi

Uno dei principali ostacoli alle riunioni tenute di persona è il costo degli spostamenti, poiché in molti casi i dipendenti non sempre si recano presso le sedi dell’azienda. In questo senso, l’uso della videochat offre un evidente vantaggio, oltre a un risparmio sui materiali e sugli immobili necessari per questo tipo di riunioni.

Maggiore vicinanza al cliente

Nel caso della comunicazione esterna all’organizzazione, principalmente con il cliente, ma anche con fornitori e collaboratori, la videochat permette di creare una stretta relazione. Si tratta di un rapporto molto più personale rispetto a quello che si instaura attraverso la comunicazione via e-mail o telefono, che rafforza notevolmente la fiducia reciproca.

Risoluzione agile dei problemi

Infine, sempre a scapito della posta elettronica, la videochat è uno strumento eccellente per intavolare conversazioni rapide su questioni di una certa urgenza. In un momento in cui la produttività e l’efficienza sono essenziali, la risoluzione dei problemi deve essere il più agile possibile. Tutto questo può avvenire eliminando l’attesa delle risposte.

Perché implementare la videochat come strumento in un’azienda?

La scelta del software adatto al contesto e alle esigenze di ogni azienda è fondamentale per il suo rendimento. Nel caso della videochat vale lo stesso discorso: scegliendo l’opzione giusta, i vantaggi sono assicurati, sia che si parli di comunicazione interna, sia che si tratti di avvicinarsi ai clienti. A tal fine, più lo strumento è completo e adattabile, meglio è.

Slack è una soluzione in grado di adattarsi perfettamente alle esigenze di qualsiasi organizzazione, proprio perché riunisce diversi strumenti e applicazioni, tra cui la videochat, che possono rivoluzionare la comunicazione aziendale sotto ogni punto di vista. Se l’obiettivo è l’efficienza produttiva, Slack è la via più breve per ottenerla.