Efficienza operativa: cos’è, i vantaggi e come migliorarla

Ottenere maggiori e migliori risultati senza investire più risorse o aumentare le tempistiche del lavoro è probabilmente uno degli obiettivi cardine di ogni organizzazione. Tuttavia, ottenere l’efficienza operativa e accrescere la redditività non è così semplice. Infatti, questo è uno dei motivi principali per il quale il 90% delle aziende fondate in Spagna non raggiunge i tre anni di vita.

Trovare il modo più efficiente di svolgere un compito è come scolpire una scultura nel marmo: difficile ma non impossibile. In questo articolo esamineremo quali sono i punti chiave per raggiungere l’efficienza operativa, nonché quali vantaggi si possono ottenere lungo la strada e come misurarli, oltre ad altri interessanti punti.

Che cos’è l’efficienza operativa?

L’efficienza operativa viene definita come la capacità di eseguire un determinato compito nel minor tempo e al minor costo possibili, senza la necessità di aumentare le spese. Inoltre, è necessario seguire un iter ottimale per ottenere la qualità desiderata e minimizzare gli errori.

Come si può immaginare, ottenere l’efficienza operativa non è così semplice. Di fatto, è la chiave del successo. Le aziende aspirano ad avvicinarsi a questo concetto con l’obiettivo di aumentare la propria redditività e offrire prodotti e servizi che soddisfino le esigenze dei clienti e siano competitivi sul mercato.

Differenza con la produttività operativa ed esempio

Inoltre, è importante distinguere tale concetto da quello di produttività operativa che si riferisce alla capacità di generare maggiori risultati con la stessa quantità di risorse. In altre parole, mentre la prima cerca di ridurre i costi e ottenere la stessa qualità, con la seconda si intende generare maggiore profitto utilizzando le stesse risorse.

Immaginate che un team di assistenza clienti sia in grado di occuparsi di 200 chiamate ogni ora. Se si cerca l’efficienza operativa, si dovrà trovare un modo per occuparsi delle stesse chiamate, ottimizzando il processo e riducendo le risorse.

Se, al contrario, si vuole raggiungere l’efficienza operativa, l’obiettivo sarà quello di riuscire ad aumentare il numero di chiamate di cui ci si occupa a 250 all’ora, ottimizzando il processo per non dover impiegare ulteriori risorse.

Vantaggi derivati dall’ottenere l’efficienza operativa

Le organizzazioni sono ben consapevoli dei vantaggi che derivano dall’ottenere l’efficienza operativa, ma in realtà si tratta di un cammino infinito. È sempre presente un punto della rete in cui c’è margine di ulteriore miglioramento o, all’improvviso, salta fuori un nuovo strumento che permette di risparmiare molto tempo. Tuttavia, man mano che ci si avvicina all’obiettivo, i vantaggi continuano ad arrivare.

• Meno costi: molti processi includono piccoli compiti che aumentano i costi. Quando riusciamo a ridurre o automatizzare questi punti, tali costi scompaiono e, quindi, la spesa totale diminuisce.
• Redditività: come diretta conseguenza del punto precedente, le aziende possono ottenere una maggiore redditività dalle vendite. Se i costi diminuiscono e il prezzo di vendita rimane invariato o cresce, il ROI aumenta.
• Qualità: l’efficienza operativa consiste nel mantenere almeno la stessa qualità. Tuttavia, tramite la revisione costante di un processo è possibile trovare margini di miglioramento nella qualità del servizio.
• Velocità di risposta: il risparmio di risorse e la conoscenza dei processi offerti dall’efficienza operativa consentono anche di aumentare la velocità di risposta in caso di eventi imprevisti.
• Riduzione degli errori: l’errore umano può diventare estremamente dannoso per le organizzazioni. L’automazione e la standardizzazione dei processi aiutano a ridurre al minimo gli errori.
• Esperienza del cliente: il beneficiario finale dell’efficienza operativa è il cliente, che riceve un prodotto di alta qualità, un prezzo più competitivo e un’esperienza di acquisto completa.
• Miglioramento continuo: la ricerca dell’efficienza operativa è un processo iterativo che cerca costantemente modi per ottimizzare. Piccoli cambiamenti accumulati finiscono per offrire un grande miglioramento.
• Aumento della competitività: più un’azienda è efficiente, migliori sono le condizioni che può offrire ai suoi clienti. Questo aumenta il valore di un marchio e lo pone in una posizione competitiva sul mercato.

Come raggiungere l’efficienza operativa: 10 aspetti di base per cercare di ottenerla

Non importa se si producono telefoni cellulari o si offre un servizio di marketing digitale. Ottenere l’efficienza operativa è una priorità assoluta, ma anche un compito molto difficile. Ogni caso è unico e, purtroppo, non esiste una formula magica e segreta per raggiungerla. L’unico modo è cercare di ottenerla senza sosta, analizzando, testando e misurando i risultati.

Ciononostante, esistono alcuni aspetti comuni su cui ogni organizzazione deve lavorare in maniera costante se desidera migliorare i risultati ottenuti.

1. Stabilire un punto di partenza

Il primo passo è identificare il punto di partenza in cui ci si trova, i processi che possiamo ottimizzare o gli obiettivi che vogliamo raggiungere. Effettua un’analisi preliminare generale e cerca i margini di miglioramento. Esamina i principali KPI, prendi nota del valore iniziale e segna il valore desiderato.

2. Analizzare i processi

Il secondo passo consiste nell’analizzare quali processi devono essere adeguati e migliorati per raggiungere l’efficienza operativa. L’obiettivo è identificare i compiti ripetitivi e duplicati, i colli di bottiglia, gli errori o qualsiasi altra inefficienza. Non è necessario essere molto ambiziosi, si può iniziare nel piccolo così come utilizzare le metodologie di analisi SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità, rischi).

3. Standardizzare

Dopo aver identificato i processi che presentano margini di miglioramento, sarà il momento di analizzare in profondità e individuare ogni fase, dalla più piccola alla più grande. L’obiettivo è standardizzare il processo in modo che possa essere eseguito sempre nello stesso modo, indipendentemente dall’esecutore. Se il processo è standardizzato, l’obiettivo sarà quello di trovare margini di miglioramento, cercando di ottimizzare sottocompiti.

4. Automatizzare

Uno dei modi migliori per ottenere l’efficienza operativa è tramite l’automazione dei processi. L’automazione dei processi consente di risparmiare tempo e risorse e di ridurre gli errori umani. Inoltre, automatizzando un processo, in modo parziale o completo, si liberano risorse che possono essere investite in altri compiti.

5. Formare

Altra modalità utile per ottenere l’efficienza operativa è l’acquisizione di nuove conoscenze e competenze. È possibile che non riusciamo a raggiungere l’efficienza operativa per una questione di prospettiva perché, se non si hanno le conoscenze giuste è impossibile giungere a determinate conclusioni. La formazione permette di espandere le possibilità e le modalità di approcciarsi all’ottimizzazione di un processo.

6. Testare, ottimizzare e adattare

Una volta individuati i punti che possono essere migliorati e quando è stata trovata la soluzione migliore, è il momento di testare e misurare. Sarà necessario scegliere dei KPI che ci aiutino a confrontare i risultati. Dopo aver eseguito i test, saremo in grado di determinare se il processo è diventato più efficiente.

Tieni presente che i cambiamenti a volte richiedono periodo di adattamento, quindi i test vanno eseguiti con calma e pazienza.

7. Innovare

È possibile ottenere l’efficienza operativa tramite un altro punto chiave: l’innovazione. L’utilizzo di metodologie, tecnologie o strumenti innovativi è certamente una buona maniera per ottimizzare i processi. Alcune aziende dovranno addirittura investire in Ricerca e sviluppo per creare nuove soluzioni che si adattino alle loro esigenze.

8. Comunicare internamente

La comunicazione interna è probabilmente uno degli aspetti più sottovalutati di qualsiasi processo. Comunicare in modo efficiente, veloce e sicuro è fondamentale in alcuni compiti, soprattutto quando si tratta di tempo, comprensione ed equivoci. L’ideale sarebbe utilizzare uno strumento come Slack, che facilita il lavoro in team, la collaborazione, le riunioni e i flussi di lavoro.

9. Monitorare

Una volta introdotte le modifiche, queste dovranno essere ulteriormente convalidate nel tempo. Senza un monitoraggio esaustivo e dettagliato, non possiamo essere certi che le modifiche stiano avendo l’effetto desiderato o che stiano effettivamente portando a risultati migliori o peggiori. ROI, NPS, FCO o OEE sono gli indicatori più diffusi per monitorare l’efficienza operativa.

10. Ripetere

Se pensi di aver già raggiunto l’efficienza operativa, prima o poi i concorrenti ti supereranno. L’efficienza totale non si raggiunge al primo, secondo o terzo tentativo. Anzi, probabilmente non verrà mai raggiunta. Tuttavia, questo non significa che non si debba insistere ancora e ancora nel tentativo di raggiungerla, poiché è questo l’atteggiamento che realmente ci spinge a ottenere risultati (anche se solo leggermente) migliori.

Progettare, analizzare, testare e ripetere. L’efficienza operativa è una delle maggiori sfide per le aziende e, sebbene sia pienamente raggiungibile o meno, può arrivare a essere il motore del successo. Un viaggio entusiasmante che tutte le organizzazioni devono intraprendere se vogliono continuare a essere competitive.

Se uno dei tuoi punti deboli è la mancanza di comunicazione interna, non esitare a dare un’occhiata a Slack. Questo strumento, disponibile per tutti i dispositivi, consente di ottimizzare il lavoro in team e la produttività delle persone, grazie all’automazione, all’intelligenza artificiale, alla flessibilità e alla sua vasta gamma di funzionalità.