Gli aspetti fondamentali della comunicazione interna di un’azienda

Sapevi che l’86% dei dipendenti e dei dirigenti affermano che un’interfaccia inefficace è la causa principale del fallimento di un progetto? Questo dato, raccolto da uno studio della società di consulenza Project Management Institute, evidenzia come la comunicazione interna nell’azienda è essenziale per garantire il suo corretto funzionamento e il successo dell’organizzazione.

Oggi la comunicazione aziendale è più importante che mai.  Di fronte a un processo di globalizzazione come quello attuale, alla trasformazione digitale e all’aumento dello smart working, è imprescindibile adottare strategie di comunicazione interna efficaci per migliorare l’efficienza nel luogo di lavoro e promuovere un ambiente sano e collaborativo.

Cos’è la comunicazione interna in un’azienda

La comunicazione interna è un aspetto essenziale della gestione dell’organizzazione.  Si riferisce a tutte le forme di interazione e di interscambio di informazioni che hanno luogo tra le persone che formano parte di un’impresa, siano esse formali o informali.  

Il suo obiettivo  è stabilire canali efficaci di comunicazione che permettano una trasmissione fluida e chiara dei messaggi. In questo modo si facilita la comprensione, la collaborazione, la presa di decisioni e il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.  

Tipi di comunicazione interna

In base alla direzione della comunicazione all’interno dell’azienda, al canale che si utilizza per comunicare e al tono del messaggio, possiamo differenziale tra diversi tipi di comunicazione interna in un’azienda. 

In base alla direzione del messaggio

• Comunicazione discendente: come indica il nome, si tratta della comunicazione che nasce dalla cupola dell’azienda, cioè dai dirigenti, e arriva al resto dei dipendenti.  

Questo tipo di comunicazione può essere utile per informare i dipendenti sugli obiettivi dell’azienda, sui cambiamenti delle politiche, dei procedimenti e su altri temi importanti.  

• Comunicazione ascendente: al contrario di quella discendente, è quel tipo di comunicazione che parte dalla parte più bassa della scala gerarchica, ma che è destinata alla cupola dell’azienda o ai suoi dirigenti.  

Questo tipo de comunicazione interna può essere utile per fornire una retro alimentazione sui processi di lavoro, le politiche dell’azienda e le necessità di formazione. 

• Comunicazione orizzontale: è la comunicazione che avviene tra dipendenti che si trovano nello stesso livello gerarchico. Si utilizza per condividere conoscenza, per collaborare nei progetti o risolvere i problemi con il team. 

In base al canale di comunicazione

• Comunicazione elettronica: avviene mediante strumenti digitali, come l’e-mail, i social media interni, le applicazioni di messaggistica istantanea e altre piattaforme online.  
• Comunicazione verbale: è la comunicazione che avviene in persona, durante le riunioni del team di lavoro, le presentazioni o le conversazioni individuali.  

In base al tono del messaggio

• Comunicazione formale: questo tipo di comunicazione risponde a una serie di regole e protocolli stabiliti dall’azienda. Può includere rapporti scritti, politiche e procedimenti, così come altre forme di documentazione.  
• Comunicazione informale: non risponde a regole o protocolli specifici e può essere più casuale e non strutturata. Questo tipo di comunicazione può includere conversazioni formali e interazioni nel social network interni o in altri mezzi di comunicazione più informali. 

È importante che le aziende utilizzino la combinazione adatta di questi tipi di comunicazione per garantire che si trasmetta l’informazione in modo efficiente e si promuova la collaborazione e il lavoro in team.  

L’importanza della comunicazione interna nell’azienda 

Uno studio della società di consulenza McKinsey indica che le aziende con una comunicazione interna efficace presentano un ritorno sull’investimento (ROI) un 47% più alto che le imprese con una comunicazione aziendale inefficace. Ciò dimostra che la comunicazione interna ha un impatto significativo della compagnia.  

Infatti, una comunicazione aziendale efficiente presenta i seguenti vantaggi: 

• Migliora l’efficienza: una comunicazione interna efficace può migliorare l’efficienza dell’azienda, dato che i dipendenti si sentiranno meglio informati,  più coinvolti con il loro lavoro e, di conseguenza, saranno più produttivi. 
• Rafforza la cultura aziendale: può aiutare a rafforzare la cultura dell’azienda, incentiva l’impegno dei dipendenti trasmettendo la vision, la missione e i valori dell’organizzazione. 
• Migliora la soddisfazione dei dipendenti: contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, dato che si sentiranno più valorizzati e compresi nel luogo di lavoro. 
• Riduce il conflitto: riduce il conflitto nel luogo di lavoro, dato che  i lavoratori comprenderanno meglio gli obiettivi e le politiche dell’azienda.  
• Migliora la presa di decisioni: una comunicazione interna efficace può migliorare la presa di decisioni, perché i dipendenti avranno accesso all’informazione necessaria per prendere delle decisioni informate. 

Gli aspetti principali di una buona comunicazione interna 

Una comunicazione interna inefficiente può demotivare i dipendenti, creare confusione e avere un impatto negativo nell’immagine corporativa, perché i lavoratori possono sentirsi disconnessi dall’azienda e poco valorizzati e, di conseguenza, può portare a una riduzione della produttività.  

Quindi, quali sono gli aspetti principali per una comunicazione aziendale efficace? 

• Stabilire un canale di comunicazione chiaro: è importante che i dipendenti abbiano un canale chiaro e facile da usare per comunicare tra di loro e con i dirigenti. Può essere una piattaforma online, un sistema di e-mail o un’applicazione di messaggistica istantanea.
• Promuovere la comunicazione bidirezionale: la comunicazione non deve essere solo dall’alto al basso. Anche i dipendenti devono avere l’opportunità di offrire una retro alimentazione, di fare domande e di condividere le loro idee.
• Formare i dipendenti nelle abilità comunicative: offrire formazione nelle abilità comunicative può aiutare i lavoratori a comunicare in modo più efficace e a risolvere i conflitti in modo costruttivo.  
• Promuovere la trasparenza: la trasparenza nella comunicazione può aiutare a stabilire la fiducia e ad aumentare la motivazione dei lavoratori.  Da questo punto di vista, l’azienda deve essere aperta nel comunicare i suoi obiettivi, le politiche e le decisioni.  
• Favorire la collaborazione: la buona comunicazione tra i dipendenti può migliorare l’efficienza nel luogo di lavoro. L’azienda deve promuovere la collaborazione mediante progetti di gruppo, riunioni e attività di  team building.
• Fornire retro alimentazione costruttiva: può aiutare a migliorare l’impegno nello svolgimento delle funzioni e a sentirsi valorizzati nel luogo di lavoro.  
• Utilizzare strumenti tecnologici: gli strumenti tecnologici come le applicazioni di messaggistica istantanea, i social network interni e le piattaforme di collaborazione possono migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti. 

La tecnologia: uno strumento fondamentale per una buona comunicazione interna nell’azienda

La comunicazione interna ha dovuto adattarsi alla realtà da remoto e alla tecnologia. Uno studio di Gartner evidenzia che, nel 2024, il 30% delle riunioni virtuali includeranno una componente di realtà aumentata o virtuale.  

Allo stesso tempo, la tecnologia è diventata uno strumento di collaborazione fondamentale per una buona comunicazione interna. Infatti, ha trasformato la forma in cui si produce, permettendo una comunicazione remota e in tempo reale basata sulle necessità di ogni azienda. In questo senso, il 76% dei dirigenti dice che il lavoro da remoto ha migliorato la comunicazione aziendale all’interno dei team, come spiega uno studio di HR Daily Advisor.

Attualmente, esistono varie piattaforme di videoconferenza, applicazioni di messaggistica istantanea e strumenti di gestione di progetti per mantenere connessi i dipendenti. Per esempio, Slack è una piattaforma molto facile da usare ed è disegnata per migliorare l’efficienza e la produttività dei team. 

I membri del gruppo possono comunicare tra di loro internamente in modo più veloce ed efficace e collaborare in tempo reale. Questo permette di ridurre il tempo di risposta e aumentare la capacità di risolvere i problemi in gruppo. Inoltre, facilita l’organizzazione e la gestione dei progetti e dei compiti da svolgere. 

Con Slack, la comunicazione aziendale è facile, veloce ed efficiente.