Cos’è un software di gestione progetti e come debba essere?

Come si evince da questo articolo, la distribuzione e il monitoraggio dei compiti è una delle basi principali del lavoro di squadra e della leadership. Nell’era della digitalizzazione delle aziende, l’adozione di strumenti che facilitino questo processo è essenziale, ed è per questo che esiste un software di gestione progetti.

In effetti, il mercato sta soddisfacendo in modo massiccio la grande richiesta di questo tipo di applicazioni, motivo per cui è stato sviluppato un numero infinito di alternative come software di gestione progetti. Tuttavia, per scegliere l’opzione più adatta, è essenziale sapere in cosa consiste questo strumento, quali sono le varianti più convenienti in ogni caso e, naturalmente, quali sono i vantaggi della sua adozione.

Che cos’è un software di gestione dei progetti?

Un software di gestione dei progetti è lo strumento che consente di pianificare, visualizzare, guidare e monitorare lo sviluppo di un progetto assegnando ruoli e compiti specifici ai membri del team. L’obiettivo è seguire attentamente il processo produttivo e gestirlo in modo efficiente, evitando intoppi e ostacoli nella comunicazione.

Che caratteristiche deve avere un software di gestione progetti?

Come strumento di lavoro, il software di gestione dei progetti deve soddisfare diversi requisiti. Come abbiamo detto, l’obiettivo è che questa applicazione sia parte di un processo più semplice ed efficiente, sia per i team che per i leader che li gestiscono, e ciò si ottiene mediante le seguenti caratteristiche:

Automatizzazione dei processi

Questo strumento dovrebbe consentire delle automatizzazioni, in modo da non richiedere un investimento di risorse, tempo ed energie superiore a quello realmente necessario. Idealmente, infatti, queste automatizzazioni dovrebbero essere personalizzabili, in modo che ogni team possa trovare l’opzione migliore per migliorare l’efficienza del monitoraggio del progetto.

Fruibilità

Fondamentale per l’efficienza che stiamo cercando è la fruibilità o esperienza dell’utente. In altre parole, un’interfaccia intuitiva e facile da usare per i dipendenti ha molto a che fare con la capacità di rendere questo processo agile e comprensibile per tutti i membri del team.

Multiuser

Dato che stiamo sempre parlando di lavoro di squadra – sebbene questi strumenti siano applicabili, in misura minore, anche a progetti individuali – è essenziale che un software di gestione dei progetti abbia la possibilità di includere e identificare diversi utenti, nonché di concedere loro accessi, funzioni e autorizzazioni in base al loro ruolo nel processo.

Visualizzazione personalizzata

Anche se non tutte le applicazioni di questo tipo prevedono tale opzione, è importante che si offrano diverse alternative di visualizzazione, come schede, elenchi, un calendario o un diagramma di Gantt, tra gli altri esempi, affinché per tutti i membri del team sia più semplice monitorare il progetto.

Opzioni per rilevare tutti i punti del progetto

Ogni processo ha diverse fasi e, in molti casi, ognuna di queste fasi ha diverse sottofasi e compiti specifici. Per capire meglio a che punto siamo, è opportuno che il software di gestione dei progetti sia in grado di mettere in atto chiaramente diversi livelli in tal senso.

Integrazione con altri strumenti

Un’altra funzione che non è così comune in applicazioni simili, ma è molto utile quando la si trova, è la possibilità di integrare altri software all’interno del programma. Anche in questo caso, è sempre bene evitare di cambiare applicazione ai fini di una maggiore efficienza operativa.

Facilità di comunicazione tra i membri del team

Anche se non è uno strumento di dialogo, il software di gestione dei progetti è comunque un altro modo di comunicare all’interno dei team, quindi è essenziale che incorpori opzioni per garantire che questo processo si svolga senza intoppi.

Lavoro in cloud

Il fatto che questi strumenti siano archiviati nel cloud significa soprattutto che offrono la possibilità di lavorare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, il che favorisce la comodità, la libertà e la flessibilità professionale dei team che li utilizzano. Oggi questa è una caratteristica essenziale.

I migliori software di gestione progetti

Prima di scegliere un software di gestione dei progetti, è importante analizzare l’ampio mercato degli strumenti e valutare le esigenze di ciascuna azienda, poiché non sempre è conveniente adottare lo stesso strumento. In ogni caso, ecco alcune delle opzioni principali che la maggior parte delle aziende incorpora nei propri team di lavoro:

Trello

Il funzionamento di Trello è molto semplice e questo è, in parte, uno dei motivi principali del suo successo. Si tratta di una lavagna Kanban composta da schede che vengono assegnate a ciascun dipendente e che possono avanzare in diverse colonne nello sviluppo del progetto, oltre a consentire la comunicazione all’interno di ciascuna di esse.

Notion

Notion è uno strumento un po’ più complesso, in quanto può essere visualizzato nella forma di un pannello Kanban, ma offre anche molte altre opzioni in questo senso, come calendari, elenchi o note. In ogni caso, consente anche l’integrazione con altri strumenti, motivo per cui è uno dei più scelti dalle aziende.

Asana

Asana è un software di gestione delle attività creato appositamente per questo scopo. Anche in questo caso, si tratta di uno strumento con un’interfaccia molto semplice che incorpora la possibilità di creare diversi livelli di attività e diverse opzioni di visualizzazione, quindi è una scelta sicura da questo punto di vista.

Todoist

Todoist è forse l’applicazione più semplice tra quelle citate, ma è estremamente utile ed efficiente per i progetti più piccoli o per sezioni specifiche di un progetto più complesso, poiché consiste in un elenco di compiti assegnati ai responsabili dei rispettivi sviluppi.

Google Calendar

Sebbene non sia un software di gestione progetti in quanto tale, Google Calendar viene utilizzato in molti casi per lo sviluppo di progetti, in quanto consente di definire perfettamente le scadenze, l’assegnazione del lavoro e la comunicazione tra i membri del team, motivo per cui viene adottato in molte aziende.

Perché adottare un software di gestione progetti?

Indipendentemente dal software di gestione dei progetti scelto, sembra opportuno integrare alcuni di questi strumenti. La maggior parte delle implicazioni della loro attuazione sono ovvie, ma vale la pena ricordare i principali vantaggi di avere un’applicazione di questo tipo in un’azienda:

• Migliora l’organizzazione dei progetti grazie alla pianificazione dettagliata dei compiti.
• Aumenta l’efficienza produttiva dei team eliminando i processi ripetitivi e non necessari.
• Facilita la comunicazione nel team chiarendo gli aspetti che non ostacoleranno le conversazioni.
• Migliora il rispetto delle scadenze determinando i compiti, le persone responsabili e i tempi di consegna in ciascuna fase.
• Permette di monitorare il progetto grazie al fatto che ogni fase viene registrata nello strumento.
• Differenzia chiaramente i ruoli del team per evitare confusione nello svolgimento dei diversi compiti.

Slack, molto più di un software di gestione progetti

Se è vero che Slack è uno strumento progettato per migliorare la comunicazione nei team di lavoro, nella volontà di ottimizzare questa pratica essenziale e garantirne l’efficienza, è diventato uno spazio che integra il software di gestione progetti più adatto al tuo team di lavoro.

Perché sappiamo che lo strumento più adatto alla tua azienda si trova in Slack? Fondamentalmente perché qualsiasi software di gestione progetti efficiente fa parte delle nostre integrazioni, compresi quelli citati sopra e molti altri. Questo rende molto più facile scegliere l’opzione che fa per te e gestirla dalla piattaforma di comunicazione del tuo team.