Strumenti di monitoraggio: cosa sono e perché adottarli

Secondo AIDAF, il 65% del totale delle aziende in Italia è rappresentato da imprese familiari che hanno un fatturato di oltre 20 milioni di euro. Eppure, il livello di digitalizzazione di queste PMI è ben al di sotto della media europea. Un esempio? Secondo alcuni dati che considerano solo le vendite online, le piccole e medie imprese italiane si attestano al 26esimo posto su 28. Possiamo quindi facilmente dedurre che anche le tecnologie più semplici, come gli strumenti di monitoraggio dei progetti, non vengono utilizzate.

E parliamo di questo tipo di software e applicazioni perché sono essenziali per la crescita di qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dalle tecnologie che possono essere state adottate nel resto dei processi aziendali. Gli strumenti di monitoraggio sono oggi un elemento fondamentale per la produttività aziendale, per cui la loro integrazione è essenziale per mantenere la competitività.

Cosa sono gli strumenti di monitoraggio?

La prima cosa da tenere presente quando si parla di strumenti di monitoraggio è il loro scopo: in generale ci si riferisce all’osservazione dei vari progetti che possono essere sviluppati in un’azienda e, benché questi software siano molto utili su base individuale, è più comune applicarli al monitoraggio del lavoro di gruppo.

L’obiettivo principale di questo tipo di software è visualizzare in modo semplice ed efficace l’evoluzione di un progetto completo e l’esecuzione di ciascuno dei compiti che lo compongono. Allo stesso tempo, grazie alla diffusione di nuove tecnologie, gli strumenti di monitoraggio consentono di automatizzare molti meccanismi comuni nel contesto, come ad esempio la delega dei compiti o la comunicazione tra i membri del team.

Principali tipologie di strumenti di monitoraggio dei progetti

Una volta individuato, lo scopo principale di queste applicazioni sembra ovvio, ma attenzione: gli strumenti di monitoraggio che si possono trovare sul mercato sono molti e molto diversi tra loro. In altre parole, monitorare i progetti è complesso e in molti casi richiede di considerare diversi elementi per garantire un’osservazione davvero efficiente.

Esistono quindi diversi tipi di strumenti per il monitoraggio dei progetti, anche se alcuni di essi – quelli più consigliati – includono tutto ciò che è necessario per svolgere questo compito. Ognuna delle opzioni che troverai di seguito ha comunque i suoi pro e i suoi contro ed è più adatta ad alcune esigenze piuttosto che ad altre; come sempre, quando si fa una scelta, è importante considerare quale sia la soluzione migliore caso per caso.

Applicazioni per la gestione dei compiti

Le applicazioni di gestione dei compiti si basano sull’organizzazione delle azioni da svolgere da parte di ciascun team di lavoro. È uno degli strumenti di monitoraggio più semplici, ma è molto efficace quando si tratta di stabilire l’ordine di priorità delle fasi di sviluppo di un progetto e di assegnare a ciascun componente la propria parte di lavoro.

Questo tipo di software è molto utile a livello collaborativo, poiché viene utilizzato individualmente per ottenere un risultato comune – sebbene sia molto diffuso anche nei progetti individuali. Alcuni degli esempi più noti di questa variante sono Notion, Google Tasks o Todoist.

Strumento per i fogli di calcolo

Chi pensa che i fogli di calcolo siano uno strumento antiquato, elementare e privo di molte funzionalità, è perché non è abituato a lavorare con questo tipo di applicazione. Sebbene si tratti di un software in uso da decenni in qualsiasi azienda, grande o piccola che sia, la sua evoluzione al ritmo della tecnologia lo ha reso un elemento fondamentale nel monitoraggio dei progetti.

Queste applicazioni sono molto facili da usare e sono ormai consolidate nella vita quotidiana degli utenti – il che riduce i tempi e i costi di apprendimento del software -, consentendo a tutto il team di collegarsi attraverso elenchi di compiti, la loro assegnazione, le date di scadenza e il monitoraggio dei processi in generale. Google Sheets è un esempio eccellente in questo caso.

Software di comunicazione

Anche se non sembra, le tecnologie dedicate alla comunicazione tra i membri del team e con i loro superiori sono le più anziane in questo elenco. Ci riferiamo alle applicazioni tipiche per la comunicazione che permettono di svolgere, sia a livello di gruppo che tra due persone, le classiche riunioni, ma in questo caso attraverso uno schermo.

A prescindere dal fatto che siano più o meno validi ed efficienti nel monitoraggio dei progetti, questi strumenti sono ancora oggi fondamentali, a maggior ragione con la diffusione dello smart working. Software come Google Meet, Microsoft Teams, Zoom o Skype sono utilizzati quotidianamente nella maggior parte delle aziende e non si prevede che la situazione cambierà nel prossimo futuro.

Schede di monitoraggio del teamwork

Le lavagne per il monitoraggio del lavoro di squadra, chiamate anche lavagne Kanban, sono strumenti di monitoraggio dei progetti molto semplici da usare e che si adattano perfettamente a questa definizione. In altre parole, si tratta di uno spazio condiviso tra i diversi membri di un team in cui è possibile visualizzare lo stato di ogni attività e del progetto in generale.

Il loro funzionamento è talmente elementare che consiste solo nell’assegnare attività e contrassegnarle come in sospeso, in corso o completate. La definizione dello stato di ogni attività dipenderà dal project manager o dagli stessi membri del team nel caso di collaborazioni tra professionisti indipendenti, dato che questo tipo di strumento di tracciamento è spesso utilizzato anche in questo scenario.

Tecnologie per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti è tanto fondamentale quanto complessa per qualsiasi azienda, ma la verità è che i software hanno facilitato notevolmente il lavoro dei manager. Applicazioni per la gestione dei progetti come Trello, Asana, Microsoft Project o Jira, tra le altre, sono arrivate in questo campo per restare.

Diciamo che questi tipi di tecnologie comprendono gli strumenti di gestione delle attività e le lavagne di monitoraggio, con cui hanno molti aspetti in comune, ma con la differenza che questi permettono di fare un passo avanti nella supervisione del processo: sono infatti più versatili e offrono più soluzioni quando si tratta di organizzazione di un team, collaborazione tra i suoi membri e determinazione dello stato delle attività.

Applicazioni collaborative

Le applicazioni collaborative sono la star degli strumenti di monitoraggio dei progetti. Sono software in grado di creare diverse linee di comunicazione tra i membri del team, riunendo tutte le esigenze legate al monitoraggio del processo e collegandosi con le diverse tecnologie necessarie a questo scopo.

Si tratta di strumenti di comunicazione che consentono diverse forme di connessione – sia per iscritto che tramite video chat -, che funzionano istantaneamente e che permettono a ogni membro del team di tenersi aggiornato sullo stato dei propri compiti grazie alla connessione con il resto delle applicazioni necessarie al monitoraggio. In altre parole, stiamo parlando dell’opzione più completa di tutte, e l’esempio più lampante è Slack.

Vantaggi connessi agli strumenti di monitoraggio dei progetti

Utilizzare strumenti di monitoraggio dei progetti è diventato essenziale per numerose aziende, ma per coloro che ancora dubitano dei vantaggi di questo tipo di software, ecco elencati di seguito alcuni tra i più rilevanti della loro integrazione nei team di lavoro:

• Grazie alla digitalizzazione del processo di monitoraggio, anche l’avanzamento dei compiti viene salvato automaticamente, evitando così la perdita di documenti.
• Questa memorizzazione consente anche di tenere un registro dei progetti passati che sono stati completati, in modo da poterli rintracciare e consultare se necessario.
• L’efficienza produttiva è molto più elevata, poiché la comunicazione, la delega dei compiti, la determinazione dello stato dei progetti o il passaggio di consegne tra i membri del team sono completamente automatizzati, portando i flussi di lavoro a un altro livello.
• Questa soluzione evita ripetizioni e perdite di tempo nei progetti a causa della possibile confusione nell’assegnazione dei team.
• Elimina le attività che in precedenza rallentavano i processi e riducevano la produttività, come la valutazione o la conferma dei processi.
• Permette la collaborazione tra le diverse aree aziendali e i lavoratori che in precedenza avevano difficoltà a connettersi a causa delle differenze di orario o delle distanze fisiche.

Perché è essenziale adottare strumenti di monitoraggio?

Ci troviamo in un periodo in cui è praticamente impossibile per un’azienda vivere – e sopravvivere – senza tecnologia. In misura maggiore o minore, tutte le imprese gestiscono alcuni processi in modo digitale e gli strumenti di monitoraggio sono utili proprio per questo: tenere traccia delle attività, garantire produttività e risultati e facilitare la collaborazione.
Naturalmente, minore è il numero di applicazioni software dedicate a ciascun processo, più pratico, semplice ed efficiente esso sarà. Ecco perché Slack non solo offre un’applicazione completa per lo sviluppo della comunicazione interna ed esterna nella gestione dei progetti, ma riunisce anche i migliori strumenti di monitoraggio in un unico luogo.