Wie dein Projekt-Team produktiver werden kann

Produktivität gibt an, wie gut man seine Ressourcen nutzt, um marktfähige Ergebnisse zu erzielen. Sie ist ein Maß dafür, wie effizient Unternehmen ihre Vermögenswerte, einschließlich ihres Personals, nutzen. Eine gesteigerte Produktivität kann ein echter Gamechanger sein.

Produktivität ist häufig eine zu wenig genutzte Wachstumsstrategie. Sie ist unerlässlich für Unternehmen, um wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben. Insbesondere angesichts der Corona-Pandemie, die laut einer Studie von Pew Research die Armut vergrößert und das Wachstum der globalen Mittelschicht zum Stillstand gebracht hat. Die Pandemie hat zudem einen weitreichenden wirtschaftlichen Wandel mit sich gebracht, da viele Unternehmen schließen mussten und die Arbeitslosigkeit auf das Niveau der Großen Depression anstieg, so die U.S. Small Business Administration.

Strategien zur Produktivitätssteigerung, die du heute implementieren kannst

Wenn es etwas gibt, was uns die Geschichte immer wieder gelehrt hat, dann ist es, dass US-Amerikaner:innen ein zähes Völkchen sind. Technisch gesehen haben die Vereinigten Staaten seit der Großen Depression 13 Rezessionen überstanden. Eines Tages werden die derzeitigen wirtschaftlichen Herausforderungen in den USA der Vergangenheit angehören.

Erfolgreiche Unternehmen und Projekt-Teams müssen sich anpassen, um bei der Arbeit noch produktiver zu werden. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics hat der Anstieg der Erwerbsproduktivität zu einem Wirtschaftswachstum in den USA geführt. Seit 1947 haben die Unternehmen in den USA „neunmal mehr Waren und Dienstleistungen“ produziert, obwohl die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden vergleichsweise nur geringfügig gestiegen ist. Mit anderen Worten: Durch die Steigerung der Produktivität konnten die Unternehmen bei gleichem Aufwand mehr leisten.

Viele Faktoren können sich auf die Produktivität auswirken, etwa Prozesse, Ziele, das Arbeitsumfeld sowie die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden. Die Anwendung spezifischer Techniken und Strategien zur Produktivitätssteigerung kann jedoch langfristig mehr Vorteile bringen.

Formuliere klare Erwartungen

Einfachheit schafft Klarheit. Klarheit schafft Können und Vertrauen. Eindeutig definierte Erwartungen verhindern Verwirrung. Aber vergiss nicht, dass alles von der Qualität deiner Kommunikation abhängt.

Du solltest von Anfang an klare Erwartungen formulieren, um die Produktivität im gesamten Unternehmen zu fördern, unabhängig davon, wo die Mitarbeitenden arbeiten. Kommuniziere, was von den Mitarbeitenden erwartet wird:

• Arbeitsergebnisse: Welche Resultate sollte ihre Arbeit liefern? Wie viel und bis wann?
• Arbeitsprozesse: Welche Methoden, Tools und Mittel sollten sie einsetzen, um die Erwartungen zu erfüllen?
• Arbeitszeiten: Wann sollten sie zur Arbeit erscheinen und wie lange sollten sie bleiben?
• Kommunikationshäufigkeit: Wie oft sollten sie sich bei Kolleg:innen oder Vorgesetzten melden?
• Kommunikationsmethoden: Wie werden Team-Meetings abgehalten? Sollten sie für Updates, Fragen oder Anliegen Slack oder ein anderes Tool zur Zusammenarbeit verwenden?

Mitarbeitende kontinuierlich motivieren

Die Zahlen zum Engagement der Mitarbeitenden sind ernüchternd. Einer Untersuchung von Gallup zufolge können nur 35 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer:innen und 15 % der Arbeitnehmer:innen weltweit als engagiert bezeichnet werden. Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, diese Zahlen für dein Unternehmen zu verbessern. Gallup hat außerdem herausgefunden, dass die Führungskraft allein „für 70 % der Varianz im Team-Engagement verantwortlich ist“. Das bedeutet, dass Führungskräfte einen großen Einfluss auf das Engagement der Mitarbeitenden und dessen Produktivität haben.

Du kannst das Engagement deiner Mitarbeitenden verbessern, indem du:

• Sie zur Teamarbeit ermutigst und eine Kultur der Zusammenarbeit schaffst
• Karriere- und persönliche Ziele der Mitarbeitenden unterstützt
• Kreativität und Innovation durch Flexibilität bei der Arbeitsweise förderst
• Tools bereitstellst, die die Mitarbeitenden benötigen, um bei ihrer Arbeit hervorragende Leistungen zu erbringen
• Teammitglieder um Rat oder Feedback bittest
• Aktivitäten zum Teambuilding organisierst
• Zu Feedback ermutigst und das Arbeitsumfeld feedbacksicher machst
• Deine Mitarbeitenden feierst und nicht nur ihre Leistungen

Führe laufend Schulungen und Reviews durch

Die globale Branche zur Personalschulung ist Milliarden von Dollar schwer. Das Markt- und Verbraucherdatenportal Statista hat herausgefunden, dass die Ausgaben für Personalschulungen pro Mitarbeiter:in weltweit von 2008 bis 2019 um 20 % gestiegen sind. Im Jahr 2019 betrugen die Aus- und Weiterbildungskosten (Learning and development = L&D) pro Mitarbeiter:in durchschnittlich 1.308 USD. Das ist so, weil Schulungen, Workshops, Zertifizierungen, Auffrischungen und andere Trainingsformen das Beste aus deinen Beschäftigten herausholen, was für das Erreichen der allgemeinen Unternehmensziele und das Wachstum entscheidend ist.

Angesichts der steigenden Kosten für L&D ist es wichtig, dass deine Investitionen nicht im Sande verlaufen. In der Harvard Business Review heißt es: „Die meisten Schulungen in den heutigen Unternehmen sind nicht nur ineffektiv, sondern auch in Bezug auf den Zweck, den Zeitpunkt und den Inhalt der Schulungen fehlerhaft.“ Die Beschäftigten würden die falschen Dinge aus den falschen Gründen und zur falschen Zeit lernen. Kein Wunder also, dass sie das Gelernte schnell wieder vergessen.

Um dem entgegenzuwirken, schlägt der Autor Steve Glaveski, CEO der Unternehmensberatung Collective Campus, vor, dass Unternehmen die „Lean-Learning-Methode“ anwenden und

• das 80/20-Prinzip befolgen. Wenn du beispielsweise eine neue Sprache lernst, konzentriere dich auf die Wörter und Sätze, die in 80 % der Fälle vorkommen.
• Wende das Gelernte auf reale Szenarien an. Wenn du einen Workshop zum Thema Nachhaltigkeit veranstaltest, solltest du die Teilnehmenden auffordern, Konzepte mit konkreten Situationen zu verknüpfen. Oder Gastredner:innen mit einschlägiger Erfahrung einladen.
• Integriere fertige Leitfäden in Live-Anwendungen, auf die die Beschäftigten bei Bedarf zugreifen können.
• Personalisiere Inhalte, biete kontinuierliche Unterstützung an, fördere Peer-to-Peer Learning und stelle Mikrokurse zur Verfügung.

Erkenne die Beiträge von Mitarbeitenden an

Eine bewährte Strategie für zufriedene Mitarbeitende (und damit mehr Produktivität) ist die Anerkennung guter Leistungen. Der „2021 Global Culture Report“ von O.C. Tanner, einem Software- und Dienstleistungsunternehmen, das sich auf Erfahrungen von Mitarbeitenden spezialisiert hat, hat ergeben, dass für Unternehmen, die Anerkennung in ihre Kultur integrieren, Folgendes gilt:

• Viermal so wahrscheinlich, dass sie hoch engagierte Mitarbeitende haben
• Doppelt so wahrscheinlich, dass die Einnahmen von Jahr zu Jahr steigen
• 73 % weniger wahrscheinlich, dass im vergangenen Jahr Mitarbeitende entlassen wurden
• 44 % weniger wahrscheinlich, dass sie ausgebrannte Mitarbeitende haben

Obwohl Gehaltserhöhungen und andere Vergünstigungen normalerweise gern gesehen sind, muss es bei Anerkennung nicht immer um Geld gehen. Probiere diese Wertschätzungs- und Belohnungsideen für Mitarbeitende im Büro und an Remote-Standorten aus:

• Lernmöglichkeiten
• Firmengeschenke
• Zeitgemäße Geschenke (z. B. Sicherheitskits mit Desinfektionsmitteln, Masken usw.)
• Kinogutscheine
• Lobende Worte zum Einstieg in Meetings
• Anerkennung durch Kolleg:innen (z. B. Anerkennungstafeln, Videoclips von Kolleg:innen usw.)
• Belohnungspunkte oder Zertifikate, die gegen Parkplätze, Urlaubstage und persönliche Gespräche mit Führungskräften eingetauscht werden können

Implementiere die richtigen Tools und Technologien

Mitarbeitende sollten Zugang zu den richtigen Tools und Geräten haben, um hervorragende Arbeit leisten zu können. Es sollten jedoch Standards festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Tools wie vorgesehen verwendet werden, insbesondere wenn es um sensible Daten von Kund:innen, Mitarbeitenden und ähnliches geht.

Nutze diese technischen Hilfsmittel, um die Produktivität dort zu maximieren, wo sie am meisten benötigt wird:

• Kommunikation und Zusammenarbeit: Mit Slack-Channels befindet sich deine Projektkommunikation, einschließlich Dingen wie Status-Updates und Arbeitsdateien, an einem zentralen Ort. Du kannst so viele Channels erstellen, wie du benötigst, und vergangene Nachrichten und andere Inhalte bei Bedarf durchsuchen. Für Videokonferenzen und Remote-Meetings können Tools wie Skype und GoToMeeting deinen Projekt-Teams helfen, in Verbindung zu bleiben. Du kannst sie sogar in Slack integrieren, sodass du direkt von Slack aus ein Meeting starten oder einem beitreten kannst.
• Projektmanagement: Wenn du robuste Projektmanagement-Funktionen wie Ressourcenmanagement, Abhängigkeiten und Meilensteine benötigst, solltest du dir Wrike, Asana und Smartsheet ansehen. Sie helfen dir, die Zeitpläne und das Arbeitspensum deiner Mitarbeitenden zu verwalten, Gantt-Diagramme zu erstellen, um deine Projekte auf Kurs zu halten, und vieles mehr.
• Helpdesk und Ticket-Management: Die Tools Zendesk, Freshdesk und Jira Service Management helfen den Projekt-Teams bei der effizienten Verfolgung und Lösung von Problemen, um die Workflows im Kundensupport zu optimieren.
• Buchhaltung: Buchhaltungssoftware automatisiert zahlreiche wichtige Aufgaben, darunter die Nachverfolgung von Ausgaben und Einnahmen, die Erstellung von Rechnungen und Berichten, das Versenden von Zahlungserinnerungen und die Bestandsverwaltung. QuickBooks Online, Sage 50cloud und Wave sind nur einige der vielen beliebten Buchhaltungstools für kleine Unternehmen.
• Passwort-Management: Plattformen wie LastPass und 1Password schützen die Passwörter von Mitarbeitenden. Man muss sich nur ein Passwort für mehrere Accounts merken.
  Sicherheit: Du solltest eine Schutzsoftware wie McAfee, Norton und Kaspersky ausprobieren, um dein Unternehmen vor Datenpannen und bösartigen Viren, Spyware und Adware zu schützen.
• Zahlungssysteme: Wenn du online verkaufst, erwarten Kund:innen einen schnellen, bequemen und sicheren Bezahlvorgang. PayPal, Amazon Pay und Apple Pay sind nur einige der Online-Zahlungsweisen, denen viele Unternehmen und Kund:innen vertrauen.

Produktivitätssteigerung zur Priorität machen

Produktivität lässt sich nicht über Nacht drastisch verbessern. Aber die gute Nachricht ist, dass selbst kleine Änderungen große Auswirkungen haben können. Durch die Implementierung der richtigen Produktivitätstools und -strategien kannst du das Engagement deiner Mitarbeitenden hoch halten, Aus- und Weiterbildungsoptionen maximieren und alle auf dem gleichen Stand halten.