Introduction aux organigrammes : tout ce que vous devez savoir

Pour réussir sa communication interne et sa collaboration, les échanges doivent faire intervenir les bons interlocuteurs et les informations pertinentes. Plus facile à dire qu’à faire, surtout dans une grande entreprise ou dans un environnement de travail à distance, où il peut s’avérer difficile de savoir qui est en charge de quoi.

La solution est parfois simple : l’organigramme (ou schéma hiérarchique) de votre entreprise peut être une véritable mine d’informations. Découvrez ce qu’un organigramme hiérarchique peut vous offrir, comment en créer un et comment le mettre à profit.

Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme hiérarchique, ou encore un schéma hiérarchique de l’entreprise, est une représentation visuelle de la structure d’une entreprise qui illustre la hiérarchie et les liens entre les responsables, les collaborateurs et les services. Ces représentations peuvent être simples, présentant les premières strates d’une structure hiérarchique, mais aussi complexes, détaillant les différents niveaux de gestion, les services et les sous-services.

Cas d’utilisation des organigrammes d’entreprise

Au-delà de la représentation des liens hiérarchiques, l’organigramme d’une entreprise peut servir de support aux démarches suivantes :

• Intégration des collaborateurs : aider les nouvelles recrues à comprendre la structure organisationnelle de l’entreprise et la place qu’elles occupent au sein de l’ensemble de la société.
• Planification des remplacements : prévoir des scénarios dans lesquels des cadres occupant des postes clés pourraient quitter l’entreprise, et se préparer à une évolution du personnel.
• Répertoire des collaborateurs : faciliter l’accès aux informations sur le personnel afin de permettre aux membres de l’équipe de savoir à qui s’adresser en cas de questions ou de problèmes.
• Collaboration transversale : clarifier les responsabilités d’une équipe transversale en vue d’améliorer la communication.
• Recrutement en interne : mettre en lumière les postes à pourvoir afin d’accroître la transparence et d’encourager les évolutions de carrière en interne.

Les trois principaux types d’organigramme

Lors de la création d’un organigramme, privilégiez un format qui reflète la structure organisationnelle de votre entreprise. Voici les trois principaux types d’organigramme :

1. Organigramme hiérarchique

Cette structure organisationnelle se caractérise par la présence d’un dirigeant au sommet et de plusieurs niveaux de salariés en dessous. Le degré d’autorité le plus élevé est celui représenté par la personne au sommet (par exemple, le PDG ou le président) et diminue au fur et à mesure de la progression dans la hiérarchie.

2. Organigramme matriciel

Un organigramme matriciel présente la manière dont les salariés peuvent dépendre de plusieurs responsables au sein d’une entreprise. Par exemple, un graphiste peut être rattaché au directeur de création et aux chefs d’équipe des projets sur lesquels il travaille. Même s’ils sont efficaces et utiles, ces organigrammes peuvent vite devenir obsolètes.

3. Organigramme horizontal

Cette structure est adaptée aux entreprises dont le niveau de gestion est minimal et où la plupart des salariés travaillent de manière indépendante. Elle est répandue dans les petites entreprises, qui privilégient souvent l’autonomie, le contrôle créatif et la responsabilisation des collaborateurs.

Organigramme, schéma hiérarchique ou organigraphe

Même si ces termes sont souvent utilisés sans distinction, il faut savoir les différencier.

• L’organigramme est le plus complet des trois et englobe des représentations visuelles variées de la structure d’une entreprise. Il peut comprendre des graphiques et des diagrammes illustrant les liens, les rôles et la hiérarchie.
• Le schéma hiérarchique se concentre sur la hiérarchie et les liens au sein d’une organisation, en utilisant des encadrés pour indiquer les postes ou les fonctions et des lignes pour préciser les liens hiérarchiques, les canaux de communication et la chaîne de commandement.
• L’organigraphe est un schéma, une image ou une carte décrivant des liens complexes et souvent enchevêtrés entre les différentes entités d’une entreprise. Similaire à un schéma hiérarchique, il a cependant tendance à moins mettre l’accent sur la hiérarchie directe.

Qui peut utiliser un organigramme ?

Tout le monde ! Par exemple :

• Les cadres et les équipes de direction peuvent avoir une vue d’ensemble des liens entre les différents services et postes, afin d’éclairer les décisions stratégiques.
• Les responsables de service visualisent la manière dont leurs équipes s’intègrent au sein de la structure hiérarchique et les objectifs de l’organisation tout entière.
• Les professionnels des ressources humaines peuvent utiliser les informations pour la prévision des effectifs et la gestion des talents, afin d’identifier les pénuries de personnel, d’organiser le recrutement et d’analyser la structure hiérarchique.
• Les responsables sont en mesure de repérer l’implication des membres de l’équipe au sein d’équipes transversales afin d’équilibrer la charge de travail.
• Les collaborateurs ont une vision claire de la hiérarchie et disposent d’informations sur les personnes dont ils dépendent ou avec lesquelles ils collaborent.
• Les nouvelles recrues découvrent leur place dans l’organigramme et s’intègrent en un clin d’œil sur le lieu de travail.

Comment les organigrammes hiérarchiques renforcent l’engagement des effectifs

Un organigramme clair et lisible assure la transparence de la structure hiérarchique et de la composition des équipes, ce qui permet de responsabiliser les collaborateurs et de favoriser un sentiment d’appartenance.

Planification et gestion des effectifs

Les services des ressources humaines et les dirigeants peuvent utiliser les organigrammes dans le but d’identifier les déficits de compétences pour faciliter les décisions d’embauche, affecter les bonnes personnes aux postes adéquats, répartir la charge de travail de manière équilibrée afin d’éviter le surmenage des collaborateurs et aussi planifier la croissance ou des restructurations à l’avenir.

Visualisation de la structure organisationnelle

Une représentation visuelle de la structure organisationnelle facilite la communication des liens hiérarchiques complexes, ce qui incite les collaborateurs à rechercher des possibilités de coopération entre les services.

Intégration de nouveaux collaborateurs

Un organigramme d’entreprise favorise l’intégration des nouvelles recrues en leur présentant une vue d’ensemble de la structure de l’entreprise, des rapports hiérarchiques et des principales personnes à contacter. Il les guide aussi dans leur intégration au sein de l’ensemble de l’organisation.

Planification des carrières

Les entreprises peuvent utiliser les organigrammes fonctionnels pour repérer les potentiels meneurs, les fonctions clés ainsi que les pistes de développement des talents afin d’assurer la continuité de l’activité. Ils permettent aussi de préserver le savoir collectif à mesure que les postes aux fonctions clés évoluent.

Collaboration transversale

Les organigrammes illustrent la façon dont les différents services et équipes sont rattachés afin de fournir les informations nécessaires pour favoriser la collaboration entre les équipes transversales. Cela peut aussi stimuler l’innovation.

Répertoire interne des collaborateurs

En intégrant un organigramme hiérarchique dans votre outil de communication (comme avec l’Atlas Slack), les collaborateurs bénéficient d’une solution de référence rapide pour identifier leurs collègues, leur équipe ou encore leurs supérieurs hiérarchiques. Les informations contextuelles, telles que les intérêts professionnels ou les compétences d’un membre de l’équipe, facilitent aussi les conversations productives.

Un guide pour la création d’un organigramme en ligne, pas à pas

1. Identifier les postes et les fonctions clés

Délimitez la structure organisationnelle et déterminez les liens hiérarchiques et les rapports entre les différents niveaux et services. Engagez-vous avec les parties prenantes essentielles, telles que les responsables de service et les ressources humaines, afin de garantir une représentation précise des rôles et des structures hiérarchiques.

2. Choisir un type d’organigramme

La structure de votre organigramme contribue à mettre en évidence certains aspects de l’entreprise et à communiquer vos valeurs et votre philosophie. Choisissez un modèle d’organigramme (hiérarchique, matriciel ou horizontal) qui reflète le mieux votre structure organisationnelle.

3. Choisir les outils d’organigramme appropriés

Utilisez un logiciel offrant la possibilité de créer un organigramme dynamique et de le mettre à jour aisément à mesure que votre structure organisationnelle évolue. Ce dernier doit aussi permettre la collaboration, en autorisant plusieurs personnes à travailler simultanément sur l’organigramme. Nos meilleurs choix sont Microsoft Visio, Lucidchart, Creately, Clickup, BambooHR et Monday.com.

4. Travailler du haut vers le bas

Pour la majeure partie des entreprises dotées d’une structure hiérarchique, il est préférable de commencer par désigner l’équipe des responsables au niveau le plus élevé de l’organigramme. Ces personnes disposent de la plus grande influence et de la plus grande visibilité externe et jouent un rôle essentiel dans les activités et la prospérité de l’entreprise. Ensuite, ajoutez petit à petit les postes de niveau inférieur et descendez en cascade pour couvrir toute la hiérarchie organisationnelle.

5. Ajouter les détails du profil

Ajoutez des informations clés sur chaque fonction, comme le nom, l’intitulé du poste et une brève description des responsabilités. Vous pouvez également ajouter des portraits de vos collaborateurs, des liens externes et des anecdotes amusantes. Ces informations peuvent aider les équipes à mieux se connaître et à tisser des liens. En revanche, elles ne sont pas forcément pertinentes pour les parties prenantes externes.

6. Soigner la présentation et la mise en forme

Par souci de lisibilité, adoptez une présentation uniforme pour l’ensemble de l’organigramme. Par exemple, utilisez les mêmes formes, les mêmes couleurs et la même mise en forme pour des fonctions ou des niveaux similaires. Dans le cas d’un organigramme complexe, il vous faudra peut-être réorganiser les éléments pour optimiser la compréhension visuelle (évitez, par exemple, que les lignes ne se chevauchent, ce qui pourrait prêter à confusion). Pour finir, gardez à l’esprit que vos collaborateurs sont susceptibles de consulter les informations sur leur téléphone, leur écran, leur tablette ou sur un document imprimé.

Ce que vous devez attendre d’un outil d’organigramme

Faites le choix d’un outil de conception d’organigrammes doté d’une interface conviviale et d’une fonctionnalité « glisser-déposer », de manière à faciliter la création et la gestion d’organigrammes pour tout le monde, peu importe les compétences techniques de chacun. Afin de constituer un bon point de départ et de vous faire gagner du temps, cet outil devrait aussi offrir des modèles prédéfinis pour différentes structures organisationnelles et divers besoins de communication.

Tenez compte des options de personnalisation pour créer des organigrammes qui reflètent l’identité visuelle de votre entreprise. Recherchez des fonctions de collaboration en temps réel, telles qu’un système de discussion, pour permettre à plusieurs personnes de travailler en même temps sur l’organigramme. Votre logiciel d’organigramme a tout intérêt à être compatible avec d’autres outils de productivité et de communication, tels que Google Workspace et Slack pour des flux de travail fluides.

Un logiciel d’organigramme de qualité doit vous permettre de compléter chaque fonction par des informations détaillées et offrir des fonctionnalités de recherche et de filtrage performantes. Ne négligez pas non plus les fonctionnalités de sécurité, telles que les contrôles d’accès, pour protéger les informations sensibles des collaborateurs et de l’entreprise.

Conseils pour gérer les organigrammes

Les organigrammes sont des documents en constante évolution qui vivent au rythme de votre entreprise.

1. Veiller à ce qu’ils restent à jour. Passez-les en revue de manière régulière pour vous assurer qu’ils reflètent bien les orientations stratégiques de l’entreprise, les besoins commerciaux et les changements survenus dans la structure de l’entreprise (c’est-à-dire les nouvelles embauches, les départs, les promotions et les restructurations).
2. Suivre les changements. Introduisez des mécanismes de contrôle des versions en vue d’assurer le suivi des modifications et intégrez-les aux systèmes de ressources humaines pour automatiser les mises à jour. Il est aussi préférable de suivre toutes les modifications et les justifications des corrections, à des fins d’audit et de référence.
3. Présenter le contexte. Élaborez des supports de formation destinés aux collaborateurs pour leur permettre de comprendre comment interpréter et utiliser au mieux les informations contenues dans les organigrammes d’entreprise.
4. Communiquer régulièrement. Gardez les parties prenantes informées des changements apportés à votre organigramme. Ajoutez le contexte et des détails précis pour assurer une bonne compréhension.

La puissance des organigrammes au cœur de vos outils de collaboration

Les organigrammes reflètent le contexte dans lequel évolue chaque membre d’une entreprise, ce qui favorise les relations et la collaboration. Leur qualité dépend toutefois de votre capacité à accéder à l’information. C’est pourquoi nous avons créé l’Atlas Slack, un organigramme dynamique natif et un répertoire réimaginé des collaborateurs soulignant les informations utiles à propos des collègues et de la structure organisationnelle. Apprenez-en plus sur l’Atlas et découvrez comment vous lancer.