Plantilla del centro de beneficios para empleados

Ya se trate de problemas de seguros, políticas de tiempo libre remunerado o detalles sobre un programa de beneficios, los empleados esperan una respuesta rápida cuando acuden a tu equipo en busca de información sobre sus beneficios. Pero esto se complica cuando esa información está dispersa en varias plataformas diferentes. Además de eso, las preguntas llegan por correo electrónico, canales de Slack, mensajes directos e incluso reuniones, por lo que resultan difíciles de rastrear y más propensas a perderse.

Para ayudar a los empleados rápidamente sin sobrecargar a tu equipo, necesitas un centro de beneficios donde puedas centralizar la información y simplificar las solicitudes de ayuda.

¿Qué es un centro de beneficios?

Un centro de beneficios reúne todos tus documentos, conocimientos institucionales y preguntas de empleados en un espacio centralizado. De esta forma, se reduce enormemente el trabajo repetitivo para tu equipo y se empodera a los empleados con opciones de autoservicio. Todo el mundo sale ganando cuando la información sobre beneficios es transparente y de fácil acceso.

Puedes añadir funciones y secciones a tu centro de beneficios según las necesidades de tu empresa, pero todos los centros deben contar con estas secciones fundamentales:

• Preguntas frecuentes. Crea tu sección de preguntas frecuentes con las consultas recurrentes que tu equipo sigue resolviendo. Además de respuestas claras, incluye enlaces a recursos.
• Base de datos de Knowledge. Crea vínculos a todos tus documentos y herramientas de beneficios, incluso (y especialmente) si están dispersos entre diferentes plataformas.
• Contactos clave. Deja claro a quién deben dirigirse los empleados en caso de incidencias específicas. Considera también añadir información de contacto de tus proveedores de beneficios, según corresponda.

Las ventajas de nuestra plantilla del centro de beneficios para empleados

La plantilla del centro de beneficios es un recurso central diseñado para consolidar toda la información de los beneficios de los empleados de tu empresa en un lugar fácilmente accesible.

Optimiza la gestión de beneficios

Esta plantilla hace que la gestión de beneficios sea menos dolorosa para tu equipo de RR. HH. y tus empleados al garantizar que cada empleado tenga acceso instantáneo a la información que necesita. Esta centralización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también mejora la satisfacción de los empleados al proporcionar respuestas claras e inmediatas sobre los beneficios disponibles. 

Sin embargo, esto no es solo una página estática. Con flujos de trabajo personalizados automatizados, herramientas de búsqueda robustas y cientos de integraciones de terceros disponibles, tu centro de beneficios se convierte en una plataforma de intercambio de conocimientos interactiva y dinámica.

Una guía de beneficios centralizada

Esta plantilla del centro de beneficios para empleados incluye una guía de beneficios personalizable que reúne todos tus recursos de beneficios en una sola ubicación. Solo tienes que añadir enlaces a tus documentos de beneficios, información de contacto clave, preguntas frecuentes y otros recursos esenciales.

Esta guía de beneficios puede hacer las veces de directorio de referencia para toda la información sobre beneficios, lo que ayuda a los empleados a navegar por sus opciones así como a entender el alcance completo de los beneficios y las ventajas que tu empresa proporciona. Mejora la experiencia del empleado y reduce la carga de trabajo de tu equipo de RR. HH. Es beneficioso para todo el mundo.

La organización es clave para aprovechar al máximo tu guía de beneficios, así que sé estratégico al diseñar una estructura que sea tan intuitiva como completa para las necesidades de tu empresa. Además de las categorías predeterminadas incluidas en la plantilla de guía de beneficios, también puedes considerar secciones para:

• Beneficios de la oficina presencial, como beneficios de transporte o una asignación para comidas.
  
• Beneficios de oficina remota, como un presupuesto para equipos o una asignación para servicios públicos.
  
• Beneficios de desarrollo profesional, como programas de calificación y política de reembolso.

Preguntas y respuestas en tiempo real para aumentar la claridad

Nuestra plantilla del centro de beneficios para empleados permite a estos enviar sus preguntas específicas a través de un formulario en lugar de depender únicamente de una sección de preguntas frecuentes. Estos envíos estructurados le proporciona al equipo los detalles necesarios desde el principio. De este modo, todo el proceso resulta más eficiente e indoloro para todos los involucrados.

Una vez que se envía una pregunta, un flujo de trabajo automatizado creará un ticket en el canal del centro de beneficios. Después de que un representante de RR. HH. reclame el ticket, el flujo de trabajo crea un hilo de conversación entre el representante de RR. HH. y la persona que envía la pregunta. La comunicación en tiempo real hace que sea mucho más fácil para ambas partes resolver incidencias rápidamente.

Personaliza los formularios de preguntas para capturar toda la información relevante y que sea lo más fácil posible asignar preguntas y responder a ellas. Por ejemplo, además de los campos predeterminados de categoría y prioridad, también podrías crear campos para:

• Ubicación. Te ayudará a emparejar rápidamente a los miembros del equipo global con el gestor de beneficios adecuado.
• Subida de archivos. Ofrece la opción de adjuntar archivos relevantes, como recibos o correos electrónicos.
• Contacto. Añade un campo “Usuario de Slack” que permita a los empleados etiquetar a su superior o a un representante de RR. HH. que les haya ayudado anteriormente y tenga contexto sobre la incidencia.

Monitoriza las preguntas sobre beneficios sin esfuerzo

Convierte tu plantilla del centro de beneficios tanto en una lista de tareas como en una fuente de conocimientos para tu equipo con el rastreador de preguntas. Esta herramienta registra y organiza automáticamente todas las preguntas enviadas al canal del centro de beneficios. Este rastreador facilita a los equipos de RR. HH. gestionar las consultas entrantes, cambiar automáticamente el estado de una consulta y asegurar que ninguna pregunta de los empleados se quede sin respuesta.

Esto es especialmente importante cuando se trata de asuntos complejos pero potencialmente urgentes, como preguntas sobre beneficios médicos. Es posible que no puedas responder una pregunta inmediatamente, pero tampoco puedes arriesgarte a perder estas preguntas en el montón. Usa el rastreador de preguntas para establecerte recordatorios, etiquetar a miembros del equipo en comentarios de tareas o para filtrar preguntas rápidamente según el tema y la urgencia.

Con este eficaz sistema de seguimiento, tu equipo de RR. HH. también puede identificar preocupaciones y lagunas comunes en vuestros recursos existentes. 

Revisa periódicamente los elementos de tu lista para encontrar preguntas recurrentes. Usa filtros para poder centrarte en tendencias en categorías específicas. Luego, revisa las conversaciones que vuestros representantes de RR. HH. tuvieron con los empleados. Presta atento a las conversaciones en las que el empleado haya tenido dificultades para comprender la respuesta o haya expresado inquietudes o frustraciones. Después, usa lo que hayas aprendido en esta revisión para actualizar o añadir entradas a tu guía de beneficios.

Aprovecha las perspectivas proporcionadas por el rastreador de preguntas para crear orgánicamente vuestras preguntas frecuentes y mejorar continuamente todo vuestro centro de información de beneficios.