Modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire

Comment utiliser ce modèle dans Slack (étape par étape)

Un ordre du jour de réunion hebdomadaire structure les réunions et donne aux membres d’équipe une bonne visibilité sur leurs tâches à venir. Grâce à lui, les réunions sont plus courtes et plus productives. Avec un modèle d'ordre du jour hebdomadaire facile à personnaliser dans Slack, vous aiderez les participants et les responsables à mieux gérer leur temps et à en faire davantage. Voici comment créer un ordre du jour de réunion dans Slack :

1. Commencez par cliquer sur « Obtenir le modèle » pour créer un canevas dédié à l’organisation centralisée de l'ordre du jour et à la communication.
2. Renseignez la date, ajoutez tous les liens importants et notez ce qui se passe bien, ce qui ne va pas et les domaines sur lesquels vous concentrer lors de la réunion.
3. Ajoutez toutes les autres questions ou sujets que votre équipe doit aborder lors de la réunion de cette semaine.
4. Partagez l'ordre du jour dans le canal pour recueillir des commentaires et collaborer avant la réunion.
5. Identifiez les participants et définissez clairement les rôles et les prochaines étapes.
6. Répétez chaque semaine pour tenir votre équipe informée avec un minimum d'effort.

Si vous devez planifier une séance de coaching avec un membre d’équipe individuel, consultez le modèle de réunion individuelle pour vous aider à vous organiser.

Qu'est-ce qu'un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire ?

Un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire propose un cadre d’organisation réutilisable pour les réunions régulières. L'utilisation d'un modèle vous permet de créer un déroulé de réunion hebdomadaire standardisé, en décrivant clairement les sujets de discussion et les mises à jour de projet. Lorsque les réunions sont ciblées, il est plus facile de responsabiliser les membres de l’équipe, de clarifier les rôles sur un projet et de s'assurer que les sujets clés sont abordés. Avec un ordre du jour hebdomadaire, vos réunions restent concises et productives, améliorant ainsi les résultats.

Avantages de l'utilisation d'un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire

L'utilisation d'un modèle d'ordre du jour hebdomadaire améliore les résultats des réunions de plusieurs façons. Voici quelques avantages à l'utilisation d'un format structuré pour vos points hebdomadaires :

• Gagner du temps en préparation et en suivi. Lorsque les membres de l’équipe savent à quoi s'attendre, ils arrivent mieux préparés aux discussions, questions et points d’avancement à l’ordre du jour. Il devient également plus facile d'assurer un suivi lorsque tout le monde est coordonné.
• Standardiser les réunions programmées régulièrement. Respecter une structure de réunion hebdomadaire standardisée facilite le suivi des des tâches et les comparaisons de résultats. Vous disposerez de notes harmonisées et de points de contact de référence.
• Améliorer la communication et la coordination. Lorsque tous les participants savent ce qui est attendu d’eux et ce à quoi s’attendre, ils comprennent mieux leurs fonctions et leurs responsabilités individuelles.
• Encourager la documentation et la responsabilisation. Lorsque vous listez les éléments d'action, les responsables et les échéances dans un ordre du jour hebdomadaire, vous consignez dans un document standardisé les discussions et les rapports auquel chacun peut se référer lorsque des questions surviennent.
• Gagner du temps dans la planification. Le gain de temps est l'avantage le plus immédiat à la mise en œuvre d'un modèle d'ordre du jour hebdomadaire. Au lieu d'en créer un à partir de zéro, vous pouvez mettre à jour le canevas chaque semaine et le partager avec votre équipe sans quitter Slack.

Qu’inclure dans un modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire ?

Ce qui doit être inclus dans un ordre du jour de réunion hebdomadaire dépend de la taille et des objectifs de votre équipe. Les petites équipes ou les start-ups peuvent avoir des ordres du jour courts et flexibles, tandis que les équipes créatives ont souvent besoin de temps pour le brainstorming de nouvelles idées et la prise de connaissance des retours clients. Les équipes de direction ou de stratégie peuvent inclure des points à l'ordre du jour liés au budget, aux initiatives stratégiques et aux bilans d’activités. Quels que soient les objectifs de votre équipe, ces sections clés doivent être incluses dans chaque ordre du jour de réunion hebdomadaire.

• Détails et objectifs de la réunion. Commencez par la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que par préciser s'il s'agit d'une réunion en ligne ou d'une réunion en personne. Ensuite, indiquez clairement son objectif et ce que vous cherchez à accomplir.
• Sujets de discussion clés. Incluez une liste ordonnée des sujets clés à aborder, ainsi que le temps alloué à chacun d'eux.
• Mises à jour d’équipe et point d’avancement. Réservez du temps pour examiner les indicateurs ou KPI et leur évolution depuis votre dernière réunion.
• Éléments d'action de la réunion précédente. Passez en revue ce qui a été terminé et ce qui nécessite un suivi.
• Nouveaux problèmes ou obstacles. Gardez du temps pour discuter de tout obstacle ou difficulté qui a surgi depuis votre dernière réunion.
• Prochaines étapes et responsables. Attribuez clairement les éléments d'action aux membres de l’équipe avec des dates d’échéance.
• Sessions de questions-réponses ou commentaires. Accordez suffisamment de temps aux sessions de questions-réponses pour vous assurer que tout le monde quitte la réunion avec une compréhension claire de ce qui a été discuté.

Cinq bonnes pratiques pour les réunions hebdomadaires

Un modèle solide vous donne une longueur d'avance ; il favorise l'engagement et l'efficacité lors de vos réunions d’équipe. Voici quelques bonnes pratiques pour organiser des réunions efficaces :

• Diffuser l'ordre du jour 24 à 48 heures avant la réunion. Cela permet aux membres de l’équipe de prendre le temps d'examiner les plannings, de formuler des questions et de préparer des compte-rendus sur leurs objectifs et leur progression. Si vous prévoyez une réunion de lancement pour débuter un nouveau projet ou une nouvelle initiative, une communication claire en amont fera la différence. Vous pouvez également demander aux participants de mettre à jour leurs sections ou de faire circuler les sujets de discussion avant le début de la réunion.

• Maintenir le cap de la réunion et limiter le temps d’échanges pour chaque sujet. Évitez de vous égarer et respectez les limites de temps imparti pour chaque point de discussion. Votre équipe appréciera la cohérence et la prévisibilité ; en sachant à quoi s’attendre, elle restera concentrée.

• Encourager la participation mais éviter les digressions. Favorisez un environnement ouvert qui encourage les questions et les commentaires, mais recentrez délicatement l’équipe si nécessaire. Sachez quand mettre fin aux réunions improductives.

• Passer en revue et confirmer les tâches à accomplir avant de terminer. Attribuez de vive voix les tâches avant de terminer chaque réunion. Assurez-vous que chacun comprend ses tâches et comment les accomplir.

• Enregistrer les ordres du jour et les notes dans Slack pour un accès facile. Créez un canal Slack dédié, tel que #réunions-hebdo, et épinglez-y le dernier ordre du jour de réunion. Publiez les comptes-rendus et les mises à jour dans le même canal et répétez ces étapes chaque semaine. Au fil du temps, cela créera un fil de discussion continu d'ordres du jour et de mises à jour, facilement consultable par les membres de l’équipe.

Standardisez facilement vos réunions avec Slack

En utilisant la même structure pour chaque réunion hebdomadaire, vous maintenez les équipes concentrées et elles avancent plus facilement. Avec un ensemble personnalisable d’éléments de réunion de base, le modèle d'ordre du jour de réunion hebdomadaire de Slack aide votre équipe à rester productive, efficace et alignée sans devoir faire d’efforts. [# /]