À propos de Notion
Un espace de travail connecté où les équipes créent et partagent leurs propres outils
Initialement, Notion était un espace de travail centralisé utilisé par les équipes pour écrire, organiser et collaborer. Au fil du temps, elles l'ont enrichi avec des documents et des bases de données pour gérer leur travail au quotidien. Aujourd'hui, Notion a évolué pour intégrer des fonctionnalités d'IA, permettant aux équipes et aux agents de travailler ensemble dans des outils comme Slack.
La difficulté
Le coût lié au temps passé à répondre aux questions redondantes est devenu problématique
Notion s'est progressivement développé et est devenu une entreprise mondiale avec des bureaux à San Francisco, New York et à l'étranger. Malheureusement, ses systèmes de communication n'ont été capables de suivre le rythme. L'équipe Workplace – chargée de la gestion des bureaux, des installations et de l'expérience quotidienne des collaborateurs – a été la première à en ressentir les effets. Les demandes, qui étaient gérables car moins nombreuses, sont devenues incessantes.
« Quand l’entreprise était plus petite, les collaborateurs m'envoyaient naturellement, sans hésiter, un message direct » retrace Tiffany Chan, associée du portfolio et des projets Workplace. « Puis notre équipe s’est développée et c'est devenu le chaos. »
La plupart des informations demandées par les collaborateurs étaient déjà disponibles. Les politiques internes, l’organisation des services et les procédures étaient enregistrés dans Notion, mais cela demandait bien plus d’efforts de les rechercher dans un wiki que de poser une question dans Slack. Résultat : le travail était cloisonné et dupliqué, avec une perte de contexte lorsque certains collaborateurs étaient absents du bureau ou hors ligne.
Les équipes d'ingénierie, de leur côté, étaient confrontées à un problème similaire. Les alertes arrivaient dans Slack, mais chaque cas nécessitait de rassembler manuellement des informations provenant de plusieurs systèmes. « Un ingénieur pouvait passer 20 minutes à chercher pourquoi une alerte s'était déclenchée », explique Sean Keenan, ingénieur logiciel. Ces interruptions récurrentes nuisaient à la concentration tout au long de la journée.
« Notre mode de fonctionnement ne tenait plus. Slack nous a libérés et nous a permis de nous concentrer sur ce qui nous motive vraiment : créer des moments magiques et marquants pour nos collaborateurs, par exemple. »
En quoi Notion travaille mieux avec Slack
Avec Slack, Notion a transformé les conversations en un système d’enregistrement actif
Notion a toujours été l'endroit où les équipes conservent leurs plannings, documents, décisions et connaissances partagées. Slack est l’endroit où les discussions, les débats et les décisions se déroulent en temps réel. Plutôt que de traiter ces deux espaces séparément, Notion les a reliés.
Pour relier ces deux surfaces, Notion a intégré Notion AI directement dans Slack. Les équipes peuvent @mentionner Notion dans un canal pour poser des questions, résumer un fil de discussion ou extraire des informations depuis les bases de données Notion – transformant ainsi les discussions en temps réel en documentation, plans ou tâches, sans quitter Slack.
« Ce qui est vraiment pratique avec l'intégration de Slack dans Notion, c'est que ce sont les deux espaces où j’exécute toutes mes tâches », explique Keenan. « Je peux donc y rechercher toutes les informations contextuelles utiles. »
En coulisses, Notion AI s'appuie sur les deux plateformes. Les fonctionnalités de recherche de Slack permettent à Notion d'accéder aux messages et fils de discussion pertinents, tandis que Notion fournit la vue structurée et pérenne du travail accompli. Résultat : moins de transferts manuels. Au lieu de se conclure par « nous devrions faire ça », les conversations alimentent directement les systèmes où le travail est consigné, mis à jour et suivi.
« J'utilise Slack tous les jours. Toutes les conversations chez Notion et au sein de mes équipes ont lieu dans Slack. »
Un espace de travail qui s'améliore avec chaque question
Pour automatiser davantage le travail là où les conversations se déroulent, Notion a intégré ses propres agents personnalisés directement dans Slack. Ces agents s'appuient sur le contexte partagé de Slack et de Notion, répondent directement dans les canaux Slack et s'améliorent au fil du temps grâce aux retours de l'équipe.
Prenons l'exemple de Smilers, un agent personnalisé qui réside dans le canal Slack #environment-ask de Notion. Ce qui n'était au départ qu'un simple formulaire de demande est devenu un véritable coéquipier numérique pour l'équipe chargée des espaces de travail, répondant directement aux questions des collaborateurs dans Slack grâce aux informations stockées dans Notion.
Ce qui distingue Smilers, c'est sa façon de gérer les erreurs. « Nous appelons ça un Wiki auto-réparateur, » explique Marina Camim, qui pilote les agents personnalisés chez Notion. « Les utilisateurs peuvent faire des retours dans le fil de discussion Slack ou via des émojis, et Smilers met à jour le Wiki puis répond directement dans Slack. »
Cette boucle de feedback fluide via Slack a transformé la façon dont l'équipe Workplace organise son temps. « Smilers nous fait gagner au moins deux à trois heures par jour, » déclare Chan. Depuis son lancement, Smilers a traité plus de 2 500 demandes à l'échelle mondiale, libérant l'équipe des relances manuelles incessantes et économisant 10 à 20 heures par semaine.
L'équipe d'ingénierie tire également parti de cette synergie entre Notion et Slack : un autre agent personnalisé utilise des outils comme Honeycomb et Splunk dans Slack pour surveiller les alertes et effectuer une première analyse avant qu'un ingénieur n’intervienne. « Cet agent personnalisé dans Slack fournit systématiquement une analyse préliminaire de ce qui s'est passé, me faisant facilement gagner plus de deux heures par jour » témoigne Sean Keenan.
Quand humains et agents réalisent ensemble un travail ultra efficace
Les équipes créent et affinent ensemble les agents personnalisés de Notion dans Slack, en façonnant leur comportement au fil de leur utilisation. « Le fait que plusieurs personnes collaborent dans Slack sur chaque agent est vraiment unique », déclare Marina Camim. Les retours, corrections et améliorations se font tous dans cet environnement partagé, sans avoir recours à un outil distinct. « Comprendre comment les utilisateurs finaux utilisent réellement les agents personnalisés est extrêmement précieux », analyse Sean Keenan. « Et tout cela se passe dans Slack. »
En coulisses, les API Slack permettent aux agents de s'intégrer naturellement à l'équipe, aussi bien en interne chez Notion que pour ses propres utilisateurs. « Quand nos clients utilisent des agents personnalisés dans Slack, ils s'attendent à ce qu'ils répondent comme une vraie personne », explique Sean Keenan. « Et c'est tout à fait possible grâce aux indicateurs de saisie et au contexte Slack. »
Cette dimension humaine se manifeste aussi de façon plus légère. Dans l'un des canaux Slack préférés de l'équipe, les collègues partagent les réponses d'agents les plus surprenantes ou amusantes. Ces réactions constituent une autre forme de retour, aidant les équipes à comprendre comment les agents sont perçus par de vraies personnes.
Ces petits détails comptent à mesure que Notion continue de se développer. « Nous utilisons Slack toute la journée, chaque jour », déclare Tiffany Chan. « Au fur et à mesure de notre croissance internationale, c'est ce qui nous permet de travailler rapidement et de rester coordonnés à travers les différents fuseaux horaires. »
« Développer pour Slack a un véritable impact car vous pouvez créer une expérience très appréciable avec vraiment peu de bases. »
Prochaines étapes
Créer un avenir où les agents coordonnent leur travail ensemble dans Slack
Chez Notion, les agents personnalisés sont encore en pleine évolution. La prochaine étape est leur orchestration : passer des agents individuels à des systèmes où les agents peuvent s'activer mutuellement et accomplir des tâches sur des séquences plus longues et plus complexes. « Nous n'en sommes qu'aux débuts » déclare Marina Camim. « Faire collaborer les agents entre eux et efficacement dans Slack est une perspective à laquelle nous réfléchissons beaucoup. »
Tout au long du développement de cette fonctionnalité, Slack restera une interface clé par laquelle les utilisateurs interagissent avec l'IA de Notion. « Slack est l’espace où nos clients travaillent, et nous ne voulons pas les sortir de leur flux de travail » affirme Sean Keenan. En ancrant l'IA dans Slack, Notion s'assure que les agents restent visibles, utilisables et faciles à améliorer – afin que les questions, les retours et les décisions continuent d'émerger là où le travail se passe déjà.
