Über immocloud
So steuern deutsche Vermieter und Hausverwaltungen ihr Portfolio zentral.
immocloud ist ein PropTech-Unternehmen aus Düsseldorf, das Cloud-Software für Vermieter und Hausverwaltungen in ganz Deutschland entwickelt. Über die Plattform verwalten mehr als 18.000 Kund:innen rund 500.000 Einheiten (Stand Mai 2026): Objekt- und Stammdaten, Mieteingänge, die jährlichen Nebenkostenabrechnungen, die Kommunikation mit Mieter:innen und die Dokumentenablage liegen zentral an einem Ort. Die Server stehen in deutschen Rechenzentren, die Daten sind verschlüsselt und ISO-zertifiziert. Die Software erfüllt somit die Compliance-Anforderung, die Kund:innen für die Finanzdaten ihrer Mieter:innen erwarten.
Das Unternehmen ist in den letzten Jahren von sieben auf 35 Mitarbeitende gewachsen, der Großteil des Teams sitzt dabei im Büro in Düsseldorf, ein immer größer werdender Teil arbeitet aber auch remote. Dieses Wachstum ist jedoch nur möglich, wenn sich das Team schneller abstimmt, als es wächst: Entscheidungen müssen in Sekunden statt in langen Meetings getroffen werden, Kontext muss für neue Teammitglieder ohne lange Onboarding-Zyklen verfügbar sein und es muss eine Mischung aus Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice geben, die synchron arbeiten. Seit der Einstellung des zweiten Mitarbeitenden hat Slack dazu beigetragen, dass immocloud stetig weiterwachsen konnte.
Die Herausforderung
Fünffaches Wachstum ohne gleichzeitig mehr Meetings.
Als das Team von immocloud noch aus sieben Mitgliedern bestand, reichte als morgendliche Routine ein kurzes „Hallo in die Runde“. Bei 35 Leuten funktioniert das aber nicht mehr. Der heute bestehende Bedarf ist größer, nicht kleiner. Ein Mittelstandsunternehmen in der Wachstumsphase trifft mehr Entscheidungen, teilt mehr Kontext und hat mehr neue Teammitglieder, die ein Onboarding benötigen. Ein Team, das nur per E-Mails und Meetings kommuniziert, funktioniert schlussendlich fast ausschließlich nur mit Meetings.
Daher ist es naheliegend, etwas Struktur einzubringen: wöchentliche Mitarbeiterversammlungen, OKRs für jedes Quartal, ein umfassenderes Tool für das Projektmanagement. Jedes einzelne Element hilft, aber keines löst das eigentliche Problem: jeden Tag müssen sich verschiedene Leute mehrfach untereinander abstimmen, sei es die Entwicklungs- und die Marketingabteilung, die Teammitglieder im Büro und im Homeoffice, das immocloud-Team und drei externe Agenturen, die ihre Antworten in Stunden statt in einigen Tagen benötigen.
Bei einem Unternehmen mit 35 Mitarbeitenden, das in jedem Release-Zyklus neue Features bereitstellt, summieren sich diese kleinen Abstimmungen. Eine einzige Entscheidung, für die die Mitwirkung von drei Personen erforderlich ist, beansprucht über die Woche verteilt so viel Zeit wie ein ganzer Meeting-Block – ganz zu schweigen davon, dass dafür noch Platz im Kalender gefunden werden muss. Ein Status-Update, das in drei verschiedenen Tools verschickt wird, verdreifacht die Belastung des Teams. Ein neues Teammitglied muss einen halbstündige Call vereinbaren, um herauszufinden, was im letzten Quartal beschlossen wurde, das heißt, diese Person ist von Anfang an im Rückstand, und das Team muss letztendlich diesen Rückstand kompensieren.
immocloud hat im Zuge seines Wachstums beschlossen, Meetings nicht zum Standard werden zu lassen. Das Team hat es sich stattdessen angewöhnt, kleine Abstimmungen effizient durchzuführen, und entsprechende Tools dafür eingeführt.
„Alle internen Abläufe finden über Slack statt. E-Mails werden wirklich nur dann verschickt, wenn externe Personen involviert sind. Wir hatten nie das Interesse an einem anderen Tool für unsere Kommunikation.“
So verbessert immocloud mit Slack seine Arbeitsweise.
Schnellere Abstimmung, weniger Meetings, mehr Entscheidungen im Channel.
Für immocloud ist Slack der Ort, an dem Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Channels enthalten den Kontext, Live-Unterhaltungen finden in Huddles statt, KI-Zusammenfassungen stellen Kontext bereit und Integrationen bündeln die verschiedenen Tools an einem Ort. Das zentrale Thema ist Tempo: Das Team stimmt sich in dem Tempo ab, das es für notwendig erachtet, und nicht in dem Tempo, das der Kalender vorgibt.
Entscheidungen fallen in Channels, nicht in Meetings
immocloud hat intern eine eindeutige Richtlinie: Alles, was niemanden außerhalb des Unternehmens betrifft, findet in Slack statt. E-Mails werden ausschließlich zur Abstimmung mit externen Personen verwendet. Meetings sind für Entscheidungen da, die wirklich in diesem Moment getroffen werden müssen – mit Tagesplan und klarem Ziel. Alles andere ist ein Slack-Thread.
Das Team ist nach diesem System strukturiert. Jede Funktion verfügt über einen eigenen Channel; für größere Projekte wird für die Dauer ihrer Laufzeit ein eigener Channel eingerichtet; teamübergreifende Ankündigungen werden in Offenen Channels veröffentlicht, denen jeder beitreten kann. Neue Teammitglieder werden bereits an ihrem ersten Arbeitstag über einen Workflow zu den für sie relevanten Channels hinzugefügt – dieser wurde einmal eingerichtet und wird bei jedem Onboarding wiederverwendet.
Interne Updates, für die bisher ein Meeting erforderlich gewesen wäre, z. B.Feature-Einführungen, Entscheidungen zu Marketingkampagnen oder Zusammenfassungen von Kundenfeedback, werden jetzt in Channels gepostet, in denen die Beteiligten die Inhalte in ihrem eigenen Tempo nachlesen und anschließend im Thread Fragen stellen können.
„Wir versuchen, so wenige Meetings wie möglich abzuhalten – kein Meeting nur um des Meetings willen. Ein Meeting braucht einen Tagesplan und ein Ziel, sonst brauchen wir es nicht. Mit Slack können wir Informationen schnell im gesamten Team verbreiten oder uns einfach kurz für fünf Minuten in einem Huddle treffen, wenn das schneller geht als ein Thread.”
Huddles ersetzen das „Mal eben am Schreibtisch vorbeischauen”
Für den wachsenden Anteil des Teams, der im Homeoffice arbeitet – einschließlich Dominik –, ersetzen Slack-Huddles das persönliche Gespräch am Schreibtisch eines Teammitglieds, wie man es aus dem Büro kennt. Ein Huddle kann in jedem Channel mit einem Klick gestartet werden, ganz ohne Kalendereinladung oder Meeting-Link. Das Team verwendet Huddles für die schnelle Abstimmung, die weder ein geplantes Meeting erfordert noch in einen Thread passt.
Das Ergebnis: Die Teammitglieder im Büro und im Homeoffice stimmen sich auf dieselbe Weise ab. Sie können jeweils innerhalb von Sekunden ein Huddle mit einem Teammitglied starten, sehen über die Outlook-Integration, wer sich gerade in einem Meeting befindet, und erhalten jeweils zehn Minuten vor ihrem nächsten geplanten Meeting eine Slack-Benachrichtigung.
„Ich arbeite mittlerweile hauptsächlich im Homeoffice, aber ich habe trotzdem nicht das Gefühl, dass ich nicht weiß, was im Unternehmen gerade vor sich geht. Und im Zweifel starte ich einfach schnell ein Huddle mit der entsprechenden Person.“
Mit Slackbot können alle Informationen des Teams durchsucht werden
In einem Unternehmen mit 35 Mitarbeitenden gibt es viel Kontext, der bereits vorhanden ist. Ein Teil davon liegt in Notion, ein Teil in Channels, ein Teil in alten Threads. Slackbot schließt diese Lücke. Wenn Dominik weiß, dass das Team etwas besprochen hat, sich aber nicht an die richtigen Keywords erinnert, beschreibt er das Thema und bekommt die passenden Antworten zurück. Wenn er mitten in einem Projekt in den dazugehörigen Channel einsteigt, fasst Slackbot zusammen, was besprochen wurde, damit Dominik keine Frage stellt, die jemand vor drei Wochen schon beantwortet hat.
„Mit Slackbot beschreibe ich einfach, was ich suche, auch wenn ich nicht mehr genau weiß, wie der Sachverhalt von mir oder einem Teammitglied formuliert wurde, und ich gelange zum richtigen Thread. Oder wenn ich neu in einen Channel komme, lasse ich mir kurz zusammenfassen, was schon besprochen wurde, damit ich nicht bei Null anfange.“
Jedes Tool überträgt seine Informationen an Slack – die täglichen To-dos sind also alle an einem Ort
immocloud arbeitet neben Slack mit Microsoft 365: Outlook für E-Mails, Teams für geplante externe Meetings, SharePoint für die Dokumentenablage. Slack ergänzt diesen Stack, statt ihn zu ersetzen. Termine im Outlook-Kalender werden zehn Minuten vor jedem Meeting als Slack-Benachrichtigung angezeigt, spontane interne Abstimmung finden in Slack-Huddles statt und die Dokumentenablage bleibt in SharePoint.
Neben Unterhaltungen und Kalendern ist Slack die Schnittstelle für alle wichtigen Ereignisse, auf die das Team reagieren muss. Alle Käufe von Kund:innen im Rahmen des immocloud-Produkts werden unmittelbar danach in einem Slack-Channel angezeigt. Ebenso alle Stornierungen. Neue Trustpilot-Bewertungen werden in einen Channel übertragen, in dem Dominik direkt antworten kann, ohne die Trustpilot-Konsole zu öffnen, und Kund:innen sehen schon fünf Minuten später eine Antwort. Prüfungen von Pull-Anforderungen, Release-Benachrichtigungen, Warnungen, wenn ein Service nicht funktioniert, und auch die täglichen KPI-Berichte werden alle in einem Slack-Channel veröffentlicht.
„Slack ist die zentrale Anlaufstelle. Die Kommunikation aus vielen verschiedenen Tools fließt in Slack ein – man erhält eine Benachrichtigung und weiß genau, was gerade auf der To-do-Liste steht. Ich kann meinen gesamten Tag von einem einzigen Ort aus organisieren.”
Externe Agenturen arbeiten in Geteilten Channels, nicht per E-Mail
Die Marketingabteilung von immocloud arbeitet mit drei externen Agenturen: eine für eine große Branchenmesse, zwei aufgeteilt auf Paid- und Organic-Kampagnen. Und jede davon arbeitet in einem Slack Connect-Channel statt in langen E-Mails.
Dank dieser Umstellung wird die Agentur Teil des Team. Briefings werden als Slack-Nachrichten übertragen; Fragen zu einer Rechnung werden in Sekunden statt in Tagen beantwortet; Demo-Videos und Design-Previews werden in dem Channel veröffentlicht, in dem ohnehin schon alle sind, die sie sehen müssen. Eine Messeagentur, die am Anfang der Zusammenarbeit per E-Mail kommuniziert hatte, kann seine Abläufe seit der Umstellung auf den Geteilten Channel deutlich schneller abstimmen.
„Ich frage jede Agentur, mit der wir zusammenarbeiten, ob wir einfach in einem Slack-Channel arbeiten können. Ich habe keine Lust, mit ihnen per E-Mail oder in irgendeinem anderen Tool zu kommunizieren. Mit Slack Connect ist es fast so, als wären die Agenturen Mitglieder unseres Team, die für ein bestimmtes Projekt zuständig sind, und kein externer Dienstleister, den man verwalten muss.”
Das „Erinnere mich später”-Morgenritual
Für Dominik persönlich ist das stärkste Feature das einfachste. Im Laufe des Tages markiert er wichtige Slack-Nachrichten mit einer „Erinnere mich später“-Erinnerung. Am nächsten Morgen benachrichtigt Slack ihn zu jeder einzelnen. Er arbeitet die Liste noch vor Arbeitsbeginn ab und beginnt den Tag mit einem aufgeräumten Posteingang.
Dasselbe Muster zieht sich durch alle Workflows des Teams. In Slack-Channels wird die Arbeit sichtbar und die vom Team etablierten Workflows – vom Onboarding neuer Mitarbeitender über PR-Prüfungen bis hin zu Release-Ankündigungen – machen aus regelmäßig wiederkehrenden Abstimmungsprozessen einfache Übergaben per Emoji und mit Bestätigungen per Mausklick. Abstimmungen werden zu Routine und Meetings immer seltener.
Sicherheit und ein System für die Dinge, die draußen bleiben
Eine klare Regel für alles, was in Slack gehört und was nicht.
Mit dem Produkt von immocloud werden sensible Kundendaten verarbeitet: Finanzunterlagen von Vermietern, Kontaktdaten von Mieter:innen, Zahlungsverläufe. Die Kunden, viele davon kleine deutsche Hausverwaltungen, erwarten, dass für diese Daten dieselben Compliance-Richtlinien gelten, die sie von ihrer Bank und ihrer Versicherung kennen. Das Team verwendet dieselben Richtlinien für die eigene interne Kommunikation. Kundendaten, E-Mail-Adressen und personenbezogene Informationen verbleiben in den Systemen, die dafür konzipiert sind. Die interne Abstimmung erfolgt über Slack und falls der Zugriff auf die Daten einer Person erforderlich ist, geschieht dies ausschließlich über anonymisierte IDs.
Dieses System wird durch die Slack-eigenen Warnhinweise in externen Channels ergänzt. Wenn Dominik eine Datei an einen Slack Connect-Channel sendet, muss er bestätigen, dass er diese Datei wirklich mit Personen außerhalb von immocloud teilen möchte. Vollmitglieder und Gäste werden in jedem Channel optisch deutlich voneinander unterschieden. Dadurch können im selben Slack-Workspace sowohl interne als auch externe Partner-Channels eingerichtet werden, ohne dass das Team diese beiden Gruppen verwechselt.
„Für uns ist Slack äußerst wertvoll, auch im Hinblick auf die Sicherheit unserer Kommunikation. Insbesondere wenn externe Personen beteiligt sind, wird beim Versuch, ein Dokument zu versenden, immer eine Warnmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass dieses Dokument an eine externe Person gesendet wird. Im Zweifelsfall kann ich also noch einmal überprüfen, ob ich das wirklich versenden möchte. Und ich kann jederzeit sehen, wer zu meiner Organisation gehört und wer lediglich ein Gast ist.“
Was bringt die Zukunft?
Die alltägliche Abstimmung von immocloud soll verstärkt in den Hub verlagert werden.
immocloud integriert Slack weiter in die Arbeit des Teams. Als nächstes wird die Sales-Pipeline migriert. Bei jedem unterschriebenen Vertrag wird die:der zuständige Account Manager:in direkt in Slack benachrichtigt, damit das Team nicht zwischen Tools wechseln muss, um zu sehen, was gerade passiert ist. Onboarding-Workflows ziehen zu Slack um, damit neue Mitarbeitende Informationen strukturiert im Laufe der ersten Woche erhalten – und nicht alles auf einmal an Tag 1. Es werden Slack-Canvases eingerichtet, um einen Überblick über die Themen zu bieten, bei denen neue Teammitglieder am häufigsten Unterstützung benötigen.
„Ich glaube, wir kratzen bei Slack gerade erst an der Oberfläche des Möglichen, da geht noch deutlich mehr. Und vor allem in einem wachsenden Unternehmen, in dem nicht jeder jeden Tag im Büro ist, macht Slack das Unternehmen für jeden Einzelnen greifbar – nicht nur für die Leute im Büro.“
Für immocloud hat sich Slack zur operativen Ebene eines PropTech-Unternehmens in der Wachstumsphase entwickelt – eines Unternehmens, in dem Entscheidungsprozesse optimiert sind, Meetings nur noch selten stattfinden und ein hybrides Team sich in dem Tempo abstimmt, das der deutsche Wohnungsmarkt erwartet.
