Vorlage für wöchentliche Meeting-Agenda

So verwendest du diese Vorlage in Slack (Schritt für Schritt)

Eine wöchentliche Agenda zu verwenden ist eine einfache Möglichkeit, Meetings einen klaren Rahmen zu geben und Teamitgliedern zu , was sie erwartet. Das kann zu kürzeren, produktiveren Meetings führen. Mit einer wöchentlichen Agenda-Vorlage, die sich einfach in Slack anpassen lässt, hilfst du Teilnehmenden und Führungskräften dabei, ihre Zeit besser zu verwalten und mehr zu erreichen. So erstellst du eine Meeting-Agenda in Slack:

1. Klicke zunächst auf „Vorlage holen”, um ein eigenes Canvas für die zentrale Agenda-Planung und Kommunikation zu erstellen.
2. Trag das Datum ein, füge wichtige Links hinzu und notiere, was gut läuft, was nicht gut läuft und welche Schwerpunkte das Meeting haben soll.
3. Füge weitere Fragen oder Themen hinzu, die dein Team in diese wöchentlichen besprechen muss.
4. Teile die Agenda im Channel für Input und Zusammenarbeit vor dem Meeting.
5. Markiere die Teilnehmenden und definiere klar Rollen und nächste Schritte.
6. Wiederhole das jede Woche, um dein Team mit minimalem Aufwand informiert zu halten.

Falls du ein Coaching-Meeting mit einem einzelnen Teammitglied planen musst, schau dir die Ein-Meeting-Vorlage an, die dir bei der Organisation hilft.

Was ist eine Vorlage für wöchentliche Meeting-Agenda?

Eine Vorlage für wöchentliche Meeting-Agenda dient als wiederverwendbares Rahmenwerk für wiederkehrende Meetings. Die Verwendung einer Vorlage ermöglicht es dir, eine konsistente Struktur für wöchentliche Meetings zu erstellen und dabei Diskussionsthemen und Projektupdates klar zu umreißen. Wenn Meetings fokussiert sind, ist es einfacher, Teammitglieder zur Verantwortung zu ziehen, Rollen in einem Projekt zu klären und sicherzustellen, dass wichtige Themen abgedeckt werden. Eine wöchentliche Agenda hält deine Meetings prägnant und produktiv und verbessert letztendlich die Ergebnisse.

Vorteile der Verwendung einer Vorlage für wöchentliche Meeting-Agenda

Die Verwendung einer wöchentlichen Agenda-Vorlage verbessert Meeting- auf verschiedene Weise. Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines strukturierten Formats für deine wöchentlichen Check-ins:

• Spare Zeit bei der Vorbereitung und Nachbereitung. Wenn Teammitglieder wissen, was sie erwartet, kommen sie besser auf Diskussionen, Fragen und Fortschrittsberichte vorbereitet zum Meeting. Es wird auch einfacher, nachzufassen, wenn alle auf dem gleichen Stand sind.
• Stelle bei wiederkehrenden Meetings sicher. Das Einhalten einer vorhersagbaren wöchentlichen Meeting-Struktur macht es einfacher, Fortschritte zu verfolgen und im Laufe der Zeit zu vergleichen. Du wirst konsistente Notizen und Berührungspunkte haben, auf die du dich beziehen kannst.
• Verbessere Kommunikation und Abstimmung. Wenn alle verstehen, was erwartet wird und was als Nächstes kommt, werden Teammitglieder ihre individuellen Rollen und Verantwortlichkeiten besser verstehen.
• Fördere Dokumentation und Verantwortlichkeit. Wenn du Aktionspunkte, Verantwortliche und Fristen auf einer wöchentlichen Agenda auflistest, erstellst du eine konsistente Aufzeichnung von Diskussionen und Berichten, auf die sich alle beziehen können, wenn Fragen aufkommen.
• Spare Zeit bei der Planung. Zeitersparnis ist der unmittelbarste Vorteil der Implementierung einer wöchentlichen Agenda-Vorlage. Anstatt eine von Grund auf neu zu erstellen, kannst du das Canvas wöchentlich aktualisieren und es mit deinem Team teilen, ohne Slack zu verlassen.

Was in eine Vorlage für die gehört

Was in einer wöchentlichen Meeting- benötigt wird, hängt von der Zielsetzung, Größe und den Zielen deines Teams ab. Kleine Teams oder Startups haben möglicherweise kurze, flexible Tagesordnungen, während kreative Teams oft Zeit zum Brainstorming neuer Ideen und zur Diskussion von Kundenfeedback benötigen. Führungs- oder Strategieteams können Tagesordnungspunkte zu Finanzen, strategischen Initiativen und Abteilungsberichten aufnehmen. Unabhängig von den Zielsetzungen deines Teams sollten diese wichtigen Ordner in jeder wöchentlichen Meeting- enthalten sein.

• Meeting-Details und Zielsetzungen. Beginne mit Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings sowie damit, ob es sich um ein digitales Meeting oder ein persönliches Meeting handelt. Gib dann klar seinen Zweck und das an, was du erreichen möchtest.
• Wichtige Diskussionsthemen. Füge eine geordnete Liste wichtiger Themen zur Diskussion hinzu, zusammen mit der jeweils zugewiesenen Zeit.
• Team-Updates und Fortschrittsüberprüfung. Plane Zeit ein, um Metriken oder KPIs zu überprüfen und wie sie sich seit eurem letzten Meeting verändert haben.
• Aktionspunkte vom vorherigen Meeting. Überprüfe, was abgeschlossen wurde und was eine Nachverfolgung erfordert.
• Neue Probleme oder Hindernisse. Lasse Raum, um alle Herausforderungen oder Hindernisse zu besprechen, die seit eurem letzten Meeting aufgetreten sind.
• Nächste Schritte und Verantwortliche. Weise Aktionspunkte klar an Teamitglieder zu.
• Fragen & Antworten oder Feedback. Plane ausreichend Zeit für Fragen und Antworten ein, um sicherzustellen, dass alle das Meeting mit einem klaren Verständnis dessen verlassen, was besprochen wurde.

Fünf bewährte Praktiken für wöchentliche Meetings

Eine solide Vorlage bringt dich ins Spiel und macht es einfacher, das Engagement und die Effizienz bei deinen Team-Meetings zu steigern. Hier sind einige bewährte für effektive Meetings:

• Verschicke die Agenda 24 bis 48 Stunden vor dem Meeting. So haben die Teammitglieder Zeit, die Pläne zu prüfen und zu durchdenken, Fragen zu formulieren und Berichte über ihre Ziele und Fortschritte vorzubereiten. Wenn du ein Kickoff-Meeting zur Einführung eines neuen Projekts oder einer Initiative planst, ist klare Kommunikation im Voraus besonders hilfreich. Du kannst auch die Teilnehmenden bitten, ihre Bereiche zu aktualisieren oder Diskussionsthemen vor Meetingbeginn zu verteilen.

• Halte die Meetingzeit fokussiert und setze Zeitgrenzen für jedes Thema. Versuche, Abschweifungen zu vermeiden und halte dich an die Zeitlimits für jeden Diskussionspunkt. Dein Team wird die Beständigkeit und Vorhersagbarkeit schätzen, da es hilft, wenn alle wissen, was sie erwartet.

• Ermutige zur Beteiligung, aber bleibe auf Kurs. Schaffe eine offene Atmosphäre, die Fragen und Kommentare fördert, aber lenke das Team sanft zurück zum Thema, wenn nötig. Erkenne, wann unproduktive Meetings beendet werden sollten.

• Überprüfe und bestätige die Aktionspunkte vor dem Ende. Weise vor dem Ende jedes Meetings mündlich Aktionspunkte und Verantwortliche zu. Stelle sicher, dass alle ihre Aufgaben verstehen und wissen, wie sie diese abschließen können.

• Speichere Agend und Notizen in Slack zur einfachen Referenz. Erstelle einen Slack-Channel, wie #, und dort die neueste Meeting-Agenda. Poste Protokolle und Updates im selben Channel und wiederhole diese Schritte jede Woche. Mit der Zeit entsteht so ein durchgehender Thread aus Agend und Updates, der einen Datensatz bildet, auf den Teammitglieder einfach zugreifen können.

Vereinfache Meeting-Konsistenz mit Slack

Die gleiche Struktur für jedes wöchentliche Meeting zu verwenden ist eine einfache Möglichkeit, Teams fokussiert und voranzubringen. Mit einem anpassbaren S grundlegender Meeting-Punkte hilft Slacks orlage deinem Team dabei, produktiv, effizient und mit minimalem Aufwand ausgerichtet zu bleiben. [# /]