Team-Check-in-Vorlage

Dein Team fürchtet sich wahrscheinlich vor dem wöchentlichen Team-Meeting. Das ist nicht deine Schuld – es ist schwer, Fortschrittsberichte so zu gestalten, dass sie spannend und vor allem für das ganze Team nützlich sind. 

Für dich ist das auch nicht gerade lustig. Du musst dich durch den wöchentlichen Wirrwarr von Updates, Aufgaben und Dateien kämpfen, um die wichtigen Infos zu finden, die du brauchst, um was zu machen. Wenn das wöchentliche Check-in-Meeting die einzige Gelegenheit ist, bei der dein ganzes Team miteinander redet, werden diese Probleme weiter bestehen. Noch wichtiger ist, dass du alle Vorteile verpasst, die eine optimierte Kommunikation und eine Kultur der Zusammenarbeit mit sich bringen.

Hier kommt eine Team-Check-in-Vorlage ins Spiel.

Die Vorteile unserer Team-Produktivitäts-Check-in-Vorlage

Eine gute Team-Meeting-Check-in-Vorlage ist das Rückgrat eines starken Teams. Sie bietet transparente Kommunikation und strukturiert die Zusammenarbeit, sodass dein Team die Tools und die Unterstützung hat, die es braucht, um seine beste Arbeit zu leisten. Hier sind nur einige der Wege, wie unsere Team-Check-in-Vorlage das leistet:

Aufbau einer starken Teamkultur

Mit unserer Vorlage für Team-Check-in-Meetings kannst du die Arbeit deines Teams in Slack noch effizienter machen und ganz einfach die Teamkultur verbessern. Diese Vorlage schafft einen eigenen Bereich, wo Teammitglieder wichtige Dokumente teilen und Prioritäten verfolgen können, was die Planung und Zusammenarbeit erleichtert. Damit Verantwortlichkeiten klar definiert sind und Projekte schneller vorankommen, enthält diese Vorlage auch geplante Nachrichten zum Sammeln von Status-Updates, sodass sich dein Team ohne jegliche Stolpersteine auf die nächsten Schritte konzentrieren kann.

Optimiertes Teammanagement

Diese Ressource ist super wichtig für Führungskräfte, die eine intensive Teamdynamik aufrechterhalten und sicherstellen wollen, dass sich alle Mitglieder gestärkt fühlen. Die strukturierte Team-Check-in-Vorlage bietet Onboarding für neue Teammitglieder, hilft ihnen bei der reibungslosen Integration in das Team und enthält eine Team-Prioritätenliste zur Identifizierung von Geschäftsmöglichkeiten. Indem alle auf die wichtigsten Ziele des Teams für das Quartal ausgerichtet bleiben, wird sichergestellt, dass sich alle Mitglieder auf das Wesentliche konzentrieren, während die Check-in-Meeting-Agenda dafür sorgt, dass die Meetings organisiert und handlungsorientiert bleiben.

Fördern von Engagement

Halte dein Team mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage für Team-Check-in-Meetings engagiert und motiviert. Sie ist wie eine zentrale Anlaufstelle, wo Teammitglieder frei kommunizieren und Updates austauschen können, was die Transparenz und das Vertrauen stärkt. Außerdem gibt's einen wöchentlichen Eisbrecher, um Gespräche am Laufen zu halten und eine starke Verbindung aufrechtzuerhalten, auch in Remote- oder Hybrid-Umgebungen. Regelmäßiges Engagement durch diese strukturierte und doch flexible Vorlage kann dir helfen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, die Zusammenarbeit zu fördern und Teams für langfristigen Erfolg zu stärken.

Zentralisieren des Ressourcenaustauschs

Die Team-Check-in-Meeting-Vorlage vereinfacht auch das Teilen und Nutzen von Ressourcen. Ob Schulungsmaterialien, Meeting-Agenden oder Projektrichtlinien – alles kann an einem Ort abgerufen werden. Das verbessert die Effizienz und ermutigt Teammitglieder, vorhandene Ressourcen zu nutzen und neue zu erstellen, die mit dem gesamten Team geteilt werden können. Handlungsschritte und Details zum nächsten Meeting sind klar umrissen und helfen Teammitgliedern, auf Kurs zu bleiben und sich auf ihre Ziele zu konzentrieren.

Was sollte in einer wöchentlichen Team-Check-in-Vorlage enthalten sein?

Es gibt einige unverzichtbare Elemente, wenn es um eine Vorlage für Team-Check-ins geht, die die Kommunikation wirklich optimiert. Der Schlüssel zum Erfolg ist nicht nur Klarheit, sondern auch effektive Zusammenarbeit. Egal, was du sonst noch zu deinen wöchentlichen Check-ins hinzufügst, achte darauf, dass diese drei Elemente enthalten sind:

• Fortschritts-Updates. Überprüfe die Prioritäten deines Teams und aktualisiere individuelle Aufgaben mit Herausforderungen, Änderungen an Fristen oder neuem Kontext. Mit der wöchentlichen Check-in-Vorlage von Slack kannst du Aufgaben im Tab „Teamprioritäten“ aktualisieren und Teammitglieder in den Kommentaren markieren – und das alles in der Kommunikationszentrale deines Teams.
• Erfolge und Hindernisse. Achte auch darauf, dass du dein Team auf emotionaler Ebene abholst. Worauf waren sie diese Woche stolz? Was hat sie frustriert? Wo haben sie die meiste Energie investiert? Wobei brauchen sie Hilfe? Nutze Workflow-Automatisierungen in Slack, um wöchentliche Updates so einfach wie das Ausfüllen eines Formulars zu machen, und sende sogar geplante Erinnerungen an dein Team, damit sie nicht vergessen, es auszufüllen.
• Anfragen zur Unterstützung. Zusammenarbeit ist der wichtigste Faktor für die Produktivität eines Teams, daher sollte deine Vorlage die Zusammenarbeit so einfach wie möglich machen. Erstelle ein Canvas, in dem dein Team Projektdetails austauschen, Fragen stellen und Links einfügen kann, zu denen deine Kolleg:innen Input geben sollen. So können Unterhaltungen genau dort stattfinden, wo die Arbeit geteilt wird, was die Transparenz verbessert und das gesamte Team dazu einlädt, sich einzubringen und Ideen beizusteuern.

Dein Leitfaden zur Nutzung einer Teamfortschritt-Check-in-Vorlage

Sobald du eine Vorlage erstellt hast, die zu den Bedürfnissen und dem Arbeitsstil deines Teams passt, ist es an der Zeit, neue und verbesserte wöchentliche Abgleiche durchzuführen. Die effektivste Art, deine wöchentliche Check-in-Vorlage zu nutzen, ist, sie zur ultimativen Informationsquelle für deine Team-Meetings zu machen. So geht's:

1. Setze eine klare Agenda

Selbst die beste Vorlage wird dir und deinem Team nicht helfen, wenn du keine klare Agenda setzt. Wenn du ein Meeting leitest, teile dein wöchentliches Sync-Canvas am Tag zuvor und lade Teammitglieder ein, Agenda-Punkte hinzuzufügen, die sie besprechen möchten. Wenn du eine strukturierte asynchrone Diskussion in Slack abhältst, achte darauf, dass klar ist, wo, wann und wie Teammitglieder ihre eigenen Agenda-Punkte einreichen können, damit alle die Zeit und Sichtbarkeit haben, die sie brauchen, um beizutragen.

2. Stelle sicher, dass deine Projekt- oder Aufgabenliste aktuell ist

Damit deine wöchentliche Abstimmung so effizient und effektiv wie möglich läuft, solltest du dein Team bitten, sicherzustellen, dass alle Projekt- und Aufgabenstatus in deinem Management-Tool auf dem neuesten Stand sind, bevor ihr mit der Abstimmung beginnt. So verschwendest du keine Zeit und vermeidest Missverständnisse während der offiziellen Abstimmung. Der Tab „“Teamprioritäten“ in Slack erleichtert dies, indem er die Aufgabenverfolgung deines Teams im selben Channel wie deine wöchentlichen Abstimmungen anzeigt. Du kannst sogar Teammitglieder innerhalb der Aufgabe markieren, um sie nach Aktualisierungen zu fragen.

3. Erstelle spezielle Threads in Slack

Damit wichtige Notizen, Kommentare und Ideen, die bei der wöchentlichen Abstimmung zur Sprache kommen, nicht verloren gehen, kannst du ein geteiltes Canvas als Vorlage für die wöchentliche Abstimmung nutzen. Wähle dann die Tagesordnungspunkte aus und füge einen Kommentar hinzu, um sie in eigene Threads umzuwandeln. So wird die Tagesordnung flexibler und die Zusammenarbeit läuft ganz natürlich ab. Und das Beste daran: Diese Unterhaltungen müssen nicht mit dem Ende des Meetings enden!

4. Beginne mit menschlicher Interaktion, um das Engagement zu verbessern

Es ist immer eine gute Idee, ein Meeting mit ein bisschen persönlichem Input zu beginnen. Ein paar Minuten voll unterhaltsamem Austausch können viel dazu beitragen, Stress abzubauen und dein Team einzustimmen. Nutze deine Team-Check-in-Vorlage, um die gegenseitige Interaktion zu fördern – sei es, indem du eine „Frage der Woche” in die Tagesordnung aufnimmst, alle aufforderst, einen Slack-Thread mit allen GIFs und Memes zu füllen, die ihnen zum Thema „Mittwoch” einfallen, oder indem du einen der vielen Slackbots nutzt, die zufällige Eisbrecher generieren.

5. Verwandle deine Meeting-Notizen in Aktionselemente

Ein Meeting ist reine Zeitverschwendung, wenn es nicht zu einer konkreten Aktion führt. Nach der Abstimmung kannst du alle Diskussionen, Team-Updates, Support-Anfragen und Ideen, die während der Abstimmung aufkamen, überprüfen. Nutze Slack, um wichtige Unterhaltungen fortzusetzen, Ressourcen zu organisieren, neue Pläne zu erstellen und Aufgaben zur Prioritätenliste deines Teams hinzuzufügen. Wenn du dein Meeting-Archiv in demselben Bereich aufbewahrst, in dem du auch aktiv bist, ist es einfach, Querverweise zu erstellen und zusammenzuarbeiten, ohne den Kontext zu verlieren.

Die Team-Check-in-Vorlage von Slack bringt alle auf denselben Stand

Mit der Team-Check-in-Vorlage von Slack kannst du jetzt wöchentliche Abstimmungen durchführen, die frustrierende Meetings in gemeinschaftliche Arbeitssitzungen verwandeln, bei denen nicht nur Notizen, sondern auch konkrete Aktionen entstehen. Verwandle Tagesordnungen in transparente Unterhaltungen, Fortschrittsberichte in nächste Schritte und verwandle einen einzigen Slack-Channel in eine zentrale Kommunikationszentrale für die Aufgaben und Ressourcen deines Teams.