Vorlage für Onboarding-Checkliste

Die Eingewöhnung an einem neuen Arbeitsplatz kann für viele neue Mitarbeitende während ihrer ersten Tage genauso überwältigend wie aufregend sein. Tatsächlich berichten laut einer Umfrage von Glean 81 % der neuen Mitarbeitenden, dass sie sich während des Onboardings überfordert fühlen. Neue Mitarbeitende fühlen sich während des Onboardings oft ängstlich, nicht nur, weil alles neue ist, sondern auch, weil es unbekannt ist. Der Onboarding-Prozess kann auch eine Herausforderung für Führungskräfte sein, während sie versuchen, ihre regulären Aufgaben zu erledigen und gleichzeitig neue Team-Mitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Eine der besten Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um die Anforderungen an Teamleitende zu reduzieren und neuen Team-Mitgliedern einen starken und selbstbewussten Start zu geben, ist die Verwendung einer Vorlage für eine Onboarding-Checkliste.

Eine Vorlage für eine Onboarding-Checkliste bündelt Onboarding-Materialien in einer klar definierten Struktur, der neue Teammitglieder folgen können. Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende die benötigten Ressourcen leicht finden und die notwendigen Maßnahmen abschließen können, um vollständig auf ihre neue Rolle vorbereitet zu sein. Robuste Onboarding-Prozesse helfen Organisationen dabei, die Integration neuer Mitarbeitender in kollaborative Workflows zu optimieren und ein Gefühl der Zugehörigkeit und Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten zu fördern.

Warum ist eine Onboarding-Vorlage wichtig?

Eine klar definierte Onboarding-Erfahrung ist entscheidend, nicht nur um Führungskräften und Neueinstellungen Zeit zu sparen, sondern auch um Investitionen in die Belegschaft zu schützen. In einer Gallup-Umfrage geben 70 % der Mitarbeitenden mit außergewöhnlichen Onboarding-Erfahrungen an, sie hätten „den bestmöglichen Job” und sind 2,6-mal wahrscheinlicher „extrem zufrieden” mit ihrem Arbeitsplatz — was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Fluktuation verringert.

Onboarding-Vorlagen beseitigen Unklarheiten bezüglich Verantwortlichkeiten und stellen sicher, dass wichtige Aufgaben – von HR-Unterlagen bis hin zu Team-Vorstellungen – in einer logischen Reihenfolge abgeschlossen werden, die Vertrauen und Aufgabenkompetenz fördert.

Ohne eine robuste Vorlage für einen Onboarding-Prozess leiden Unternehmen unter Folgendem:

• Mangelnde Klarheit bei Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeitende (führt zu Unklarheiten und Verzögerungen)
• Zeitverschwendung durch Neuerstellung von Onboarding-Materialien für jede:n neue:n Mitarbeiter:in
• Fehlender rechtzeitiger Zugang zu den richtigen Kommunikationskanälen und Team-Gesprächen
• Schwierigkeiten bei der Kommunikation klarer Erwartungen an neue Mitarbeitende (verursacht Ängste und Schwierigkeiten bei der Erfüllung ihrer neuen Rollen)

Die ideale Vorlage für einen Onboarding-Plan sollte ein umfassender Leitfaden mit allem sein, was ein neues Teammitglied benötigt, um sich an die Organisation und die Rolle zu gewöhnen. Onboarding-Vorlagen sollten mehr tun, als nur Aufgaben zu organisieren: Sie dienen als kultureller Kompass und helfen neuen Mitarbeitenden dabei, die Werte und den Arbeitsstil deines Unternehmens zu verstehen und anzunehmen.

Die Vorteile unserer Mitarbeiter:innen-Onboarding-Vorlage

Egal, ob du Remote-Team-Mitglieder einstellst oder neue Mitarbeitende vor Ort einarbeiten möchtest, diese Mitarbeiter:innen-Onboarding-Vorlage optimiert den gesamten Prozess. Die Verwendung einer Mitarbeiter:innen-Onboarding-Vorlage stellt sicher, dass jede:r neue Mitarbeiter:in dieselbe hochwertige Einführung in dein Unternehmen erhält und sich vom ersten Tag an persönlich willkommen und geschätzt fühlt.

Begrüße neue Team-Mitglieder mühelos

Diese Vorlage für eine Onboarding-Checkliste ist darauf ausgelegt, der ultimative Ausgangspunkt für neue Mitarbeitende zu sein, die deinem Team beitreten. Ähnlich wie eine Willkommens-E-Mail, nur besser. Sie dient als zentraler Knotenpunkt, wo Neuankömmlinge alle notwendigen Details, Ressourcen und Tools finden und nachschlagen können, um in deinem Unternehmen schnell Fuß zu fassen. Egal, ob dein Team im Büro oder im Homeoffice arbeitet, diese Vorlage gewährleistet eine reibungslose und einheitliche Onboarding-Erfahrung für alle neuen Mitarbeitenden. Durch einen strukturierten Ansatz hilft sie dabei, einen nachhaltigen ersten Eindruck zu schaffen und gleichzeitig ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements zu fördern.

Onboarding-Leitfäden nahtlos anpassen

Die Vorlage enthält einen anpassbaren Willkommensleitfaden, der es Unternehmen ermöglicht, die Erfahrung so zu gestalten, dass die Vorlage die Unternehmenskultur widerspiegelt. Von einem Überblick über Unternehmenswerte und -richtlinien bis hin zur Vorstellung wichtiger Teammitglieder macht dieser Leitfaden es Führungskräften leichter sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeitenden verbunden fühlen. Für Remote-Mitarbeitende kann der Leitfaden angepasst werden, um virtuelle Onboarding-Schritte einzubeziehen, wie die Einrichtung eines Homeoffice, Schulungen oder die Planung regelmäßiger Besprechungen, um auf Kurs zu bleiben.

Aufgaben der ersten Woche klar definieren

Um den Onboarding-Prozess zu verbessern, bietet die Vorlage eine detaillierte Checkliste wichtiger Aufgaben für die erste Woche. Diese Aufgaben umfassen Punkte wie das Einreichen von Unterlagen für neue Mitarbeitende, die Teilnahme an Orientierungssitzungen, das Kennenlernen wichtiger Teammitglieder und das Absolvieren erster Schulungsprogramme. Für Remote-Onboarding hebt sie sogar hervor, wie virtuelle Tools eingerichtet und relevante Team-Channels zugewiesen werden, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Diese Schritte helfen Mitarbeitenden dabei, sich in ihre neue Rolle einzugewöhnen, Vertrauen aufzubauen und schnell produktiv zu werden.

Teammitglieder automatisch zu den richtigen Unterhaltungen hinzufügen

Neue Mitarbeitende in die richtigen Diskussionen und Workflows einzubinden ist entscheidend. Mit dieser Vorlage für eine Onboarding-Checkliste können Führungskräfte neue Mitarbeitende mit einem Klick einfach Team-Channels und Unterhaltungen zuweisen. Diese Funktion stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre erste Woche von Anfang bis Ende bewältigen können, ohne wichtige Interaktionen zu verpassen. Es ist ein einfacher, aber effektiver Weg, das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern und neuen Mitarbeitenden zu helfen, gut informiert zu bleiben.

Nachhaltige Wirkung ab Tag 1

Ein robuster Onboarding-Plan ist wesentlich, damit sich neue Kolleg:innen gut einarbeiten können. Diese Vorlage vereinfacht nicht nur den Planungsprozess, sondern macht es auch einfach, Schritte nach Bedarf zu überprüfen und zu aktualisieren. Durch die Behandlung kritischer Aspekte wie Lernressourcen, Leistungsziele und regelmäßige Check-ins hilft sie Organisationen dabei, eine umfassende Onboarding-Erfahrung zu bieten. Alle Informationen sind an einem Ort konsolidiert, und Führungskräfte und HR-Teams können sicher sein, dass sie das beste Onboarding-Programm verwenden, um neue Mitarbeitende für den Erfolg vorzubereiten.

Was sollte in einer Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeitender enthalten sein, um die Mitarbeitendenerfahrung zu optimieren?

Eine umfassende Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeitender sollte als interaktiver Leitfaden dienen, der neue Mitarbeitende nahtlos in dein Unternehmen integriert und dabei sicherstellt, dass keine kritischen Schritte verpasst werden. Durch unsere robusten Vorlagen-Funktionen können Unternehmen eine dynamische Onboarding-Erfahrung schaffen, die sowohl Remote-Mitarbeitende als auch Mitarbeitende vor Ort berücksichtigt und sie während ihrer Einarbeitungsphase immer motiviert und auf dem neuesten Stand hält.

Willkommensleitfaden und Team-Vorstellung

Die Vorlage sollte mit einem personalisierten Willkommensleitfaden beginnen, der die neuen Mitarbeitenden auf die Einarbeitung einstimmt. Mithilfe der Profil-Integration von Slack können sich neue Mitarbeitende sofort mit ihren Teammitgliedern über einen dedizierten „Team kennenlernen”-Abschnitt vernetzen, komplett mit verlinkten Profilen und kurzen Rollenbeschreibungen, die sie je nach Bedarf konsultieren können. Das trägt dazu bei, anfängliche Kommunikationsbarrieren abzubauen und erleichtert den natürlichen Beziehungsaufbau vom ersten Tag an.

Zeitplan der ersten Woche und wichtige Meetings

Strukturiere die Vorlage so, dass sie eine detaillierte „Wichtige Meetings”-Tabelle enthält, die Orientierungssitzungen, Team-Check-ins und Schulungsworkshops umreißt, wo die neuen Mitarbeitenden die Grundlagen lernen können. Durch Slacks Kalender-Integration können diese Meetings automatisch zum Kalender der Mitarbeitenden hinzugefügt werden, einschließlich wiederkehrender Termine und Meeting-Links. Das stellt sicher, dass neue Mitarbeitende niemals wichtige Onboarding-Sitzungen oder Team-Zusammenkünfte verpassen.

Aufgabenverwaltung und Fortschrittsverfolgung

Implementiere eine umfassende To-do-Liste für die erste Woche mit Slacks anpassbaren Aufgabenverfolgungsfunktionen. Jede Aufgabe sollte kategorisiert werden (HR, IT-Setup, Schulung) mit klaren Verantwortlichen und Statusindikatoren. Benutzerdefinierte Felder können hinzugefügt werden, um zusätzlichen Kontext zu bieten, wie Geräteoptionen oder Budgetbeschränkungen, was es neuen Mitarbeitenden leicht macht, ihren Fortschritt zu verfolgen und ihre Verantwortlichkeiten zu besser verstehen.

Channel-Navigation und Kommunikationssetup

Erstelle Workflow-Automatisierungen, die neue Mitarbeitende durch das Beitreten zu wesentlichen Slack-Channels führen. Das sollte teamspezifische Channels, unternehmensweite Ankündigungen und soziale Räume umfassen. Der Workflow kann angepasst werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die richtigen Berechtigungen und Zugriffsebenen erhalten, während der Zweck und die Etikette jedes Channels erklärt wird.

Ressourcenzugang und kulturelle Integration

Entwickle eine zentrale Anlaufstelle für Unternehmenskultur-Ressourcen mit Links zu wichtiger Dokumentation, einschließlich Mitarbeiterhandbüchern, Leistungsinformationen und Unternehmenswerten. Dieser Ordner sollte Slacks Dokumentenaustauschfunktionen nutzen, um einfachen Zugang zu Schulungsmaterialien, Compliance-Dokumenten und kulturellen Initiativen zu bieten, die neuen Mitarbeitenden helfen, die Werte deiner Organisation besser zu verstehen und zu übernehmen.

IT-Setup und Systemzugang

Füge detaillierte IT-Setup-Checklisten mit Links zu notwendigen Software-Downloads, Anmeldedaten und Geräte-Anfragen hinzu. Benutzerdefinierte Felder können Hardware-Präferenzen, Software-Anforderungen und Setup-Anweisungen spezifizieren, während automatisierte Workflows IT-Support-Tickets auslösen und den Bearbeitungsstand verfolgen können. Dies stellt sicher, dass neue Mitarbeitende alle Tools haben, die sie brauchen, um vom ersten Tag an produktiv zu sein.

Drittanbieter-Integrationen zur Ergänzung deiner Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende

Einer der mächtigsten Aspekte bei der Bereitstellung deiner Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende in Slack ist die Fähigkeit, alles durch nahtlose Integrationen mit anderen Tools zu zentralisieren, die dein Team verwendet.

Kalender vernetzen

Transformiere dein Onboarding-Terminmanagement, indem du Google Calendar direkt in deinen Slack-Workspace integrierst. Diese Integration synchronisiert automatisch Orientierungsmeetings, Schulungen und Team-Vorstellungen und ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, Kalendereinladungen anzusehen und zu beantworten, ohne Slack zu verlassen. Dies stellt sicher, dass wichtige Onboarding-Meilensteine verfolgt und mit automatisierten Erinnerungen geplant werden – so haben alle im Team den gleichen Kenntnisstand und sind terminlich untereinander abgestimmt.

Dateien sicher teilen

Nutze die Macht von Google Workspace zur Optimierung des Dokumentenaustauschs und der Zusammenarbeit. Neue Mitarbeitende können auf wichtige Dokumente, Schulungsmaterialien und Unternehmensrichtlinien direkt in Slack-Channels zugreifen, sie bearbeiten und im Team daran zusammenarbeiten. Diese Integration stellt sicher, dass alle sensiblen Informationen sicher bleiben und gleichzeitig für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sind.

Interne Wikis synchronisieren

Verbessere den Wissensaustausch, indem du Notion und Loom mit deiner Onboarding-Vorlage vernetzt. Neue Mitarbeitende können auf umfassende Unternehmens-Wikis, Prozessdokumentation und Video-Tutorials zugreifen, ohne zwischen mehreren Plattformen zu wechseln. Notions organisierte Wissensbasis kombiniert mit Looms visuellen Demonstrationen schafft eine immersive Lernerfahrung, die Mitarbeitenden hilft, komplexe Informationen schnell und effektiv zu erfassen.

Mit Teammitgliedern vernetzen

Unterstütze nachhaltiges Networking durch Integrationen mit Donut und Zoom. Donut ermöglicht virtuelle Kaffeechats und Mentoring-Sitzungen, während die Zoom-Integration nahtlose Video-Konferenzen für Remote-Onboarding-Sessions, Team-Meetings und persönliche Check-ins ermöglicht. Diese Tools schaffen natürliche Gelegenheiten für das Aufbauen von Beziehungen und stellen sicher, dass sich jede:r neue Mitarbeiter:in mit ihren Teammitgliedern und ihrer Führungskraft verbunden fühlt, unabhängig vom physischen Standort.