Plantilla de lista de verificación de incorporación

Adaptarse a un nuevo lugar de trabajo puede resultar tan abrumador como emocionante para muchos nuevos empleados durante sus primeros días. De hecho, según una encuesta de Glean, el 81 % de los nuevos empleados afirma sentirse abrumado durante la incorporación. A menudo, los nuevos empleados se sienten ansiosos durante la incorporación no solo por todas las novedades, sino también por todo lo desconocido. El proceso de incorporación también puede ser todo un desafío para los gerentes mientras intentan sacar adelante su trabajo habitual además de poner al día a los nuevos miembros del equipo. Una de las mejores cosas que puedes hacer para aliviar las demandas sobre los líderes del equipo y dar a los nuevos miembros del equipo un inicio sólido y seguro es usar una plantilla de lista de verificación de incorporación. 

Una plantilla de lista de verificación de incorporación centraliza los materiales de incorporación en una estructura claramente definida para que los nuevos miembros del equipo la sigan. De este modo, se garantiza que los empleados puedan encontrar fácilmente los recursos que necesitan y realizar las acciones necesarias para estar completamente preparados para su nueva función. Los sólidos procesos de incorporación ayudan a las organizaciones a optimizar la integración de nuevos empleados en flujos de trabajo colaborativos y fomentan un sentido de pertenencia y alineación con los valores de la empresa.

¿Por qué es importante una plantilla de incorporación?

Una experiencia de incorporación claramente definida es crucial, no solo para ahorrar tiempo a los gerentes y nuevos empleados, sino también para proteger las inversiones en la fuerza laboral. En una encuesta de Gallup, el 70 % de los empleados con experiencias excepcionales de incorporación señala que tiene “el mejor trabajo posible” y presenta 2,6 veces más probabilidades de estar “extremadamente satisfecho” con su lugar de trabajo, lo que no solo aumenta la productividad, sino que también reduce la posibilidad de rotación.

Las plantillas de incorporación eliminan la confusión sobre las responsabilidades iniciales y aseguran que las tareas importantes, desde el papeleo de RR. HH. hasta las presentaciones del equipo, se lleven a cabo en una secuencia lógica que genera confianza y competencia.

Sin una plantilla sólida de proceso de incorporación, las organizaciones:

• Carecen de claridad en las tareas de incorporación para nuevos empleados (lo que genera confusión y retrasos)
• Pierden tiempo al tener que volver a crear materiales de incorporación para cada nuevo empleado.
• No proporcionan acceso oportuno a los canales de comunicación adecuados y a las conversaciones del equipo.
• Tienen dificultades para comunicar expectativas claras a los nuevos empleados (lo que causa ansiedad y dificultades para cumplir con sus nuevas funciones).

La plantilla ideal de plan de incorporación debe ser una guía integral con todo lo que necesita un nuevo miembro del equipo para aclimatarse a la organización y su función. Las plantillas de incorporación deben hacer más que solo organizar tareas: hacen las veces de brújula cultural que ayuda a los nuevos empleados a entender y adoptar los valores y el estilo de trabajo de tu empresa.

Los beneficios de nuestra plantilla de incorporación de empleados

Independientemente de si estás incorporando miembros remotos al equipo o buscando integrar nuevo personal en la oficina, esta plantilla de incorporación de empleados simplifica todo el proceso. Usar una plantilla de incorporación de empleados garantiza que cada nuevo empleado reciba la misma introducción de alta calidad a tu empresa mientras se siente personalmente bienvenido y valorado desde el primer día.

Da la bienvenida a nuevos miembros al equipo con facilidad

Esta plantilla de lista de verificación de incorporación está diseñada para ser el punto de partida definitivo para nuevos empleados que se unan a tu equipo. Algo así como un correo electrónico de bienvenida, pero mejor. Hace las veces de espacio centralizado donde los recién llegados pueden encontrar y consultar todos los detalles, los recursos y las herramientas necesarias para empezar su camino con tu organización. Independientemente de si tu equipo trabaja en la oficina o de forma remota, esta plantilla garantiza una experiencia de incorporación fluida y coherente para todos los nuevos empleados. Al proporcionar un enfoque estructurado, ayuda a crear una primera impresión sólida mientras fomenta un sentido de pertenencia y compromiso.

Personaliza sin esfuerzo las guías de incorporación

La plantilla incluye una guía de bienvenida personalizable, con la que las empresas pueden adaptar la experiencia para reflejar su cultura empresarial única. Desde una visión general de los valores y las políticas de la empresa hasta la presentación de miembros clave del equipo, esta guía permite a los gerentes asegurar que todos los empleados se sientan conectados. En el caso de los empleados remotos, se puede adaptar la guía para incluir pasos de incorporación virtual, como configurar una oficina en casa, sesiones de formación o programar revisiones periódicas para seguir en el buen camino.

Define claramente las tareas de la primera semana

Para mejorar el proceso de incorporación, la plantilla ofrece una lista de verificación detallada de tareas esenciales de la primera semana. Entre estas tareas, se incluyen elementos como enviar la documentación de nuevos empleados, asistir a sesiones de orientación, conocer a miembros clave del equipo y realizar programas de formación inicial. Para la incorporación remota, incluso destaca cómo configurar herramientas virtuales y asignar canales de equipo relevantes para asegurar una comunicación fluida. Estos pasos ayudan a los empleados a aclimatarse a su nuevo rol, generar confianza y adquirir productividad rápidamente.

Añade automáticamente miembros del equipo a las conversaciones correctas

Conseguir que los nuevos empleados participen en las discusiones y los flujos de trabajo correctos es fundamental. Con esta plantilla de lista de verificación de incorporación, los gerentes pueden asignar fácilmente nuevos empleados a canales de equipo y conversaciones con un clic. Gracias a esta función, los empleados pueden abordar su primera semana de principio a fin sin perderse ninguna interacción crucial. Es una forma simple pero efectiva de impulsar el compromiso de los empleados y mantener informados a los nuevos.

Genera impacto desde el primer día

Es esencial contar con un plan de incorporación sólido para asegurar la transición fluida de los nuevos empleados. Esta plantilla no solo simplifica el proceso de planificación, sino que también facilita la revisión y la actualización de pasos según sea necesario. Al abordar aspectos críticos como recursos de aprendizaje, objetivos de rendimiento y revisiones periódicas, las organizaciones pueden proporcionar una experiencia de incorporación integral. Teniendo todo en el mismo lugar, los gerentes y equipos de RR. HH. pueden tener la seguridad de estar usando el mejor programa de incorporación para preparar a los nuevos empleados de cara al éxito.

¿Qué debería incluirse en una plantilla de incorporación de nuevos empleados para lograr una buena experiencia del empleado?

Una plantilla integral de incorporación de nuevos empleados debe hacer las veces de guía interactiva que integre sin esfuerzo a nuevos empleados en tu organización mientras evita que se omitan pasos críticos. A través de las sólidas funciones de nuestra plantilla, las organizaciones pueden crear una experiencia de incorporación dinámica para empleados remotos y de oficina, además de mantener su compromiso y asegurar su puesta al día durante todo el recorrido.

Guía de bienvenida y presentación del equipo

La plantilla debe comenzar con una guía de bienvenida personalizada que establezca el tono para el recorrido del empleado. Mediante la integración de perfil de Slack, los nuevos empleados pueden conectar inmediatamente con los miembros de su equipo a través de la sección especializada “Conoce al equipo”, que cuenta con enlaces a perfiles y breves descripciones de funciones que pueden leer a su ritmo. De este modo, es posible romper las barreras iniciales de comunicación y facilitar la construcción natural de relaciones desde el primer día.

Cronograma de la primera semana y reuniones críticas

Estructura la plantilla para incluir una tabla detallada de “Reuniones importantes” en la que se detallen las sesiones de orientación, las reuniones de sincronización del equipo y los talleres de formación donde puedan aprender los conceptos básicos. A través de la integración de calendario de Slack, estas reuniones pueden añadirse automáticamente al calendario del empleado, que presenta horarios recurrentes y enlaces a reuniones. De esta forma, los nuevos empleados nunca se pierden sesiones cruciales de incorporación ni encuentros del equipo.

Gestión de tareas y seguimiento del progreso

Implementa una lista de tareas integral de la primera semana usando las funciones personalizables de seguimiento de tareas de Slack. Cada tarea debe estar categorizada (RR. HH., Configuración de TI, Formación, etc.) con propietarios claros e indicadores de estado. Se pueden añadir campos personalizados para proporcionar contexto adicional, como opciones de equipamiento o limitaciones presupuestarias, lo que facilita a los nuevos empleados el seguimiento de su progreso y la comprensión de sus responsabilidades.

Navegación por canales y configuración de comunicación

Crea automatización de flujos de trabajo que guíe a los nuevos empleados a incorporarse a canales esenciales de Slack. Aquí se deben incluir canales específicos del equipo, anuncios de toda la empresa y espacios sociales. El flujo de trabajo puede personalizarse para asegurar que los empleados reciban los permisos y niveles de acceso correctos mientras se explica la finalidad y etiqueta de cada canal.

Acceso a recursos e integración cultural

Desarrolla un espacio centralizado de recursos de cultura empresarial con enlaces a documentación importante, incluidos manuales del empleado, información de beneficios y valores de la empresa. Esta sección debe aprovechar las capacidades de compartir documentos de Slack para proporcionar fácil acceso a materiales de formación, documentos de cumplimiento e iniciativas culturales que ayuden a los nuevos empleados a comprender mejor y adoptar los valores de tu organización.

Configuración de TI y acceso a sistemas

Incluye listas de verificación detalladas de configuración de TI con enlaces a descargas de software necesario, credenciales de acceso y solicitudes de equipos. Los campos personalizados pueden especificar preferencias de hardware, requisitos de software e instrucciones de configuración, mientras que los flujos de trabajo automatizados pueden activar tickets de soporte de TI y realizar un seguimiento del estado de finalización. De este modo, los nuevos empleados cuentan con todas las herramientas que necesitan para ser productivos desde el primer día.

Integraciones de terceros para complementar tu plantilla de incorporación de nuevos empleados

Uno de los aspectos más potentes de alojar tu plantilla de incorporación de nuevos empleados en Slack es la capacidad de centralizar todo a través de integraciones perfectas con otras herramientas que usa tu equipo.

Conecta calendarios

Transforma la gestión de horarios de incorporación integrando Google Calendar directamente dentro de tu espacio de trabajo de Slack. Esta integración sincroniza automáticamente reuniones de orientación, sesiones de formación y presentaciones de equipo, lo que permite a los nuevos empleados ver invitaciones de calendario y responder a ellas sin tener que salir de Slack. De este modo, los hitos importantes de incorporación se rastrean y programan con recordatorios automatizados que mantienen a todo el mundo alineado y dentro del calendario previsto.

Comparte archivos de forma segura

Aprovecha el poder de Google Workspace para agilizar el intercambio de documentos y la colaboración. Los nuevos empleados pueden acceder, editar y colaborar en documentos esenciales, materiales de formación y políticas de la empresa directamente dentro de los canales de Slack. Esta integración garantiza la seguridad de toda la información confidencial mientras conserva una fácil accesibilidad para quienes la necesitan.

Sincroniza wikis internas

Mejora el intercambio de conocimientos conectando Notion y Loom a tu plantilla de incorporación. Los nuevos empleados pueden acceder a wikis completas de la empresa, documentación de procesos y tutoriales en vídeo sin tener que cambiar de plataforma. La base de conocimientos organizada de Notion combinada con las demostraciones visuales de Loom crea una experiencia inmersiva de aprendizaje que ayuda a los empleados a comprender información compleja de manera rápida y eficaz.

Conecta con los miembros del equipo

Fomenta conexiones significativas a través de integraciones con Donut y Zoom. Donut facilita charlas informales virtuales y emparejamientos de mentoría, mientras que la integración con Zoom ofrece videoconferencias para sesiones de incorporación remotas, reuniones de equipo y revisiones individuales. Estas herramientas trabajan en conjunto para crear oportunidades naturales de construcción de relaciones, de modo que cada nueva incorporación se siente conectada a los miembros de su equipo y a su superior, independientemente de su ubicación física.