Plantilla de incorporación de empleados

Guía detallada para usar esta plantilla en Slack

La incorporación de nuevos empleados requiere tiempo, organización y un enfoque bien planificado. La plantilla de incorporación de empleados de Slack simplifica este proceso proporcionando un marco digital de incorporación de nuevos empleados estandarizado que puedes personalizar con tareas, recursos, contactos y demás información importante. A continuación, te explicamos cómo utilizarla.

• Haz clic en “Usar plantilla” para añadir esta plantilla a tu sistema operativo de Slack. Selecciona la plantilla de incorporación de empleados de la biblioteca y haz clic en el botón “Usar plantilla” situado en la parte inferior izquierda.

• Añade tareas y plazos. Añade una lista de las tareas que el nuevo empleado debe llevar a cabo en su primera semana. Utiliza un formato de lista de verificación para poder hacer un seguimiento del progreso fácilmente.

• Indica las reuniones y los eventos. Añade las sesiones de incorporación y reuniones obligatorias, como orientación, trámites de RR. HH., formularios de incorporación, configuración de TI, presentaciones del equipo y reuniones individuales con los responsables. No te olvides de incluir las fechas y horas, así como las sesiones recurrentes.

• Asigna ayudantes de incorporación. Utiliza el símbolo @ para mencionar directamente a tus compañeros de equipo y comunicarte con ellos rápidamente. Haz clic en el nombre de Slack ara añadir la tarjeta de perfil de ese miembro del equipo.

• Configura flujos de trabajo para añadir al nuevo empleado a los canales de Slack correspondientes. Añade al nuevo empleado a todos los canales de Slack pertinentes (de equipo, proyectos y sociales) de forma automática creando un flujo de trabajo que gestione las invitaciones y recordatorios.

• Comparte recursos sobre la cultura de la empresa. Incluye enlaces y vídeos sobre la cultura y los valores de la empresa para que los nuevos empleados puedan consultarlos fácilmente en un solo lugar. Puedes copiar y pegar cualquier enlace de Slack, YouTube o el sitio web de la empresa en la plantilla para crear una tarjeta.

¿Qué es una plantilla de incorporación de empleados?

Una plantilla de incorporación es un marco estandarizado que ayuda a las organizaciones a dar la bienvenida a los nuevos empleados y a integrarlos en el equipo. Sirve para organizar las tareas y los recursos básicos que necesita un nuevo empleado para sus primeros días, semanas y meses en el puesto. En lugar de crear una lista de verificación por cada nuevo empleado, los responsables pueden utilizar esta plantilla como guía de incorporación de empleados para hacer un seguimiento de las tareas asignadas, los plazos y las actividades programadas, de modo que no se pase nada por alto.

Las empresas utilizan plantillas de incorporación personalizables por varias razones clave: 

• Coherencia. Las plantillas garantizan que todos los nuevos empleados reciban una misma experiencia de incorporación de gran calidad, independientemente del departamento, el responsable o la fecha de inicio. De este modo, se preserva la cultura de la empresa y se asegura que no se pase por alto ningún paso crítico.
• Cumplimiento normativo. Una lista de verificación para la incorporación de empleados estándar ayuda a los equipos de RR. HH. y a los responsables a hacer un seguimiento de los trámites necesarios, la aceptación de política y la formación obligatoria. Asegurarse de que estas tareas se llevan a cabo puede reducir los riesgos legales y preparar a la organización de cara a las auditorías.
• Satisfacción de los empleados. Un proceso de incorporación bien organizado ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, preparados y seguros en sus nuevas funciones. El uso de una plantilla de incorporación les permite conectar con los miembros del equipo, acceder fácilmente a recursos clave y encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas.

Qué incluir en una plantilla de incorporación de empleados

Una plantilla completa debe abarcar todo lo necesario para que un nuevo empleado se sienta correctamente orientado, integrado y preparado para ser productivo. A continuación, se detallan los elementos fundamentales que debe incluir.

Tareas de la primera semana

Comienza con una lista de verificación de las tareas básicas necesarias para que los nuevos empleados se incorporen al puesto sin problemas. Puedes incluir las siguientes tareas:

• Orientación
• Trámites
• Información sobre las prestaciones de los empleados
• Configuración de equipos y cuentas
• Revisión de políticas
• Formación sobre cumplimiento normativo
• Ayudante o mentor de incorporación

Añade los plazos y una persona de contacto para cada tarea, que pueda realizar un seguimiento del progreso y responder a cualquier pregunta que surja.

Reuniones

Incluye las sesiones de formación y las reuniones obligatorias, como la orientación de RR. HH., las presentaciones del equipo, las reuniones individuales con su responsable y colaboradores clave, y cualquier formación específica del departamento. Indica claramente qué reuniones son obligatorias y cuáles son opcionales, e incluye enlaces al calendario o instrucciones para programarlas.

Ayudantes de incorporación

Asigna a cada nuevo empleado una persona de apoyo o mentor que pueda responder a sus preguntas y ofrecerle orientación durante las primeras semanas. Incluye su nombre, cargo y cómo puede ayudarle. Por ejemplo, un miembro del equipo puede resolver preguntas sobre la cultura de la empresa y hacer las primeras presentaciones, mientras que alguien del departamento de TI puede ofrecer asistencia técnica.

Canales de Slack necesarios

Especifica los canales de Slack a los que los nuevos empleados deben unirse inmediatamente. Clasifícalos en grupos, como canales principales del equipo, espacios específicos para proyectos que necesitará para llevar a cabo su trabajo, canales de anuncios para toda la empresa y canales sociales o de fomento de la cultura.

Recursos sobre la cultura de la empresa

Incluye enlaces a recursos clave, como el manual del empleado, la guía de prestaciones para empleados, los valores y la misión de la empresa, y documentos que expliquen cómo funciona la organización. Añade información sobre eventos sociales, grupos de recursos para empleados y otras formas en las que los empleados se relacionen e interactúen dentro de la organización.

Ventajas de usar una plantilla de incorporación de empleados

Las plantillas de incorporación simplifican el proceso de contratación para todo el mundo, desde los equipos de RR. HH. que gestionan diversas contrataciones nuevas hasta los responsables que reciben a su primer miembro del equipo y los empleados que empiezan un nuevo puesto. Las plantillas de Slack proporcionan un plan de acción claro y detallado, por lo que ayudan a lo siguiente: 

Ofrecer una experiencia uniforme la primera semana

Todos los empleados nuevos siguen el mismo proceso, reciben la misma información y saben exactamente qué les aguarda en su primera semana. Los empleados de distintos departamentos o ubicaciones tienen la misma experiencia de incorporación, lo que garantiza que los responsables no tengan que preocuparse de omitir ningún paso importante.

Mejorar la productividad y la retención

Si los nuevos empleados cuentan con una planificación clara para sus primeras semanas, podrán trabajar de forma productiva más rápidamente. Sabrán a quién acudir en busca de ayuda, dónde encontrar los recursos necesarios y qué desempeño se espera en su puesto. Este enfoque estructurado también contribuye a generar confianza y seguridad en los empleados desde el primer día, lo que puede ser una estrategia eficaz para retener al personal. 

Reducir las tareas administrativas

Las plantillas permiten ahorrar tiempo al centralizar todas las tareas de incorporación en un solo lugar. En vez de crear nuevas listas de verificación o buscar información cada vez que llega un empleado nuevo, solo hay que personalizar una plantilla estándar. Los equipos de RR. HH. pueden supervisar el progreso de varios empleados nuevos al mismo tiempo, identificar rápidamente los problemas y asegurarse de que se cumplan las normas de cumplimiento.

Cinco prácticas recomendadas para la incorporación de empleados en Slack

Una plantilla de incorporación de empleados es un buen punto de partida, pero debe ir acompañada de una estrategia de incorporación eficaz. A continuación, te explicamos cómo lograr que contribuya de manera significativa al proceso.

• Actualiza periódicamente la plantilla con recursos actuales. Una plantilla desactualizada puede generar confusión, por lo que debes revisar la plantilla de incorporación cada trimestre para asegurarte de que todos los enlaces funcionen, que los nombres de los canales estén actualizados y que la información de contacto sea correcta. Si las empresa actualiza las políticas, implementa nuevas herramientas o cambia sus procesos, modifica la plantilla de forma inmediata. 

• Anima a los responsables y a los ayudantes de incorporación a colaborar desde el principio. Ni las mejores plantillas de incorporación pueden reemplazar la comunicación humana. Pide a los responsables de contratación que se pongan en contacto con los nuevos empleados antes del primer día para darles la bienvenida y enviarles información útil con la que puedan ir preparándose. Los ayudantes de incorporación deben presentarse a principios de la primera semana y programar reuniones periódicas en lugar de esperar a que los nuevos empleados les hagan preguntas.

• Utiliza Agentforce para ayudar a los nuevos miembros del equipo. Enseña a los nuevos empleados a utilizar  Agentforce en Slack para que puedan obtener ayuda y saber qué tienen que hacer. Por ejemplo, pueden hacer preguntas como “¿Qué tareas de incorporación tengo para la tercera semana?” o “¿Cómo puedo realizar la formación de preparación de ventas?”. Agentforce también ayuda a los nuevos empleados a comprender temas complejos, como las diferencias entre productos, proporcionando respuestas detalladas en una conversación.

• Crea una estructura flexible para ajustarte a cada puesto y equipo. Es importante que la plantilla sea coherente, pero también debe poder personalizarse según el puesto, el departamento y la experiencia del empleado. Por ejemplo, un ingeniero sénior necesita recursos distintos a los de un coordinador de marketing recién contratado. Crea una plantilla básica que cubra lo esencial y añade secciones específicas para cada puesto o departamento que se puedan incluir o excluir fácilmente.

• Solicita comentarios al personal. Incluye preguntas en la encuesta de satisfacción de los empleados sobre el proceso de incorporación para identificar problemas y mejorar la experiencia. Por ejemplo, pregunta si el proceso de incorporación resultó claro y motivador, si los nuevos empleados se sintieron seguros a la hora de asumir sus funciones y responsabilidades, y si tuvieron una buena acogida y se sintieron parte del equipo.

Comienza a usar la plantilla de incorporación de empleados de Slack

Un proceso de incorporación bien planificado es clave para lograr el éxito, la implicación y la retención del personal. Cuando los nuevos empleados saben qué esperar, tienen fácil acceso a los recursos y se sienten integrados en su equipo desde el primer día, pueden desenvolverse con confianza desde el primer día. La plantilla de incorporación de empleados de Slack reúne todos estos elementos en un solo lugar. Centraliza las tareas, los recursos y las comunicaciones, lo que garantiza que no se pase nada por alto y que todos los nuevos empleados se sientan incluidos en el equipo.

¿Quieres para transformar tu proceso de incorporación? Utiliza la plantilla de incorporación de empleados de Slack para empezar a crear mejores experiencias hoy mismo. [# /]