Plantilla de formularios de solicitud de vacaciones y permisos

En un mundo digital interconectado, la conciliación entre la vida laboral y personal es esencial. Las vacaciones y los permisos remunerados son un beneficio empresarial que ayuda con esta conciliación. Sin embargo, el proceso para solicitarlos y aprobarlos no suele ser muy intuitivo. Los empleados pueden sentirse perdidos a la hora de solicitar un permiso, mientras que los responsables que se encargan de gestionar estas solicitudes pueden tener problemas gestionando estos procesos con el resto de sus funciones.

Usar una plantilla de formularios de solicitud de vacaciones y permisos permite tener un proceso claro y controlable que simplifica las solicitudes y aprobaciones de vacaciones, bajas por enfermedad y días propios. Ayuda a organizar las solicitudes, gestionar las coberturas y evita acumular aprobaciones pendientes, así como a llevar un registro de las ausencias, lo que optimiza este proceso para todas las partes involucradas.

¿Qué es un formulario de solicitud de vacaciones y permisos?

Un formulario de solicitud de vacaciones y permisos es una forma estandarizada de solicitar tiempo libre remunerado. Este formulario digital convierte las solicitudes aisladas en un registro coherente de solicitudes y aprobaciones. Usar una plantilla de solicitudes de vacaciones y permisos simplifica el proceso para todo el mundo: empleados que necesitan días libres, responsables encargados de aprobar las solicitudes y miembros del equipo de RR. HH. que gestionan las políticas de vacaciones y permisos remunerados de la organización.

En el mundo laboral moderno, contar con una solicitud digital por escrito evita que se pasen por alto las necesidades de los empleados y permite llevar un registro fiable de las ausencias. Incluso los registros basados en archivos PDF son insuficientes, ya que requieren actualizaciones manuales y se tienen que volver a enviar después de cada cambio, por mínimo que sea.

Los formularios de solicitudes de vacaciones y permisos digitales, cuando se integran directamente con tu sistema operativo de trabajo permiten optimizar los flujos de trabajo reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales y aumentando la transparencia con visibilidad en tiempo real sobre las aprobaciones.

Campos esenciales que se deben incluir en un formulario de solicitud de vacaciones y permisos

Un formulario de solicitud de vacaciones y permisos debe simplificar el proceso de solicitud de tiempo libre reuniendo toda la información necesaria para que la persona encargada de aprobarla pueda revisarla, evitando tener que contactar con el empleado constantemente. También debe ajustarse a la política de permisos de tu organización, incluyendo acumulaciones, diferentes tipos de permisos, políticas de vacaciones y normas de transferencia.

El formulario de solicitudes de vacaciones y permisos de tu organización debe incluir los siguientes campos:

• Información del empleado: Nombre, departamento, ubicación y zona horaria
• Tipo de permiso solicitado: Vacaciones, baja por enfermedad, días propios, días libres, permiso de paternidad, servicio como jurado, duelo u otros
• Fecha de la solicitud: Permite saber en qué fecha se realizó la solicitud
• Duración del permiso solicitado: Incluye las fechas de inicio y fin, junto con las horas parciales
• Plan de cobertura: Incluye el contacto principal durante la ausencia y ofrece un enlace para el plan de entrega
• Aprobador: Indica la lista de aprobadores de permisos
• Adjuntos: Incluye cualquier nota o documentación adjunta
• Estado: Supervisa el estado de la solicitud (como Enviada, Pendiente, Aprobada o Rechazada) con marcas de tiempo para la pista de auditoría
• Aceptación de políticas: Incluye un enlace para que los empleados consulten las políticas de vacaciones y permisos

Usar esta plantilla en Slack (guía detallada)

A continuación, te enseñaremos cómo se crea una plantilla de formulario de solicitud de vacaciones y permisos en Slack usando canales, canvas, listas y otras funciones de la plataforma.

Así puedes usar esta plantilla para controlar las solicitudes de vacaciones y permisos en Slack:

1. Crea un nuevo canal. Haz clic en el botón “Usar esta plantilla” para crear un canal cerrado llamado #solicitud-permisos.
2. Edita los permisos del canal. Añade a miembros del equipo de RR. HH. y responsables al canal, ya que se encargarán de supervisar y aprobar las solicitudes. Configura reglas de publicación específicas para tu organización.
3. Añade una pestaña de canvas. Añade una pestaña de canvas “Instrucciones para solicitudes”. Incluye detalles importantes, como las políticas de la empresa, los plazos requeridos, los aprobadores y las expectativas sobre coberturas.
4. Inicia un flujo de trabajo. Haz clic en “Iniciar flujo de trabajo” y edita el formulario para incluir los campos necesarios, como el tipo de permiso, las fechas solicitadas, el responsable a cargo, el plan de cobertura y cualquier anotación adicional.
5. Supervisa las aprobaciones. El flujo de trabajo rellena automáticamente una lista del “Registro de solicitudes de permisos”. Cada envío del formulario se convierte en una fila con campos como Estado, Fechas, Notas y la persona encargada de aprobar la solicitud.
6. Evalúa las solicitudes. Los aprobadores pueden revisar las solicitudes directamente desde Slack y cambiar el estado a “Aprobada” o “Rechazada”. Configura notificaciones para informar al solicitante automáticamente sobre cualquier cambio desde Slack.
7. Gestiona los cambios. Para realizar cambios, como ajustes o cancelaciones, volver a abrir la solicitud, aplicar los cambios necesarios y usar la sección de notas para llevar un registro de las marcas de tiempo de cara a las posibles auditorías.
8. Lleva un registro. Revisa tu lista como mejor te convenga, filtrando por equipo, fecha o tipo de permiso. Exporta las vistas filtradas o completas de la lista para la gestión de nóminas o contables correspondientes.

Garantizar el cumplimiento y la sencillez de los formularios

Crear una plantilla de formularios de solicitud de vacaciones y permisos automatizada puede ser un proceso novedoso para tu organización. Sin embargo, no partirás desde cero. Ten en cuenta las políticas de vacaciones y permisos de tu empresa y las normativas locales. Por ejemplo, algunas regiones requieren que los permisos remunerados y las bajas por enfermedad se registren de manera independiente. Adaptar las normas de RR. HH. a los campos de la plantilla garantizan que sean funcionales desde el primer minuto.

Estos son algunos ejemplos sobre cómo mejorar el cumplimiento normativo dentro de las plantillas:

• Establece expectativas claras. Mejora la transparencia publicando las expectativas sobre plazos y fechas clave que se ajusten a las políticas de tu empresa en el canvas de Slack.
• Requiere planes de cobertura. Evita quedarte sin personal en momentos críticos e incumplir plazos con clientes solicitando a los empleados que envíen un enlace a su plan de coberturas junto con su solicitud.
• Establece una estrategia de derivación. Desarrolla y comparte los procesos para solicitudes urgentes y prioritarias que requieran una atención inmediata.
• Respeta la privacidad. Permite que los empleados que soliciten permisos médicos o días de asuntos propios compartan solo la información que quieran sobre la solicitud haciendo que los campos de detalles sean opcionales. Además, debido a la naturaleza confidencial de las solicitudes médicas, debes almacenar solo la cantidad de datos identificativos necesaria.
• Lleva un registro de actividades. Lleva un control de las solicitudes con un registro de actividad inmutable que incluye los cambios de estado y las marcas de tiempo, para poder consultarlo en el futuro.

Personalizar un formulario de solicitud de vacaciones y permisos para tu organización

Ya hemos visto los aspectos básicos de un formulario de solicitud de vacaciones y permisos. Sin embargo, cada organización y cada equipo tienen sus propias necesidades, políticas y procedimientos. Puedes darle un toque personal a tu plantilla de formulario de solicitud de vacaciones y permisos con estos ajustes e integraciones opcionales:

• Incluye campos condicionales. Según el tipo de permiso, se deberá ser más o menos específico, de acuerdo con las categorías establecidas. Por ejemplo, si una persona necesita un permiso parental, es posible que deba aportar documentación, algo que no es necesario cuando se solicitan vacaciones, por ejemplo.
• Ten en cuenta a todos los aprobadores. En algunos casos, estas solicitudes necesitan la aprobación de diferentes partes interesadas. Puedes tener esto en cuenta incluyendo campos adicionales en tu formulario de plantilla.
• Integra tu software de RR. HH. Consulta las acumulaciones y capacidades de permisos comparándolas con las solicitudes de vacaciones y permisos usando el software de RR. HH. de tu organización gracias a la integración de Slack con las plataformas más utilizadas, como BambooHR, Workday y Greenhouse.
• Sincroniza el calendario de tus equipos. Establece un calendario de vacaciones y permisos para mejorar la visibilidad sobre las ausencias de tu personal y los planes de cobertura. Actualiza el calendario del equipo y compártelo en las reuniones.
• Ten en cuenta los días festivos. Gracias al teletrabajo, los equipos actuales son más diversos que nunca, con miembros en cualquier parte del mundo. Intenta incluir las preferencias de todo el mundo teniendo en cuenta los días festivos regionales a la hora de planificar tus calendarios de vacaciones y permisos.
• Automatiza los recordatorios. No dejes ninguna aprobación pendiente. Establece automatizaciones para incluir recordatorios sobre cambios de estado.

No importa lo que quieras incluir, dar prioridad a las necesidades de tu organización creando un formulario personalizado y completo ayudará a tu equipo a largo plazo.

Seis errores habituales de los formularios de solicitud de vacaciones y permisos (y cómo solucionarlos)

Incluso los procesos de solicitud de vacaciones y permisos más optimizados dependen de las capacidades de los equipos de gestionarlos. Algunos obstáculos habituales incluyen políticas confusas, pistas de auditoría incompletas y la incapacidad de usar tecnologías modernas.

Estos son seis errores habituales de los formularios de solicitud de vacaciones y permisos (y cómo solucionarlos):

1. Procesos poco claros. Asigna aprobadores de manera clara para acabar con la complejidad de solicitar vacaciones y permisos. Mejora la transparencia y optimiza el proceso de revisión incluyendo a los propietarios en tu canvas y asignando aprobadores desde la plantilla de formulario.
2. Usar copias físicas. Usar un documento PDF para gestionar las vacaciones y permisos ofrece visibilidad, pero no es práctico en cuanto al flujo de trabajo y requiere realizar modificaciones manuales tediosas para cada cambio, por insignificante que sea. En su lugar, puedes optimizar esto integrando tu proceso de solicitud de vacaciones y permisos en tu flujo de trabajo con un formulario de Slack y su correspondiente registro de permisos, que se actualiza en tiempo real.
3. Registros incompletos. Cuando se trabaja con documentos estáticos, los cambios de estado y solicitudes deben registrarse manualmente. Esto puede hacer que un registro sea incoherente y que no ofrezca toda la información necesaria. Asegúrate de documentar todos los cambios con su fecha y marcas de tiempo, para garantizar el cumplimiento normativo.
4. Falta de visibilidad organizativa. Las solicitudes de vacaciones y permisos suelen quedarse atascadas en una cola de aprobación, que no ofrece ningún tipo de visibilidad ni a los empleados ni a los responsables. Con una plantilla de Slack, los equipos más avispados podrán usar las vistas y notificaciones para conocer las necesidades de coberturas y los cambios de estado.
5. No cumplir las políticas o normativas. Cada región y organización tiene sus propias normativas y políticas. Por eso, los formularios de solicitud de vacaciones y permisos deben cumplir con ellas. Los responsables deben evaluar los formularios de solicitud de vacaciones y permisos con sus recursos internos para garantizar este cumplimiento.
6. No requerir un plan de cobertura. Evita que tu equipo se encuentre abarrotado de trabajo por las ausencias de los demás compañeros y requiere que envíen planes de cobertura con sus solicitudes de vacaciones o permisos. Evitar estos problemas es muy importante, sobre todo para funciones de atención al cliente o con plazos estrictos.

Integrar tu formulario de solicitud de vacaciones y permisos en flujos de trabajo automatizados

El papel y boli siguen siendo útiles para algunas cosas, pero no para solicitar vacaciones y permisos. Un flujo de trabajo de solicitud claro y automatizado, integrado en herramientas digitales, optimiza el proceso y evita tener que contactar constantemente con los empleados, mejor la cobertura y ofrece a los equipos de RR. HH. un registro fiable. Integra tu plantilla de formulario de solicitud de vacaciones y permisos en los sistemas de tus equipos, con un flujo de trabajo de Slack que use funciones que ya conocen, como los canales, los canvas, los flujos de trabajo y las listas. [# /]