Modèle de formulaire de demande de congé

Dans un monde numérique toujours connecté, maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée est essentiel. Les congés payés sont essentiels à cet équilibre, mais gérer ce processus n'est pas toujours évident. Les collaborateurs peuvent se sentir incertains ou hésitants à demander des congés, tandis que les managers qui traitent ces demandes peuvent trouver le processus difficile à gérer en plus de leurs autres responsabilités.

L'utilisation d'un modèle de formulaire de demande de congé favorise un processus clair et traçable qui simplifie les demandes et approbations liées aux vacances, arrêts maladie et congés personnels. Il aide à organiser les demandes, gérer les remplacements, réduire les goulots d’étranglement d'approbation et créer une piste d'audit des absences, rendant le processus de congé plus fluide pour toutes les parties impliquées.

Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé est un moyen standardisé pour les collaborateurs de toutes les équipes de demander des congés. Ce formulaire numérique unique convertit des demandes disparates et ponctuelles en un historique cohérent de demandes et d'approbations. Introduire un modèle de demande de congé facilite le processus pour tous : les salariés qui demandent des congés, les managers qui approuvent ces demandes et les membres de l’équipe RH qui gèrent les politiques de congé de l'organisation.

Dans les environnements de travail rapides d'aujourd'hui, une demande écrite et numérique empêche que les choses passent à travers les mailles du filet et fournit une piste d'audit fiable. Même un système basé sur PDF reste insuffisant car il nécessite des mises à jour manuelles et une redistribution pour chaque modification.

Les formulaires de demande de congé numériques intégrés directement dans votre système d'exploitation de travail offrent des flux de travail simplifiés en réduisant le temps consacré aux tâches manuelles et en augmentant la transparence grâce à une visibilité en temps réel des approbations.

Champs essentiels à inclure dans votre formulaire de demande de congé

Un formulaire de demande de congé doit simplifier le processus de demande de congé en rassemblant toutes les informations nécessaires pour qu'un approbateur puisse examiner la demande, réduisant ainsi le besoin d’échanges répétés. Il doit également s'aligner sur la politique de congés de votre entreprise, incluant les cumuls, les différents types de congés, les politiques de vacances et les règles de report.

Le formulaire de demande de congés de votre entreprise doit inclure les champs suivants :

• Informations sur le salarié : Nom, service, lieu et fuseau horaire
• Type de congé demandé : Vacances, maladie, personnel, jour férié mobile, parental, deuil ou autre
• Date de la demande : Suivez quand une demande a été soumise
• Durée du congé demandé : Incluez les dates de début et de fin, ainsi que les heures partielles
• Remplacement pendant l’absence : Indiquez le contact principal pendant l'absence et fournissez un lien vers le plan de remplacement
• Approbateur : Indiquez le responsable ou le(s) approbateur(s) des congés
• Pièces jointes : Incluez toute note ou documentation
• Statut : Suivez le statut de la demande (par exemple, soumise, en attente, approuvée, refusée) avec horodatage pour la piste d'audit
• Prise de connaissance de la politique de congés : Fournissez un lien permettant aux salariés de consulter la politique de congés

Comment utiliser ce modèle dans Slack (étape par étape)

Ci-dessous, nous vous montrons comment créer un modèle de formulaire de demande de congé dans Slack en utilisant les canaux, les canevas, les listes et d'autres fonctionnalités conviviales de la plateforme.

Voici comment utiliser ce modèle pour suivre les demandes de congé dans Slack :

1. Créez un nouveau canal. Cliquez sur le bouton « Utiliser ce modèle » pour créer un canal privé #demande-conge.
2. Mettez à jour les autorisations du canal. Ajoutez les membres de l’équipe RH et les managers au canal, car ils seront responsables des approbations et de la supervision. Définissez les règles de publication spécifiques à votre entreprise.
3. Ajoutez un onglet canevas. Ajoutez un onglet canevas « Instructions pour la demande de congé ». Veillez à inclure des détails comme les politiques de l'entreprise, les délais de préavis requis, les approbateurs et les exigences en matière de remplacement.
4. Lancez un flux de travail. Cliquez sur « Lancer le flux de travail » et mettez à jour le formulaire pour inclure les champs requis, tels que le type de congé, les dates demandées, le manager, le planning de remplacement prévu et toutes notes supplémentaires.
5. Suivez les approbations. Le flux de travail remplit automatiquement une liste « Suivi des demandes de congé ». Chaque soumission de formulaire devient une ligne avec des champs comme le statut, les dates, les notes et l'approbateur désigné.
6. Évaluez les demandes. Les approbateurs peuvent examiner les demandes directement dans Slack en changeant le statut vers « approuvé » ou « refusé ». Configurez les notifications pour que le demandeur soit automatiquement notifié de tout changement dans Slack.
7. Gérez les modifications. Pour apporter des changements, comme des ajustements ou des annulations, rouvrez l’élément, effectuez les modifications nécessaires et utilisez la section notes pour enregistrer les horodatages pour les audits.
8. Tenez des registres. Consultez votre liste de la façon qui vous convient le mieux, en filtrant par équipe, date et type de congé. Exportez des vues filtrées ou complètes de la liste pour la paie ou le SIRH selon vos besoins.

Comment rendre votre formulaire conforme aux politiques et à la réglementation

La création d'un modèle de formulaire de demande de congés automatisé peut être nouveau pour votre entreprise, mais vous ne partez pas de zéro. Tenez compte des politiques de congés de votre entreprise et de toute exigence locale ou étatique. Par exemple, certains États exigent que les congés payés et les congés maladie soient suivis séparément. Alignez les normes RH avec les champs du modèle pour garantir un fonctionnement immédiat.

Exemples de méthodes pour améliorer la conformité dans votre modèle :

• Définir des attentes claires. Renforcez la transparence en publiant les attentes de délai et les périodes d'interdiction qui s'alignent sur les politiques de votre entreprise dans le canevas Slack.
• Exiger un planning de remplacement. Évitez les pénuries de personnel et les échéances manquées en exigeant des salariés en contact avec la clientèle qu'ils soumettent un lien vers un planning de remplacement documenté avec leur demande.
• Mettre en place un processus de remontée des demandes. Développez et partagez des processus pour les demandes urgentes qui nécessitent une attention immédiate et le même jour.
• Respecter la confidentialité. Permettez aux salariés demandant un congé médical ou personnel de renseigner aussi peu qu'ils le souhaitent sur la nature de leur demande en rendant les champs de détail optionnels. De plus, en raison de la nature sensible des demandes médicales, stockez un minimum d'informations personnelles identifiables.
• Tenir un journal d'activité. Suivez les demandes avec un journal d'activité immuable qui inclut les changements de statut et l'horodatage pour référence future.

Comment personnaliser un formulaire de demande de congés pour votre entreprise

Nous avons couvert les bases d'un formulaire de demande de congés, mais chaque entreprise et chaque équipe sont uniques, avec des besoins, des politiques et des procédures distinctes. Pensez à ajouter une touche personnelle à votre modèle de formulaire de demande de congés avec ces ajustements et intégrations optionnels :

• Introduisez des champs conditionnels. Différents types de congés nécessitent des niveaux de spécificité variables, selon la catégorie. Par exemple, une personne demandant un congé pour raisons familiales peut être tenue de fournir des documents justificatifs, tandis qu'une personne demandant des vacances ne l'est pas.
• Prévoyez plusieurs approbateurs. Dans certains cas, les demandes de congés nécessitent l'approbation de plusieurs parties prenantes. Prévoyez des approbations à plusieurs niveaux en incluant des champs supplémentaires dans votre formulaire modèle.
• Intégrez votre logiciel RH. Vérifiez les accumulations et soldes de congés par rapport aux demandes de congés en utilisant le logiciel RH que votre entreprise utilise déjà via les intégrations de Slack avec les plateformes populaires, notamment BambooHR, Workday et Greenhouse.
• Synchronisez le calendrier d’Équipe. Établissez un calendrier de congés d’équipe pour une meilleure visibilité des pénuries de personnel à venir et des plannings de remplacement. Mettez à jour le calendrier d’équipe et partagez-le lors des points d’Équipe.
• Tenez compte des jours fériés nationaux. Grâce au travail à distance, les équipes d'aujourd'hui sont plus diversifiées que jamais, avec des collègues répartis dans le monde entier. Efforcez-vous d’être inclusif en tenant compte des différents jours fériés nationaux lors de la planification de vos congés et calendriers de vacances.
• Automatisez les rappels. Ne laissez pas traîner les approbations en attente. Configurez des automatisations pour inclure des rappels de mise à jour du statut.

Quel que soit ce que vous choisissez d'inclure, donner la priorité aux besoins uniques de votre entreprise en créant un formulaire personnalisé et complet soutiendra mieux votre équipe à long terme.

Six erreurs courantes avec les formulaires de demande de congés (et comment les corriger)

Même le processus de demande de congés le plus optimisé n'est efficace que dans la mesure où l’équipe qui le gère l'est. Les obstacles courants incluent des politiques peu claires, des pistes d'audit incomplètes et la non utilisation des technologies modernes.

Voici six erreurs courantes avec les formulaires de demande de congés et comment les corriger :

1. Avoir des processus peu clairs. Clarifiez le processus de demande de congés en désignant clairement les approbateurs. Améliorez la transparence et rationalisez le processus d'examen en répertoriant les responsables dans votre canevas et en pré-attribuant les approbateurs dans votre modèle de formulaire.
2. Conserver une copie papier. Stocker les congés dans un document statique comme un PDF offre de la visibilité, mais cela interrompt le flux de travail et nécessite des mises à jour manuelles fastidieuses pour chaque modification. À la place, améliorez la gestion du temps en intégrant votre processus de congés directement dans votre flux de travail avec un formulaire Slack et une liste de suivi des congés correspondante qui se met à jour en temps réel.
3. Laisser un enregistrement incomplet. Lorsque vous travaillez avec des documents statiques, tout changement de statut ou demande doit être enregistré manuellement. Cela peut entraîner un enregistrement incohérent, fournissant une vision d’ensemble incomplète. Assurez-vous que tous les changements sont documentés avec des horodatages de date et d'heure pour une conformité totale.
4. Manquer de visibilité au sein de l’entreprise. Les demandes de congés restent souvent bloquées dans la file d'attente d'approbation, laissant à la fois les salariés et les managers dans l'ignorance. Avec un modèle Slack, les équipes avisées peuvent utiliser les vues et les notifications pour les alerter des besoins de remplacement et des changements de statut.
5. Ne pas respecter les politiques. Étant donné la nature détaillée des politiques nationales et internes à l’entreprise, les formulaires de demande de congés doivent respecter les normes établies. Les managers doivent évaluer les formulaires de demande de congés par rapport aux ressources internes pour garantir la conformité.
6. Ne pas exiger de planning de remplacement. Protégez votre équipe contre les pénuries de personnel en exigeant que les salariés soumettent des planning de remplacement avec leurs demandes de congés. Limiter le manque de personnel de remplacement lors d’un congé est particulièrement important pour les postes orientés client et ceux avec de nombreuses échéances.

Intégrez votre formulaire de demande de congés dans des flux de travail automatisés

Il y a un temps et un lieu pour prendre un crayon et du papier, mais ce n'est pas lors d'une demande de congés. Un flux de travail de congés clair et automatisé hébergé par des outils numériques rationalise le processus, réduisant les allers-retours de communication, améliorant les plannings de remplacement et fournissant aux RH un enregistrement fiable. Intégrez votre modèle de formulaire de demande de congés dans les systèmes que votre équipe utilise déjà avec un flux de travail Slack qui utilise des interfaces familières, y compris les canaux, les canevas, les flux de travail et les listes. [# /]