Modello di modulo di richiesta di permesso

In un mondo digitale sempre connesso, è importante mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Il permesso retribuito è un beneficio lavorativo che favorisce questo equilibrio, ma gestire il processo non è sempre semplice. I dipendenti potrebbero provare incertezza o esitazione nel richiedere permessi retribuiti mentre i manager che si occupano delle richieste di permesso possono trovare il processo difficile da gestire insieme alle loro altre responsabilità.

L'utilizzo di un modello di modulo di richiesta di permesso promuove un processo chiaro e monitorabile che semplifica le richieste e le approvazioni relative a vacanze, giorni di malattie e congedi per motivi personali. Aiuta a organizzare richieste, a gestire la copertura, a ridurre l'approvazione di colli di bottiglia e a creare un audit trail delle assenze, semplificando il processo di permesso per tutte le parti coinvolte.

Cos'è un modulo di richiesta di permesso?

Un modulo di richiesta di permesso è una maniera standard in cui i dipendenti dei team possono richiedere un permesso. Questo modulo digitale unico trasforma richieste disparate e ad hoc in un record coerente di richieste e approvazioni. L'introduzione di un modello di richiesta di permesso semplifica il processo per tutte le parti coinvolte: i dipendenti che fanno la richiesta, i manager che la approvano e i membri del team delle risorse umane che gestiscono le policy sui permessi dell'organizzazione.

Nei frenetici ambienti di lavoro odierni, una richiesta scritta in formato digitale impedisce che qualcosa sfugga al controllo e fornisce un audit trail affidabile. Persino un sistema basato sui PDF risulta insufficiente perché richiede aggiornamenti manuali e ridistribuzione per ogni modifica.

I moduli di richiesta di permesso virtuali incorporati direttamente nel sistema operativo per il lavoro offrono dei workflow semplificati riducendo il tempo speso sulle attività manuali e aumentando la trasparenza grazie a una visibilità delle approvazioni in tempo reale.

Campi essenziali da includere nel modulo di richiesta di permesso

Un modulo di richiesta di permesso dovrebbe semplificare il relativo processo raccogliendo tutte le informazioni necessarie per la revisione da parte di un approvatore, riducendo la necessità di infinite comunicazioni. Dovrebbe anche allinearsi con la policy sui permessi della tua organizzazione, includendo maturazioni, diversi tipi di permessi, policy sulle ferie e regole sul rinnovo.

Il modulo di richiesta di permesso della tua organizzazione deve includere i seguenti campi:

• Dettagli del dipendente: nome, reparto, ubicazione e fuso orario
• Tipo di congedo richiesto: vacanze, malattia, personale, ferie flessibili, parentale, servizio di giuria, lutto o altro
• Data in cui è stata effettuata la richiesta: tiene traccia di quando è stata inviata una richiesta
• Durata del permesso richiesto: include le date di inizio e di fine, insieme alle ore di lavoro parziali
• Piano di copertura: elenca il contatto primario durante l'assenza e fornisce un link al piano di passaggio di consegna
• Approvatore: elenca il manager o l'approvatore/gli approvatori del permesso
• Allegati: include le note o la documentazione
• Stato: monitora lo stato della richiesta (ad esempio, inviata, in attesa, approvata, rifiutata) con il timestamp per l'audit trail
• Policy e conferma: fornisce un link per i dipendenti per rivedere la policy dei permessi

Come usare questo modello su Slack (step-by-step)

Qui di seguito, mostreremo come creare un modello di modulo di richiesta di permesso in Slack utilizzando canali, canvas, elenchi e altre semplici funzionalità all'interno della piattaforma.

Ecco come utilizzare questo modello per tenere traccia delle richieste di permessi in Slack:

1. Crea un nuovo canale. Fai clic sul pulsante "Usa questo modello" per creare un canale #richiesta-permesso privato.
2. Aggiorna le autorizzazioni per il canale. Aggiungi i membri e i manager del team delle risorse umane al canale: sono i responsabili delle approvazioni e della supervisione. Imposta regole di pubblicazione specifiche per la tua organizzazione.
3. Aggiungi una scheda canvas. Aggiungi una scheda canvas "Richiedi istruzioni". Assicurati di includere i dettagli come le policy aziendali, i tempi di lead obbligatori, gli approvatori e le aspettative di copertura.
4. Avvia un workflow. Fai clic su "Avvia workflow" e aggiorna il modulo per includere i campi necessari, come il tipo di permesso, le date richieste, il manager, il piano di copertura e le eventuali note.
5. Traccia le approvazioni. Il workflow si popola automaticamente con un elenco "Tracker delle richieste di permesso". Ogni invio del modulo diventa una riga con campi come stato, date, note e l'approvatore designato.
6. Valuta le richieste. Gli approvatori possono valutare le richieste direttamente in Slack modificando lo stato in "approvata" o "rifiutata". Configura le notifiche così che il richiedente venga notificato automaticamente riguardo alle modifiche all'interno di Slack.
7. Gestisci le modifiche. Per effettuare modifiche, come regolazioni o cancellazioni, riapri l'oggetto, apporta le modifiche necessarie e utilizza la sezione delle note per registrare i timestamp per gli audit.
8. Conserva i record. Esamina l'elenco nel modo che preferisci, filtrando per team, data e tipo di permesso. Esporta viste filtrate o complete dell'elenco per le retribuzioni o HRIS a seconda delle necessità.

Come mantenere il modulo conforme a policy e normative

La creazione di un modello di modulo di richiesta di permesso potrebbe essere una novità per la tua organizzazione, ma non è necessario partire da zero. Tieni in considerazione le policy di permesso della tua azienda e gli eventuali requisiti locali o della provincia. Ad esempio, in alcune provincie bisogna monitorare separatamente i permessi e il congedo per malattia. Allinea gli standard delle risorse umane con i campi del modello per assicurare una funzionalità immediata.

Gli esempi su come aumentare la conformità all'interno del modello includono:

• Imposta delle aspettative chiare. Aumenta la trasparenza pubblicando le previsioni sui tempi di consegna e le date di blackout in linea con le policy della tua azienda nel canvas di Slack.
• Richiedi piani di copertura. Previeni le carenze di personale e le scadenze mancate richiedendo ai dipendenti che ricoprono ruoli a contatto con i clienti di inviare un link a un piano di copertura documentato insieme alla loro richiesta.
• Documenta un percorso di escalation. Sviluppa e condividi i processi per le richieste urgenti e in giornata che richiedono un'attenzione immediata.
• Rispetta la privacy. Permetti ai dipendenti che richiedono permessi per motivi medici o personali di condividere la quantità di informazioni che desiderano sulla natura della propria richiesta rendendo facoltativi i campi relativi ai dettagli. Inoltre, data la natura sensibile delle richieste mediche, conserva solo le informazioni minime necessarie per l'identificazione personale.
• Tieni un registro attività. Tieni traccia delle richieste con un registro attività non modificabile, che include i cambiamenti di stato e i timestamp in modo da poter essere utilizzato come riferimento in futuro.

Come personalizzare un modulo di richiesta di permesso per la tua organizzazione

Abbiamo trattato le basi di un modulo di richiesta di permesso, ma ogni organizzazione e team ha bisogni, policy e procedure diversi. Prendi in considerazione l'idea di aggiungere un tocco personale al tuo modello di modulo di richiesta di permesso con queste modifiche e integrazioni facoltative:

• Introduci dei campi condizionali. Diversi tipi di congedo hanno bisogno di vari livelli di specificità, a seconda della categoria. Ad esempio, una persona che chiede un permesso per motivi di famiglia potrebbe dover fornire della documentazione, al contrario di una persona che chiede un permesso per ferie.
• Considera più approvatori. In alcuni casi, le richieste di permesso hanno bisogno dell'approvazione di più parti interessate. Tieni in conto approvazioni su più livelli includendo campi extra nel modulo del tuo modello.
• Integra il tuo software delle risorse umane. Controlla i permessi maturati e i saldi rispetto alle richieste di permesso utilizzando il software delle risorse umane già in uso nella tua organizzazione tramite le integrazioni di Slack con piattaforme popolari, tra cui BambooHR, Workday e Greenhouse.
• Sincronizza il calendario del team. Stabilisci un calendario di permessi per il team così da aumentare la visibilità sulle future carenze di personale e sui piani di copertura. Aggiorna il calendario del team e condividilo durante i check-in del team.
• Tieni a mente le festività regionali. Grazie al lavoro da remoto, i team moderni sono più diversi che mai, con colleghi provenienti da tutto il mondo. Cerca di essere inclusivo tenendo in considerazione le varie festività durante la pianificazione di vacanze e permessi.
• Automatizza i promemoria. Non dimenticarti delle approvazioni in sospeso. Imposta delle automazioni per includere i promemoria per gli aggiornamenti di stato.

Indipendentemente da ciò che scegli di includere, dare priorità alle esigenze specifiche della tua organizzazione creando un modulo personalizzato e completo supporterà meglio il tuo team nel lungo periodo.

Sei errori comuni dei moduli di richiesta di permesso (e come risolverli)

Anche l'efficacia del processo di richiesta di permesso più ottimizzato è pari solo a quella del team che lo gestisce. Gli ostacoli comuni includono policy non chiare, audit trail incompleti e il fallimento nell'utilizzo della tecnologia moderna.

Ecco sei errori comuni dei moduli di richiesta di permesso e come risolverli:

1. Avere dei processi non chiari. Semplifica il processo di richiesta di permesso designando in maniera chiara gli approvatori. Aumenta la trasparenza e semplifica il processo di valutazione delle richieste elencando i proprietari nel canvas e assegnando gli approvatori nel modulo del modello.
2. Conservare una copia cartacea. Archiviare i permessi in un documento statico come un PDF offre visibilità, ma interrompe il workflow e necessita di aggiornamenti tediosi e manuali per ogni cambiamento. Invece, migliora la gestione del tempo integrando il processo di permesso direttamente nel workflow con un modulo di Slack e il relativo elenco tracker del permesso che si aggiorna in tempo reale.
3. Lasciare un record incompleto. Quando lavori con documenti statici, qualsiasi modifica dello stato o richiesta deve essere registrata manualmente. Questo può risultare in un record incoerente, che fornisce un quadro incompleto. Assicurati che tutte le modifiche siano documentate con data e ora per la piena conformità.
4. Mancanza di visibilità organizzativa. Spesso, le richieste di permessi si bloccano nella coda di approvazione, lasciando all'oscuro sia i dipendenti che i manager. Con un modello di Slack, i team esperti possono utilizzare viste e notifiche per ricevere avvisi riguardo alle necessità di copertura e ai cambiamenti di stato.
5. Mancata conformità rispetto alle policy. A causa della natura dettagliata delle policy locali e organizzative, i moduli di richiesta di permesso devono aderire a degli standard definiti. I manager devono valutare i moduli di richiesta di permesso contro le risorse interne per garantire la conformità.
6. Non richiedere un piano di copertura. Rafforza il team contro la carenza di personale chiedendo ai dipendenti di presentare piani di copertura insieme alle richieste di permesso. Ridurre le lacune nella copertura è particolarmente importante per i ruoli a contatto con i clienti e orientati alle scadenze.

Integrare il modulo di richiesta di permesso in workflow automatici

Esiste il momento giusto in cui usare carta e penna, ma non è durante le richieste di permesso. Un workflow di permesso chiaro e automatico, gestito da strumenti digitali, semplifica il processo riducendo le comunicazioni, migliorando la copertura e fornendo un record affidabile alle risorse umane. Integra il tuo modello di modulo di richiesta di permesso nei sistemi che il tuo team utilizza grazie a un workflow di Slack che usa interfacce familiari, tra cui canali, canvas, workflow ed elenchi. [# /]