Modelo de formulário de solicitação de licença remunerada

Em um mundo digital sempre conectado, é importante manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Uma licença remunerada é um benefício empregatício que auxilia nesse equilíbrio, mas nem sempre é simples realizar esse processo. Os funcionários podem se sentir inseguros ou hesitantes quanto à solicitação de uma licença, enquanto os gerentes que respondem a esse tipo de solicitação podem considerar o processo difícil em meio às suas outras responsabilidades.

Usar um modelo de formulário de solicitação de licença remunerada cria um processo claro e rastreável, simplificando solicitações e aprovações de férias, licenças médicas e licenças por motivos pessoais. Isso ajuda a organizar solicitações, gerenciar a cobertura, reduzir os gargalos de aprovação e criar uma trilha de auditoria de ausências, simplificando o processo de licenças para todos os envolvidos.

O que é um formulário de solicitação de licença remunerada?

Um formulário de solicitação de licença remunerada é uma forma padronizada para que os funcionários solicitem licenças. Esse formulário digital único transforma solicitações ad hoc e dispersas em um registro consistente de solicitações e aprovações. Ter um modelo de solicitação de licença remunerada facilita o processo para todos: os funcionários que solicitam as licenças, os gerentes responsáveis pela aprovação dessas licenças e os membros da equipe de RH que gerenciam as políticas de licenças remuneradas da organização.

Nos ambientes de trabalho atuais e acelerados, uma solicitação digital por escrito evita que algo passe despercebido e fornece uma trilha de auditoria confiável. Até mesmo um sistema baseado em PDF não cumpre o esperado por precisar de atualizações manuais e redistribuição a cada alteração.

Os formulários digitais de solicitação de licenças remuneradas, incorporados diretamente ao seu sistema operacional de trabalho, oferecem fluxos de trabalho simplificados, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e aumentando a transparência com a visibilidade em tempo real das aprovações.

Campos essenciais que devem ser incluídos no seu formulário de solicitação de licenças remuneradas

Um formulário de solicitação de licenças remuneradas deve simplificar o processo ao reunir todas as informações necessárias para que um aprovador as analise, reduzindo a necessidade de idas e vindas de comunicação. Ele também deve estar alinhado com a política de licenças da sua organização, incluindo acumulações, diferentes tipos de licenças, políticas de férias e regras de acumulações.

O formulário de solicitação de licenças remuneradas da sua organização deve conter os seguintes campos:

• Informações do funcionário: nome, departamento, localização e fuso horário
• Tipo de licença solicitada: férias, médica, pessoal, feriadão, parental, participação em júri, luto ou outro
• Data da solicitação: monitore quando uma solicitação foi enviada
• Tempo de licença solicitado: inclua as datas de início e término, além de horas de meio período
• Plano de cobertura: indique o contato principal durante a ausência e forneça um link ao plano de transferência de responsabilidades
• Aprovador: liste o gerente ou os aprovadores da licença
• Anexos: inclua quaisquer observações ou documentação
• Status: monitore o status da solicitação (por exemplo, enviado, pendente, aprovado, negado) com a indicação de data e hora para a trilha de auditoria
• Reconhecimento da política: forneça um link para os funcionários analisarem a política de licença remunerada

Como usar esse modelo no Slack (passo a passo)

Abaixo, mostraremos como um modelo de formulário de solicitação de licença remunerada é criado no Slack usando canais, canvas, listas e outros recursos fáceis de usar dentro da plataforma.

Veja como usar esse modelo para monitorar solicitações de licenças remuneradas no Slack:

1. Crie um canal. Clique no botão “Usar o modelo” para criar um canal #solicitação-licença privado.
2. Atualize as permissões do canal. Adicione membros da equipe de RH e gerentes ao canal, uma vez que eles serão responsáveis pelas aprovações e supervisões. Defina regras de postagem específicas da sua organização.
3. Adicione uma guia de canvas. Adicione uma guia de canvas “Instruções de solicitação”. Lembre-se de incluir informações como políticas da empresa, tempos de espera necessários, aprovadores e expectativas de cobertura.
4. Inicie um fluxo de trabalho. Clique em “Iniciar fluxo de trabalho” e atualize o formulário para incluir os campos obrigatórios, como o tipo licença remunerada, datas solicitadas, gerente, plano de cobertura e quaisquer observações adicionais.
5. Acompanhe as aprovações. O fluxo de trabalho preenche automaticamente uma lista de “Rastreador de solicitação de licença remunerada”. Cada envio de formulário se torna uma linha com campos como status, datas, observações e o aprovador designado.
6. Avalie as solicitações. Os aprovadores podem analisar as solicitações diretamente no Slack e alterar o status para “aprovado” ou “negado”. Configure as notificações para que o solicitante seja automaticamente notificado de quaisquer alterações no Slack.
7. Gerencie as edições. Para fazer alterações, como ajustes ou cancelamentos, reabra o item, faça as alterações necessárias e use a seção de observações para registrar data e hora das auditorias.
8. Mantenha os registros. Analise sua lista como for melhor para você, filtrando por equipe, data e tipo de licença. Exporte as exibições filtradas ou completas da lista para a folha de pagamento ou HRIS, conforme necessário.

Como manter seu formulário compatível com a política e a conformidade

A criação de um modelo de formulário de solicitação de licença remunerada pode ser algo novo para a sua organização, mas você não começará do zero. Leve em consideração as políticas de licença remunerada da sua empresa e quaisquer requisitos locais ou estaduais. Por exemplo, alguns estados requerem que as licenças remuneradas e as licenças médicas sejam monitoradas separadamente. Alinhe os padrões do RH com os campos de modelo para garantir uma funcionalidade imediata.

Entre os exemplos de como aumentar a conformidade dentro do seu modelo, estão:

• Defina expectativas claras. Aumente a transparência por meio da publicação das expectativas de tempo de espera e datas de bloqueio que estejam alinhadas com as políticas da sua empresa no Slack canvas.
• Requeira planos de cobertura. Evite a escassez de pessoal e a perda de prazos ao exigir que os funcionários em funções de atendimento ao cliente enviem um link para um plano de cobertura documentado com suas solicitações.
• Documente um caminho de encaminhamento. Desenvolva e compartilhe processos para solicitações urgentes e no mesmo dia que requeiram atenção imediata.
• Respeite a privacidade. Torne os campos de detalhes opcionais para que os funcionários que solicitam licenças médicas ou pessoais possam fornecer apenas as informações que desejarem sobre as solicitações. Além disso, devido à natureza sensível das solicitações médicas, armazene o mínimo de informações de identificação pessoais.
• Mantenha um registro das atividades. Rastreie solicitações com um registro de atividades imutável que inclua alterações de status e registros de data e hora para referência futura.

Como personalizar um formulário de solicitação de licença remunerada para a sua organização

Nós abordamos as noções básicas de um formulário de solicitação de licença remunerada, mas cada organização e equipe é única, com necessidades, políticas e procedimentos distintos. Considere dar um toque pessoal ao seu modelo de formulário de solicitação de licença remunerada com esses ajustes e integrações opcionais:

• Insira campos condicionais. Diferentes tipos de licença requerem diferentes níveis de especificidade, dependendo da categoria. Por exemplo, quem solicita uma licença por motivos familiares pode precisar apresentar documentação, enquanto quem solicita férias não precisa fornecer nenhum documento.
• Tenha vários aprovadores. Em alguns casos, as solicitações de licença remunerada precisam de aprovação de várias partes interessadas. Tenha aprovações de vários níveis incluindo campos extras no seu modelo de formulário.
• Integre seu software de RH. Verifique acúmulos e saldos de licenças remuneradas usando o software de RH da sua organização por meio das integrações do Slack com plataformas populares, incluindo BambooHR, Workday e Greenhouse.
• Sincronize o calendário da equipe. Mantenha um calendário de licenças da equipe para antecipar ausências e organizar a cobertura. Atualize o calendário da equipe e compartilhe-o durante as conversas com a equipe.
• Considere feriados regionais. Graças ao trabalho remoto, as equipes atuais estão mais diversas do que nunca, com colegas espalhados ao redor do mundo. Esforce-se para ser inclusivo e considerar diferentes feriados regionais ao planejar o cronograma de licenças remuneradas e férias.
• Crie lembretes automatizados. Não deixe aprovações pendentes acumularem. Defina automatizações para incluir lembretes de atualizações de status.

Independentemente do que você decida incluir, priorizar as necessidades específicas da sua organização ao criar um formulário personalizado e completo ajudará sua equipe a longo prazo.

Seis erros comuns em formulários de solicitação de licença remunerada (e como corrigi-los)

Até mesmo o processo de solicitação de licenças remuneradas mais otimizado é tão eficaz quanto à equipe que o gerencia. Entre os obstáculos comuns, estão políticas pouco claras, trilhas de auditoria incompletas e falta de uso de tecnologias modernas.

Veja seis erros comuns em formulários de solicitação de licença remunerada e como corrigi-los:

1. Não ter processos claros. Desmistifique o processo de solicitação de licenças remuneradas designando claramente os aprovadores. Aumente a transparência e simplifique o processo de análise listando os responsáveis no seu canvas e pré-atribuindo aprovadores no seu modelo de formulário.
2. Manter uma cópia em papel. Armazenar uma licença remunerada em um documento estático como um PDF proporciona visibilidade, mas interrompe o fluxo de trabalho e exige atualizações manuais tediosas a cada alteração. Em vez disso, melhore o gerenciamento de tempo fazendo a integração do seu processo de licença remunerada diretamente no seu fluxo de trabalho com um formulário do Slack e uma lista correspondente de rastreador de licenças que é atualizada em tempo real.
3. Ter um registro incompleto. Ao trabalhar com documentos estáticos, é preciso registrar manualmente qualquer alteração de status ou solicitação. Isso pode levar a um registro inconsistente, fornecendo uma visão incompleta. Garanta que todas as alterações sejam documentadas com o registro de data e hora para obter total conformidade.
4. Não ter visibilidade organizacional. É comum as solicitações de licença remunerada ficarem paradas na fila de aprovação, deixando funcionários e gerentes sem informações. Com um modelo do Slack, equipes experientes podem usar exibições e notificações para receberem alertas sobre necessidades de cobertura e mudanças de status.
5. Não conformidade com políticas. Devido à natureza detalhada das políticas locais e organizacionais, os formulários de solicitação de licença remunerada devem atender aos padrões definidos. Os gerentes devem avaliar os formulários de solicitação de licença remunerada com base nos recursos internos para garantir a conformidade.
6. Não exigir um plano de cobertura. Ajude sua equipe a combater a escassez de pessoal exigindo que os funcionários enviem planos de cobertura juntamente com suas solicitações de licença remunerada. Reduzir as lacunas na cobertura é especialmente importante para funções voltadas ao cliente e orientadas por prazos.

Integre seu formulário de solicitação de licença remunerada em fluxos de trabalho automáticos

Existe um momento e um local para usar papel e caneta, mas esse não é o caso ao solicitar uma licença remunerada. Um fluxo de trabalho de licença remunerada claro e automatizado, hospedado em ferramentas digitais, simplifica o processo, reduz idas e vindas de comunicação, melhora a cobertura e fornece um registro confiável ao RH. Integre seu modelo de formulário de solicitação de licença remunerada nos sistemas que a sua equipe já usa com um fluxo de trabalho do Slack que usa interfaces familiares, incluindo canais, canvas, fluxos de trabalho e listas. [# /]