關於此範本
在始終連線的數位世界中，保持健康的生活工作兩平衡是非常重要的。有薪假 (PTO) 就是支持這種平衡的就業福利，但是在進行這項流程時，並非總是這麼簡單直接。員工對於申請休假可能感到不確定或有所猶豫，而負責處理有薪假申請的主管可能會發現這流程並不簡單，同時也需負起其他責任。
使用休假申請表範本有助於讓流程變得清晰、可追蹤，簡化休假、病假和事假等相關的申請與核准。此範本可幫助整理申請表、管理職務代理、降低核准障礙並建立休假稽核線索，讓所有相關人員的休假流程更順暢。
什麼是休假申請表？
休假申請表是一種標準化的方式，可讓跨團隊的員工用來申請休假。這份獨特的數位表單，將全然不同、特定的休假申請轉化成一致的申請與核准記錄。採用休假申請表範本讓所有人的流程變簡單：員工申請休假，主管核准這些申請，而 HR 團隊成員則管理組織的休假政策。
在當前快步調的職場中，一份書面的數位申請表可防止事情有所疏漏，也能提供可靠的稽核線索。即使是以 PDF 為基礎的系統也有缺陷，因為只要它一有異動就必須手動更新，然後重新分發。
數位式休假申請表直接內嵌於你的工作作業系統中，透過減少人工工作的時間，並以即時查看核准申請提高透明度來簡化工作流程。
休假申請表必須包含的基本欄位
休假申請表應簡化申請休假的流程，亦即匯集所有必要資訊供核准人檢視，減少來回溝通的需求。它也應該符合組織的休假政策，包括累積假、不同類型的休假、節日政策以及累積規則等。
組織的休假申請表應包含以下欄位：
- 員工詳細資料：姓名、部門、位置和時區
- 申請的休假類型：休假、病假、事假、浮動假、育嬰假、陪審團義務假、喪假或其他
- 提出申請的日期：記錄申請提交的時間
- 申請休假的時長：包括開始和結束日期，以及部分時數
- 職務代理計畫：列出休假期間的主要聯絡人並提供交接計畫連結
- 核准人：列出主管或休假核准人
- 附件：包括任何備註或說明文件
- 狀態：以時間戳記追蹤申請狀態 (例如已提交、待處理、已核准、已拒絕) 供稽核線索之用
- 政策確認：提供連結讓員工可以檢視休假政策
如何在 Slack 中使用此範本 (逐步指示)
以下，我們將告訴你如何使用平台內的頻道、畫板、清單和其他容易使用的功能在 Slack 建立休假申請表範本。
以下是在 Slack 使用此範本追蹤休假申請的方法：
- 建立新頻道。按一下「使用此範本」按鈕來建立一個私人 #申請休假頻道。
- 更新頻道權限。新增 HR 團隊成員與主管至該頻道，因為他們將負責核准與監督。設定組織特定的張貼規則。
- 新增畫板索引標籤。新增「申請指示」畫板索引標籤。務必包含諸如公司政策、所需前置時間、核准人以及預期職務代理等詳細資料。
- 發佈工作流程。按一下「發起工作流程」並更新申請表以納入所需欄位，例如有薪假類型、申請日期、主管、職務代理計畫以及任何其他備註。
- 追蹤核准。工作流程自動填入「休假申請追蹤工具」清單。每張申請表提交後都會變成一列，含有狀態、日期、備註和指定核准人等欄位。
- 評估申請。核准人可以直接在 Slack 檢視休假申請，將狀態改為「已核准」或「已拒絕」。設定通知以便申請人可以在 Slack 自動接收任何異動通知。
- 管理編輯。若要變更 (例如調整或取消)，可重新開啟項目進行必要的變更，然後使用備註區段記錄時間戳記供稽核使用。
- 保留記錄。以最適合你的方式檢視清單，依團隊、日期和休假類型篩選。依需要匯出薪資單或 HRIS 清單的已篩選檢視畫面或完整的檢視畫面。
如何讓申請表符合政策且具合規性
建立自動化的休假申請表範本對你的組織而言可能是新嘗試，但是你不必重頭開始做起。考慮你公司的休假政策和任何地區或州的要求。舉例來說，部分州要求分開記錄有薪假和病假。讓 HR 標準與範本欄位保持一致，確保立即發揮功能。
如何在你的範本中提高合規性的範例包括：
- 設定明確的期望在 Slack 畫板中發佈符合公司政策的預期前置時間與限制日期以提高透明度。
- 要求職務代理計畫。要求其職務是直接面對客戶的員工提出休假申請時，隨附一個記載職務代理計畫的連結，以防止人員配置不足或錯失截止時間。
- 記錄提報路徑。制定並分享需要立即注意的緊急和當日申請的流程。
- 尊重隱私。將詳細資料欄位設為可選，允許申請醫療或事假的員工依其意願分享休假申請的性質。此外，由於申請休假進行醫療屬敏感性質，只儲存基本個人識別資訊。
- 保留活動記錄。使用不可變的活動記錄追蹤申請，包括追蹤狀態變更和時間戳記供將來參考。
如何為組織自訂休假申請表
我們已說明休假申請表的基本內涵，但是每一個組織與團隊都是獨一無二的，各自有不同的需求、政策及程序。利用以下可選的調整與整合，考慮為你的休假申請表範本增添一些個人化的內容：
- 採用條件式欄位。不同類型的休假需要不同程度的特殊性，視類別而定。例如，申請探親假的人可能需要提供說明文件，而申請個人休假者則不需要。
- 考慮多位核准人。某些情況下，休假申請需要由多位利害關係人核准。考慮多層級核准，可在你的範本表單中納入額外的欄位。
- 整合你的 HR 軟體。透過 Slack 與熱門平台 (包括 BambooHR、Workday 和 Greenhouse) 整合，使用你的組織已經在使用的 HR 軟體檢查有累積的有薪假與剩餘休假天數是否與休假申請的內容相符合。
- 與團隊行事曆同步。建立一個團隊休假行事曆，能更清楚地得見即將發生的人員短缺和職務代理計畫。更新團隊行事曆並在團隊例行會議期間分享。
- 考慮區域假日的因素。由於遠距工作之故，如今團隊的多元化程度比任何時候都深，同事也是遍布全球。在規劃你的有薪假和休假安排時，應考慮不同區域的假日，盡力達到包容性。
- 自動提醒。勿讓待處理的核准繼續拖延。設定自動化功能，納入狀態更新提醒。
無論你選擇要包含什麼內容，建立一份自訂的綜合性表單，優先考慮組織的獨特需求，就長期來看，對團隊將更為有益。
休假申請表的六個常見錯誤 (以及修正方法)
即使是最佳化的休假申請流程也只是像管理它的團隊一樣有效。常見的障礙包括政策不明確、稽核線索不完整以及未能使用現代科技。
以下是休假申請表的六個常見錯誤和修正方法：
- 流程不清楚。明確指定核准人以簡化申請休假的流程。在畫板中列出負責人並在表單範本中預先指定核准人，藉此提高透明度並簡化檢閱流程。
- 保留紙本副本。將有薪假儲存在靜態文件 (例如 PDF) 中雖然可供查閱，但是它會中斷工作流程，而且每有異動都需要冗長的手動更新。相反的，若要改善時間管理，可利用 Slack 表單和相對應且即時更新的休假追蹤工具清單，將你的休假申請流程直接整合到你的工作流程。
- 留下未完成的記錄。處理靜態文件時，任何狀態變更或申請都必須手動記錄。此舉可能造成記錄不一致，留下不完整的狀況。確保所有變更都記錄下來並附有日期與時戳以完全符合規定。
- 缺乏組織可見性。休假申請往往滯留在核准佇列中，使得員工和主管一無所知。有了 Slack 範本，有見識的團隊能夠使用檢視畫面與通知來提醒自己注意職務代理需求與狀態變更。
- 未遵守政策。有鑑於地區與組織政策的複雜特性，休假申請表必須符合既定的標準。主管應根據內部資源評估休假申請表以確保合規性。
- 未要求職務代理計畫。員工提出休假申請時要求員工提交職務代理計畫，以便支援團隊因應人員短缺的情況。對於直接面對客戶和有截止時間壓力的職務，縮小職務代理的落差特別重要。
將休假申請表整合到自動執行的工作流程中
有時間有場合當然可以提筆書寫，但是申請休假時可不適合。由數位工具操辦的休假申請工作流程具備清晰、自動執行的特性，能簡化流程、減少反復溝通、增進職務代理功能並提供 HR 可靠的記錄。透過 Slack 工作流程將你的休假申請表範本整合到團隊已在使用的系統；Slack 工作流程使用熟悉的介面，包括頻道、畫板、工作流程和清單。[# /]
