従業員オンボーディングテンプレート

Slack でこのテンプレートを使用する手順

新しい従業員のオンボーディングには、時間と組織力、そして綿密に計画されたアプローチが必要です。Slack の従業員オンボーディングテンプレートは、標準化されたデジタル新入社員オンボーディングの枠組みでこれを簡素化し、タスク、リソース、連絡先、その他の重要な情報をカスタマイズできます。利用を開始する方法は以下のとおりです。

• 「テンプレートを使用する」をクリックして、このテンプレートを Slack に追加する。ライブラリから従業員オンボーディングテンプレートを選択し、左下の「テンプレートを使用する」ボタンをクリックします。

• タスクと期限を追加する。新入社員が最初の週に完了すべきタスクのリストを追加します。進捗を簡単に追跡できるチェックリスト形式を使用しましょう。

• ミーティングとイベントを設定する。オリエンテーション、人事関連書類、オンボーディングフォーム、IT 設定、チーム紹介、リーダーとの 1 対 1 ミーティングなど、オンボーディングのセッションと必要なミーティングを追加します。日付、時刻、定期的なセッションを含めます。

• オンボーディングバディを割り当てる。@を使用してチームメイトを直接タグ付けすることで、素早くつながりを作れます。表示名をクリックして、そのチームメンバーのプロフィールカードを追加します。

• 新入社員を適切な Slack チャンネルに追加するワークフローを設定する。チャンネル招待とリマインダーを自動化するワークフローを作成することで、新入社員を関連するすべての Slack チャンネル（チーム用、プロジェクト用、交流用）に一度に追加できます。

• 企業文化のリソースを共有する。会社の文化や価値観に関するリンクや動画を埋め込んで、新入社員が 1 か所で簡単にアクセスできるようにします。Slack、YouTube、または企業ウェブサイトへの任意のリンクをテンプレートにコピー & ペーストしてカードを作成できます。

オンボーディングテンプレートとは？

オンボーディングテンプレートは、組織が新入社員を迎え入れ、組織に慣れてもらうのに役立つ標準化された枠組みです。新入社員が最初の数日、数週間、数か月の間に必要な重要なタスクとリソースを整理します。新入社員ごとにチェックリストを用意する代わりに、マネージャーはテンプレートを従業員オンボーディングガイドとして使用して、タスクの割り当て、締切、予定されたアクティビティを追跡し、必要事項の抜け落ちを防げます。

企業がカスタマイズ可能なオンボーディングテンプレートを使用すべき主な理由は、以下のとおりです。

• 一貫性の確保：テンプレートにより、部署、マネージャー、開始日に関係なく、すべての新入社員が同じ質のオンボーディング体験を得られることが保証されます。これにより企業文化が保たれ、重要なステップが抜け落ちることがありません。
• コンプライアンス：標準化された従業員オンボーディングチェックリストは、人事チームとマネージャーが、必要な書類の提出、ポリシーの確認、必須研修の実施を追跡するのに役立ちます。これらのタスクを確実に完了することで、法的リスクを軽減し、監査に備えることができます。
• 従業員満足度の向上：よく整理されたオンボーディングプロセスにより、新入社員は歓迎されていることを実感し、仕事への準備を整え、新しい役割に自信を持つことができます。チームメンバーとのつながり作りや、重要なリソースへの容易なアクセス、不明な点のすばやい解消にも役立ちます。

従業員オンボーディングテンプレートに含める内容

包括的なテンプレートにするには、新入社員が方向性を把握し、つながりを感じ、生産性を上げるために必要なすべての要素を含める必要があります。含めるべき重要な要素は以下のとおりです。

初週のタスク

新入社員を成功に導くために必須となるアクション項目のチェックリストをまず作りましょう。これには以下が含まれます。

• オリエンテーション
• 書類提出
• 従業員向け福利厚生の情報
• 機器やアカウントのセットアップ
• ポリシーの確認
• コンプライアンス研修
• オンボーディングバディ / メンター

各タスクに、進捗を確認し質問に答えることができる担当者と締切日を含めましょう。

参加すべきミーティング

人事オリエンテーション、チーム紹介、マネージャーや主要な関係者との 1 対 1 面談、部門別の研修など、必要な研修セッションとミーティングをリストアップします。どのミーティングが必須でどれがオプションかを明示し、カレンダーへのリンクやスケジューリングの手順を含めます。

オンボーディングバディ

新入社員一人ひとりに、最初の数週間に質問に答えたりガイダンスを提供したりしてくれるピアメンターやサポート担当者をマッチングします。担当者の名前、役割、どのようなサポートを提供できるかを明示しましょう。例えば、同じチームのメンバーが文化的トピックの紹介や質問対応を担い、技術的なサポートは IT 部門のメンバーが行うといった形です。

参加すべきチャンネル

新入社員がすぐに参加すべき Slack チャンネルのリストを作成します。主要チームチャンネル、業務に必要なプロジェクト専用チャンネル、全社アナウンスチャンネル、交流や文化醸成用のチャンネルなどのグループに分類しましょう。

企業文化リソース

会社のハンドブック、従業員福利厚生ガイド、企業価値、ミッションステートメント、組織の運営方法を説明するドキュメントなど、主要リソースへのリンクを提供します。交流イベント、従業員リソースグループ、従業員同士がつながる方法、組織内でコミュニティを構築する方法などに関する情報も含めましょう。

従業員オンボーディングテンプレートを使用するメリット

オンボーディングテンプレートは、複数の新入社員を管理する人事チームから、初めてチームメンバーを迎えるマネージャー、新しい役割で仕事を開始する従業員まで、すべての人にとって導入研修プロセスを簡素化します。明確なステップバイステップのアクションプランを通じて、Slack テンプレートは以下をサポートします。

一貫性のある最初の 1 週間の体験を提供

すべての新入社員が同じプロセスに従い、同じ重要な情報を受け取って、最初の 1 週間に何が期待されるかを正確に把握できます。部署や拠点が異なる従業員も同じオンボーディング体験が得られ、マネージャーも重要なステップを見落とす心配がなくなります。

生産性と定着率の向上

最初の数週間の明確なロードマップを持つことで、新入社員はより早期に生産性を発揮できるようになります。誰にサポートを求めればよいか、どこでリソースを見つけられるか、自分の役割における成功とはどのようなものかを理解できます。この構造化されたアプローチは、従業員が初日から自分の能力に自信を持つことに役立ち、 従業員定着戦略としても効果的です。

管理業務の負荷軽減

テンプレートにより、すべてのオンボーディングタスクを 1 か所に集約することで、時間を節約できます。新入社員ごとに新しいチェックリストを作成したり、情報を検索したりする代わりに、マネージャーは標準化されたテンプレートを簡単にカスタマイズして利用できます。人事チームは複数の新入社員の進捗を同時に管理し、問題を迅速に特定し、コンプライアンス基準が満たされていることを確認できます。

Slack での従業員オンボーディングの 5 つのベストプラクティス

従業員オンボーディングテンプレートを出発点とし、オンボーディング戦略と組み合わせることで効果が発揮されます。実用的な価値を生み出すためのベストプラクティスを紹介します。

• テンプレートを最新のリソースで更新し続ける。古いテンプレートは混乱を招く可能性があります。オンボーディングテンプレートを四半期ごとに見直して、すべてのリンクが機能し、チャンネル名が最新で、連絡先情報が正確であることを確認しましょう。会社がポリシーを更新したり、新しいツールを導入したり、組織を再編したりする際には、すぐにテンプレートを更新しましょう。

• マネージャーとオンボーディングバディに早期の関与を促す。どれほど優れたオンボーディングテンプレートでも、人間のつながりに取って代わることはできません。採用マネージャーには初日前にウェルカムメッセージと準備に役立つ情報を送るよう促しましょう。オンボーディングバディは最初の週の早い段階で自己紹介をし、新入社員からの質問を待つのではなく、定期的なチェックインを設定するとよいでしょう。

• Agentforce を使って新メンバーをサポートする。新入社員に対して Agentforce in Slacke の使用方法のトレーニングを行い、サポート体制の構築とタスクの遂行を促進しましょう。例えばエージェントに「第 3 週のオンボーディングタスクは何ですか？」や「販売準備トレーニングを完了するために何をする必要がありますか？」といった質問をすることができます。Agentforce は、自社製品の機能の違いなど、複雑なトピックについて、会話形式で詳しい回答を提供し、新入社員の理解をサポートします。

• 役割やチームに応じて構造化と柔軟性のバランスを取る。一貫性は重要ですが、従業員の役割、部門、経験レベルに応じたテンプレートのカスタマイズも可能にしましょう。例えば、シニアエンジニアの採用担当者は、エントリーレベルのマーケティングコーディネーターの採用担当者とは異なるリソースを必要とするはずです。基本事項をカバーするコアテンプレートを用意し、その後マネージャーが簡単に追加・除外できる役割別または部門別のセクションを設けるとよいでしょう。

• 従業員にフィードバックを求める。オンボーディングプロセスに関する質問を従業員エンゲージメント調査に含めることで、問題を特定し、エクスペリエンスを改善できます。例えば、オンボーディングプロセスが明確で魅力的だったか、新入社員が自分の役割と責任について自信を持てたか、チームの一員として歓迎され、仲間意識を感じられたかなどを尋ねてみましょう。

Slack の従業員オンボーディングテンプレートを開始する

優れたオンボーディングプロセスは、従業員の成功、エンゲージメント、定着の基盤を築きます。何が期待されているかを理解し、リソースに簡単にアクセスでき、最初からチームとのつながりを感じられれば、新入社員は成功に向けて良いスタートを切れます。Slack の従業員オンボーディングテンプレートは、そのためのすべての要素を 1 か所にまとめます。タスク、リソース、つながりを一元化することで、何も抜け落ちることなく、すべての新入社員がチームの一員であると感じられるようになります。

オンボーディングプロセスを変革する準備はできていますか？Slack の従業員オンボーディングテンプレートを使用して、今日からより良い体験の構築を始めましょう。