このテンプレートについて
従業員福利厚生ガイドとは？
従業員福利厚生ガイドは、雇用主が提供するインセンティブ、プログラム、サポートの詳細を記載した文書です。退職プラン、有給休暇ポリシー、会社提供の生命保険や障害保険、その他の特典（交通費補助、ウェルネスプログラム、リモートワークオプションなど）に関する情報を提供します。
これらのガイドは、従業員が自分の福利厚生を理解し、効果的に活用する方法を知るのに役立ちます。職場が提供する特典について従業員が知るべき全事項を網羅した決定版ガイドがあれば、人事部門にとっても便利です。
こうしたガイドの作成には時間がかかることがありますが、従業員福利厚生ガイドテンプレートを使用すれば情報を追加するだけで済むため、プロセスを迅速化できます。Slack で使えるようなデジタルテンプレートを使用すると、内容がリアルタイムで更新され、誰でも簡単にアクセスできます。
従業員福利厚生ガイドテンプレートの使い方（ステップごと）
従業員福利厚生ガイドテンプレートを最大限に活用するには、以下のステップに従ってください。
- テンプレートをダウンロードする。「テンプレートを」をクリックして、テンプレートを含む Slack canvas を生成します。
- 仮テキストを置き換える。会社名、福利厚生プログラムの名前、導入メッセージ、有効期間を追加します。カテゴリを追加することで、さらにカスタマイズできます。
- テンプレートにリソースを追加する。リソースを一から作成する代わりに、テンプレートを使用して既存の福利厚生関連の資料を統合できます。イントラネットページやほかの canvas へのリンクを貼り付けたり、ポリシーに関する文書、請求フォーム、その他の関連リソースのアップロードも可能です。
- FAQ セクションを設定する。テンプレートの下部に、従業員が一般的な質問への回答を素早く見つけられるよう、簡潔な FAQ セクションを含めてください。また、連絡先情報や従業員質問フォームなど、どのセクションにも収まらない追加リソースへのリンクを追加することもできます。
- 質問フォームと回答を得るためのワークフローを作成する。質問フォームは、従業員がより複雑な質問への回答を見つけるのに役立ちます。canvas でノーコードフォームを作成し、チームに質問を送信するよう設定できます。Slack のワークフロービルダーを使用して、質問が送信されたときに人事担当者に通知し、質問のステータスを監視できるワークフローを開発できます。
- ガイドを共同編集できるようにする。必要な人事担当者全員が文書を編集したり、必要に応じてコメントを追加したりできるようにします。バージョン管理により、何がいつ編集されたかを追跡できます。
- 従業員福利厚生ガイドを共有する。従業員の福利厚生情報の主要リソースとして機能する福利厚生ハブを Slack で作成できます。従業員が簡単に見つけられるよう、ガイドの最終バージョンをハブにピン留めしてください。
- 必要に応じてガイドを更新する。ポリシーが変更された際も、このテンプレートがあればチームがリアルタイムで情報を更新できます。
従業員福利厚生ガイドテンプレートを使うメリット
ほとんどの組織では、福利厚生情報が研修資料、イントラネット、紙ベースのハンドブックなどに分散しています。しかし、わかりやすいテンプレートを使って従業員福利厚生ガイドを作ることで、人事部門と従業員の両方にとっての体験が向上します。
従業員の混乱を軽減
従業員がすべての福利厚生情報に 1 か所でアクセスできるようになれば、どの福利厚生を利用でき、どのように申請するかについての混乱が少なくなります。すべての従業員が同じ方法で同じ情報を受け取ることになります。
よりよい従業員体験
混乱を軽減することに加えて、テンプレート化された従業員福利厚生ガイドは、わかりやすいユーザー体験によって従業員が情報を検索する必要がなくなるため、不満も最小限に抑えられます。
新規採用者研修の迅速化
すべての福利厚生情報が 1 つの場所で利用できる場合、新規採用者が内容について学び、利用方法の詳細を理解することが容易になります。
人事部門の時間を節約
テンプレートに情報をリンクまたはアップロードすることは、新しいリソースを作成して書式設定するよりも時間がかかりません。従業員にシンプルな福利厚生リソースを提供することで、従業員からの質問に答える時間も節約できます。
情報更新が簡単に
このテンプレートはリアルタイムで更新できるため、従業員は常に最新の情報にアクセスできます。
より正確な情報
情報が異なる文書に分散していると、不整合が見過ごされる可能性があります。すべてをテンプレートに統合することで、すべての文書の正確性を確認でき、将来その正確性を維持することも容易になります。
Slack のテンプレートが従業員福利厚生ガイドの作成を効率化する理由
Slack の従業員福利厚生ガイドテンプレートを使えば、ガイドを一から作成する必要がなくなります。それだけでなく、Slack のコラボレーション機能により、プロセスがさらに簡単になります。チームは同じプラットフォーム上で、ガイドについてメッセージを送り合い、リアルタイムに編集できます。バージョン管理機能とシンプルなコメント機能により、チーム全体で連携してガイドを完成させることが簡単になります。
ガイドが公開されたら、従業員が福利厚生について質問をした際にチームに通知し、その質問のステータスを追跡するワークフローを実装できます。すべてが Slack に保存されているため、ポリシーが変更された際のガイドの更新も瞬時に行えます。
従業員福利厚生ガイドテンプレートを最適に活用するための 5 つのヒント
従業員福利厚生ガイドを可能な限り有用なものにするために、以下のヒントに従ってください。
1. 既存の福利厚生情報の場所とを確認する
すべての福利厚生情報が現在どこに保存されているかを正確に把握してから始めることで、テンプレートをより効率的に作成できます。組織が提供するすべての福利厚生をリスト化し、それぞれの計画文書や情報ガイドを見つけてください。福利厚生ガイドの作成を容易にするだけでなく、不足している情報や古い情報を発見するのにも役立ちます。
2. 定期的なコミュニケーションと簡単にアクセスできるサポートを提供する
ガイドを公開したら、従業員に知ってもらえるようこまめに働きかけましょう。メールや全社ミーティングでリリースを発表し、組織の福利厚生に関して連絡する際には再度ガイドに触れるか、リンクを貼ることをお勧めします。
また、従業員が福利厚生の内容と福利厚生ガイドの使用方法の両方について質問しやすくすることで、人事と従業員間の双方向コミュニケーションを維持することも重要です。ガイド内に従業員を質問フォームに誘導するボタンを設置することは、これを実現する優れた方法です。また、チームが迅速な回答を促進するプロセスを確立できるようにもなります。
3. ガイドを標準的な従業員研修プロセスに組み込む
ガイドへのリンクを提供して各福利厚生について学んでもらうことで、新規採用者研修を簡素化しましょう。これにより研修初日のプログラムがシンプルになるだけでなく、情報が必要な際にガイドを参照するよう促すことができます。
4. ガイドの利用状況を監視し測定する
従業員がどの程度ガイドを利用しているかデータを収集し、その効果を評価します。利用率が低い場合は、認知度向上やガイド自体の改善方法を検討してください。
5. ガイドを定期的に更新する
ガイドの公開後は、定期的に見直しを行い、すべての情報が最新であることを確認する時間を確保してください。
従業員が福利厚生を知る方法を変革する
従業員は利用可能な福利厚生を正確に把握できるよう、明確で包括的な福利厚生ガイドを必要としています。しかし、福利厚生ガイドは古く、コメントなども追加できないため、求める情報をスムーズに得られず、時にはガイドそのものを見つけることさえ困難です。
Slack の従業員福利厚生ガイドテンプレートを使えば、福利厚生ガイドがシンプルで使いやすく、動的な文書に変わります。従業員は直感的に情報にたどり着くことができる、常に最新の内容を得られます。このテンプレートや Slack のその他のカスタマイズ可能なテンプレートは、適切な Slack プランを利用すれば、今すぐ使用を開始できます。
