Plantilla de seguimiento de equipo

Tu equipo probablemente teme la reunión semanal de equipo. No es culpa tuya: es difícil que los informes de progreso resulten atractivos y, lo que es más importante, útiles para todo el equipo. 

Para ti tampoco es divertido: tienes que filtrar el ruido semanal de actualizaciones, tareas y archivos para encontrar las señales que te permitan actuar. Si la reunión de seguimiento semanal es la única vez que todo tu equipo se comunica entre sí, estos problemas continuarán. Más importante aún, te perderás todos los beneficios que vienen de comunicaciones optimizadas y una cultura colaborativa.

Ahí es donde entra una plantilla de seguimiento de equipo.

Los beneficios de nuestra plantilla de seguimiento de productividad de equipo

Una buena plantilla de seguimiento para reuniones de equipo es la columna vertebral de un equipo sólido: proporciona comunicación transparente y estructura la colaboración para que tu equipo cuente con las herramientas y el apoyo necesarios para llevar a cabo su mejor trabajo. Aquí tienes solo algunas de las formas en que lo hace nuestra plantilla de seguimiento de equipo:

Crear una cultura de equipo sólida

Eleva el trabajo de tu equipo en Slack con nuestra plantilla de reunión de seguimiento de equipo, diseñada para mejorar sin esfuerzo la cultura de tu equipo. Además, crea un espacio dedicado para que los miembros compartan documentos importantes y lleven un seguimiento de las prioridades, lo que ayuda con la planificación y la colaboración. Para asegurar la responsabilidad y hacer avanzar los proyectos más rápido, esta plantilla también incluye mensajes programados para recopilar actualizaciones de estado y que tu equipo pueda centrarse en los próximos pasos sin obstáculos.

Optimizar la gestión del equipo

Este recurso es fundamental para líderes que buscan mantener una dinámica de equipo unida y asegurar que todos los miembros se sientan empoderados. La plantilla estructurada de seguimiento del equipo permite la incorporación de nuevos miembros del equipo al ayudarles a integrarse sin problemas, e incluye una lista de prioridades del equipo para identificar oportunidades de negocio. Mantener a todo el mundo alineado con los objetivos más importantes del equipo para el trimestre asegura que todos los miembros se centren en lo que más importa, mientras que el programa de la reunión de seguimiento mantiene las reuniones organizadas y viables.

Fomentar la participación

Mantén a tu equipo comprometido y motivado con esta sencilla plantilla de reunión de seguimiento de equipo, que sirve de centro neurálgico para que los miembros se comuniquen libremente y compartan actualizaciones, lo que mejora la transparencia y la confianza. Además, incluye una idea semanal para romper el hielo y, de este modo, mantener las conversaciones fluidas y mantener una conexión fuerte, incluso en entornos remotos o híbridos. La participación periódica a través de esta plantilla estructurada pero flexible puede ayudarte a mantener un ambiente de trabajo positivo, fomentar la colaboración y empoderar a los equipos para el éxito a largo plazo.

Centralizar el intercambio de recursos

La plantilla de reunión de seguimiento del equipo también simplifica el intercambio y la utilización de recursos. Ya sean materiales de formación, programas de reuniones o directrices de proyecto, todo es accesible desde un solo lugar. De este modo, se mejora la eficiencia y se anima a los miembros del equipo a aprovechar los recursos existentes, así como a crear otros nuevos que se pueden compartir con todo el equipo. Las tareas pendientes y los detalles de la próxima reunión se describen claramente, lo que ayuda a los miembros del equipo a ir bien encaminados y centrarse en sus objetivos.

¿Qué debe incluirse en una plantilla de seguimiento semanal del equipo?

Hay algunos elementos innegociables cuando se trata de una plantilla de seguimiento del equipo que realmente agiliza la comunicación. La clave del éxito no es solo la claridad, sino la colaboración eficaz. Así que, sin importar qué más añadas a vuestros seguimientos semanales, asegúrate de incluir estos tres elementos:

• Actualizaciones de progreso. Revisa las prioridades de tu equipo y actualiza las tareas individuales con cualquier desafío, cambios en los plazos o nuevo contexto. La plantilla de seguimiento semanal de Slack te permite actualizar tareas en la pestaña de priorización del equipo y etiquetar a compañeros en los comentarios, todo dentro del centro de comunicación centralizado de tu equipo.
• Logros y obstáculos. Asegúrate también de llevar un seguimiento con los miembros de tu equipo a nivel emocional. ¿De qué se han sentido orgullosos esta semana? ¿Hay algo que les haya frustrado? ¿Dónde han invertido más energía? ¿Con qué necesitan ayuda? Usa las automatizaciones de flujo de trabajo en Slack para hacer que las actualizaciones semanales sean tan fáciles como rellenar un formulario, e incluso enviar recordatorios programados a tu equipo para que no se olviden de rellenarlo.
• Solicitudes de apoyo. La colaboración es el factor más importante en la productividad del equipo, así que tu plantilla debe facilitar la colaboración lo máximo posible. Crea un canvas donde tu equipo pueda compartir detalles del proyecto, hacer preguntas e incluir enlaces que necesiten aportaciones de los compañeros. Las conversaciones pueden entonces ocurrir en el lugar exacto donde se comparte el trabajo, lo que mejora la transparencia e invita al apoyo y la perspectiva de todo el equipo.

Tu guía para usar una plantilla de seguimiento del progreso del equipo

Una vez que hayas creado una plantilla que se adapte a las necesidades y estilo de trabajo de tu equipo, es hora de empezar a ejecutar sincronizaciones semanales nuevas y mejoradas. La forma más eficaz de usar tu plantilla de seguimiento semanal es convertirla en la fuente definitiva de información para las reuniones de tu equipo. Sigue estos pasos:

1. Establece un programa claro

Ni la mejor plantilla os ayudará a ti y a tu equipo si no establecéis un programa claro. Si estás dirigiendo una reunión, comparte tu canvas de sincronización semanal el día anterior e invita a los miembros del equipo a añadir cualquier punto del programa que quieran abordar. Si estás manteniendo un debate asíncrono estructurado en Slack, asegúrate de que esté claro dónde, cuándo y cómo los compañeros pueden enviar sus propios puntos de programa para que todo el mundo tenga el tiempo y la visibilidad que necesita para contribuir.

2. Asegúrate de tener actualizado tu proyecto o tu lista de tareas

Haz que tu sincronización semanal sea lo más eficiente y efectiva posible pidiendo a tu equipo que se asegure de que todos los estados de proyectos y tareas estén actualizados en vuestra herramienta de gestión antes de que empecéis vuestra sincronización. De esta forma, no malgastáis tiempo ni os arriesgáis a una mala comunicación durante vuestra sincronización oficial. La pestaña Prioridades del equipo en Slack se encarga de poner el seguimiento de tareas de vuestro equipo en el mismo canal que vuestras sincronizaciones semanales. Incluso podéis etiquetar a miembros del equipo dentro de la tarea para pedirles actualizaciones.

3. Crea hilos de conversación dedicados en Slack

No pierdas las notas importantes, los comentarios ni las ideas que surgen en una sincronización semanal. Usa un canvas compartido para tu plantilla de sincronización semanal y, luego, convierte los elementos del programa en hilos de conversación dedicados seleccionando el elemento y añadiendo un comentario. De esta forma, tu programa se vuelve más dinámico e invita a la colaboración de forma más natural. ¡Y lo mejor es que estas conversaciones no tienen que terminar cuando acaba la reunión!

4. Comienza con interacción humana para mejorar la participación

Siempre es buena idea empezar una reunión con algo de participación personal. Unos pocos minutos de interacción divertida contribuyen mucho a aliviar el estrés y ayudar a tu equipo a adoptar la mentalidad adecuada. Usa tu plantilla de seguimiento del equipo para fomentar la interacción humana, ya sea añadiendo una “pregunta de la semana” al documento del programa, diciendo a todos que llenen un hilo de conversación de Slack con todos los GIF y memes que se les ocurran cuando dices “miércoles” o usando uno de los muchos Slackbots que generan rompehielos aleatorios.

5. Convierte las notas de tu reunión en elementos de acción 

Una reunión es una pérdida de tiempo si no lleva a la acción. Después de tu sincronización, revisa todas las conversaciones, actualizaciones del equipo, solicitudes de apoyo e ideas que hayan surgido. Aprovecha Slack para continuar conversaciones importantes, organizar recursos, crear nuevos canvas y añadir tareas a la lista de prioridades de tu equipo. Cuando mantienes tu archivo de reuniones en el mismo espacio donde estás tomando acción, es fácil hacer referencias cruzadas y colaborar sin perder el contexto.

La plantilla de seguimiento de equipo de Slack sincroniza a todo el mundo

Con la plantilla de seguimiento de equipo de Slack, ahora puedes realizar sincronizaciones semanales que conviertan reuniones frustrantes en sesiones de trabajo colaborativas que crean acción, no solo notas. Convierte los programas en conversaciones transparentes, transforma las actualizaciones de progreso en próximos pasos y convierte un solo canal de Slack en un espacio de comunicación centralizado para las tareas y los recursos de tu equipo.