Plantilla de registro de ventas

Un registro de ventas ofrece a los equipos una vista clara de la canalización de ventas, datos de pronósticos precisos y una forma segura de medir el rendimiento. Ayuda a los representantes de ventas a anotar actividades, supervisar las fases de las negociaciones y registrar los próximos pasos para sacar adelante cada oportunidad. Para los responsables, ofrece visibilidad sobre el progreso y posibles obstáculos.

La plantilla de registro de ventas de Slack simplifica todo este proceso. Incluye la información sobre los acuerdos en el sistema operativo de trabajo de Slack, con novedades en tiempo real, para que nadie se pierda nada. Los equipos pueden personalizarla para que se ajuste a su flujo de trabajo, desde el primer contacto hasta la firma del acuerdo.

Uso de la plantilla de registro de ventas de Slack

La plantilla de registro de ventas de Slack está diseñada para tener toda la información sobre un acuerdo a la vista y actualizada. Organiza los candidatos por fase, recopila datos clave y conecta las novedades con los canales en los que colaboran los equipos de ventas.

A continuación te mostramos cómo configurarla:

1. Haz clic en “Obtener plantilla”. Añade el canal de registro de ventas prediseñado a tu espacio de trabajo de Slack.
2. Añade candidatos en la pestaña “seguimiento de negociaciones”. Coloca cada oportunidad en la fase correspondiente: En evaluación, Admitida, Creando propuesta, En negociación, Ganada o Perdida.
3. Rellena los detalles sobre la negociación. Registra el valor del acuerdo, su prioridad, el canal, los próximos pasos y la persona de contacto principal. Añade más columnas si necesitas registrar más información.
4. Configurar un flujo de trabajo. En la pestaña “Flujos de trabajo”, crea un flujo de trabajo que realice una publicación automáticamente en un canal de Slack cuando se marque un acuerdo como ganado.
5. Comparte la plantilla con tu equipo. Distribuye el enlace del flujo de trabajo o publícalo directamente en el canal Ventas para que los representantes y responsables puedan acceder a él.
6. Realiza cambios en tiempo real. Supervisa el progreso de la canalización en diferentes canales de Slack, dashboards y en el flujo de trabajo “Acuerdo cerrado”.
7. Revisa periódicamente. Usa el registro en las reuniones o revisiones de la canalización para controlar su progreso y ajustar los pronósticos.

¿Qué es un registro de ventas?

Un registro de ventas es una herramienta usada para organizar y supervisar las oportunidades durante todo el proceso de ventas. Ofrece a los equipos un lugar en el que registrar los detalles del acuerdo, supervisar el progreso de las diferentes fases y medir el rendimiento a lo largo del tiempo. Los registros de ventas ayudan a los representantes a estar al tanto de todo, a que los responsables tengan toda la información sobre la canalización y, además, permiten realizar pronósticos precisos.

Campos habituales de un registro de ventas

• Acuerdo: El nombre de la oportunidad o de la cuenta
• Fecha de cierre: La fecha estimada o real para cerrar el acuerdo
• Fase: La fase de la canalización del acuerdo (por ejemplo, Admitida o En negociación)
• Representante: Personal de ventas encargado del acuerdo
• Tasa de conversión: El porcentaje de acuerdos que pasan de una fase a la siguiente o que se cierran con éxito

Ejemplos de plantillas de registro de ventas habituales y sus usos

• Canalización de ventas: Supervisa los acuerdos desde el primer contacto hasta la firma, mostrando el progreso de las oportunidades y los posibles obstáculos
• Actividad de ventas diaria/semanal: Registra llamadas, correos electrónicos y reuniones para medir el volumen de actividad y la coherencia
• Pronósticos de ventas: Usa el valor de los acuerdos, la fase y la probabilidad de ingresos futuros
• Rendimiento del equipo/KPI: Supervisa métricas como la tasa de ganancias, el tamaño promedio de los acuerdos y la obtención de cuotas entre representantes

Ventajas de usar la plantilla de registro de ventas

Una plantilla de registro de ventas permite estructurar el proceso de ventas y evita que se pierdan los detalles más importantes. Estas son algunas de las ventajas de esta plantilla:

• Informes coherentes y estandarizados: Todo el mundo registrará los acuerdos de la misma manera, para que se puedan realizar comparaciones e informes fiables.
• Colaboración y asignación de responsabilidades mejoradas: Los representantes, responsables y directivos podrán ver quién se encarga de cada paso y qué se debe hacer a continuación con un solo vistazo.
• Novedades más rápidas y menos oportunidades perdidas: Los cambios en tiempo real mantienen actualizada la canalización y reducen el riesgo de pasar algún detalle por alto.
• Mayor precisión de los pronósticos: Tener datos fiables sobre el valor de los acuerdos, la fase y los plazos ayuda a los responsables a pronosticar los ingresos de manera más fiable.
• Mayor visibilidad sobre la canalización: Los equipos podrán ver dónde se centran los acuerdos y qué fases necesitan más atención.
• Ahorro de tiempo: En lugar de actualizar manualmente cientos de hojas de cálculo o herramientas, los representantes solo tendrán que editar una plantilla y se compartirá el progreso al instante.
• Seguimiento personalizable: Las columnas y los cambios se pueden adaptar para centrarte en lo más importante, desde el tamaño del acuerdo a la línea de producto.
• Registro histórico de la actividad: Los acuerdos completados seguirán en el registro para servir como referencia para analizar el rendimiento pasado e identificar las tendencias.
• Integración con los flujos de trabajo de tu equipo: Cuando se usa la plantilla en Slack, las novedades y notificaciones se envían directamente a las conversaciones donde se gestan los acuerdos y las ventas.

Métricas que se pueden supervisar con el registro de ventas

Una plantilla de registro de ventas permite medir el rendimiento de diferentes acuerdos, representantes y periodos de tiempo de manera sencilla. Estas son algunas métricas que se pueden supervisar:

• Duración de los ciclos de ventas: El número medio de días que tardas en cerrar un acuerdo desde el primer contacto. En Slack, puedes registrar las fechas en tu plantilla y usar los recordatorios para resaltar las oportunidades que van con retraso.
• Relación de acuerdos ganados/perdidos: El porcentaje de oportunidades que terminan convirtiéndose en acuerdos cerrados con éxito con los acuerdos perdidos. El flujo de trabajo de acuerdos cerrados de Slack permite actualizar automáticamente los canales cuando se cierra un acuerdo, para que todo el mundo pueda ver los resultados.
• Tasas de conversión por fase: El porcentaje de acuerdos que pasan de una fase de la canalización a la siguiente. Si se incluyen todas las novedades en un solo registro y se comparten en los canales de Slack, los equipos podrán detectar los posibles obstáculos rápidamente.
• Pronóstico de ingresos frente a cifras reales: Comparación entre los ingresos estimados frente a los ingresos reales. Las plantillas pueden incluir el valor de los acuerdos, mientras que los paneles de Slack y las integraciones integran los datos en los informes.
• Métricas de actividad de representantes de ventas: Llamadas realizadas, correos enviados, reuniones organizadas y seguimientos completados. Los representantes pueden registrar esta actividad directamente en la plantilla o conectar integraciones de CRM que la registren automáticamente en Slack.
• Tamaño promedio del acuerdo: Ingresos habituales por acuerdo cerrado, que ayuda a establecer objetivos y priorizar oportunidades. Los responsables pueden consultar esta información durante las revisiones de canalizaciones realizadas directamente en Slack.
• Valor de la canalización: Los ingresos potenciales totales entre las negociaciones activas. Los equipos pueden registrar estos datos en la plantilla y compartir las novedades durante las reuniones de sincronización semanales.
• Tiempo de respuesta de candidatos: El lapso de tiempo entre el primer contacto y el contacto de seguimiento de los representantes. Las notificaciones de Slack ayudan a acortar los tiempos de respuesta mostrando los nuevos candidatos en tiempo real.
• Obtención de cuota: El porcentaje de objetivos individuales o grupales conseguidos. Métricas que se pueden supervisar en la plantilla y resaltar con alertas de Slack cuando se alcancen los objetivos establecidos.
• Impacto de los abandonos y la retención: Para equipos de expansión o renovaciones, el registro puede resaltar qué acuerdos están relacionados con la retención de clientes, con las novedades integradas en Slack para que los equipos de éxito de los clientes y ventas puedan verlas.

Prácticas recomendadas para el registro de ventas

Siguiendo algunas prácticas recomendadas, podrás obtener un registro de ventas preciso, fácil de usar y valioso para todo tu equipo:

• Sé breve: Limita el número de campos a los esenciales, como el nombre del acuerdo, la fase, el valor y el próximo paso. Tener demasiadas columnas puede ralentizar las actualizaciones y hacer que tener al día el registro sea más complicado.
• Estandariza los programas de actualización: Establece un programa periódico, ya sea diario o semanal, para que los representantes actualicen el estado de los acuerdos y los próximos pasos. Esto permite mantener una canalización actualizada y fiable para realizar pronósticos.
• Empareja el registro con los paneles: Usa paneles para que los responsables y ejecutivos puedan ver en detalle métricas como el valor de la canalización, las tasas de ganancias y los ingresos pronosticados, mientras que el registro obtiene los detalles a nivel del acuerdo.
• Integra notificaciones y alertas de Slack: Configura flujos de trabajo de Slack para anunciar nuevas negociaciones, resaltar oportunidades inactivas o celebrar el cierre de acuerdos. Las alertas en tiempo real permiten que los equipos remen en la misma dirección y evitan que se les escape cualquier detalle.

Estas prácticas ayudan a los equipos de ventas a crear un registro útil para su día a día, ofreciendo a su vez datos fiables que los líderes necesitan para planificar y tomar decisiones.

Un registro de ventas sencillo gracias a Slack

Un registro de ventas estructurado permite que tus equipos tengan a mano toda la información de la canalización, ofrece pronósticos más precisos y un seguimiento claro del progreso. Con la plantilla del registro de ventas de Slack, estas ventajas se aplican también a las conversaciones y flujos de trabajo relacionados con el día a día de las ventas. Los representantes pueden actualizar las fases de los acuerdos, los responsables pueden revisar el estado de la canalización y se pueden compartir los acuerdos cerrados en tiempo real y desde un solo lugar.

Descarga y empieza a disfrutar de estas ventajas hoy. También ofrecemos otras plantillas en nuestra galería, incluida la plantilla del registro de acuerdos de ventas de Slack, que puedes usar para mejorar tu flujo de trabajo junto con guías que te enseñarán cómo usarlas.