Plantilla de administración de contacto con clientes

Probablemente, tu “CRM” sea una mezcla caótica de una hoja de cálculo de Google, tu bandeja de entrada de correo electrónico y una docena de mensajes directos de Slack. Funcionaba más o menos cuando solo tenías unos pocos clientes, pero ahora está empezando a fallar. Las conversaciones importantes se pasan por alto. Se olvidan los seguimientos.

Esta plantilla de administración de contacto con clientes aporta estructura a tu proceso de ventas sin la complejidad de una plataforma CRM completa. Se trata de un marco sencillo y preconfigurado para organizar y gestionar tus relaciones con los clientes justo donde ya trabajas: Slack. Tanto si registras actividades de divulgación, asignas tareas de seguimiento o realizas un seguimiento del estado de las negociaciones, esta plantilla de gestión de contactos con clientes proporciona a tu equipo una única fuente de información fiable dentro de Slack.

Esta plantilla de administración de contacto con clientes es especialmente eficaz porque se encuentra en Slack, lo que facilita la colaboración con tus compañeros de equipo y permite tener toda la información en un lugar centralizado.

Cómo utilizar una plantilla de administración de contacto con clientes

Las plantillas de administración de contacto con clientes se pueden utilizar para:

• Registrar actividades de ventas: Mantén un registro actualizado de llamadas, correos electrónicos, reuniones y notas para cada contacto o cuenta.
• Supervisar los seguimientos y la progresión de las negociaciones: Visualiza en qué punto del proceso se encuentra cada candidato y qué negociaciones requieren atención.
• Asignar representantes a los candidatos: Aclara la responsabilidad al designar a una persona de contacto para cada cliente o cliente potencial.
• Realizar un seguimiento de la interacción con el cliente a lo largo del tiempo: Registra las interacciones, las respuestas y los hitos de las negociaciones para obtener una visión completa del ciclo de vida de la relación.

Los diferentes equipos pueden utilizar una plantilla de gestión de contactos con los clientes que se adapte a sus necesidades. Un representante de ventas de una pequeña empresa podría utilizarlas para organizar los candidatos entrantes de múltiples fuentes, asignar cada uno de ellos a un compañero de equipo para que avance en el proceso y supervisar el progreso. Un candidato de atención al cliente podría registrar los clientes de alta prioridad, realizar un seguimiento de los problemas activos y crear un ciclo de comentarios para detectar problemas recurrentes o solicitudes de funciones. Los equipos de marketing pequeños pueden utilizar una plantilla de administración de contacto con clientes para gestionar el contacto con personas influyentes o contactos de prensa, anotando quién ha respondido y qué relaciones hay que cultivar.

¿Por qué utilizar una plantilla de administración de contacto con clientes?

Las plantillas de administración de contacto con clientes y de CRM son una forma eficaz de organizar las relaciones con los clientes. Tanto si empiezas desde cero como si ya tienes mucha información recopilada, una plantilla de administración de contacto con clientes puede ayudarte a indexar tus contactos, realizar un seguimiento y supervisar tu progreso en un solo lugar. Te pueden ayudar a establecer objetivos para el equipo y gestionar tu tiempo sin tener que comprometerte con una plataforma.

Para muchos autónomos y pequeñas empresas, las plantillas ofrecen la estructura suficiente para realizar un seguimiento de las ventas, los clientes y las actividades de marketing. Algunas de las principales ventajas de una plantilla de administración de contacto con clientes son:

• No se requiere software nuevo: Si tu equipo ya colabora en Slack, solo tienes que añadir esta plantilla a un sistema operativo de trabajo con el que ya estés familiarizado.
• Fácil de usar para pequeñas empresas: Lo suficientemente sencilla como para que cualquiera pueda aprender a usarla, sin necesidad de formación ni asistencia informática.
• Campos personalizables: Añade columnas que se ajusten exactamente a tu proceso, como nombres, etapas, fechas de seguimiento o valores de las negociaciones.
• Seguimiento visual: Ordena por estado o etapa para ver rápidamente qué está avanzando y qué está estancado. Algunas plantillas incluyen una conversión gráfica de los datos para que puedas tener una visión general de un solo vistazo.
• Recordatorios de seguimiento: Muchas plantillas de administración de contacto con clientes tienen una línea de tiempo y un dashboard donde se pueden ver los siguientes pasos, lo que reduce la probabilidad de que las tareas se descuiden.

Cómo utilizar esta plantilla de administración de contacto con clientes

Esta plantilla de administración de contacto con clientes de Slack está diseñada para ayudarte a organizar las relaciones con clientes y clientes potenciales directamente dentro de Slack. Después de añadir esta plantilla a tu espacio de trabajo de Slack, solo tendrás que rellenar los nombres de los contactos, junto con su empresa, el estado de su negociación, los siguientes pasos y la última vez que se contactó con ellos. 

A partir de ahí, es muy sencillo: empieza a realizar un seguimiento de cualquier actividad con esos contactos y comparte tu plantilla con los miembros del equipo pertinentes. Tener toda la información en una única fuente de referencia ayudará a tu equipo a mantenerse al día y coordinado, y garantizará que tus clientes reciban la atención que merecen.

Mejores prácticas para utilizar eficazmente las plantillas de administración de contacto con clientes

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Tu nueva plantilla de administración de contacto con clientes está limpia y llena de potencial. Trata de mantenerla así. Adoptar estos tres hábitos marcará la diferencia entre una herramienta que te ayuda a crecer y otra que se abandona al cabo de un mes.

• Asigna siempre a alguien la responsabilidad. Si un candidato no tiene un nombre asociado, es como si no existiera. Es una regla sencilla que garantiza que no se olvide nada solo porque todo el mundo esté ocupado.
• No seas creativo con el formato. Todo está ya formateado en esta plantilla, te recomendamos que te ciñas a ella. La coherencia es lo que hace que una simple hoja de datos sea poderosa.
• Dedica 15 minutos al mes a poner orden. Al igual que tu escritorio, tu canal de ventas necesita estar despejado. Una vez al mes, archiva tus ganancias y pérdidas. Te ayudará a ver lo que realmente está en juego.