Modello di gestione dei contatti cliente

Il “CRM” è probabilmente un insieme disordinato di Fogli Google, e-mail e decine di MD diversi in Slack. Questo sistema funzionava finché avevi pochi clienti, ma ora sta iniziando a cedere. Le conversazioni importanti si perdono e le attività di aggiornamento vengono dimenticate. 

Con questo modello di gestione dei contatti cliente puoi ottimizzare il processo di vendita senza dover adottare una piattaforma CRM complessa. È un framework semplice e predefinito, che ti consente di organizzare e gestire le relazioni con i clienti all’interno di Slack. Inoltre, offre al tuo team un unico punto di riferimento direttamente in Slack, consentendoti di registrare attività di contatto, assegnare compiti di aggiornamento o tenere traccia dello stato delle trattative.

Questo modello è particolarmente efficace perché è già integrato in Slack. In questo modo, puoi collaborare facilmente con i membri del team e raccogliere tutte le informazioni necessarie in un unico spazio centralizzato.

Come usare un modello di gestione dei contatti cliente

Questi modelli possono essere utilizzati per:

• registrare le attività di vendita, tenendo traccia di chiamate, e-mail, riunioni e appunti per ogni contatto o cliente;
• monitorare le attività di aggiornamento e lo stato delle trattative, visualizzando la posizione di ogni lead nella pipeline e le trattative che richiedono attenzione;
• assegnare i rappresentanti ai lead, definendo le responsabilità e nominando una persona di riferimento per ogni cliente o cliente potenziale;
• tenere traccia del coinvolgimento nel corso del tempo, registrando interazioni, risposte e attività cardine delle trattative per una panoramica completa del ciclo di vita della relazione.

Ogni team può modificare il modello di gestione dei contatti cliente in base alle proprie esigenze. Un rappresentante di vendita in una piccola azienda può usarlo per organizzare i lead in arrivo da diverse fonti, assegnarli ai membri del team lungo la pipeline e monitorarne i progressi. Un lead dell’assistenza clienti può usarlo per registrare clienti molto importanti, tenere traccia dei problemi e creare un sistema di feedback per individuare le criticità ricorrenti o le richieste di nuove funzionalità. I team di marketing di piccole dimensioni possono usare questo modello per gestire le attività di contatto con influencer e giornalisti, tenendo traccia di chi risponde e di quali relazioni approfondire.

Perché usare un modello di gestione dei contatti cliente?

I modelli di gestione dei contatti cliente e i modelli CRM sono un’ottima soluzione per gestire le relazioni con i clienti. Se stai iniziando da zero o possiedi già diverse informazioni, questi modelli ti aiutano a indicizzare i contatti, tenere traccia degli aggiornamenti e monitorare i progressi. Tutto in un unico spazio. Inoltre, sono utili per definire gli obiettivi del team e gestire il tuo tempo senza dover investire in una piattaforma.

Per tanti liberi professionisti e piccole imprese, un modello è più che sufficiente per tenere traccia di vendite, clienti e attività di marketing. Di seguito sono indicati alcuni dei vantaggi principali di un modello di gestione dei contatti cliente:

• Non è necessario installare nuovi software: se i membri del team usano già Slack, devono solo aggiungere questo modello a un sistema operativo per il lavoro che conoscono.
• È facile da usare per le piccole imprese: semplice, non richiede formazione o assistenza IT.
• Include campi personalizzabili: puoi aggiungere colonne in base al processo che hai implementato, ad esempio nomi, fasi, date delle attività di aggiornamento o importi delle trattative.
• Consente un monitoraggio visivo: puoi ordinare per stato o fase per scoprire subito quali attività sono in corso e quali sono ferme. Alcuni modelli consentono di convertire i dati in elementi grafici per offrirti una panoramica completa.
• Invia promemoria per le attività di aggiornamento: molti modelli di questo tipo sono dotati di una cronologia e una dashboard che ti consentono di visualizzare i passaggi successivi ed evitare che le attività vengano dimenticate.

Come usare questo modello di gestione dei contatti cliente

Questo modello di gestione dei contatti cliente di Slack è progettato per aiutarti a gestire le relazioni con i clienti attuali e potenziali direttamente in Slack. Una volta aggiunto questo modello alla tua area di lavoro di Slack, dovrai solo inserire i nomi di ciascun contatto, l’azienda, lo stato della trattativa, i passaggi successivi e l’ultima interazione. 

Ora puoi facilmente iniziare a tenere traccia delle attività e delle interazioni con questi contatti e condividere il modello con tutti i membri del team coinvolti. Avere tutte le informazioni utili in un unico punto di riferimento consente al team di rimanere aggiornato e allineato e ai clienti di ricevere l’attenzione che meritano.

Procedure consigliate per usare al meglio i modelli di gestione dei contatti cliente

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Il nuovo modello di gestione dei contatti cliente è semplice e funzionale, quindi è importante mantenerlo in ordine. Segui questi tre consigli per creare uno strumento che ti aiuterà a crescere, non uno che abbandonerai dopo un mese.

• Aggiungi sempre un referente. Un lead senza rappresentante non esiste. È un metodo semplice per non dimenticare nulla anche quando i membri del team sono impegnati.
• Non modificare il formato. Ogni sezione del modello è già formattata, quindi ti consigliamo di non effettuare modifiche. La coerenza è ciò che trasforma un semplice foglio di dati in uno strumento potente.
• Dedica 15 minuti al mese a sistemare la pipeline. Proprio come una scrivania, anche la pipeline ha bisogno di un po’ d’ordine. Una volta al mese, archivia successi e fallimenti per avere una panoramica più chiara delle attività in corso.