Plantilla de formulario de solicitud de servicio

Un formulario de solicitud de servicio ofrece a los clientes o empleados una forma de solicitar un servicio o asistencia. El formulario suele incluir campos de información de contacto, nivel de urgencia y una descripción de lo que se necesita. Las empresas utilizan los formularios de solicitud de servicio para facilitar el proceso y garantizar que las solicitudes se registren y procesen adecuadamente. La plantilla personalizable de formulario de solicitud de servicio de Slack te ayuda a simplificar la recopilación, el seguimiento y la gestión de las solicitudes de servicio.

Cómo utilizar esta plantilla de formulario de solicitud de servicio

Una vez configurado el formulario de solicitud de servicio en Slack, los equipos encargados de gestionar las solicitudes recibirán notificaciones instantáneas cuando se envíe un formulario. Recopilar y distribuir formularios en Slack puede ahorrar mucho tiempo y trabajo, y permite mantener todas las comunicaciones en un único lugar centralizado. A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para configurar y utilizar la plantilla del formulario de solicitud de servicio en Slack.

1. Haz clic en “Obtener plantilla” para añadir un canal preconfigurado, con listas, canvas, flujos de trabajo y mensajes, a tu espacio de trabajo.
2. Configura las “Instrucciones de ayuda” para que las personas que necesiten asistencia puedan acceder al flujo de trabajo y enviar solicitudes.
3. Distribuye el formulario compartiendo el enlace del flujo de trabajo o publicándolo en el canal.
4. Accede a “Seguimiento de solicitudes de ayuda”, donde se registran todas las solicitudes enviadas a través del flujo de trabajo “Solicitar ayuda”, incluidos el tipo de solicitud, la categoría, la prioridad, los detalles adicionales y las notificaciones al canal correspondiente.
5. Abre la lista de Seguimiento de solicitudes de ayuda para ver las solicitudes en forma de lista o en una interfaz tipo “cartas de fútbol”, que se puede ordenar por tipo de solicitud, categoría, prioridad, solicitante y estado (puedes utilizar la plantilla del seguimiento de solicitudes de ayuda para personalizar esta lista).
6. Personaliza los campos en función de las solicitudes recibidas añadiendo o eliminando campos, cambiando el nombre de las categorías o modificando los tipos de campo según sea necesario.
7. Indica los puntos de contacto para cuestiones urgentes.
8. Comparte el canal y el flujo de trabajo de notificación de actualización del estado de los elementos con tus compañeros de equipo para que puedan ver, comentar y actualizar según sea necesario. 

¿Qué es un formulario de solicitud de servicio y para qué se utiliza?

Los formularios de solicitud de servicio proporcionan a las organizaciones una forma estandarizada de recopilar solicitudes de recursos, asistencia u otros servicios. En lugar de tener que revisar mensajes de chat y correos electrónicos, los equipos de ayuda tienen un proceso claro para revisar y atender las solicitudes. Los solicitantes deben proporcionar datos esenciales en el formulario, como su información de contacto y una descripción de lo que necesitan. Además, estos o el miembro del equipo que revise los formularios pueden clasificarlos según el tipo de problema, el nivel de prioridad u otros criterios para organizarlos en diferentes categorías.

Muchos departamentos utilizan formularios de solicitud de servicio para optimizar sus sistemas de ayuda. Los equipos de TI, por ejemplo, emplean los formularios para procesar solicitudes de asistencia técnica y acceso a cuentas. Las listas son muy útiles para gestionar las preguntas de incorporación en los departamentos de RR. HH., mientras que los equipos de atención al cliente las usan para recopilar y tratar problemas fácilmente. En toda la organización, los formularios de solicitud de servicio pueden ser herramientas eficaces para recabar información y resolver cualquier asunto de manera eficiente.

Qué incluye un formulario de solicitud de servicio

El contenido de un formulario de solicitud de servicio varía en función del caso de uso, pero todos los formularios deben recopilar información esencial sobre la solicitud y la persona que la envía. Los elementos básicos son los siguientes:

• Información de contacto, como nombre, correo electrónico y número de teléfono.
• Una descripción clara de la necesidad o el problema.
• Ubicación donde se necesita el servicio.
• Fechas de inicio o finalización deseadas.
• Nivel de prioridad (urgente, alto o habitual), ya que estos detalles ayudan a los equipos a clasificar y ordenar rápidamente las solicitudes.
• Detalles adicionales, como fotos, capturas de pantalla, números de producto u otros datos que puedan ayudar a dar una respuesta. Por ejemplo, si alguien tiene un problema de mantenimiento con un equipo, puede hacer una foto e incluirla en la solicitud de servicio. Los equipos de servicio pueden resolver los problemas más rápidamente si disponen de detalles útiles desde el principio.

Ventajas de utilizar una plantilla de formulario de solicitud de servicio

Utilizar una plantilla de formulario de solicitud de servicio, especialmente una que permita recopilar y realizar un seguimiento de las respuestas directamente en Slack, puede ahorrarte tiempo y esfuerzo. En lugar de crear uno desde cero, puedes adaptar la plantilla para que se ajuste a los flujos de trabajo de tu departamento. Además, puede ayudarte a ti y a tu equipo de muchas otras maneras. Entre las ventajas adicionales se incluyen:

Recepción y resolución más rápidas de las solicitudes

Un formulario de solicitud de servicio personalizado garantiza que las solicitudes lleguen con toda la información necesaria, lo que facilita su clasificación. El contexto completo del problema agiliza los tiempos de respuesta del equipo de servicio.

Coherencia y reducción de los malentendidos

Al utilizarse un mismo formato, se reduce el riesgo de malentendidos y de pérdida de información. Usa menús desplegables para dirigir las respuestas y enviar las solicitudes a personas o departamentos concretos.

Seguimiento y responsabilidad entre equipos

Los equipos pueden revisar los formularios enviados, asignar responsables y realizar un seguimiento del progreso. Los formularios estandarizados también contribuyen al registro acumulativo, lo que permite a los proveedores de servicios acceder a solicitudes anteriores y analizar tendencias.

Visibilidad centralizada con Slack

Al recopilar los formularios de servicio mediante la plantilla de Slack, los equipos pueden revisar, clasificar, gestionar y cerrar las solicitudes sin cambiar de contexto. Así, todo el mundo puede supervisar el progreso y analizar los resultados sin tener que ir de aplicación en aplicación, lo que facilita el seguimiento y la ejecución.

Prácticas recomendadas para usar la plantilla de formulario de solicitud de servicio

La primera vez que configures un formulario de solicitud de servicio, pregunta antes a tu equipo qué le gustaría que incluyera, por ejemplo, las preguntas de seguimiento que se suelan hacer o la información que ayuda a clasificar los formularios y determinar los niveles de urgencia. Una vez que tengas la lista de preguntas clave, sigue estas prácticas recomendadas para crear el formulario.

• Recopila toda la información pertinente desde el principio. Incluye campos para el nombre del solicitante, su información de contacto y departamento, una descripción del problema y la urgencia. Recopilar información clave en el formulario de contacto inicial aumenta la claridad del proceso y reduce la cantidad de mensajes necesarios durante el seguimiento.
• Dirige automáticamente las solicitudes al lugar adecuado. Configura flujos de trabajo o reglas que garanticen que cada solicitud se dirija al departamento o la persona adecuados para gestionar el problema. Por ejemplo, elige palabras clave o categorías para remitir las solicitudes a TI, instalaciones, RR. HH. o finanzas.
• Supervisa el estado de las solicitudes en tiempo real. Un sistema digital como Slack permite a los equipos de servicio y a los solicitantes comprobar el estado de las solicitudes en cualquier momento. Esta visibilidad ayuda a generar confianza entre los equipos y a informar a los solicitantes, ya sean clientes o empleados.
• Cierra el proceso con notas de confirmación y resolución. Cuando se resuelva un problema, ponte en contacto con el solicitante y hazle un breve resumen de lo que se ha hecho. Esta comunicación de seguimiento proporciona transparencia y seguridad, y permite crear un registro digital para futuras consultas.

Ejemplos de formularios de solicitud de servicio

El uso de la plantilla facilita la creación de un formulario de solicitud de servicio para cualquier flujo de trabajo o departamento. A continuación, tienes algunos ejemplos de cómo utilizar estos formularios en diversos escenarios:

Formulario de solicitud de TI

Los formularios de solicitud de TI suelen utilizarse para solicitudes de soporte técnico, como instalaciones de software, restablecimiento de contraseñas y solicitudes de nuevos equipos. El uso de un formulario estándar para recopilar solicitudes de TI ayuda a los equipos a organizar los flujos de trabajo y responder rápidamente a los problemas urgentes. También puedes crear un centro de asistencia de TI de autoservicio en Slack para que a los usuarios les resulte más fácil enviar solicitudes de TI.

Formulario de solicitud de instalaciones

Un formulario de solicitud de instalaciones, creado para recopilar de manera eficiente información sobre reparaciones, servicios de limpieza o programación de mantenimiento, proporciona a los equipos de instalaciones los detalles que necesitan para priorizar las tareas.

Formulario de solicitud de servicio de atención al cliente

Las solicitudes de servicio de atención al cliente suelen consistir en problemas con productos, sustituciones, asistencia para la facturación y otras consultas. Un buen formulario permite a los equipos de atención al cliente recopilar la información que necesitan para resolver los problemas más rápidamente.

Formulario de solicitud de servicio de RR. HH.

Los empleados pueden usar este formulario para solicitar asistencia con la nómina, actualizaciones de información, permisos y vacaciones, así como para hacer preguntas sobre sus derechos. Los equipos de RR. HH. pueden seguir y organizar fácilmente las solicitudes con un formulario estándar.

Estandarización de las solicitudes de servicio en Slack

Crear formularios estándar para recopilar y clasificar las solicitudes de servicio ayuda a todos los equipos a organizarse y asumir sus responsabilidades. Al configurar formularios de solicitud de servicio en un sistema de trabajo digital como Slack, los empleados pueden gestionar las tareas y responder de forma más rápida y eficiente. Seguir un proceso coherente en todo, desde las consultas de RR. HH. hasta el soporte técnico y el servicio de atención al cliente, garantiza que todos estén en sintonía.

Añade y personaliza el formulario de solicitud de servicio de Slack para gestionar las solicitudes sin cambiar de contexto.