이 템플릿 정보
서비스 요청 양식은 고객이나 직원이 서비스나 지원을 요청할 수 있는 방법을 제공합니다. 일반적으로 연락처 정보, 긴급도, 필요한 사항에 대한 설명 필드가 포함됩니다. 기업들은 서비스 요청 양식을 사용하여 서비스 요청을 더 쉽게 만들고, 신속하게 접수되고 원활하게 처리할 수 있도록 합니다. Slack의 맞춤형 서비스 요청 양식 템플릿은 서비스 요청의 수집, 추적, 처리를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
서비스 요청 양식 템플릿의 사용 방법
Slack에서 서비스 요청 양식을 설정하면, 양식이 제출될 때 대응 팀이 즉시 알림을 받게 됩니다. Slack 내에서 양식을 수집하고 라우팅하면 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있으며, 모든 커뮤니케이션을 하나의 중앙 위치에서 보관할 수 있습니다. 다음은 Slack에서 서비스 요청 양식 템플릿을 설정하고 사용하는 단계별 가이드입니다.
- "템플릿 가져오기"를 클릭하여 리스트, 캔버스, 워크플로, 메시지가 포함된 미리 구성된 채널을 워크스페이스에 추가하세요.
- "도움말 안내"를 설정하여 지원이 필요한 방문자가 워크플로에 액세스하고 요청을 제출할 수 있도록 하세요.
- 워크플로 링크를 공유하거나 채널에 포스팅하여 양식을 배포하세요.
- "도움 요청 추적기"에 액세스하면 "도움 요청" 워크플로를 통한 모든 제출 내역이 기록됩니다. 여기에는 요청 유형, 카테고리, 중요도, 추가 세부 사항, 그리고 해당 채널로의 알림이 포함됩니다.
- 도움 요청 추적기 리스트를 열어 요청을 리스트 형식으로 보거나 카드 형식의 인터페이스로 볼 수 있으며, 요청 유형, 카테고리, 중요도, 요청자, 상태별로 정렬할 수 있습니다. (도움 요청 추적기 템플릿을 사용하여 이 리스트를 맞춤 설정할 수도 있습니다.)
- 들어오는 요청에 따라 필드를 추가하거나 제거하고, 카테고리 이름을 변경하거나, 필요에 따라 필드 유형을 변경하여 필드를 맞춤화합니다.
- 긴급한 문제에 대한 담당자를 파악하세요.
- 팀원들과 채널 및 항목 상태 업데이트 알림 워크플로를 공유하여 필요에 따라 확인, 댓글 작성, 업데이트를 할 수 있도록 합니다.
서비스 요청 양식이란 무엇이며, 무엇에 사용되나요?
서비스 요청 양식은 리소스, 지원 또는 기타 서비스에 대한 요청을 수집하는 표준화된 방법을 조직에 제공합니다. 채팅 메시지와 이메일을 뒤지는 대신, 지원 팀은 요청을 검토하고 처리하는 명확한 프로세스를 따를 수 있습니다. 양식을 작성하는 사람은 연락처 정보와 필요 사항에 대한 설명처럼 필수적인 세부 정보를 제공해야 합니다. 요청자나 양식을 검토하는 팀원은 문제 유형, 중요도 등급 또는 기타 기준에 따라 분류하여 다양한 범주로 정리할 수도 있습니다.
많은 부서에서 서비스 요청 양식을 사용하여 지원 시스템을 간소화합니다. 예를 들어, IT 팀은 기술 지원 및 계정 액세스 요청을 처리하기 위해 양식을 사용합니다. 리스트는 HR 부서에서 온보딩 시 질문을 관리하는 데 유용하며, 고객 지원 팀은 문제를 쉽게 수집하고 해결하기 위해 사용합니다. 귀사의 조직 전체에서 서비스 요청 양식은 정보를 수집하고 문제를 효율적으로 해결하는 효과적인 도구가 될 수 있습니다.
서비스 요청 양식에 포함되는 항목
서비스 요청 양식에 나타나는 내용은 사용 사례에 따라 다르지만, 모든 양식은 요청과 요청을 제출하는 사람에 대한 필수 정보를 수집해야 합니다. 포함되어야 할 중요한 요소는 다음과 같습니다.
- 이름, 이메일, 전화번호와 같은연락처 정보.
- 필요 사항이나 문제에 대한 명확한 설명.
- 서비스가 필요한 위치.
- 원하는 시작일 또는 완료일.
- 중요도 등급(긴급, 높음 또는 일반)은 팀이 요청을 빠르게 분류하고 중요도를 정하는 데 도움이 되는 세부 사항입니다.
- 추가 세부 사항(사진, 스크린샷, 제품 번호 또는 대응 방안을 마련하는 데 도움이 될 수 있는 기타 데이터)은 유용할 수 있습니다. 예를 들어, 장비 유지보수 문제를 겪고 있는 사람은 사진을 찍어 서비스 요청에 첨부할 수 있습니다. 서비스 팀이 미리 유용한 세부 사항을 확보하면 문제를 더 빠르게 해결할 수 있습니다.
서비스 요청 양식 템플릿 사용 시 이점
서비스 요청 양식 템플릿을 사용하기 시작하면(특히 Slack에서 직접 응답을 수집하고 추적할 수 있는) 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 처음부터 새로 만드는 대신 템플릿을 부서의 업무 흐름에 맞게 조정할 수 있습니다. 이것은 여러분과 팀을 도와주는 방식의 시작에 불과합니다. 또 다른 이점은 다음과 같습니다.
더 빠른 요청 접수 및 해결
맞춤형 서비스 요청 양식은 모든 필요한 정보와 함께 요청이 접수되므로 분류하기가 더 쉬워집니다. 문제에 대한 완전한 배경 정보는 서비스 팀의 응답 시간을 단축시킵니다.
일관성 및 줄어드는 소통 오류
모든 사람이 동일한 형식을 사용하면 소통 오류 및 잘못된 정보의 위험이 줄어듭니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 응답을 보내고 요청을 특정 부서나 개인에게 전달하세요.
팀 간 추적 및 책임 관리
팀은 제출된 양식을 검토하고, 담당자를 배정하며, 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 표준화된 양식은 기록이 누적되도록 지원해 서비스 제공자가 과거 요청을 확인하고 트렌드를 분석할 수 있게 해줍니다.
Slack을 통한 중앙화된 가시성
Slack 템플릿을 사용하여 서비스 양식을 수집하면, 팀은 업무 맥락을 전환하지 않고도 요청을 검토하고, 분류하고, 처리하고, 해결할 수 있습니다. 모든 구성원이 앱을 전환하지 않고도 진행 상황을 모니터링하고 결과를 검토할 수 있어, 후속 조치와 이행을 쉽게 수행할 수 있습니다.
서비스 요청 양식 템플릿에 대한 모범 사례
서비스 요청 양식을 처음 설정할 때는 양식에 포함하고 싶은 내용을 팀에 먼저 물어보세요. 여기에는 팀이 일반적으로 묻는 후속 질문이나 양식을 분류하고 긴급도를 결정하는 데 도움이 되는 정보가 포함될 수 있습니다. 필수 질문 목록을 작성한 후에는 다음 모범 사례에 따라 양식을 구성하세요.
- 모든 관련 항목 미리 수집하기. 요청자의 이름, 연락처 정보, 부서에 대한 필드를 포함하세요. 문제에 대한 설명과 긴급도도 요청하세요. 초기 연락 양식에서 핵심 정보를 수집하면 명확성을 높이고 후속 조치 중 수차례 연락할 필요를 줄여줍니다.
- 요청을 올바른 곳으로 자동 라우팅하기. 각 요청이 문제를 처리할 적합한 부서나 담당자에게 전달되도록 하는 워크플로나 규칙을 설정하세요. 예를 들어, 키워드나 카테고리를 선택하여 요청을 IT, 시설, HR, 또는 재무 부서로 라우팅하세요.
- 요청 상태를 실시간으로 모니터링하기. Slack과 같은 디지털 시스템을 사용하면 서비스 팀과 요청자가 언제든지 요청 상태를 확인할 수 있습니다. 이러한 가시성은 팀 간 신뢰를 구축하고 고객이든 직원이든 상관없이 요청자가 최신 정보를 파악할 수 있도록 도와줍니다.
- 확인 및 해결 메모로 프로세스 완료하기. 문제가 해결되면 수행된 작업에 대한 간단한 요약과 함께 요청자에게 연락하세요. 이러한 후속 커뮤니케이션은 투명성과 확신을 더하고 향후 참조를 위한 디지털 추적 기록을 생성합니다.
서비스 요청 양식에 대한 예시
템플릿을 사용하면 어떤 업무 흐름이나 부서에 대해서도 서비스 요청 양식을 간단하게 만들 수 있습니다. 다음은 다양한 시나리오에서 이러한 양식을 활용하는 방법의 예시입니다.
IT 요청 양식
IT 요청 양식은 일반적으로 소프트웨어 설치, 비밀번호 재설정, 신규 장비 요청과 같은 기술 지원 요청에 사용됩니다. 표준화된 양식을 사용하여 IT 요청을 수집하면 팀이 워크플로를 구성하고 긴급한 문제에 신속하게 대응하는 데 도움이 됩니다. 또한 Slack에서 셀프 서비스 IT 지원 센터를 만들어 사용자가 IT 요청을 더 쉽게 보고할 수 있도록 할 수 있습니다.
시설 요청 양식
수리, 청소 서비스 또는 유지보수 일정에 대한 정보를 효율적으로 수집하기 위해 만들어진 시설 요청 양식은 시설 팀이 작업 우선순위를 정하는 데 필요한 세부 사항을 제공합니다.
고객 서비스 요청 양식
고객 서비스 요청에는 제품 문제, 교체 요청, 결제 지원 및 기타 문의 사항이 포함되는 경우가 많습니다. 강력한 양식을 통해 고객 서비스 팀은 문제를 더 빠르게 해결하는 데 필요한 정보를 수집할 수 있습니다.
HR 서비스 요청 양식
직원들은 이 양식을 사용하여 급여 지원, 정보 업데이트, 휴가 신청을 요청하고 복리후생에 대한 질문을 할 수 있습니다. HR 팀은 표준화된 양식을 사용하여 요청을 쉽게 추적하고 체계화할 수 있습니다.
Slack에서 서비스 요청 표준화하기
서비스 요청을 수집하고 정리하는 표준화된 양식을 만들면 조직의 팀 전체가 체계적이고 책임감 있게 업무를 처리할 수 있습니다. Slack과 같은 디지털 업무 시스템에서 서비스 요청 양식을 설정하면 직원들이 작업을 관리하고 더 빠르고 효율적으로 대응할 수 있게 만들 수 있습니다. HR 문의부터 IT 지원, 고객 서비스까지 모든 일에 일관된 프로세스를 따르면 모든 사람이 같은 방향으로 나아갈 수 있습니다.
Slack의 서비스 요청 양식을 추가하고 맞춤화하여 업무 맥락 전환 없이 요청을 관리하세요.
