Slack Essentials : organisez votre travail et vos conversations

Bienvenue ! Slack Essentials est votre guide pour travailler dans l’environnement Slack.

Voici ce que vous allez apprendre dans ce tutoriel :

1. Types de conversations dans Slack
2. Configuration des canaux publics
3. Les six caractéristiques d’un canal efficace
4. Déplacement d’un projet dans Slack

Pour commencer, vous devez savoir que dans Slack, les utilisateurs collaborent et échangent principalement par le biais de canaux, visibles dans le panneau de navigation à gauche, ainsi que par messages directs et groupés. Dans un canal, vous pouvez discuter d’un projet, partager des fichiers, attribuer des rôles et des responsabilités, prendre des décisions, et bien plus encore.

Vous pouvez créer facilement un canal sur n’importe quel sujet, par exemple le canal #proj-nv-site-web, où les membres de votre équipe peuvent échanger et se focaliser sur le projet en cours (ici le lancement d’un nouveau site Web), en respectant les délais et sans dépasser le budget. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des utilisateurs au gré de vos besoins, partager des demandes à travers votre entreprise, célébrer les réussites, etc.

Types de conversations dans Slack

Il existe trois sortes de conversations dans Slack. Elles sont suffisamment flexibles pour convenir à tous les types de discussions que vous pourriez avoir.

Type de conversation	Qui peut les voir/y accéder ?	Qui peut les rejoindre ?
Canaux publics	Toute l’équipe	Toute l’équipe
Canaux privés	Membres uniquement	Sur invitation uniquement
Messages directs (de groupe ou privés)	Membres uniquement	Personne

Messages directs : chats privés ou de groupe

Les messages directs sont des chats privés. Ils sont essentiels pour obtenir rapidement une réponse à une question. Ils sont comparables à une discussion entre deux individus dans une pièce et sont particulièrement adaptés pour discuter en privé d’un sujet donné sans avoir à se voir en personne.

Un message direct de groupe, quant à lui, peut inclure jusqu’à neuf participants et est comparable à une conversation entre collègues dans un couloir. Commencez par exemple par un message direct de groupe pour une tâche ponctuelle, et si vous constatez que cette conversation revient régulièrement, il est sans doute préférable de créer un canal que vous pouvez nommer et trouver facilement, et dans lequel vous pouvez effectuer des recherches plus tard.

Canaux : boostez la productivité dans Slack

Dans Slack, vous travaillez dans des canaux. Ils sont essentiels pour organiser votre travail en conversations thématiques facilement consultables. Un canal peut être consacré à un thème, à une équipe ou à un projet particulier. Les canaux sont un peu comme des réunions à l’échelle de l’entreprise, ou des réunions en petit groupe ouvertes à tous. Tout le monde peut poser des questions ou soumettre des idées dans un canal, et ces discussions sont ouvertes à tout le groupe.

Tous vos collègues peuvent facilement effectuer une recherche dans les canaux. Si une personne souhaite lire la proposition à l’origine d’un projet, elle peut rechercher et trouver des informations sans avoir à contacter qui que ce soit. De plus, elle a accès au contexte des conversations autour de l’approbation du projet. Cet accès gagne en importance au fil du temps, à mesure que des informations sont publiées dans les canaux publics d’un espace de travail. C’est pourquoi nous vous conseillons de rendre les nouveaux canaux publics et de réserver les canaux privés à des fins spécifiques.

Les canaux publics permettent de collaborer de façon transparente. Les conversations et les travaux sont tous accessibles et consultables. Autrement dit :

1. Vous pouvez rejoindre un projet en cours et remonter la conversation pour consulter les échanges et la planification préalables, ainsi que les délais validés.
2. Utilisez les @mentions pour notifier n’importe quel collègue de votre entreprise qui détient les informations ou les réponses dont vous avez besoin pour avancer dans vos projets. En ayant accès au contexte d’une conversation, vos collègues peuvent intervenir si nécessaire (ou quitter la discussion, contrairement aux e-mails).
3. Les informations, les fichiers et les conversations ne sont plus inaccessibles, stockés dans la boîte e-mail d’un seul individu. Si une personne quitte votre équipe ou votre canal, aucune de ses interventions n’est perdue.

Canaux privés : collaborer sur des sujets sensibles

Les canaux privés sont réservés aux membres invités. L’icône représentant un verrou 🔒 s’affiche à côté du nom du canal. Les autres utilisateurs de l’entreprise ne peuvent pas le consulter ni le trouver.

Un canal privé est idéal si vous avez besoin d’un espace où votre équipe peut discuter en toute confidentialité. Par exemple, les équipes des ressources humaines et chargées du recrutement y discutent entre elles des candidats et des régimes de rémunération avant d’embaucher quelqu’un. Les équipes comptables et juridiques, quant à elles, s’en servent également fréquemment pour discuter de sujets sensibles.

Configuration des canaux publics

Par défaut, Slack ne propose que quelques canaux, mais vous pouvez en ajouter autant que vous le voulez pour votre équipe. Gardez cependant à l’esprit que tous les utilisateurs n’ont pas accès par défaut à un canal (même pour les canaux publics). Toute personne d’un espace de travail Slack peut rejoindre ou quitter des canaux comme bon lui semble, et il est tout à fait normal de ne suivre que les canaux les plus adaptés à son domaine de compétence et à ses missions.

Pourquoi et quand créer un canal

Dans votre nouvel espace de travail Slack, l’une des premières choses à faire est de créer des canaux pour des projets et des objectifs spécifiques.

Vous pouvez aussi créer des canaux thématiques (#finance ou #sécurité-bâtiment) ou pour différentes équipes de votre entreprise (#juridique ou #équipe-commerciale). Les utilisateurs de Slack préfèrent généralement créer un canal pour chaque projet de l’entreprise. Ainsi, tous les utilisateurs au sein de votre entreprise disposent d’un espace spécifique et transverse pour noter en détail toutes les activités réalisées durant le projet.

Les six caractéristiques d’un canal efficace

Il y a six règles que tous les canaux doivent respecter dans la mesure du possible, quel que soit le type de travail ou de conversation qui s’y déroule.

1. Appliquer des conventions d’appellation cohérentes

Le meilleur moyen de s’assurer que tout le monde est en mesure de trouver rapidement les canaux et les informations qu’ils contiennent est d’établir des conventions d’appellation pour vos canaux et de les respecter. Voici quelques suggestions pour commencer.

Définissez des préfixes pour les types de canaux que vous créez, pour regrouper les canaux associés (par ordre alphabétique) et pour que vos collègues puissent trouver aisément les canaux qui les intéressent. Consignez vos conventions d’appellation des canaux dans un document et épinglez celui-ci dans votre canal #général, puis diffusez une annonce dans toute votre entreprise qui renvoie vers ce document.

2. Définir un objectif clair pour le canal

Ajoutez une description expliquant de manière claire l’objectif du canal et la raison pour laquelle il a été créé (par exemple, « Discussions sur notre compte avec l’entreprise Fiction S.A. »).

3. Définir un thème pour le canal afin de guider les membres

Décidez d’un thème indiquant ce sur quoi tout le monde est en train de travailler (« Contrat T2 pour Fiction S.A. », par exemple).

4. Partager tous les fichiers pertinents sur le canal

Importez tous les fichiers essentiels pour le thème ou le projet, et publiez un message de bienvenue lors du lancement du canal. Pour importer des fichiers, cliquez sur l’icône en forme de trombone dans la fenêtre du message, comme vous le feriez dans un e-mail. Vous pouvez également transférer les e-mails importants vers le canal.

5. Épingler les fichiers et informations importants

Épinglez fichiers et messages dans le canal pour que les futurs membres puissent les trouver facilement. Les messages « épinglés » sont simplement des messages ou des documents que vous souhaitez conserver dans un seul et même endroit pour pouvoir vous y référer aisément. Cliquez ici pour savoir comment épingler des documents. 

6. Inviter les membres de votre équipe

Pour inviter vos collègues dans votre canal depuis l’application de bureau, procédez comme suit :

1. Ouvrez le canal auquel vous souhaitez ajouter un collaborateur.
2. Cliquez sur l’icône Ajouter des personnes en haut à droite.

Pour en savoir plus sur l’ajout de personnes dans Slack, y compris la procédure d’ajout sur mobile, cliquez ici. 

Essayez vous-même : déplacez un projet vers Slack

Le meilleur moyen de vous familiariser avec Slack, c’est de demander à chacun de vos collaborateurs d’installer les applications de bureau et mobile Slack, puis de convenir d’utiliser Slack pour un projet donné. Cela signifie :

1. Mener toutes vos discussions concernant le projet dans Slack
2. Partager tous les fichiers utiles dans le canal, comme les feuilles de suivi, les calendriers et les maquettes
3. Publier sur le canal les notes de synthèse des réunions et les informations clés

Rien de plus simple pour votre équipe que d’adopter Slack une fois que vous savez comment organiser celle-ci ainsi que votre travail. Avec un peu de préparation, vous pourrez proposer une nouvelle façon de travailler en toute transparence au sein de votre entreprise et aider vos collègues à réussir.