Slack-Grundlagen: Wie du die Kommunikation im Team verbessern kannst

Herzlich willkommen! Unsere Slack-Grundlagen sind dein Leitfaden für ein effektives Arbeiten in Slack.

Die folgenden Themen erwarten dich in dieser Lektion:

1. Unterschiedliche Arten von Unterhaltungen in Slack
2. Die Einrichtung von Offenen Channels
3. Die sechs Eigenschaften eines erfolgreichen Channels
4. Ein Projekt zu Slack verlegen

Zunächst möchten wir jedoch kurz erwähnen, dass die Benutzerinnen und Benutzer in Slack meist in Channels zusammenarbeiten, die zusammen mit deinen Direktnachrichten und Gruppennachrichten im Navigationsbereich angezeigt werden. Ein Channel ist der zentrale Ort, an dem du mit Kolleginnen und Kollegen über ein Projekt sprichst, Dateien teilst, Rollen und Zuständigkeiten zuweist, Entscheidungen triffst usw.

Du kannst Channels schnell zu beliebigen Themen, wie z. B. #proj-neue-website, erstellen, damit dein Projekt-Team vernetzt bleibt und sich auf alle anstehenden Aufgaben konzentrieren kann, in diesem Fall, mit einer neuen Website frist- und budgetgerecht online zu gehen. Bei Bedarf kannst du außerdem Personen zu deinem Channel hinzufügen oder entfernen, Anfragen innerhalb deiner Organisation teilen, gute Leistungen würdigen usw.

Unterschiedliche Arten von Unterhaltungen in Slack

Es gibt in Slack drei unterschiedliche Arten von Unterhaltungen und sie bieten für alle Arten von Austausch die nötige Flexibilität .

Unterhaltungstyp	Wer kann das sehen/durchsuchen?	Wer kann beitreten?
Offene Channels	Gesamtes Projekt-Team	Gesamtes Projekt-Team
Geschlossene Channels	Nur für Mitglieder	Nur auf Einladung
Direktnachrichten (Gruppen und 1:1)	Nur für Mitglieder	Niemand

Direktnachrichten: 1:1- und Gruppenchats

Direktnachrichten sind 1:1-Chats, bei denen du dir schnell Antworten auf dringende Fragen holen kannst. Stelle sie dir wie ein persönliches Gespräch zwischen zwei Personen vor. Sie sind also am besten geeignet für zielorientierte, persönliche Gespräche, wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist.

Gruppen-Direktnachrichten, an denen bis zu neun Personen teilnehmen können, sind eher mit Flur-Unterhaltungen zwischen Kolleginnen und Kollegen zu vergleichen. Du könntest eine Gruppen-Direktnachricht für eine einmalige Aufgabe schreiben. Wenn daraus eine regelmäßige Unterhaltung entsteht, ist ein Channel wahrscheinlich besser geeignet, denn diesen kannst du benennen, er ist einfach zu finden und kann später durchsucht werden.

Channels: Verbessere die Produktivität in Slack

In Slack findet die Zusammenarbeit in Channels statt, denn sie sind perfekt geeignet, deine Projekte in spezifische, leicht zu findende Unterhaltungen zu unterteilen. Ein Channel könnte als spezieller Ort für ein bestimmtes Thema, Projekt-Team oder Projekt eingerichtet werden. Du kannst dir Channels als unternehmensweite Meetings vorstellen bzw. als kleine Meetings, die für alle offen sind. In Channels können alle Fragen stellen oder Vorschläge einbringen, wobei die Unterhaltungen für die gesamte Gruppe offenstehen.

Channels können von allen in deinem Workspace problemlos durchsucht werden. Wenn jemand sich z. B. über einen Projektantrag informieren möchte, kann die Person nach Informationen suchen, ohne jemand anderen zu stören – und das im Kontext der Unterhaltungen, die in Zusammenhang mit der Genehmigung stehen. Je mehr Informationen im Laufe der Zeit in Offenen Channels gepostet werden, umso wertvoller wird diese Zugriffsmöglichkeit. Aus diesem Grund empfehlen wir, neue Channels standardmäßig als Offen zu konfigurieren und Geschlossene Channels für spezifische Zwecke zu nutzen.

Offene Channels tragen zu einer möglichst transparenten Kommunikation für alle Beteiligten bei; sämtliche Unterhaltungen und die Projekte innerhalb des Channels sind zugänglich und können durchsucht werden. Das bedeutet:

1. Du kannst einem bereits begonnenen Projekt beitreten und den gesamten Projektverlauf inklusive anfänglichem Brainstorming, Planung, und den festgelegten Terminen einsehen.
2. Durch Verwendung von Erwähnung mit @ kannst du beliebige Personen innerhalb deiner Organisation einbeziehen, deren Input oder Antworten auf Fragen du benötigst. Deine Kolleginnen und Kollegen können den gesamten Kontext der Unterhaltung einsehen und sich bei Bedarf einbringen (und sich dann im Gegensatz zu E-Mails auch wieder zurückziehen.
3. Informationen, Dateien und Unterhaltungen sind nicht länger im Postfach einer einzelnen Person gefangen, und wenn jemand dein Projekt-Team oder deinen Channel verlässt, bleiben alle von ihr beigetragenen Informationen erhalten.

Geschlossene Channels: Zusammenarbeit bei sensiblen Angelegenheiten

Der Zugriff auf Geschlossene Channels ist auf eingeladene Mitglieder beschränkt (deshalb wird direkt neben dem Channel-Namen ein Vorhängeschloss 🔒 angezeigt). Andere Personen aus der Organisation können sie nicht durchsuchen oder auf andere Weise finden.

Wenn du einen geschützten Raum benötigst, an dem sich dein Projekt-Team treffen kann, dann ist ein Geschlossener Channel eine gute Wahl. Personalbeschaffung und Personalwesen nutzen solche Channels, um vertraulich über Kandidatinnen und Kandidaten und Vergütungspakete zu beraten. Dasselbe trifft auf Projekt-Teams aus der Finanz- und Rechtsabteilung zu, die ebenfalls häufig mit vertraulichen Themen befasst sind.

Die Einrichtung von Offenen Channels

Slack wird nur mit einigen wenigen Standard-Channels gestartet, du kannst jedoch so viele hinzufügen, wie du und dein Projekt-Team benötigen. Denke jedoch daran, dass sich nicht alle standardmäßig in einem Channel befinden (auch nicht in den Offenen Channels). Alle in einem Slack-Workspace können Channels nach Belieben beitreten bzw. sie wieder verlassen, und es ist vollkommen okay, nur den Channels zu folgen, die für deine Expertise und deine Arbeit relevant sind.

Wann und warum einen neuen Channel starten

In einem neuen Workspace empfiehlt es sich, neue Channels für bestimmte Projekte und Zwecke zu erstellen.

Darüber hinaus kannst du Channels für bestimmte Themen (z. B. #finanzen oder #gebäudesicherheit) oder Projekt-Teams innerhalb deiner Organisation erstellen (z. B. #rechtsabteilung oder #vertrieb). Eine der beliebtesten Methoden zur Nutzung von Slack besteht darin, einen Channel für jedes der aktuellen Projekte innerhalb deiner Organisation zu erstellen. So erhalten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen einen passenden interdisziplinären Bereich, in dem der gesamte Inhalt eines Projekts über seine Dauer hinweg festgehalten wird.

Die sechs Eigenschaften eines erfolgreichen Channels

Es gibt sechs Eigenschaften, die jeder Channel besitzen sollte, unabhängig von der Art des Projekts oder der Unterhaltungen, die in dem Channel stattfinden.

1. Einheitliche Namenskonventionen

Wenn du wirklich sichergehen möchtest, dass deine Channels und die dort enthaltenen Informationen auch wirklich gefunden werden, solltest du Namenskonventionen festlegen – und dich natürlich auch daran halten. Hier ein paar Einstiegshilfen.

Lege für die unterschiedlichen Arten von Channels, die du erstellen möchtest, Präfixe fest. Verwandte Channels werden so untereinander (in alphabetischer Reihenfolge) angezeigt, und deine Kolleginnen und Kollegen können sie mit Hilfe der Suchfunktion schnell und einfach finden. Halte deine Namenskonventionen in einem Dokument fest und pinne dieses in deinem #allgemeines-Channel an. Mache dann eine organisationsweite Ankündigung, die auf das Dokument verweist.

2. Eine eindeutige Channel-Zielsetzung

Füge eine aussagekräftige Beschreibung für die Channel-Zielsetzung hinzu, die erläutert, warum der Channel erstellt wurde (z. B.: „Dies ist der Ort für Diskussionen über unseren Account für die Fiktion GmbH“).

3. Ein Channel-Thema als Orientierung für die Channel-Mitglieder

Lege ein Channel-Thema fest, das kurz beschreibt, woran das Projekt-Team gerade arbeitet (z. B.: „Arbeit an dem Vertrag für Quartal 2 mit der Fiktion GmbH.) 

4. Alle relevanten Dateien werden im Channel geteilt

Lade alle für das Thema bzw. das Projekt relevanten Dateien hoch und poste eine Begrüßungsnachricht, um die Dinge in Bewegung zu bringen. Beim Hochladen von Dateien gehst du genauso vor wie bei E-Mails: Du klickst einfach im Nachrichtenfenster auf das Büroklammer-Symbol. Außerdem hast du die Möglichkeit, wichtige E-Mails an den Channel weiterzuleiten.

5. Wichtige Dateien und Informationen werden gepinnt

Pinne wichtige Dateien und Nachrichten an den Channel, sodass neue Mitglieder sie jederzeit bequem finden können. „Pins“ sind Nachrichten oder Dokumente, die du der Übersichtlichkeit wegen an einem zentralen Ort zusammenhalten möchtest. Hier findest du eine detaillierte Anleitung zum Pinnen. 

6. Ein Raum voller Teammitglieder

So lädst du über deinen Desktop jemanden in deinen Channel ein:

1. Öffne den Channel, zu dem du jemanden hinzufügen möchtest.
2. Klicke auf das Leute hinzufügen-Symbol oben rechts.

Hier findest du mehr zum Hinzufügen von Leuten in Slack, darunter auch eine Anleitung für Mobilgeräte. 

Probiere es selbst aus: Verschieben eines Projekts nach Slack

Die beste Art, das Ganze einmal in Slack auszuprobieren, besteht darin, alle aufzufordern, die Slack Desktop- und Mobile-App zu installieren und Slack dann ausschließlich für ein bestimmtes Projekt zu verwenden. Das bedeutet:

1. Alle Diskussionen über das Projekt werden in Slack geführt
2. Alle relevanten Dateien werden im Channel geteilt, z. B. Tabellenblätter zur Statusverfolgung, Zeitpläne und Entwürfe
3. Besprechungsnotizen und wichtige Neuigkeiten werden im Channel gepostet

Der Einstieg für dein Projekt-Team in Slack ist einfach, wenn du dich erst einmal damit vertraut gemacht hast, wie du deine Arbeit und dein Projekt-Team organisierst. Mit ein wenig Voraussicht und Planung kannst du deinen Kolleginnen und Kollegen zum Erfolg verhelfen und neue Arbeitsweisen auf transparente Weise in deiner Organisation einführen.