À propos de ce modèle
La capacité de votre équipe à gérer et résoudre les tickets peut déterminer la réussite ou l’échec de votre projet. Sans système centralisé, les équipes peuvent rapidement perdre toute visibilité sur les tickets ouverts. Notre modèle de journal des tickets permet aux chefs de projets, aux ingénieurs AQ et aux équipes produit de consigner, suivre et résoudre les tickets dans une plateforme centralisée. Ce modèle évite que les tickets non résolus ne deviennent des obstacles et permet à votre équipe de garder une vision d’ensemble.
Quel est l’intérêt d’un modèle de journal des tickets ?
Un modèle de journal des tickets sert de source d’information unique pour suivre et gérer les tickets tout au long du cycle de vie de votre projet. Cette approche systématique de la documentation des tickets aide les chefs de projets et les membres de l’équipe à identifier les goulots d’étranglement, allouer les ressources efficacement et clarifier les responsabilités dans le cadre de la résolution des tickets. Grâce à un modèle de liste des tickets standardisés, les équipes peuvent rapidement capturer les détails essentiels de chaque obstacle, suivre sa progression et assurer un suivi jusqu’à sa résolution.
Avantages de notre modèle de suivi des tickets
Une résolution rapide des tickets est essentielle pour maintenir un projet sur la bonne voie et obtenir des résultats efficaces, d’autant que vous ne pouvez résoudre ce que vous ne suivez pas. Notre modèle de suivi des tickets combine une puissante automatisation avec des flux de travail intuitifs pour aider les équipes à identifier, documenter et résoudre les tickets efficacement. La centralisation de la gestion des tickets dans Slack (où votre équipe collabore déjà) vous permet de réduire les temps de réponse, d’améliorer la visibilité et de favoriser un suivi cohérent de chaque problème signalé.
Voici comment notre modèle de liste des tickets en suspens révolutionne la façon dont votre équipe les gère :
Gestion centralisée des tickets
Notre modèle de journal des tickets représente une solution centralisée qui permet de gérer efficacement les problèmes internes et externes liés à vos projets. Grâce à ce modèle, le chef de projet et les membres de l’équipe peuvent documenter, suivre et faire remonter les tickets à résoudre de manière systématique, garantissant leur traitement rapide et efficace. En regroupant l’ensemble de la communication liée aux tickets en un seul endroit, ce modèle améliore à la fois la coordination de l’équipe et l’ensemble du processus de planification et d’exécution du projet.
Signalement simplifié des problèmes
Ce modèle facilite la consignation des problèmes par les membres de l’équipe au fur et à mesure qu’ils surviennent. Chaque ticket peut être documenté avec une description détaillée, une date cible et un niveau de priorité, garantissant que les chefs de projets disposent de toutes les informations nécessaires pour planifier une résolution. Ce processus de signalement simplifié encourage les membres de l’équipe à signaler les problèmes rapidement, ce qui permet de suivre la progression du projet et d’éviter tout retard.
Suivi automatisé des tickets
Notre modèle de journal des tickets inclut un outil de suivi automatisé qui ajoute les nouveaux problèmes dès leur signalement. Cet outil de suivi sert d’inventaire en temps réel des tickets actuels liés au projet, permettant à l’équipe de projet de consulter la progression, d’attribuer des ressources et de résoudre les tickets efficacement. Des fonctionnalités telles que les mises à jour automatiques du statut et l’analyse d’impact facilitent la gestion des problèmes qui surviennent pendant le cycle de vie d’un projet. De plus, cet outil de gestion des ressources garantit qu’aucun ticket n’est négligé.
Envoi guidé de tickets
Afin d’aider les membres de l’équipe à signaler les problèmes avec précision, le modèle comprend un canevas d’envoi de tickets. Ce guide fournit des instructions détaillées sur les éléments à inclure lors du signalement d’un problème : description, impact, étapes de reproduction, etc. La standardisation du signalement des problèmes améliore la qualité des envois, facilitant ainsi la résolution des tickets et maintenant individus et projets sur la bonne voie. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes de projet qui doivent suivre plusieurs tickets à travers diverses étapes du plan de projet.
Gestion de projets améliorée
L’intégration de la gestion de modèles de suivi des tickets dans votre flux de travail facilite l’intégration avec d’autres modèles et outils de gestion de projets, tels que les systèmes de gestion du travail. Cette intégration assure un flux d’informations fluide au sein de l’équipe, assurant l’efficacité de la planification et de l’allocation des ressources. Que vous traitiez des tickets liés au projet, gériez les ressources ou suiviez le cycle de vie du projet, cet outil gratuit de suivi des tickets représente une solution fiable et organisée.
Utilisez ce modèle pour améliorer la capacité de votre équipe à suivre les tickets, documenter les résolutions et maintenir la dynamique du projet. Destiné aux chefs de projets, aux chefs de produit, aux développeurs et aux autres membres de l’équipe, ce modèle simplifie les flux de travail complexes et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus : livrer des projets réussis.
Que devez-vous inclure dans un modèle de gestion des tickets ?
Un modèle de gestion des tickets efficace doit regrouper toutes les informations nécessaires pour suivre et résoudre les tickets. Notre modèle est structuré de façon à inclure les principaux champs suivants pour assurer un suivi efficace des tickets :
- Nom du ticket : identifiez le ticket afin de simplifier la référence et la recherche de tickets spécifiques par les membres de l’équipe.
- Statuts : utilisez des étapes prédéfinies telles que « Nouveau », « Trié », « En cours », « Bloqué », « Terminé » et « Backlog » pour suivre le statut actuel de chaque ticket, facilitant ainsi le suivi visuel de la progression dans une vue Kanban.
- Gravité : catégorisez les tickets selon leur priorité (« Élevée », « Moyenne » ou « Faible »), afin d’aider les équipes à se concentrer sur la résolution des tickets les plus critiques.
- Détails : un champ de texte dans lequel les membres de l’équipe peuvent fournir une description détaillée du problème, y compris les étapes de reproduction, le comportement attendu et toute capture d’écran ou documentation utile.
- Soumis par : consigne automatiquement le nom du membre de l’équipe qui a signalé le problème, fournissant du contexte qui facilite le suivi si des informations supplémentaires sont nécessaires.
- Date d’envoi : l’horodatage enregistre la date à laquelle le problème a été signalé, aidant les chefs de projets à suivre la chronologie des tickets et à hiérarchiser les tâches en conséquence.
- Personne assignée : attribue la responsabilité de la résolution du ticket à un membre spécifique de l’équipe, clarifiant la propriété de chaque tâche.
Notre modèle simplifié de suivi des tickets permet de saisir le niveau de détail adéquat sans complexité inutile. À l’aide de ce modèle, les chefs de projets peuvent efficacement hiérarchiser, suivre et résoudre les tickets, tout en bénéficiant d’une totale visibilité tout au long du processus.
Bonnes pratiques liées au modèle de liste des tickets
L’utilisation d’un modèle de liste des tickets ne se limite pas au remplissage d’un formulaire. Voici quelques bonnes pratiques permettant d’assurer une gestion optimale des tickets :
- Définissez les priorités dès le départ : attribuez des niveaux de priorité en fonction de l’impact potentiel sur votre projet. Les tickets dont la priorité est élevée doivent être traités en premier pour éviter les goulots d’étranglement.
- Utilisez des conventions d’appellation claires : standardisez les noms des tickets pour permettre aux membres de l’équipe de rechercher et d’identifier rapidement les tickets connexes.
- Fournissez suffisamment de contexte : des descriptions détaillées avec des captures d’écran pertinentes et des étapes de reproduction réduisent la confusion et accélèrent la résolution des tickets.
- Définissez clairement la propriété : attribuez à chaque ticket un responsable qui sera chargé de fournir des mises à jour et de diriger sa résolution.
- Automatisez les mises à jour : utilisez des flux de travail Slack ou des intégrations tierces pour automatiser les rappels et les mises à jour de l’état d’avancement afin de tenir tout le monde informé.
- Effectuez des vérifications régulières : maintenez un planning de mise à jour de l’état d’avancement pour assurer une visibilité cohérente de la progression et des obstacles.
- Documentez les étapes de résolution : enregistrez les étapes effectuées pour résoudre chaque ticket, de façon à créer une précieuse base de connaissances pour pouvoir gérer des tickets similaires à l’avenir.
Intégrations tierces pour compléter votre modèle de tickets ouverts
Améliorez votre processus global de gestion de projets en intégrant votre système de suivi des tickets Slack avec les outils que votre équipe utilise déjà. Voici quelques exemples de puissantes intégrations tierces pour renforcer vos capacités de suivi des tickets :
Google Workspace
Joignez facilement des documents, feuilles de calcul et présentations utiles depuis Google Drive directement à vos journaux de tickets. Les membres de l’équipe peuvent collaborer sur la documentation de solutions en temps réel, tout en effectuant le contrôle de version et en gardant l’ensemble des ressources liées aux tickets organisées en un seul endroit.
Zoom
Faites remonter instantanément les tickets urgents en programmant des appels Zoom via Slack, afin d’accélérer le temps de réponse pour les tickets critiques. Vous pouvez également convertir les discussions importantes sur les problèmes au cours des réunions en éléments d’action dans votre journal des tickets.
Asana
Transformez les problèmes signalés en tâches exploitables sans changer d’environnement avec Asana. Créez et mettez à jour des tâches directement depuis Slack, synchronisez automatiquement les mises à jour de l’état d’avancement et maintenez la coordination entre la résolution des tickets et les calendrier des projets.
