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Comment utiliser les canaux Slack pour organiser votre vie professionnelle

Les meilleures méthodes pour paramétrer les canaux de votre espace de travail

Auteur : Matt Haughey15 avril 2021Illustration par Pete Ryan

Les canaux sont l’une des fonctionnalités au cœur de Slack, et représentent la meilleure manière d’organiser des équipes autour d’un objectif commun.

Les canaux amènent de la transparence et de la visibilité selon les rôles et les responsabilités, ce qui permet augmente la productivité des équipes. 

Voici comment vous lancer :

Ajoutez des canaux pour les équipes, les projets et les rôles

Avant de commencer, vous pouvez choisir la manière de démarrer une conversation dans Slack. Vous pouvez :

  • Envoyer un message direct à un utilisateur dans Slack
  • Créer un message direct de groupe comprenant jusqu’à 9 personnes
  • Créer un canal public
  • Créer un canal privé

Même si une conversation privée (par message direct ou canal privé) est utile dans certains cas, il est recommandé d’utiliser des canaux publics afin que chaque personne dans votre organisation puisse trouver les informations nécessaires.

Slack inclut par défaut les canaux #général et #aléatoire ; vous pouvez commencer par créer des canaux pour organiser votre travail. Cela ne signifie pas pour autant que vous deviez créer des dizaines de canaux immédiatement. Ajoutez plutôt des canaux au fur et à mesure, lorsque vous en avez besoin. Exemples :

  • Un canal pour les conversations et informations relatives à une équipe en particulier, comme #équipe-marketing
  • Un canal réservé au lancement d’un nouveau projet avec un groupe de personnes spécifiques, comme #projet-refonte-blog
  • Des canaux générés automatiquement, contenant des données générées par les applications et les services que votre société utilise, comme #slack-twitter

Suivre les canaux et les messages n’est pas une tâche épuisante.

Voici une astuce pratiques pour les nouveaux utilisateurs de Slack : ajoutez les messages importants aux favoris, ce qui permet de les retrouver facilement dans votre barre latérale. Vous pouvez également ajouter des canaux ou des messages directs aux favoris pour rester organisé(e).

Utilisez des conventions d’attribution de noms pour organiser vos canaux

Utilisez des préfixes logiques pour le nom de vos canaux, comme #bureau-bordeaux, pour indiquer clairement l’objectif du canal. De plus, vous pouvez même anticiper les canaux dont vous aurez besoin. Par exemple, vos collègues peuvent créer un canal #ventes-bordeaux pour la coordination avec l’équipe commerciale basée à Bordeaux.

Lorsque vous créez des canaux pour des projets actifs, utilisez des noms avec le préfixe #projet-, comme #projet-nouveau-site, #projet-conférence-2020 ou #projet-alpha. Ces canaux seront ainsi regroupés dans votre barre latérale.

Vous pouvez appliquer ce même principe aux canaux #équipe-marketing, #équipe-ventes ou #équipe-design. Dans ces canaux, les membres peuvent publier des informations sur l’avancement de leurs projets, partager des rappels, ou encore participer à des conversations générales relatives à leurs fonctions.

Pour les entreprises travaillant particulièrement avec des partenaires externes, vous pouvez utiliser des préfixes comme #client- ou #compte- et y ajouter le nom de votre partenaire, comme #client-fictions ou #compte-multinationale.

Une fois que vous avez déterminé la politique à suivre pour nommer les canaux, diffusez vos recommandations en épinglant un message dans les canaux réservés aux annonces.

Pour épingler un message sur l’application pour ordinateur :

  1. Maintenez le curseur de votre souris au-dessus du message que vous souhaitez épingler.
  2. Cliquez sur l’icône à trois points.
  3. Sélectionnez Épingler au canal ou Épingler sur cette conversation dans un message direct

La fonction Épingler est idéale pour des nombreuses situations. Prenons pour exemple cette réunion de lancement majeure. Épinglez la présentation stratégique aux canaux pertinents. Ainsi, si quelqu’un souhaite consulter le plan de base, elle est toujours à portée de clic.

Créez des canaux au fil de votre développement

Lorsque la portée ou le nombre de membres d’un canal augmente considérablement, les discussions de groupe peuvent se chevaucher, rendant les sujets difficiles à suivre. Dans une telle situation, il peut être utile d’ajouter des canaux spécifiques, en suivant les mêmes conventions d’attribution de noms.

Chez Slack, nous séparons généralement chaque projet en trois canaux au moins, chacun destiné à un public et à des discussions spécifiques. Par exemple, lorsque nous avons lancé la toute dernière application Slack pour ordinateur (que nous appelons Sonic en interne), nous avons créé les canaux #devel-sonic, #feedback-sonic et #gtm-sonic pour ce projet.

  • Dans le canal #devel-sonic, l’équipe de développement partage et vérifie le code, et mène des tests sur les dernières versions bêta de l’application
  • Dans le canal #feedback-sonic, les chefs de produit discutent des fonctionnalités et de la conception de l’application, ainsi que des commentaires des testeurs et des employés
  • Dans le canal #gtm-sonic, les équipes marketing et relations publiques coordonnent la stratégie de lancement pour mettre en place toutes les ressources nécessaires en vue du jour J

 

Y a-t-il un nombre idéal de canaux à utiliser ?

Cela dépend largement de la taille de votre organisation.

Lorsque différentes équipes dans l’organisation adoptent Slack, il n’est pas rare de voir deux à trois fois plus de canaux qu’il y a d’employés utilisant l’application. Cela dit, un nombre important de canaux dans votre espace de travail ne signifie pas une augmentation de la charge de travail pour les utilisateurs, à partir du moment où les différents canaux sont correctement organisés et spécialisés.

Même si vous travaillez dans une grande entreprise qui compte des milliers d’employés, les canaux vous aident à travailler plus efficacement, avec à peine une dizaine d’utilisateurs.

Lorsque vous créez plusieurs canaux spécifiques à des sujets de discussion et à des projets, les utilisateurs pourront mener leurs discussions par petits groupes de manière plus ciblée, et ainsi se mettre d’accord plus rapidement. Si vous disposez d’un grand nombre de canaux spécifiques, chaque utilisateur n’aura besoin de participer qu’à un nombre limité d’entre eux, à savoir ceux qui sont nécessaires à son travail au quotidien.

Il peut, au contraire, être problématique pour une grande équipe de disposer de trop peu de canaux. Imaginez une entreprise où 500 employés utilisent seulement 40 canaux au total. Il est probable que chacun de ces canaux regroupe des discussions et des projets concernant plusieurs groupes fonctionnels, rendant les informations spécifiques plus difficiles à localiser. Il est plus efficace d’ajouter des canaux sur des sujets très spécifiques, pour éviter que les conversations ne se chevauchent.

Slack Connect : collaborez avec des organisations externes

Slack Connect vous permet de connecter votre espace de travail Slack à celui d’une autre organisation, par exemple une agence, un prestataire ou un consultant externe. Vous pourrez ainsi collaborer sur des stratégies et échanger des fichiers et des informations dans un canal partagé, au lieu de recourir à des conversations téléphoniques ou par e-mail. Chaque organisation peut également ajouter ou supprimer des membres selon les besoins, pour toute la durée du projet commun.

Lorsque vous créez un canal partagé dans Slack Connect, vous pouvez inclure les noms des deux sociétés, par exemple #société1-société2), mais chaque partie pourra donner le nom de son choix à ce canal de son côté, en utilisant ses propres conventions d’attribution de noms. Comme pour les noms, les paramètres public et privé peuvent être définis de manière indépendante pour les canaux partagés. Un canal partagé peut donc être public ou privé pour toutes les parties, ou public pour une partie et privé pour l’autre.

Les canaux sociaux comme source de valeur

En dehors des canaux pour équipes transversales travaillant sur un même projet, les canaux sociaux ou réservés aux discussions informelles, comme #musique, #podcasts ou #sports sont très populaires.

Pour certains, il peut être contreproductif de discuter de choses qui ne sont pas liées au travail. Néanmoins, les canaux sociaux permettent aux employés de mieux se connaître, de partager leurs savoirs, et contribuent à renforcer la camaraderie et la cohésion au sein des équipes.

Vous pouvez opter pour un préfixe particulier pour ces canaux, comme #social- ou #divertissement-, pour identifier plus facilement leur fonction.

Les canaux permettent de tout centraliser

Bien pensés et bien prépares, les canaux aident les membres de votre organisation à travailler dans des conditions optimales. Si le monde peut accéder facilement aux bonnes informations, les possibilités sont infinies.

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