Alternatives à l'e-mail : quel outil numérique choisir pour remplacer l'e-mail ?

Les spécialistes avaient prédit la mort des courriers électroniques depuis 2009 au moins, année où le blogueur de la génération Y Alex Berger affirmait qu’ils étaient en fin de vie. Mais l’e-mail n’a vraisemblablement jamais reçu le message : non seulement il est toujours bel et bien vivant, mais il continue de se développer. D’après Statista, le nombre d’utilisateurs actifs d’e-mails va passer de 4 milliards en 2020 à 4,6 milliards en 2025. En outre, le nombre de courriels envoyés chaque jour devrait atteindre 376,4 milliards en 2025, contre 306,4 milliards en 2020. Ces chiffres sont certainement liés à l’augmentation de son utilisation par les moins de 15 ans et les plus de 65 ans.

Toutefois, ces données ne sont pas exhaustives. L’e-mail, qui a fêté ses 50 ans en 2021, n’est plus l’outil de communication préféré dans la plupart des bureaux modernes. Il continuera très certainement à jouer un rôle important pendant un certain temps, mais les changements récents des modalités de travail ont amplifié ses limites et les défis qu’il présente.

La crise sanitaire mondiale en particulier, et par conséquent le passage au télétravail, a forcé les entreprises à adopter de nouveaux outils. Résultat : le travail hybride et à distance est bien parti pour durer. D’après une enquête menée par PwC en 2021, 83 % des employeurs estiment que le passage au télétravail était un succès. Et d’après une enquête menée par Statista en 2021, 66 % des dirigeants d’entreprise affirment repenser les espaces de travail pour soutenir les équipes hybrides à long terme. Les outils de communication asynchrone sont à l’origine d’une grande partie de ce succès, devançant les e-mails.

Quelles sont les difficultés liées aux e-mails ?

En soi, l’e-mail n’a pas de défaut. Avec le temps, il a juste changé et évolué : un e-mail envoyé en 2022 n’a plus grand-chose à voir avec les notes bien maladroites des années 1970. Toutefois, ce moyen de communication présente plusieurs problèmes inhérents que les outils plus modernes ont en grande partie résolus :

• Perte d’informations. Qui parmi nous n’a jamais participé à une conversation e-mail avec plusieurs destinataires qui devient de plus en plus confuse ? Êtes-vous en train de répondre à la bonne personne, ou groupe de personnes ? Êtes-vous sûr d’avoir saisi l’information essentielle parmi toutes les réponses ? Avez-vous ajouté en Cc toutes les personnes nécessaires ? Ou serait-il préférable de les ajouter en Cci afin que les destinataires n’aient pas accès aux autres adresses ?
• E-mails non pertinents. Comme presque tout le monde, vous recevez certainement des dizaines d’e-mails par jour. Certains sont urgents. Plusieurs sont importants. Et le reste n’est qu’un mélange de courriers indésirables et de publicités. Comment s’y retrouver dans ce fouillis, et combien de temps allez-vous perdre à effectuer ce tri ?
• Baisse de la productivité. Les notifications d’e-mails déclenchent une poussée de dopamine dans le cerveau. Cette molécule responsable du plaisir vous pousse à consulter votre boîte de réception tout au long de la journée. Mais regarder ses e-mails trop souvent génère un état d’excitation accru, lequel peut vous empêcher de réaliser d’autres tâches.
• Caractère impersonnel. À l’ère des équipes hybrides et à distance, les employeurs s’efforcent de créer et de préserver une culture du travail solide. Les e-mails manquent de chaleur humaine. Résultat : les salariés en télétravail se sentent plus isolés au lieu de se sentir plus connectés.

Quelles alternatives aux e-mails ?

Il est probable que rien ne remplace totalement les e-mails. Cet outil qui demande peu de bande passante, et que tout le monde ou presque connaît, a encore de beaux jours devant lui. Mais il est détrôné par de nouvelles solutions et méthodes qui résolvent les difficultés inhérentes à l’e-mail.

Ces alternatives sont à la fois plus rationalisées et plus personnelles. Les messages écrits, les vidéos enregistrées et les captures d’écran avec annotations ne sont que quelques-unes des solutions qui permettent de favoriser la collaboration et de réduire le risque de perte d’informations. Mais pour réellement donner un nouveau souffle à votre entreprise, vous aurez besoin d’une plateforme de collaboration comme Slack pour tout centraliser.

La plateforme Slack peut-elle remplacer les messageries électroniques ? Dans une large mesure, oui. Slack offre des solutions illimitées pour personnaliser la communication et la collaboration entre vos salariés. Créez des canaux dédiés pour les différents projets et équipes et regroupez toutes les informations pertinentes dans un seul endroit bien organisé. Besoin de capter l’attention d’un autre utilisateur ? Il vous suffit de l’identifier avec une notification au lieu d’attendre qu’il remarque votre mail. De plus, inutile de vous demander si vous avez oublié d’ajouter une personne au fil de discussion, car tous les membres d’un canal spécifique verront l’ensemble des messages qui s’y trouvent. Vous avez même la possibilité de créer une pause-café virtuelle, ce qui offre aux collaborateurs un endroit où se réunir et se détendre avec des discussions plus informelles.

En outre, Slack vous permet d’intégrer en toute simplicité plusieurs outils numériques supplémentaires, notamment les e-mails. Ainsi, l’e-mail fait désormais partie d’une solution plus cohérente pour les salariés.

Trouver la bonne combinaison

L’e-mail, que nous connaissons tous, ne disparaîtra jamais complètement. Mais aujourd’hui, il ne suffit plus à la majorité des équipes hybrides et en télétravail. Lorsque vous n’avez plus la possibilité d’aller frapper à la porte d’un bureau pour avoir une conversation en face à face, vous avez besoin de solutions plus à même de reproduire cette expérience de façon asynchrone. Slack, notamment quand il est utilisé de concert avec d’autres outils comme des vidéos enregistrées, des applications de chat et des documents en constante évolution, offre une solution complète que chaque entreprise est en mesure d’adapter à ses besoins individuels.