Alternative zur E-Mail: Warum wir neue Kommunikation brauchen

Fachleute haben den Niedergang der E-Mail spätestens seit 2009 vorausgesagt, als uns der Blogger Alex Berger von VirtualWayfarer versichert hat, dass die E-Mail nicht mehr lange existieren würde. Aber die E-Mail hat das offenbar nicht mitbekommen, denn nicht nur wird sie weiterhin rege genutzt, ihre Verwendung nimmt sogar zu. Statista sagt voraus, dass die Zahl der aktiven E-Mail-Benutzer:innen von 4 Milliarden im Jahr 2020 auf 4,6 Milliarden im Jahr 2025 steigen wird und dass die Zahl der täglich versendeten E-Mails im gleichen Zeitraum von 306,4 Milliarden auf 376,4 Milliarden anwachsen wird. Es ist davon auszugehen, dass dies auf die zunehmende Verwendung durch die unter 15-Jährigen und die über 65-Jährigen zurückzuführen ist.

Diese Zahlen sind allerdings nur die halbe Wahrheit. Die E-Mail, die im Jahr 2021 50 Jahre alt geworden ist, ist für die meisten modernen Büros nicht mehr die beste Lösung. Sie wird wahrscheinlich noch eine Zeit lang eine wichtige Rolle spielen, aber die jüngsten Veränderungen in der Arbeitswelt haben ihre Grenzen und Herausforderungen verdeutlicht.

Insbesondere die globale Pandemie und die darauf folgende Verlagerung der Arbeit ins Home-Office hat Unternehmen dazu veranlasst, neue Tools einzuführen. Und Remote- und Hybrid-Arbeit scheinen sich durchzusetzen. Laut einer PwC-Umfrage aus dem Jahr 2021 bewerten 83 % der Arbeitgeber die Arbeit im Home-Office als Erfolg. Und in einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2021 geben 66 % der Unternehmensleiter:innen an, dass sie ihre Arbeitsbereiche umgestalten, um hybride Teams langfristig zu fördern. Ein großer Teil dieses Erfolgs ist auf asynchrone Kommunikationsmittel jenseits von E-Mails zurückzuführen.

Welche Nachteile haben E-Mails?

An E-Mails ist nichts grundsätzlich falsch. Sie haben sich mit der Zeit verändert und weiterentwickelt, und eine E-Mail aus dem Jahr 2022 hat wenig Ähnlichkeit mit den klobigen Notizen aus den 1970er Jahren. Es gibt jedoch einige Herausforderungen, die mit dem Medium verbunden sind und die durch modernere Tools weitgehend gelöst wurden:

• Verlorene Informationen. Wer von uns war nicht schon einmal Teil einer E-Mail-Kette mit mehreren Beteiligten, die in totaler Verwirrung endete? Antwortest du der richtigen Person oder den richtigen Personen? Bist du sicher, dass du die wichtigen Informationen am Ende eines langen Antwort-Threads gefunden hast? Hast du alle wichtigen Personen benachrichtigt? Oder wäre es besser, Bcc zu verwenden, damit die Empfänger:innen die Adressen der anderen nicht sehen?
• Irrelevante E-Mails. So wie die meisten Menschen bekommst du wahrscheinlich täglich zig E-Mails. Einige von ihnen sind dringend. Einige sind wichtig. Und der Rest ist eine Mischung aus Spam und Werbung. Wie schaffst du es, dich durch das Durcheinander zu kämpfen und wie viel Zeit verlierst du dabei?
• Rückgang der Produktivität. E-Mail-Benachrichtigungen lösen eine Dopaminausschüttung im Gehirn aus. Dieses Wohlfühlhormon kann dich dazu verleiten, den ganzen Tag über deine E-Mails zu checken. Aber das ständige Abrufen von E-Mails führt auch zu einem erhöhten Erregungszustand, der es schwierig machen kann, andere Dinge zu erledigen.
• Unpersönlichkeit. In Zeiten von Remote- und Hybrid-Teams versuchen Arbeitgeber, eine starke Arbeitskultur aufzubauen und zu pflegen. Bei E-Mails fehlt die menschliche Note, sodass sich Mitarbeitende im Home-Office eher isoliert als verbunden fühlen.

Was ist die Alternative zur E-Mail

Wahrscheinlich wird nichts jemals die E-Mail vollständig ersetzen. Die E-Mail ist eine Option mit niedriger Bandbreite, mit der fast alle vertraut sind, und es scheint, dass sie noch lange bestehen wird. Aber ihre Bedeutung wird von neuen Tools und Methoden verdrängt, die die mit ihr verbundenen Herausforderungen lösen.

Diese Alternativen sind sowohl effizienter als auch persönlicher. Textnachrichten, aufgezeichnete Videos und Screenshots mit Markierungen sind nur einige Lösungen, die die Zusammenarbeit fördern und das Risiko von Informationsverlusten verringern. Aber um dein Unternehmen wirklich auf die nächste Stufe zu heben, brauchst du eine Kollaborationsplattform wie Slack, die alles zusammenbringt.

Kann Slack E-Mails ersetzen? Zu einem großen Teil, ja. Slack bietet schier endlose Möglichkeiten, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb deiner Mitarbeiterschaft anzupassen. Du kannst eigene Channels für verschiedene Projekte oder Teams einrichten und so alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort sammeln. Wenn du eine Person auf dich aufmerksam machen musst, kannst du der Person einfach eine Benachrichtigung zukommen lassen, anstatt zu hoffen, dass sie deine E-Mail liest. Und du musst dir keine Sorgen mehr machen, dass du vergessen hast, eine Person in die Unterhaltungskette einzubeziehen, da alle, die sich in einem bestimmten Channel befinden, alle Nachrichten in diesem Channel sehen können. Du kannst sogar eine virtuelle Kaffeeküche einrichten, in der sich deine Mitarbeitenden treffen und sich bei Gesprächen abseits der Arbeit entspannt austauschen können.

Mit Slack kannst du außerdem verschiedene zusätzliche Tools nahtlos integrieren – einschließlich E-Mails. Sie werden so zu einem weiteren Teil einer einheitlichen Lösung für deine Mitarbeitenden.

Alles auf einen Blick

Da E-Mails weltweit bekannt sind, wird sie wahrscheinlich nie wirklich verschwinden. Aber für die meisten Remote- und Hybrid-Teams reicht sie nicht mehr aus. Wenn du für ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht nicht mehr einfach in ein anderes Büro gehen kannst, brauchst du Lösungen, die diese Erfahrung asynchron besser wiedergeben können. Slack bietet, vor allem in Verbindung mit anderen Tools wie aufgezeichneten Videos, Chats und aktiven Dokumenten, eine umfassende Lösung, die jedes Unternehmen an seine individuellen Bedürfnisse anpassen kann.