Scopri come l’automazione dei processi aumenta l’efficienza aziendale

Secondo lo studio dell’Osservatorio Politecnico Milano 2024 sulla process automation in Italia il 42% delle grandi aziende utilizza sistemi di automazione. Il dato assume una portata ancora maggiore se consideriamo che entro la fine del 2025, l’80% delle organizzazioni implementerà strategie di automazione intelligente (previsioni Gartner 2025-2027).

L’automazione dei processi non è adottata per eliminare posti di lavoro, quanto piuttosto per modificare le operazioni tradizionali all’interno delle aziende.

 

Cos’è l’automazione dei processi aziendali?

L’automazione dei processi aziendali è l’uso di tecnologie e regole per far eseguire a sistemi digitali attività ripetitive e workflow, riducendo interventi manuali, errori e tempi.

L’automazione dei processi in ambito aziendale si spiega considerando il suo proposito principale: ottimizzare i workflow per renderli più efficienti e aumentare la produttività del lavoro. Ciò significa, facilitare il lavoro di tutti i professionisti, eliminando le funzioni ripetitive e concentrando gli sforzi su aree strategiche.

L’obiettivo non è automatizzare tutto, ma liberare energia su decisioni e attività che richiedono competenze umane. Per questo, i sistemi di automazione dei processi si possono applicare a diverse sezioni all’interno di una stessa azienda e in un’infinità di funzioni.

 

Qual è la differenza tra BPA e RPA?

La Business Process Automation (BPA) automatizza un processo end-to-end (più fasi, più team, più sistemi). La Robotic Process Automation (RPA) automatizza task ripetitivi e basati su regole, replicando azioni che una persona farebbe su applicazioni e interfacce.

La BPA serve a progettare e orchestrare un flusso completo: definisce passaggi, regole, approvazioni, notifiche, responsabilità e tracciamento, spesso integrando diversi strumenti. Puoi usare la BPA se:

• vuoi standardizzare un processo (richiesta → approvazione → esecuzione → report);
• servono tracciabilità, ruoli e audit (chi ha approvato cosa e quando);
• il flusso coinvolge più reparti (es. HR + finance + manager);
• vuoi ridurre colli di bottiglia, passaggi manuali e ping tra team.

La RPA è utile per automatizzare singoli compiti ripetitivi: copia/incolla tra sistemi, compilazione di campi, estrazione di dati, aggiornamento di record, invio di report ricorrenti. Usa la RPA quando:

• hai attività manuali ad alto volume e a bassa variabilità;
• i sistemi non sono facilmente integrabili via API, ma l’operazione è ripetibile;
• vuoi un quick win su un punto specifico del processo (es. trasferire dati da un gestionale a un foglio, aggiornare un CRM).

 

Caratteristica	BPA	RPA
Obiettivo	Automatizzare workflow end-to-end	Automatizzare task ripetitivi
Ampiezza	Processi trasversali (più reparti/sistemi)	Attività puntuali e regole fisse
Integrazioni	Spesso nativa con sistemi aziendali	Spesso lavora su IU o sistemi esistenti
Quando usarla	Quando vuoi standardizzare, tracciare e orchestrare un processo	Quando vuoi velocizzare task manuali e ripetitive

 

Quali funzioni si possono automatizzare in azienda?

Conviene automatizzare attività ripetitive, basate su regole, con passaggi standard e un chiaro input/output (richieste, approvazioni, raccolta dati, notifiche, aggiornamenti di stato).

D’altro canto, ogni giorno vengono svolte una serie di azioni manuali che, in generale, seguono gli stessi schemi e richiedono istruzioni minime per essere svolte. In questi casi, i sistemi di automazione vengono introdotti per ridurre la mano d’opera, dove possibile, ottenendo gli stessi o migliori risultati.

Questi sono alcuni esempi di funzioni che possono essere sostituite dalla tecnologia:

• Gran parte delle azioni di assistenza al cliente;
• Gestione degli inventari;
• Fatturazione;
• Analisi e monitoraggio di dati;
• Determinate gestioni di risorse umane;
• Diverse funzioni di marketing;
• Alcuni segmenti della catena di montaggio.

Funzioni non automatizzabili

Nonostante i progressi della tecnologia, esistono ancora diverse funzioni che non possono essere sostituite da sistemi di automazione dei processi, soprattutto perché non si tratta di azioni manuali e nemmeno ripetitive.

Queste sono le aree in cui l’automazione va usata come supporto, non come sostituzione, perché richiedono inevitabilmente l’intervento umano:

• decisioni strategiche e priorità;
• negoziazioni e gestione relazioni complesse;
• attività creative e problem solving non standard;
• valutazioni che richiedono contesto, responsabilità e giudizio.

 

Come implementare l’automazione in 4 passaggi

L’implementazione dei sistemi automatici richiede analisi, prioritizzazione, selezione strumenti e adozione graduale.

Nel momento in cui si decide di digitalizzare un’attività, è importante tenere a mente che esiste un processo di adozione di questi sistemi. Si richiedono, per esempio, una serie di investimenti, per cui conviene prendere delle decisioni in base al tipo di azienda e alle necessità della stessa, con l’obiettivo di adottare sistemi di automazione dei processi per ridurre i costi e, ovviamente, per aumentare i profitti.

1.    Analizza la situazione attuale

In primo luogo, è fondamentale realizzare uno studio dettagliato della situazione e del contesto dell’organizzazione. Grazie a questo potrai ottenere informazioni importanti, come conoscere le risorse disponibili per affrontare l’introduzione di sistemi di automazione dei processi, oltre a determinare quali sono le esigenze principali dell’azienda, sia a livello generale sia in ogni dipartimento.

Mappa i processi: chi fa cosa, con quali strumenti, dove si perdono tempo e informazioni, dove si ripetono gli stessi passaggi.

2.     Stabilisci le priorità

Quando si sono individuati tutti i processi suscettibili di automazione risulta necessario stabilire una serie di priorità. Tenendo in considerazione i costi di ogni strumento che vorresti adottare e le necessità più importanti della tua azienda, è importante chiarire quali sono le principali soluzioni utili per l’organizzazione.

3.     Seleziona gli strumenti adatti

Avendo ben chiare le necessità dell’azienda, il momento più complesso arriva quando si devono adottare i sistemi di automazione dei processi: decidere qual è lo strumento più adatto nel mercato per migliorare ogni funzione. Ogni giorno sono sempre di più gli strumenti offerti per l’automazione dei processi ma non tutti sono utili per ogni settore.

Valuta in base a:

• integrazione con i sistemi già usati;
• facilità di adozione (anche per chi non è tecnico);
• tracciabilità e audit dei passaggi;
• sicurezza e gestione permessi.

4.     Adotta l’automazione in modo graduale

La facilità d’uso di questi strumenti è una delle premesse che vengono prese in considerazione quando si devono adottare questi sistemi. Tuttavia, in molti casi si consiglia di realizzare e avviare il processo di automazione in modo graduale.

La formazione degli utenti è essenziale per ottenere il massimo dalle prestazioni di ogni software. Evita l’effetto Big Bang: parti da un progetto pilota su 1-2 flussi, misura, ottimizza, poi scala. La formazione è parte del progetto: se il team non usa bene gli strumenti, l’automazione resta sulla carta.

 

5 vantaggi misurabili dell’automazione dei processi

L’automazione può incidere su costi, tempi, qualità ed efficacia operativa: McKinsey stima riduzioni dei costi operativi fino al 30% con l’implementazione dei programmi di automazione di processo su scala. Ecco quali sono i vantaggi in sintesi:

1. Riduzione dei costi operativi: meno attività manuali e meno rilavorazioni;
2. Più efficienza e capacità produttiva: quando l’operatività viene impostata con tecnologia e automazione, il potenziale di efficienza  può essere nell’ordine del 20-25% in programmi strutturati;
3. Meno errori e più qualità: regole standard, controlli automatici e passaggi tracciati abbattono il rischio di errore e alzano lo standard qualitativo;
4. Decisioni più rapide: dati più puliti e aggiornati, alert automatici e report ricorrenti conducono a decisioni veloci e focalizzate;
5. Migliore esperienza cliente e interna: risposte più veloci, meno colli di bottiglia, processi più prevedibili aumentano la soddisfazione di stakeholder interni ed esterni.

Un indicatore della portata del cambiamento operativo è che, secondo ricerche attribuite a Gartner , una parte molto ampia del lavoro routinario manageriale è considerata automatizzabile con tecnologie emergenti.

 

Come Slack automatizza i processi comunicativi?

Slack riduce il lavoro di coordinamento (messaggi, richieste, approvazioni, passaggi tra team) trasformandolo in workflow tracciabili, con automazioni dentro i canali dove il lavoro avviene.

L’interazione tra i membri di uno stesso team, i dirigenti e i clienti è fondamentale per portare a termine con successo qualsiasi tipo di progetto. Se, oltre a questo è anche possibile integrare strumenti esterni di automazione, l’ottimizzazione diventa un’evidenza.

Per questo, con Slack, le funzioni di routine si convertono in workflow automatizzati per permetterti di ottimizzare il tempo e concentrarti in altre questioni strategiche per i tuoi progetti. Ecco cosa cambia concretamente:

• Workflow Builder (no-code): crea flussi guidati (moduli, passaggi, notifiche) senza scrivere codice, direttamente in Slack.
• Integrazioni: puoi collegare Slack a migliaia di strumenti per far partire azioni e aggiornamenti automaticamente (sono disponibili più di 2.600 app e integrazioni).

Esempi pratici di workflow automation con Slack:

• Richiesta ferie/permessi: un classico processo pieno di ping e follow-up che può diventare lineare: chi fa richiesta compila un modulo, il responsabile approva e HR riceve tutto già strutturato. Modulo → Approvazione responsabile → Notifica HR → Conferma al dipendente
• Approvazioni (acquisti, contenuti, budget): quando le approvazioni avvengono a voce o in thread sparsi, il rischio è perdere informazioni. Con un workflow standardizzi dati e passaggi, e rendi l’esito tracciabile. Richiesta in canale → Step di revisione → Esito registrato
• Onboarding: è uno dei casi in cui “fare sempre le stesse cose” è un vantaggio: checklist, materiali, assegnazioni e reminder possono partire automaticamente, senza dipendere dalla memoria delle persone. Checklist automatica → Assegnazione attività → Reminder → Raccolta conferme

• Richiesta supporto IT (gestione ticket leggero in canale): se molte richieste IT arrivano in modo destrutturato (mi aiuti?), un modulo guidato migliora la qualità delle informazioni e riduce il tempo di triage. Modulo (categoria, urgenza, device, descrizione) → Messaggio nel canale con riepilogo → MD all’utente con numero richiesta e prossimi step

 

Prossimo passo: crea il tuo primo workflow con Slack

L’automazione dei processi funziona quando riduce davvero il lavoro invisibile: solleciti, passaggi manuali, richieste ripetute e approvazioni che si perdono tra e-mail e chat. Per iniziare senza complicarti la vita, scegli un solo processo ad alto volume (ferie, approvazioni, onboarding o richieste IT) e trasformalo in un flusso guidato, con passaggi e responsabilità chiari.

Vuoi renderlo operativo subito? Apri Workflow Builder in Slack e crea il tuo primo workflow: in pochi step puoi raccogliere le richieste con un modulo, far partire approvazioni automatiche e lasciare traccia di decisioni e follow-up dove il team lavora ogni giorno.

FAQ

 

Qual è la differenza tra automazione BPA e RPA?

La BPA automatizza processi end-to-end (più fasi e più sistemi), mentre la RPA automatizza singoli task ripetitivi, spesso replicando azioni umane su interfacce o applicazioni.

 

Quanto costa implementare l’automazione dei processi?

Dipende da complessità del processo, integrazioni richieste, numero di team coinvolti e livello di personalizzazione. In genere conviene partire con un pilot su 1-2 workflow per validare tempi, effort e ROI prima di estendere l’automazione.

Quali sono i primi processi da automatizzare in azienda?

Quelli ad alto volume e a regole chiare: richieste interne (HR/IT), approvazioni, raccolta dati standard, notifiche e aggiornamenti ricorrenti. Sono i casi in cui riduci subito tempi, errori e ping tra team.

L’automazione elimina posti di lavoro?

Di norma l’obiettivo è ridurre attività ripetitive e liberare tempo per attività a maggior valore (analisi, relazione, creatività, decisioni). L’impatto reale dipende da come l’azienda riprogetta processi e competenze, non solo dalla tecnologia.